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摘要：数码照相技术的广泛应用，使照片档案管理面临着新的课题。本文试对现行的国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）的应用范围、规范性引用文件、术语和定义、照片档案的收集、整理、保管等内容进行修订，为数码照片档案管理提供规范。
关键词：档案管理；数码照片；国家标准
随着数码时代的到来，数码相机得到普及和广泛应用。数码照片特有的成像快、处理快、传输快、查阅快和成本低、存储久等特点，使其大有取代传统胶片型照片的趋势，成为照片技术发展的主流。如何对数码照片进行收集、整理、归档和保管，是基层档案工作者面临的新课题。
目前，国家尚未出台相关的标准和技术规范，现行的国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）仅是适用于银盐感光材料照片档案，也就是传统胶片型照片档案的收集、整理和保管工作。尽管目前数码照片档案管理问题已经引起各级档案管理部门的重视，一些省、市和单位出台了在本地、本部门试行的数码照片管理规范，但存在标准不统一、内容不完整、操作性不强等问题，数码照片管理从总体上来说，仍处于一种无“法”可依、无“章”可循的状况。笔者认为，对《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）进行修订迫在眉睫，使该标准既适用于传统胶片型照片的档案管理，又适用于数码照片的档案管理，提高档案管理的标准化、规范化水平。建议对《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）从以下几方面进行修订：
一、在“1 范围”条目中，去掉“银盐感光材料”这一界定，使得《照片档案管理规范》的应用范围涵盖数码照片。
二、由于数码照片是一种电子文件，应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）要求，建议在“2 规范性引用文件”条目中，增加“GB/T 18894 电子文件归档与管理规范”。
三、在“3 术语和定义”中增加数码照片的定义：“数码照片electronic photograph 是用数码相机、扫描仪等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。”
四、由于数码照片依赖计算机系统进行阅读、处理，一方面，其数据信息很容易被修改，数码照片档案管理必须保证照片的原始性、真实性。另一方面，必须符合电子文件的规范要求。建议在“4.2 收集要求”中，增加以下条目内容：“对存在真伪疑义或修改处理的照片应采取必要措施进行鉴定，确保照片的原始性、真实性”；“数码照片以JPEG、TIFF为通用格式，用数码相机直接拍摄的数码照片，其光学精度至少在300万像素以上；用扫描仪对纸质照片扫描形成的数码照片，其扫描光学分辨率一般应在600dpi以上，数码照片迁移、格式转换、归档过程中，应保持原有精度和不丢失图像交换信息”。将“4.2.6 对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片”修改为“对无底片的照片应按照标准扫描或制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片；对永久或长期保存的照片，归档时，应同时制作纸质照片，按双套制要求保存”。
五、为满足纸质照片和数码照片编号的需要，在“5.4 照片的整理”中，“照片的编号”应采用以下格式：“全宗号—门类—年度—保管期限代码—册号（盘号）—张号”。门类是用来区分纸质照片和数码照片的代码，分别用“ZP”、“SP”表示。册号（盘号）是在某一全宗某一保管期限内纸质照片册或存储数码照片光盘的排列从“1”开始的顺序号。需要增加“数码照片文件的命名”、“数码照片的存储及说明”条目，内容如下：“数码照片文件命名规则为‘门类—年度—保管期限代码—张号’，张号用五位阿拉伯
数字表示，位数不足的在前面补‘0’。如‘SP20091
