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“我每天都很忙，案头上的工作没有处理好，又有新的工作任务接踵而至，忙中还总会出错，要花费不少时间处理前面工作的遗漏。兢兢业业却难以让老板满意。”技术部的小王抱怨道。
而和他一起进公司的同学兼同事小刘，虽然干的工作相似，但看起来总是从容不迫。月底工作量统计出来还比小王高。小王半开玩笑地问：“难道你有超能力？”
“看看这组漫画……”
大石头、小石头、沙子、水与“四象限”
我们每天要处理的事情犹如大石头、小石头、沙子和水，如何把它们科学合理地安排，填入每天的时间？我们画一个坐标轴，所有事情都可列入这四个象限其中之一（见图1）。
每天第一时间优先处理好紧急又重要的事，安排规划好不紧急但重要的事，有时间把紧急但不重要的事处理完或进行授权，很闲的时候再来做不紧急不重要的事或尽量推掉。有些人整天忙忙碌碌却无所得，那么他很可能只忙于处理紧急但不重要的事，而忽视了整体时间的合理安排。
如果你常淹没于邮山信海喘不过气……
分清石块、碎石、沙子和水，有效利用邮件信息安排时间，你将从容应对。
大石头（紧急又重要的事）
我们每天早上打开电脑，收到的邮件有“轻”有“重”。重要的邮件就像大石头，应该先处理但不一定很紧急，所以我们将它们用鼠标拖到日历图标上，为当前的邮件创建一个约会。首先设定完约会的开始时间和提醒，再点击“保存并关闭”，Outlook就会自动将该邮件的内容作为约会保存在日历上，防止遗忘。系统还可以智能提醒，如果有Smart Phone 2003 或其他支持Outlook的手机，该信息还可以同步传到手机上随时提醒自己。
小石子（不紧急但重要的事）
有些邮件也比较重要，只需在一个截止日期之前做完就OK。我们也可以将邮件直接拖放到任务栏，系统会自动产生一个新的任务，并且自动将邮件的正文作为任务的内容。只需要设定任务的截止时间，到时候我们就能收到相关提醒了。
沙子（紧急但不重要的事）
一些比如新闻邮件、公司公告，或者收到一封邮件要过几天才能处理，或者发了一封邮件希望过几天再确认对方是否收到等，这些都是“沙子”，可以利用Outlook 2003 的优秀特性标记来设定。用鼠标点击电子邮件右侧的小旗子，小旗子会变成红色。随后在邮件收藏夹中可以看到有若干封标有后续标志的邮件，等到有空的时候再考虑去处理它们吧。当处理完毕再点击红色小旗帜，该封邮件就会从Outlook的标有后续标志的邮件中消失。
“为了防止遗忘，让我们及时做个总结：大石块—日历；小石子—任务；沙子—后续标志。”
“有道理。我今天下午竟然有3个会议需要参加。苦于没有孙悟空的分身术，你有好办法吗？”
如果你的工作表密密麻麻排满了各种任务，，分不清到底哪个是西瓜哪个是芝麻……
通过Outlook日历中的颜色设置，系统可以自动帮你分出轻重来。
在日历中单击右键，选择“自动设置格式”命令，单击“添加”按钮，我们就可以根据增加的视图规则，按照指定条件自动更改不同项目的标签颜色，来区分重要和不重要的事情，快速有效地安排时间！
在“名称”中输入视图规则的名称，如“重要会议”，在“标签”中选择标签的颜色（见图2，有“重要”“商务”“个人”“必须出席”等）。通常会议组织者的重要性决定了这个会议的重要性。接下来单击“条件”按钮，在“筛选”对话框中单击“组织者”，可直接输入“朱经理”作为会议组织者，或者从列表中选择其他人（见图4）。还可在上一步中设置“与会者”、“时间”，在“查找文字”中输入会议主题或正文中的关键字，并利用“其他选择”和“高级”选项卡指定更多复杂的条件。今后凡是组织者为“朱经理”的会议邀请，都会以指定的标签颜色显示，一定不会错过了。
