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【摘要】高校人事制度的改革和人才流动，需要一个更加灵活的人事档案制度的出现。信息化的发展为高校的人事档案改革提供了新的机遇也带来了新的挑战。
高校人事档案以教职员工姓名为特征组成专卷，是高校“知人、用人”的重要依据。高校人事档案工作是高校人力资源管理的重要组成部分，是组织人事工作的重要内容，是高校人才队伍建设的重要基础工作。随着高校人事制度的改革、人员流动的增强，传统的人事档案管理模式越来越不适应高校人力资源发展的需要，亟需一个灵活机动的管理模式出现。网络化、信息化的发展给人事档案的改革提供了技术保障。人事档案的现代化管理对人事档案的传统管理模式提出了挑战，同时也为高校人事档案管理工作带来了新的机遇。
一、高校人事档案发展趋势
高校的竞争即人才的竞争，随着竞争的加剧，人才流动的提高，需要高校实行更加灵活高效的人力资源管理制度，对传统的高校人事制度进行改革。高校的用人制度不断发生变化，逐步实行聘用合同制，并且产生了人事代理、劳务派遣等多种聘用制度。灵活的聘用制度导致各类人员的转行、调离、跳槽、下岗、自费出国留学等日益频繁，也使得传统的“人档不分、档随人走”的传统人事档案管理模式已不适用于学校的人事管理和人才合理开发流动。封闭人事档案的管理模式限制了人才的合理流动，阻碍了整个社会的人力资源的合理配置与使用，影响了社会财富的创造，其结果是在我国政治和经济环境不断开放的条件下，人事档案越来越不受重视[1]。据新华网的信息，2002年全国实现工作流动的人才中约有20%，即60多万人未携带人事档案。可见封闭的人事档案管理模式已跟不上社会改革发展的步伐。
另一方面，高校编制制度、用人制度、绩效工资改革制度等一系列人事制度改革不断深入为档案管理增加了巨大工作量和工作压力。这就要求档案管理部门要及时全面的收集人事材料，进一步提高效率、提高人事信息管理的时效性。
为适应这些转变，高校人事档案管理应寻求更高效的管理模式，使人事档案真正成为开发高校人力资源的信息基地。
二、高校人事档案的管理利用现状
（一）重建、遗弃档案现象严重
人才的竞争加剧了高校职工的频繁流动，为了留住人才，有的学校采取扣留职工人事档案成为高校阻止职工跳槽的手段。然而，有的高校为了实现引进人才的目的，针对此现象，承诺可以“重建档案”。这样的行为严重导致了“一人多档”“、有档无人”、“管档与管人不统一”的社会现象，违背了人事档案管理原则，不能真实客观地反映职工的素质和相关信息。有的学校各类人员在离职、跳槽、调离、升职等的变化过程中，无法较好地处理个人人事档案的异地转移、调档、存档，造成了许多人“弃档”，影响了人事档案管理工作的顺利开展。
（二）人事档案管理方式陈旧
现行的人事档案管理所规定的各种标准主要是以实体管理为主，着眼点在档案的完全、整齐。档案管理工作中大量简单重复性劳动是使案卷外表整齐划一规范，而对人事档案内在的完整、准确、动态管理、立体掌握收效甚微。人事档案中的个人档案仅包含履历、自传、鉴定考核、学历职称、政审、党团、奖励、处分、工资和任免其它等十大类，不能在档案中全面、客观地反映个人的基本情况。档案人员常年忙于材料的整理、装卷，缺乏必要的时间和精力去考虑开发案卷的内在信息价值。档案的检索方式是档案管理人员通过各分类目录从中找出需查阅的档案记录来，再根据目录中的记录到档案库房中查找实体档案，工作量大，效率很低。
目前高校人事档案管理人员查阅所需档案时都是到档案室进行现场翻阅，从中摘录相关信息或复印相关内容。人事档案利用率很高，在工作中需要经常多次查询有关人员的信息，有人事争议或其它需审核内容的档案其翻阅次数更多，尤其是每年的调资、职称评定等。对同一样的信息经常有重复查阅，这样不仅浪费人力、时间，影响效率，也增加了对实体档案纸质的损坏。
（三）人事档案管理者素质尚待提高
一方面，社会、单位、个人在相当程度上表现出档案法制意识的淡薄，所以，依法治档工作不力，对人事档案信息服务于学校的决策力也没有足够的认识；另一方面，负责人事档案管理工作的人员没有基本的专业技能，对于人事档案的归档、建档、管档和人事档案信息化等工作缺乏责任心，导致档案标准不规范，工作中漏洞百出。
三、信息化对高校人事档案发展趋势的影响
（一）符合高校人事改革的要求
