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摘要：交通运输是国民经济和社会发展的基础产业，在经济社会发展中发挥了重要作用。随着交通基础设施的完善，交通行业的企业不断发展，如何加强项目采购管理，有效降低成本成为企業管理中的重要内容。
关键词：项目采购管理；降低成本；方法
中图分类号：F275.3 文献标识码：A 文章编号：1001-828X(2011)05-0038-02
引言
如何进一步加强采购管理，降低生产项目的采购费用支出，是项目成本管理的重要内容。作为采购成本控制的关键部门，采购管理部门对保证项目顺利进行、降低成本和提高经济效益起着至关重要的作用。实现降低采购成本的关键就是对采购管理的各个环节进行正确的分析，准确把握影响采购成本的重要过程并进行有效的监控。在进行采购成本控制的基础上，采购管理部门必须采取有效的措施来做好项目的采购管理。为了实现现代化管理模式，强化管理，抓住重点，必须有效的控制成本。
一、项目采购成本的构成因素和影响因素
(一)项目采购成本的构成因素
在经济高速发展的今天，项目采购管理日益走向成熟，在采购实施过程中，我们不能再单纯地把原材料的采购价格作为采购成本，采购成本的主要构成部分包括原材料成本、订购成本、持有成本、缺货成本等。其中，原材料成本指的是购买原材料直接使用的货币成本，该项成本主要由采购数量、单价和运输成本决定。订购成本指的是交付给供方的订单成本等，该项支出是为了帮助企业实现采购而引发的一系列活动的费用，如差旅费、通讯费等。持有成本指的是为保持商品库存而发生的成本，主要分成固定成本和变动成本两部分，前者包括仓库员工工资、仓库折旧等；后者包括破损和变质损失、资金的应计利息、仓储费用等。缺货成本指的是供方提供原材料中断给企业带来的损失，此项可能引起信誉损失甚至是客户损失等严重后果。
(二)采购成本的主要影响因素
采购价格是采购成本的主要影响因素，各个企业在项目采购过程中，也在竭尽所能地降低原材料的采购价格。但是，影响采购成本的因素还有很多，通过归纳，我们发现除自然灾害、战争等意外因素外，采购成本的主要影响因素分为企业内部因素、外部因素两个方面。
内部因素主要包括：第一，各部门协调工作能力，预算、质保和监督等部门都参与到采购中，各部门协调工作，及时沟通，根据生产规模、进度、客户需要等变化合理预算采购能够节约大量成本，反之，紧急采购多，预算不准确，采购成本增高。质量部门对质量标准过于苛刻，也会导致采购成本增加等。第二，采购批量和采购批次制定，市场供需原理表明，采购单价一般与采购数量成反比，合理有效地降低采购次数增加集中采购，能够有效地降低采购成本。第三，采购价格分析、供方成本构成分析，它是确定采购价格和取得同供方谈判主动的基础。正确地分析所处市场的行情，掌握谈判的主动，针对性地采取议价方式，能够节约较大成本，为企业盈利。
外部因素主要包括：第一，市场供需状况，这是对采购成本最直接的影响因素，在资源紧缺，供不应求时，供方就会涨价；反之，则降价。第二，供方生产技术、质量水平，一般供方的生产技术先进、产品品质优秀，产品销售价格就高。因此，采购人员应根据需求部门对质量、技术功能及交货期的要求，合理选择供方，达到良好的性价比。第三，采购方与供方的合作关系，在全球经济一体化的大背景下，供求双方建立长期双赢的合作伙伴关系，通过双方共同努力，降低供应链成本，来实现降低采购成本的目的。
二、项日采购管理中有效降低成本的方法
(一)合理制定采购预算，树立全流程成本观念