如果你整天碌碌无所为，不知时间用在了哪里……
让Outlook与Excel联手分析，时间利用率清晰尽现。
首先把Outlook数据导出。我们都知道单击Outlook左侧快捷栏中的“日历”按钮，再单击工具栏上左上方的“新建”按钮，就可以新建一个约会（有“天”、“工作周”、“周”、“月”模式），还有任务或便签等，可以设定“开始时间”和“结束时间”，还有可以选中“提醒”设定提醒“提前时间”以及设置颜色和完成状态等，非常方便，并且同一时间可以设置多个日历(见图4)。
自己的时间利用是否高效？利用Excel来分析Outlook提供的原始数据，我们的工作时间分析将一目了然。
在“日历”中选择菜单“文件→导入和导出”命令，在对话框的“请选择要执行的操作”列表框中选择“导出到一个文件”选项，然后单击“下一步”。在“导出到文件”对话框的“创建文件的类型”列表框中选择“Microsoft Excel”选项，再单击“下一步”。在“选择导出文件夹的位置”列表框中选择“日历”文件夹，点“下一步”按钮即可。
选择保存文件的位置，为文件命名，再点“下一步”即可。在“导出到文件”对话框中询问我们是否改变字段对应位置，直接单击“完成”按钮就行了。最后设置日期范围，确定Outlook就开始导出文件了。
经过上面的设置，现在用Excel就可以直接将日历项目打开。图形是最直观的，浪费掉的时间，让Excel生成的图表来告诉我们。
小提示
可引入魔术大师—“数据透视表”。进入“数据→数据透视表和数据透视图”，一直单击“下一步”按钮，建立一个空的数据透视表。从“数据透视字段列表”面板中将所需的字段拖动到数据透视表中，一个神奇的统计表就做好了，单击工具栏上的“图表向导”按钮，数据透视图的表便跃然眼前（关于图表的更详细技巧参见第11期56页《不看不知道—Excel图表宝典》）。
“天哪，我忽然发现自己网上闲聊居然花去了这么多时间！看来以后必要的时候拔网线，该出手时就出手。”
“我的这些小技巧，希望能对你有所帮助。其实《电脑爱好者》最近登过一些关于时间管理的文章不错。”
《用Visio打造多姿多彩的项目日程图》（第5期68页）
《释放大脑的无穷魔力!—思维导图 让一切变得简单有趣》（第7期62页）
《散乱文档归队记》（第9期62页）
“呵呵，再翻翻温习一下。”
“对了，用Project进行时间管理也是一个很好的方法，可进行任务、工期、成本、资源、任务相关性等任务的管理。此外，还可以尝试雪狐日历精灵、多功能桌面时钟、笨笨钟、多功能日历、SolCalendar桌面日历、雪狐提醒簿等优秀的记事提醒软件。再看我的Palm上装的这个贴心的‘Life Balance’。它用大纲的方式来组织安排工作和闲暇时光的各项任务，自动分类任务清单，并且按重要程度、完成期限和位置来进行过滤筛选，以混沌逻辑的比对技术来平衡所有的因素，可以查看饼图来直观地检查自己的时间和精力是如何消耗的。它在PC上也能用，我对它的依赖越来越大了。此外雅虎邮箱的‘效率手册’也非常实用（见图5）”。
“一年”有多少价值？你可以去问一个复读的学生；“一月”有多少价值？你可以去問一位早产的母亲；“一周”有多少价值？你可以去问一个新闻周报编辑；“一分钟”有多少价值，你可以去问一个错过火车的旅客；“一毫秒”有多少价值，你可以去问一个错失金牌的运动员。
工作是无限的，时间是有限的。你的时间在哪里，成就便在哪里。如果时间都用在了石块上，那么你的成就像石块；用在沙子上，成就如沙；用在水上，成就若水。
