［摘 要］ 通过对业务数据的归集整理分析，形成规范化的数据存储来积累基础数据，再利用添加的辅助数据项进行引用公式设计，从而实现随月份而动态变化的分析计算报表，为人们利用Excel报表工具来自动完成复杂的信息化管理工作提供了一个有效案例。
　　［关键词］ 动态分析计算；数据引用；公式设计
　　［中图分类号］F275；F270.7［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2007）04-0043-03
　　
　　一、问题的提出
　　
　　通常人们利用Excel进行报表编制时，只能实现简单的数据计算和表间数据引用处理。以财务管理中常见的存货分析表的编制为例，对于图1这样的分析计算要求，一般都是逐月输入本月数据，而对于实际发生和计划的两个“累计”数额还要利用上月表的“累计”与本月表的“本月”进行人工相加后再人工输入，自动计算只能完成“超降额”和“%”两项分析计算。许多人都尝试过编写公式“=B5 C5”来计算累计发生额单元C5，结果都以造成循环引用而告失败，最后只好人工计算后输入。
　　
　　为了实现上述目的，可以按12个月为表列，按图1的“项目”为表行来进行“实际发生表”和“月份计划表”的设计。利用“月份计划表”存储编制完成的月份计划数据，利用“实际发生表”逐月输入实际发生的数据，这样既能满足每月分析计算的要求，又实现了明细计划和实际发生的电子化数据存储，“实际发生表”的设计如图2左侧所示。当需要打印“存货月份实际发生表”时可以把右侧N到Q各列隐藏起来。
　　“月份计划表”可以参照图2的结构进行设计，文中不再详述。
　　当每月要求编制“存货分析表”时，只要输入该月份的“月份实际发生额”即可。
　　
　　三、动态输出表的设计
　　
　　首先确定图1中的“月份：”数存放在C2单元格，注意要保持数值型，用于输入编制报表的当前月份，并且在“月份实际发生表”的C2中编写引用公式“=存货分析表!C2”，让图2中C2单元格也等于报表月份。
　　然后假定图2右侧N列存放当前月份数据，也就是“本月占用”数据，如C2=8，则N列=I列；O列存放1至当前月份数据，则是1至8月份累计数据，也就是截止本月累计占用。
　　最后在图2的“存货分析表”中编写相应的引用计算公式如下：
　　实际发生—本月，B5单元格=月份实际发生表!N4，然后向下自动填充；
　　实际发生—累计，C5单元格=月份实际发生表!O4，然后向下自动填充；
　　计划—本月，B5单元格=月份计划表!N4，然后向下自动填充；
　　计划—累计，C5单元格=月份计划表!O4，然后向下自动填充。
　　这样就可以在C2单元格的“月份”数变化时，实现图1表格的动态的分析计算效果。
　　图3是存货分析表的公式视图显示。
　　
　　（3）自动化处理和输出。在数据计算处理时可以在基本业务数据项目的基础上增添处理需要的辅助项目，如图2中的N、O、P、Q等列，这样有助于数据处理和公式编制的实现。
　　通过函数与公式的适当应用，还可以构造出动态变化的内容，还可以利用宏来实现数据处理、格式设定、页面设置等的自动处理，利用自定义函数可以完成特定的计算处理。
　　对于具备一定程序设计基础的用户，可以利用VBA设计自己的应用程序来处理Excel表格内容，实现程序化的数据处理功能。
　　
　　主要参考文献
　　［1］ Bruce Hallberg. Excel 97超级指南［M］. 杭州:浙江科学技术出版社，1997.
　　［2］ John Walkenbach. Excel 2003 Bible［M］. 北京：电子工业出版社，2004.