在具体实施项目采购行为之前，通过制定采购预算来预测项目采购成本，从而能够理眭的规划整个项目资金。通过这种方式，一方面可以合理配置项目采购资金，另一方面，也能够形成资金的使用标准，从而能够及时检测与控制采购过程中的资金使用，最大限度地保证项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。这样，项目资金的使用效率在采购预算的约束下就可以得到大幅度的提高，并且，项目采购管理中资源的调配也会得到优化，同时，通过对资金使用过程中的一些特殊事项进行查找，可以使项目资金的流向和流量得到有效控制，最终能够实现对项目采购成本进行有效控制的目的。
为了在项目采购管理中有效降低成本，必须确立采购全流程成本的概念，对整个项目采购流程中的成本降低引起足够的关注和重视，应该合理控制总成本，而不仅仅控制采购货物或服务的价格。能够得到低价的采购物品，当然能够降低成本，然而，为了获得成本上的利益，还必须能够得到优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等方面的保障。另外，降低采购成本必须将各个方面的利益进行一个全面考虑，最大限度地实现成本降低，而不能顾此失彼。如果仅仅是实现了一方面的成本降低而导致了其它方面的利益受损，最终是不能得到理想效果的。因此，应实现全流程成本的概念，从而最终实现控制和降低整个项目采购管理总成本的目的。
(二)最优化选择供方，合理设计采购计划
在项目采购管理中，供方选择起着举足轻重的作用，在项目采购的过程中，必须坚持“公平竞争”的原则，提供均等的机会给各个符合条件的供方，一方面体现市场经济运行的规则，另一方面也能对采购成本有所控制，提高项目实施的质量。所以，在选择供方的过程中，必须高度重视下面的问题。
第一，供方数量。对于采购方，单一货源在一定程度上会使项目资源供给的风险有所增加，对供方进行压价也是非常不利的。同时，对于供方，批量供货存在数量上的优势，就会对采购方带来有利的折扣，使货款的支付和采购附加费用减少，从而使现金流出减少，采购成本降低。所以，在选择供方数量的过程中，一方面应尽可能防止出现单一货源的情况，寻求多家供给，使采购原材料供给的质量和周期得到保证；另一方面，也要保证所选供方承担的供给份额充足，从而能够得到供方给予的优惠政策，使物资的价格和采购成本降低。
第二，供方选择方式，即采购方式。采购方式可以归纳为招标采购和非招标采购。在项目采购中采取招标方式，能够利用供方之间的有效竞争，使采购价格更加合理，但因为采购环境的千变万化，产品的品种数量和价值差异，以及一些采购紧急情况等具体条件都使招标采购的使用受到不同条件限制。比如，由于招标采购程序严密、操作复杂、周期较长，将一些价值小、使用急的产品进行招标，必然会造成成本和时间浪费，甚至会造成供应短缺、影响生产；非招标采购如询价采购，能够用较短的时间采购到质量、价格较为满意的产品，按照企业生产计划，合理调配产品的使用与储存，保证企业生产需要，同时与供方建立了长期合作的信用基础，但是，询价采购信息公开面较窄，局限在有限少数供方，为采购方或供方之间实施“暗箱操作”提供了便利，另外，在一些询价采购活动中，询价采购的文件过于单薄，内容也不够完整，且规范性较差，基本的合同条款也会被省略。 因此，在选择采购方式时，要根据项目特点、进度等情况，分析各种采购方式的优缺点，选择合理的、适宜项目特点的采购方式，保证采购效率和质量，并兼顾采购成本。
(三)正确激励供方，实现企业长远利益
从长期的降低采购成本的理念着手，在项目的采购管理中必须贯穿一个“供方管理”的思想，也就是说，将对供方的管理纳入项目采购管理中来。通过这种方式，一方面能够通过长期的合作得到可靠的货源供给和质量保证；另一方面，也能够在时间长短和购买批量方面得到采购价格方面的一些优势，有利于项目采购成本的降低。