充分合理地利用好具有弹性的每一分钟，使时间价值最大化，就拥有了更多潜在的资本和成功的砝码。古人欧阳修有“厕上、枕上、马上”三上之说，你又该如何规划自己的时间？
而和他一起进公司的同学兼同事小刘，虽然干的工作相似，但看起来总是从容不迫。月底工作量统计出来还比小王高。小王半开玩笑地问：“难道你有超能力？”
“看看这组漫画……”
大石头、小石头、沙子、水与“四象限”
我们每天要处理的事情犹如大石头、小石头、沙子和水，如何把它们科学合理地安排，填入每天的时间？我们画一个坐标轴，所有事情都可列入这四个象限其中之一（见图1）。
每天第一时间优先处理好紧急又重要的事，安排规划好不紧急但重要的事，有时间把紧急但不重要的事处理完或进行授权，很闲的时候再来做不紧急不重要的事或尽量推掉。有些人整天忙忙碌碌却无所得，那么他很可能只忙于处理紧急但不重要的事，而忽视了整体时间的合理安排。
如果你常淹没于邮山信海喘不过气……
分清石块、碎石、沙子和水，有效利用邮件信息安排时间，你将从容应对。
大石头（紧急又重要的事）
我们每天早上打开电脑，收到的邮件有“轻”有“重”。重要的邮件就像大石头，应该先处理但不一定很紧急，所以我们将它们用鼠标拖到日历图标上，为当前的邮件创建一个约会。首先设定完约会的开始时间和提醒，再点击“保存并关闭”，Outlook就会自动将该邮件的内容作为约会保存在日历上，防止遗忘。系统还可以智能提醒，如果有Smart Phone 2003 或其他支持Outlook的手机，该信息还可以同步传到手机上随时提醒自己。
小石子（不紧急但重要的事）
有些邮件也比较重要，只需在一个截止日期之前做完就OK。我们也可以将邮件直接拖放到任务栏，系统会自动产生一个新的任务，并且自动将邮件的正文作为任务的内容。只需要设定任务的截止时间，到时候我们就能收到相关提醒了。
沙子（紧急但不重要的事）
一些比如新闻邮件、公司公告，或者收到一封邮件要过几天才能处理，或者发了一封邮件希望过几天再确认对方是否收到等，这些都是“沙子”，可以利用Outlook 2003 的优秀特性标记来设定。用鼠标点击电子邮件右侧的小旗子，小旗子会变成红色。随后在邮件收藏夹中可以看到有若干封标有后续标志的邮件，等到有空的时候再考虑去处理它们吧。当处理完毕再点击红色小旗帜，该封邮件就会从Outlook的标有后续标志的邮件中消失。
“为了防止遗忘，让我们及时做个总结：大石块—日历；小石子—任务；沙子—后续标志。”
“有道理。我今天下午竟然有3个会议需要参加。苦于没有孙悟空的分身术，你有好办法吗？”
如果你的工作表密密麻麻排满了各种任务，，分不清到底哪个是西瓜哪个是芝麻……
通过Outlook日历中的颜色设置，系统可以自动帮你分出轻重来。
在日历中单击右键，选择“自动设置格式”命令，单击“添加”按钮，我们就可以根据增加的视图规则，按照指定条件自动更改不同项目的标签颜色，来区分重要和不重要的事情，快速有效地安排时间！
在“名称”中输入视图规则的名称，如“重要会议”，在“标签”中选择标签的颜色（见图2，有“重要”“商务”“个人”“必须出席”等）。通常会议组织者的重要性决定了这个会议的重要性。接下来单击“条件”按钮，在“筛选”对话框中单击“组织者”，可直接输入“朱经理”作为会议组织者，或者从列表中选择其他人（见图4）。还可在上一步中设置“与会者”、“时间”，在“查找文字”中输入会议主题或正文中的关键字，并利用“其他选择”和“高级”选项卡指定更多复杂的条件。今后凡是组织者为“朱经理”的会议邀请，都会以指定的标签颜色显示，一定不会错过了。
如果你整天碌碌无所为，不知时间用在了哪里……