00003.jpg’，其中，第1～2位表示门类，第3～6位表示归档年度，第7位表示保管期限，第8～12位表示张号。”“数码照片应采用只读光盘作为保存载体，一个归档年度的数码照片应存储在一张或多张光盘中，几个归档年度的数码照片一般不允许存储在一张光盘中。刻制光盘时，应选择‘一次性写入’方式，刻制一式三套，套别分别为‘A’、‘B’、‘C’，其中，‘A’表示封存，‘B’表示利用，‘C’表示异地保存。光盘背面应注明全宗号、门类（类目）、年度、盘号，格式为：‘全宗号—门类—年度—保管期限—盘号’。书写时，应使用光盘专用书写材料，不得直接在光盘上粘贴任何标记。每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件、数码照片子目录。说明文件文件名‘README.TXT’，文件内容应包括全宗号、门类、年度、保管期限、盘号、全宗名称、形成时间、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等信息。著录文件文件名‘DESCRIPT.XML’，文件内容：数码照片光盘内目录的电子版本。该文件应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统自动生成。文件格式‘XML文件’。数码照片子目录目录名‘DATA’，目录内容：存放经过整理后的数码照片。光盘封面正面应打印或使用符合档案要求的书写材料填写上述说明文件的内容。”
六、在“5.5 照片档案目录的编制”中的“目录种类”，增加“文件目录”内容和条目：“数码照片文件目录应逐张照片编制，使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理。数码照片文件目录项目包括全宗号、门类、年度、保管期限、光盘号、张号、题名、拍摄者、拍摄时间、备注。”
七、在“6 照片档案的保管”中的“6.1 包装物与装具”，增加“光盘”条目：“存储数码照片的光盘应放在坚硬的光盘盒内存放。”在“6.5 保管要求和措施”中，增加“光盘在光盘盒中应竖立存放，避免挤压，不得弯折，不得堆叠，远离强磁场环境，避免擦、划、触摸记录涂层。光盘只有在使用时，才能将其从包装物中取出，使用后及时放回。如果光盘有污渍，可用照相机镜头的绵纸或非常软的刷子从中心向边缘轻轻擦拭，也可用水或中性清洁剂如酒精沿着磁轨的中心循环向外清洗，不得使用玻璃清洁剂或溶剂擦拭。提供档案借阅服务时，应尽量使用数码照片。每隔四年，应对数码照片光盘转存一次，原盘同时保留时间不少于四年”。
以上是笔者在文秘专业课程的教学过程中，对照片档案管理工作的一点粗浅看法，现提出来，权当抛砖引玉，期待引起大家的思考，使档案管理工作更加规范。
（作者单位：河北省沧州师范学院中文系来稿日期：2011-08-19）
关键词：档案管理；数码照片；国家标准
随着数码时代的到来，数码相机得到普及和广泛应用。数码照片特有的成像快、处理快、传输快、查阅快和成本低、存储久等特点，使其大有取代传统胶片型照片的趋势，成为照片技术发展的主流。如何对数码照片进行收集、整理、归档和保管，是基层档案工作者面临的新课题。
目前，国家尚未出台相关的标准和技术规范，现行的国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）仅是适用于银盐感光材料照片档案，也就是传统胶片型照片档案的收集、整理和保管工作。尽管目前数码照片档案管理问题已经引起各级档案管理部门的重视，一些省、市和单位出台了在本地、本部门试行的数码照片管理规范，但存在标准不统一、内容不完整、操作性不强等问题，数码照片管理从总体上来说，仍处于一种无“法”可依、无“章”可循的状况。笔者认为，对《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）进行修订迫在眉睫，使该标准既适用于传统胶片型照片的档案管理，又适用于数码照片的档案管理，提高档案管理的标准化、规范化水平。建议对《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）从以下几方面进行修订：
一、在“1 范围”条目中，去掉“银盐感光材料”这一界定，使得《照片档案管理规范》的应用范围涵盖数码照片。
二、由于数码照片是一种电子文件，应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）要求，建议在“2 规范性引用文件”条目中，增加“GB/T 18894 电子文件归档与管理规范”。
三、在“3 术语和定义”中增加数码照片的定义：“数码照片electronic photograph 是用数码相机、扫描仪等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。”
