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档案室是集中统一管理档案资源的业务机构。从档案资源管理上看它是集中的、分层次的、分阶段的：从档案的流程来看，可分为档案的形成、中转和归宿三个阶段：从档案管理活动的整个过程来看，可分为档案室前期管理阶段、档案室集中管理阶段和档案馆集中管理阶段，这三个阶段是相互联结、相互适应的。从这三个阶段可以看出建立档案室的必要性和重要作用，从粮食系统看，档案室的建立已正规化，而培训中心的档案室从某种角度上说，没有提到意识日程，没有认识到其重要性，仅以此来进一步提高档案的地位。