第一，与供方的共赢关系。从采购方的角度来看，在进行了能够长期合作的供方的确定工作之后，必须和供方之间形成一种直接的战略伙伴关系。采购方和供方之间必须建立一种双赢的合作关系，并坚持“利益共享、风险共担”的原则，从而使采购方在长期的合作中能够得到货源上的保证和成本上的优势，同时，保障供方能够获得长期稳定的大客户，最终保证其产出规模的稳定性。确立这种战略伙伴关系之后，最终可以使采购方能够长期而有效的成本控制。
第二，供方绩效管理。在与供方的合作过程中，必须对供方的行为进行绩效管理，从而对供方在合作过程中的行为进行评价，并建立有效的激励机制。例如，我们可以建立供方绩效管理系统，实现对供方的评级，建立量化的供方行为绩效指标等，并通过适当的付款方式激励、订单激励、信息激励和必要的淘汰激励等方式，维护良好的供应关系，使供方和采购方共同分享成功，保证供方能够对供货行为进行持续改善，实现供货的优质及时，从而项目采购的总成本得到有效的降低，
(四)通过电子采购降低采购成本
21世纪信息化技术飞速发展，企业信息化与通信技术相结合并历经不断改进和创新，通过信息化手段来降低采购成本已在一些企业得以践行，使企业经营管理能力得到了有效提升。电子采购是一种现代企业在信息时代提高企业竞争力的必不可少的手段，它以帮助企业实施信息化为总目标，以企业采购的电子化为切人点，帮助企业逐步利用信息技术整合各种资源，提升企业核心竞争力，以求更好的经营效益。通过建立电子采购平台，一方面可以缩短采购周期，提高采购活动的效率，减少采购管理成本；另一方面也可以达到信息共享、了解当时采购、竞标的详细信息，使供求双方之间的信息更加透明，对采购全程的各个环節进行管理。可以说，企业采购电子化是企业运营信息化不可或缺的重要组成部分。
三、结束语
本文围绕项目采购管理的过程，自身多年的工作实践为基础，详细分析了影响企业项目采购成本的主要因素，并就如何有效降低成本的方法提出了一些建议和看法，着重从采购成本的制定，供方的选择与激励，以及电子采购等几个方面进行了分析，与各位同行进行交流讨论，共同提高。
关键词：项目采购管理；降低成本；方法
中图分类号：F275.3 文献标识码：A 文章编号：1001-828X(2011)05-0038-02
引言
如何进一步加强采购管理，降低生产项目的采购费用支出，是项目成本管理的重要内容。作为采购成本控制的关键部门，采购管理部门对保证项目顺利进行、降低成本和提高经济效益起着至关重要的作用。实现降低采购成本的关键就是对采购管理的各个环节进行正确的分析，准确把握影响采购成本的重要过程并进行有效的监控。在进行采购成本控制的基础上，采购管理部门必须采取有效的措施来做好项目的采购管理。为了实现现代化管理模式，强化管理，抓住重点，必须有效的控制成本。
一、项目采购成本的构成因素和影响因素
(一)项目采购成本的构成因素
在经济高速发展的今天，项目采购管理日益走向成熟，在采购实施过程中，我们不能再单纯地把原材料的采购价格作为采购成本，采购成本的主要构成部分包括原材料成本、订购成本、持有成本、缺货成本等。其中，原材料成本指的是购买原材料直接使用的货币成本，该项成本主要由采购数量、单价和运输成本决定。订购成本指的是交付给供方的订单成本等，该项支出是为了帮助企业实现采购而引发的一系列活动的费用，如差旅费、通讯费等。持有成本指的是为保持商品库存而发生的成本，主要分成固定成本和变动成本两部分，前者包括仓库员工工资、仓库折旧等；后者包括破损和变质损失、资金的应计利息、仓储费用等。缺货成本指的是供方提供原材料中断给企业带来的损失，此项可能引起信誉损失甚至是客户损失等严重后果。
(二)采购成本的主要影响因素