四、由于数码照片依赖计算机系统进行阅读、处理，一方面，其数据信息很容易被修改，数码照片档案管理必须保证照片的原始性、真实性。另一方面，必须符合电子文件的规范要求。建议在“4.2 收集要求”中，增加以下条目内容：“对存在真伪疑义或修改处理的照片应采取必要措施进行鉴定，确保照片的原始性、真实性”；“数码照片以JPEG、TIFF为通用格式，用数码相机直接拍摄的数码照片，其光学精度至少在300万像素以上；用扫描仪对纸质照片扫描形成的数码照片，其扫描光学分辨率一般应在600dpi以上，数码照片迁移、格式转换、归档过程中，应保持原有精度和不丢失图像交换信息”。将“4.2.6 对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片”修改为“对无底片的照片应按照标准扫描或制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片；对永久或长期保存的照片，归档时，应同时制作纸质照片，按双套制要求保存”。
五、为满足纸质照片和数码照片编号的需要，在“5.4 照片的整理”中，“照片的编号”应采用以下格式：“全宗号—门类—年度—保管期限代码—册号（盘号）—张号”。门类是用来区分纸质照片和数码照片的代码，分别用“ZP”、“SP”表示。册号（盘号）是在某一全宗某一保管期限内纸质照片册或存储数码照片光盘的排列从“1”开始的顺序号。需要增加“数码照片文件的命名”、“数码照片的存储及说明”条目，内容如下：“数码照片文件命名规则为‘门类—年度—保管期限代码—张号’，张号用五位阿拉伯
数字表示，位数不足的在前面补‘0’。如‘SP20091
00003.jpg’，其中，第1～2位表示门类，第3～6位表示归档年度，第7位表示保管期限，第8～12位表示张号。”“数码照片应采用只读光盘作为保存载体，一个归档年度的数码照片应存储在一张或多张光盘中，几个归档年度的数码照片一般不允许存储在一张光盘中。刻制光盘时，应选择‘一次性写入’方式，刻制一式三套，套别分别为‘A’、‘B’、‘C’，其中，‘A’表示封存，‘B’表示利用，‘C’表示异地保存。光盘背面应注明全宗号、门类（类目）、年度、盘号，格式为：‘全宗号—门类—年度—保管期限—盘号’。书写时，应使用光盘专用书写材料，不得直接在光盘上粘贴任何标记。每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件、数码照片子目录。说明文件文件名‘README.TXT’，文件内容应包括全宗号、门类、年度、保管期限、盘号、全宗名称、形成时间、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等信息。著录文件文件名‘DESCRIPT.XML’，文件内容：数码照片光盘内目录的电子版本。该文件应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统自动生成。文件格式‘XML文件’。数码照片子目录目录名‘DATA’，目录内容：存放经过整理后的数码照片。光盘封面正面应打印或使用符合档案要求的书写材料填写上述说明文件的内容。”
六、在“5.5 照片档案目录的编制”中的“目录种类”，增加“文件目录”内容和条目：“数码照片文件目录应逐张照片编制，使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理。数码照片文件目录项目包括全宗号、门类、年度、保管期限、光盘号、张号、题名、拍摄者、拍摄时间、备注。”
七、在“6 照片档案的保管”中的“6.1 包装物与装具”，增加“光盘”条目：“存储数码照片的光盘应放在坚硬的光盘盒内存放。”在“6.5 保管要求和措施”中，增加“光盘在光盘盒中应竖立存放，避免挤压，不得弯折，不得堆叠，远离强磁场环境，避免擦、划、触摸记录涂层。光盘只有在使用时，才能将其从包装物中取出，使用后及时放回。如果光盘有污渍，可用照相机镜头的绵纸或非常软的刷子从中心向边缘轻轻擦拭，也可用水或中性清洁剂如酒精沿着磁轨的中心循环向外清洗，不得使用玻璃清洁剂或溶剂擦拭。提供档案借阅服务时，应尽量使用数码照片。每隔四年，应对数码照片光盘转存一次，原盘同时保留时间不少于四年”。
以上是笔者在文秘专业课程的教学过程中，对照片档案管理工作的一点粗浅看法，现提出来，权当抛砖引玉，期待引起大家的思考，使档案管理工作更加规范。
（作者单位：河北省沧州师范学院中文系来稿日期：2011-08-19）