人员实行信息管理后可代替人事档案的实体管理，人事档案交至人才服务机构专门管理，高校工作人员工作变动，他们的人事档案关系转递是不受影响的。高校招聘人才时只需招聘部门通过人才网络平台，从人才服务机构信息网上复制下载所需专业人才基本的情况并进行保存即可。可以减少高校在聘用人员时因无人事档案可查询而带来的工作不便。随着全社会信息化、网络化的深入普及，高校可以直接从网上查询获得个人的基本信息，这样高校在聘用人员期间，员工的表现可以汇总为数据发送或传输到聘用人员信息管理中心，既健全了聘用人员的人事信息，也加强对聘用人员的监督，同时，也有利于聘用制，模式下高校对各类所需人才的选拔与管理[2]。
（二）高校管理工作的效率不断提高
人事档案信息化、网络化的发展，使得一次录入的数据就能被多次利用，并能够在人事管理内部进行数据共享。建立通用的人事档案信息数据库，用户只需要通过网络就可以实现及时的查询，检索查询变得非常方便。人员的信息就都可以从数据库中获得，从而减少了工作人员与原始纸质材料的接触，使人事档案原件的利用率降低了，人事档案原始材料也相应地减少了人为磨损，这既有利于人事档案纸质载体的保护，又有效地延长人事档案材料的寿命[2]。另一方面，在进行人事档案工作的各项数据统计时，无需再搞人工测算，网络信息技术就可以使人事档案的信息得到更好地利用，这也为组织人事部门提高了工作效率，更快捷更准确地为高校决策机构提供了依据。
（三）管理人员业务素质和技能的提高
人事档案管理信息化，档案管理员可以从繁琐的手工劳动中获得解脱，减少了管理员在库房中逗留的时间，节约了手工工作时间，这不仅有益于管理员的身心健康，更能体现以人为本的人性化管理理念。
信息化的发展，使越来越多的新技术如电子计算机、微缩技术、声像技术、自动化技术、通讯技术等陆续应用于档案管理工作的各个方面，原来的那种传统的档案管理服务方式，专业知识与技能已不能适应信息化发展，这就要求档案工作者必须加紧充电，尽快掌握新知识、新技术，具备运用新设备和开发信息能力，适应日新月异的档案管理现代化、开发利用数字化和网络信息化建设的需要，不断拓展服务领域，提高服务效果，使档案信息化建设具有生机和活力。
参考文献
[1]王静轩.分析人事档案的“终身”制改革[J].山西档案，2007（2）：27-28.
[2]董洁.信息时代高校人事档案管理的研究[D].山东：山东大学，2008（4）
高校人事档案以教职员工姓名为特征组成专卷，是高校“知人、用人”的重要依据。高校人事档案工作是高校人力资源管理的重要组成部分，是组织人事工作的重要内容，是高校人才队伍建设的重要基础工作。随着高校人事制度的改革、人员流动的增强，传统的人事档案管理模式越来越不适应高校人力资源发展的需要，亟需一个灵活机动的管理模式出现。网络化、信息化的发展给人事档案的改革提供了技术保障。人事档案的现代化管理对人事档案的传统管理模式提出了挑战，同时也为高校人事档案管理工作带来了新的机遇。
一、高校人事档案发展趋势
高校的竞争即人才的竞争，随着竞争的加剧，人才流动的提高，需要高校实行更加灵活高效的人力资源管理制度，对传统的高校人事制度进行改革。高校的用人制度不断发生变化，逐步实行聘用合同制，并且产生了人事代理、劳务派遣等多种聘用制度。灵活的聘用制度导致各类人员的转行、调离、跳槽、下岗、自费出国留学等日益频繁，也使得传统的“人档不分、档随人走”的传统人事档案管理模式已不适用于学校的人事管理和人才合理开发流动。封闭人事档案的管理模式限制了人才的合理流动，阻碍了整个社会的人力资源的合理配置与使用，影响了社会财富的创造，其结果是在我国政治和经济环境不断开放的条件下，人事档案越来越不受重视[1]。据新华网的信息，2002年全国实现工作流动的人才中约有20%，即60多万人未携带人事档案。可见封闭的人事档案管理模式已跟不上社会改革发展的步伐。
另一方面，高校编制制度、用人制度、绩效工资改革制度等一系列人事制度改革不断深入为档案管理增加了巨大工作量和工作压力。这就要求档案管理部门要及时全面的收集人事材料，进一步提高效率、提高人事信息管理的时效性。
为适应这些转变，高校人事档案管理应寻求更高效的管理模式，使人事档案真正成为开发高校人力资源的信息基地。
二、高校人事档案的管理利用现状
（一）重建、遗弃档案现象严重