采购价格是采购成本的主要影响因素，各个企业在项目采购过程中，也在竭尽所能地降低原材料的采购价格。但是，影响采购成本的因素还有很多，通过归纳，我们发现除自然灾害、战争等意外因素外，采购成本的主要影响因素分为企业内部因素、外部因素两个方面。
内部因素主要包括：第一，各部门协调工作能力，预算、质保和监督等部门都参与到采购中，各部门协调工作，及时沟通，根据生产规模、进度、客户需要等变化合理预算采购能够节约大量成本，反之，紧急采购多，预算不准确，采购成本增高。质量部门对质量标准过于苛刻，也会导致采购成本增加等。第二，采购批量和采购批次制定，市场供需原理表明，采购单价一般与采购数量成反比，合理有效地降低采购次数增加集中采购，能够有效地降低采购成本。第三，采购价格分析、供方成本构成分析，它是确定采购价格和取得同供方谈判主动的基础。正确地分析所处市场的行情，掌握谈判的主动，针对性地采取议价方式，能够节约较大成本，为企业盈利。
外部因素主要包括：第一，市场供需状况，这是对采购成本最直接的影响因素，在资源紧缺，供不应求时，供方就会涨价；反之，则降价。第二，供方生产技术、质量水平，一般供方的生产技术先进、产品品质优秀，产品销售价格就高。因此，采购人员应根据需求部门对质量、技术功能及交货期的要求，合理选择供方，达到良好的性价比。第三，采购方与供方的合作关系，在全球经济一体化的大背景下，供求双方建立长期双赢的合作伙伴关系，通过双方共同努力，降低供应链成本，来实现降低采购成本的目的。
二、项日采购管理中有效降低成本的方法
(一)合理制定采购预算，树立全流程成本观念
在具体实施项目采购行为之前，通过制定采购预算来预测项目采购成本，从而能够理眭的规划整个项目资金。通过这种方式，一方面可以合理配置项目采购资金，另一方面，也能够形成资金的使用标准，从而能够及时检测与控制采购过程中的资金使用，最大限度地保证项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。这样，项目资金的使用效率在采购预算的约束下就可以得到大幅度的提高，并且，项目采购管理中资源的调配也会得到优化，同时，通过对资金使用过程中的一些特殊事项进行查找，可以使项目资金的流向和流量得到有效控制，最终能够实现对项目采购成本进行有效控制的目的。
为了在项目采购管理中有效降低成本，必须确立采购全流程成本的概念，对整个项目采购流程中的成本降低引起足够的关注和重视，应该合理控制总成本，而不仅仅控制采购货物或服务的价格。能够得到低价的采购物品，当然能够降低成本，然而，为了获得成本上的利益，还必须能够得到优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等方面的保障。另外，降低采购成本必须将各个方面的利益进行一个全面考虑，最大限度地实现成本降低，而不能顾此失彼。如果仅仅是实现了一方面的成本降低而导致了其它方面的利益受损，最终是不能得到理想效果的。因此，应实现全流程成本的概念，从而最终实现控制和降低整个项目采购管理总成本的目的。
(二)最优化选择供方，合理设计采购计划
在项目采购管理中，供方选择起着举足轻重的作用，在项目采购的过程中，必须坚持“公平竞争”的原则，提供均等的机会给各个符合条件的供方，一方面体现市场经济运行的规则，另一方面也能对采购成本有所控制，提高项目实施的质量。所以，在选择供方的过程中，必须高度重视下面的问题。
第一，供方数量。对于采购方，单一货源在一定程度上会使项目资源供给的风险有所增加，对供方进行压价也是非常不利的。同时，对于供方，批量供货存在数量上的优势，就会对采购方带来有利的折扣，使货款的支付和采购附加费用减少，从而使现金流出减少，采购成本降低。所以，在选择供方数量的过程中，一方面应尽可能防止出现单一货源的情况，寻求多家供给，使采购原材料供给的质量和周期得到保证；另一方面，也要保证所选供方承担的供给份额充足，从而能够得到供方给予的优惠政策，使物资的价格和采购成本降低。