让Outlook与Excel联手分析，时间利用率清晰尽现。
首先把Outlook数据导出。我们都知道单击Outlook左侧快捷栏中的“日历”按钮，再单击工具栏上左上方的“新建”按钮，就可以新建一个约会（有“天”、“工作周”、“周”、“月”模式），还有任务或便签等，可以设定“开始时间”和“结束时间”，还有可以选中“提醒”设定提醒“提前时间”以及设置颜色和完成状态等，非常方便，并且同一时间可以设置多个日历(见图4)。
自己的时间利用是否高效？利用Excel来分析Outlook提供的原始数据，我们的工作时间分析将一目了然。
在“日历”中选择菜单“文件→导入和导出”命令，在对话框的“请选择要执行的操作”列表框中选择“导出到一个文件”选项，然后单击“下一步”。在“导出到文件”对话框的“创建文件的类型”列表框中选择“Microsoft Excel”选项，再单击“下一步”。在“选择导出文件夹的位置”列表框中选择“日历”文件夹，点“下一步”按钮即可。
选择保存文件的位置，为文件命名，再点“下一步”即可。在“导出到文件”对话框中询问我们是否改变字段对应位置，直接单击“完成”按钮就行了。最后设置日期范围，确定Outlook就开始导出文件了。
经过上面的设置，现在用Excel就可以直接将日历项目打开。图形是最直观的，浪费掉的时间，让Excel生成的图表来告诉我们。
小提示
可引入魔术大师—“数据透视表”。进入“数据→数据透视表和数据透视图”，一直单击“下一步”按钮，建立一个空的数据透视表。从“数据透视字段列表”面板中将所需的字段拖动到数据透视表中，一个神奇的统计表就做好了，单击工具栏上的“图表向导”按钮，数据透视图的表便跃然眼前（关于图表的更详细技巧参见第11期56页《不看不知道—Excel图表宝典》）。
“天哪，我忽然发现自己网上闲聊居然花去了这么多时间！看来以后必要的时候拔网线，该出手时就出手。”
“我的这些小技巧，希望能对你有所帮助。其实《电脑爱好者》最近登过一些关于时间管理的文章不错。”
《用Visio打造多姿多彩的项目日程图》（第5期68页）
《释放大脑的无穷魔力!—思维导图 让一切变得简单有趣》（第7期62页）
《散乱文档归队记》（第9期62页）
“呵呵，再翻翻温习一下。”
“对了，用Project进行时间管理也是一个很好的方法，可进行任务、工期、成本、资源、任务相关性等任务的管理。此外，还可以尝试雪狐日历精灵、多功能桌面时钟、笨笨钟、多功能日历、SolCalendar桌面日历、雪狐提醒簿等优秀的记事提醒软件。再看我的Palm上装的这个贴心的‘Life Balance’。它用大纲的方式来组织安排工作和闲暇时光的各项任务，自动分类任务清单，并且按重要程度、完成期限和位置来进行过滤筛选，以混沌逻辑的比对技术来平衡所有的因素，可以查看饼图来直观地检查自己的时间和精力是如何消耗的。它在PC上也能用，我对它的依赖越来越大了。此外雅虎邮箱的‘效率手册’也非常实用（见图5）”。
“一年”有多少价值？你可以去问一个复读的学生；“一月”有多少价值？你可以去問一位早产的母亲；“一周”有多少价值？你可以去问一个新闻周报编辑；“一分钟”有多少价值，你可以去问一个错过火车的旅客；“一毫秒”有多少价值，你可以去问一个错失金牌的运动员。
工作是无限的，时间是有限的。你的时间在哪里，成就便在哪里。如果时间都用在了石块上，那么你的成就像石块；用在沙子上，成就如沙；用在水上，成就若水。
充分合理地利用好具有弹性的每一分钟，使时间价值最大化，就拥有了更多潜在的资本和成功的砝码。古人欧阳修有“厕上、枕上、马上”三上之说，你又该如何规划自己的时间？