人才的竞争加剧了高校职工的频繁流动，为了留住人才，有的学校采取扣留职工人事档案成为高校阻止职工跳槽的手段。然而，有的高校为了实现引进人才的目的，针对此现象，承诺可以“重建档案”。这样的行为严重导致了“一人多档”“、有档无人”、“管档与管人不统一”的社会现象，违背了人事档案管理原则，不能真实客观地反映职工的素质和相关信息。有的学校各类人员在离职、跳槽、调离、升职等的变化过程中，无法较好地处理个人人事档案的异地转移、调档、存档，造成了许多人“弃档”，影响了人事档案管理工作的顺利开展。
（二）人事档案管理方式陈旧
现行的人事档案管理所规定的各种标准主要是以实体管理为主，着眼点在档案的完全、整齐。档案管理工作中大量简单重复性劳动是使案卷外表整齐划一规范，而对人事档案内在的完整、准确、动态管理、立体掌握收效甚微。人事档案中的个人档案仅包含履历、自传、鉴定考核、学历职称、政审、党团、奖励、处分、工资和任免其它等十大类，不能在档案中全面、客观地反映个人的基本情况。档案人员常年忙于材料的整理、装卷，缺乏必要的时间和精力去考虑开发案卷的内在信息价值。档案的检索方式是档案管理人员通过各分类目录从中找出需查阅的档案记录来，再根据目录中的记录到档案库房中查找实体档案，工作量大，效率很低。
目前高校人事档案管理人员查阅所需档案时都是到档案室进行现场翻阅，从中摘录相关信息或复印相关内容。人事档案利用率很高，在工作中需要经常多次查询有关人员的信息，有人事争议或其它需审核内容的档案其翻阅次数更多，尤其是每年的调资、职称评定等。对同一样的信息经常有重复查阅，这样不仅浪费人力、时间，影响效率，也增加了对实体档案纸质的损坏。
（三）人事档案管理者素质尚待提高
一方面，社会、单位、个人在相当程度上表现出档案法制意识的淡薄，所以，依法治档工作不力，对人事档案信息服务于学校的决策力也没有足够的认识；另一方面，负责人事档案管理工作的人员没有基本的专业技能，对于人事档案的归档、建档、管档和人事档案信息化等工作缺乏责任心，导致档案标准不规范，工作中漏洞百出。
三、信息化对高校人事档案发展趋势的影响
（一）符合高校人事改革的要求
人员实行信息管理后可代替人事档案的实体管理，人事档案交至人才服务机构专门管理，高校工作人员工作变动，他们的人事档案关系转递是不受影响的。高校招聘人才时只需招聘部门通过人才网络平台，从人才服务机构信息网上复制下载所需专业人才基本的情况并进行保存即可。可以减少高校在聘用人员时因无人事档案可查询而带来的工作不便。随着全社会信息化、网络化的深入普及，高校可以直接从网上查询获得个人的基本信息，这样高校在聘用人员期间，员工的表现可以汇总为数据发送或传输到聘用人员信息管理中心，既健全了聘用人员的人事信息，也加强对聘用人员的监督，同时，也有利于聘用制，模式下高校对各类所需人才的选拔与管理[2]。
（二）高校管理工作的效率不断提高
人事档案信息化、网络化的发展，使得一次录入的数据就能被多次利用，并能够在人事管理内部进行数据共享。建立通用的人事档案信息数据库，用户只需要通过网络就可以实现及时的查询，检索查询变得非常方便。人员的信息就都可以从数据库中获得，从而减少了工作人员与原始纸质材料的接触，使人事档案原件的利用率降低了，人事档案原始材料也相应地减少了人为磨损，这既有利于人事档案纸质载体的保护，又有效地延长人事档案材料的寿命[2]。另一方面，在进行人事档案工作的各项数据统计时，无需再搞人工测算，网络信息技术就可以使人事档案的信息得到更好地利用，这也为组织人事部门提高了工作效率，更快捷更准确地为高校决策机构提供了依据。
（三）管理人员业务素质和技能的提高
人事档案管理信息化，档案管理员可以从繁琐的手工劳动中获得解脱，减少了管理员在库房中逗留的时间，节约了手工工作时间，这不仅有益于管理员的身心健康，更能体现以人为本的人性化管理理念。
信息化的发展，使越来越多的新技术如电子计算机、微缩技术、声像技术、自动化技术、通讯技术等陆续应用于档案管理工作的各个方面，原来的那种传统的档案管理服务方式，专业知识与技能已不能适应信息化发展，这就要求档案工作者必须加紧充电，尽快掌握新知识、新技术，具备运用新设备和开发信息能力，适应日新月异的档案管理现代化、开发利用数字化和网络信息化建设的需要，不断拓展服务领域，提高服务效果，使档案信息化建设具有生机和活力。
参考文献
[1]王静轩.分析人事档案的“终身”制改革[J].山西档案，2007（2）：27-28.
[2]董洁.信息时代高校人事档案管理的研究[D].山东：山东大学，2008（4）