第二，供方选择方式，即采购方式。采购方式可以归纳为招标采购和非招标采购。在项目采购中采取招标方式，能够利用供方之间的有效竞争，使采购价格更加合理，但因为采购环境的千变万化，产品的品种数量和价值差异，以及一些采购紧急情况等具体条件都使招标采购的使用受到不同条件限制。比如，由于招标采购程序严密、操作复杂、周期较长，将一些价值小、使用急的产品进行招标，必然会造成成本和时间浪费，甚至会造成供应短缺、影响生产；非招标采购如询价采购，能够用较短的时间采购到质量、价格较为满意的产品，按照企业生产计划，合理调配产品的使用与储存，保证企业生产需要，同时与供方建立了长期合作的信用基础，但是，询价采购信息公开面较窄，局限在有限少数供方，为采购方或供方之间实施“暗箱操作”提供了便利，另外，在一些询价采购活动中，询价采购的文件过于单薄，内容也不够完整，且规范性较差，基本的合同条款也会被省略。 因此，在选择采购方式时，要根据项目特点、进度等情况，分析各种采购方式的优缺点，选择合理的、适宜项目特点的采购方式，保证采购效率和质量，并兼顾采购成本。
(三)正确激励供方，实现企业长远利益
从长期的降低采购成本的理念着手，在项目的采购管理中必须贯穿一个“供方管理”的思想，也就是说，将对供方的管理纳入项目采购管理中来。通过这种方式，一方面能够通过长期的合作得到可靠的货源供给和质量保证；另一方面，也能够在时间长短和购买批量方面得到采购价格方面的一些优势，有利于项目采购成本的降低。
第一，与供方的共赢关系。从采购方的角度来看，在进行了能够长期合作的供方的确定工作之后，必须和供方之间形成一种直接的战略伙伴关系。采购方和供方之间必须建立一种双赢的合作关系，并坚持“利益共享、风险共担”的原则，从而使采购方在长期的合作中能够得到货源上的保证和成本上的优势，同时，保障供方能够获得长期稳定的大客户，最终保证其产出规模的稳定性。确立这种战略伙伴关系之后，最终可以使采购方能够长期而有效的成本控制。
第二，供方绩效管理。在与供方的合作过程中，必须对供方的行为进行绩效管理，从而对供方在合作过程中的行为进行评价，并建立有效的激励机制。例如，我们可以建立供方绩效管理系统，实现对供方的评级，建立量化的供方行为绩效指标等，并通过适当的付款方式激励、订单激励、信息激励和必要的淘汰激励等方式，维护良好的供应关系，使供方和采购方共同分享成功，保证供方能够对供货行为进行持续改善，实现供货的优质及时，从而项目采购的总成本得到有效的降低，
(四)通过电子采购降低采购成本
21世纪信息化技术飞速发展，企业信息化与通信技术相结合并历经不断改进和创新，通过信息化手段来降低采购成本已在一些企业得以践行，使企业经营管理能力得到了有效提升。电子采购是一种现代企业在信息时代提高企业竞争力的必不可少的手段，它以帮助企业实施信息化为总目标，以企业采购的电子化为切人点，帮助企业逐步利用信息技术整合各种资源，提升企业核心竞争力，以求更好的经营效益。通过建立电子采购平台，一方面可以缩短采购周期，提高采购活动的效率，减少采购管理成本；另一方面也可以达到信息共享、了解当时采购、竞标的详细信息，使供求双方之间的信息更加透明，对采购全程的各个环節进行管理。可以说，企业采购电子化是企业运营信息化不可或缺的重要组成部分。
三、结束语
本文围绕项目采购管理的过程，自身多年的工作实践为基础，详细分析了影响企业项目采购成本的主要因素，并就如何有效降低成本的方法提出了一些建议和看法，着重从采购成本的制定，供方的选择与激励，以及电子采购等几个方面进行了分析，与各位同行进行交流讨论，共同提高。