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【摘要】：国家高等教育已处于转型和质变的重要时期，教学管理是高校教学质量顺利实施的保障，而教学秘书是高校教学管理的最终执行者和落脚点.教学秘书作为高校教学管理的基层人员在教学管理中的定位与作用缺乏重视，导致教学秘书工作陷入超负荷状态，适时调整教学管理目标与教学秘书岗位现状不仅是保证基础教学管理队伍稳定的前提条件，也是保证教学过程顺利进行的重要条件。
近年来，随着我国对全民教育的重视程度与日俱增，使得独立学院这样的高等院校发展越来越快，独立学院的办学体制又不断扩大、行政机构不断完善，成为我国高等教育的重要机构。从部门机构讲，独立学院仍有些部门岗位不及公办高校，教学秘书职位就是劣势岗位的一种。鉴于此种情况，独立学院应在教学秘书工作上投入更多的关注度，从而提升独立学院整体教学管理。下面从几个方面解读独立学院教学秘书工作的内容及重要性。
一、独立学院教学秘书工作的内容及重要性。
（一）工作内容。
1、协助院系领导制定人才培养计划，根据每个年级的培养计划指定任课教师、授课周次、制定课表、征订教材、保证教学工作的正常开展;
2、落实日常教学工作、实验实践工作、各类教学考核工作;教学环节中各种突发问题。
3、学生学籍管理、成绩管理工作，负责期末考试的安排、试卷及各类档案的归档工作;
4、组织和协调毕业论文答辩工作，做好毕业生毕业资格和学位资格审核工作;
5、组织各类等级考试的报名，负责准考证以及各类证书发放工作、认真完成教务处及院、系领导布置的其他各项工作。
（二）教学秘书工作的重要性。
1、教学秘书工作的主要内容是对教学过程中的常规管理，包括教学运行管理、教学档案管理，它的主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从开学初直至期末，紧紧围绕教学服务，为老师、为学生服务，保证教学活动的正常开展。
2、协同教务部负责处理学生学籍工作是教学秘书的另一个重要工作，如每学年的学籍管理、期末考试工作等，都由教学秘书组织完成。同时，教学管理中包含着各种与学生相关的培训、学习活动，都是由教学秘书下发通知完成的，教学秘书协调着教务处、各院系、各教研室、教师、学生之间的各种关系，起承上启下、合理统筹的作用。教学秘书的管理工作涉及的部门和人员较多。既要承担教务部指定的任务，又要做好系部的相关教学管理工作;既要与教师沟通又要与学生联系;既要与本部门的人员联系，又需要与其他部门人员沟通;既有常规的日常管理工作，又有突发临时的事件。
3教学秘书还承担着向师生员工宣传学校或上级主管部门制定的各种规章制度的职能，把教学管理文件传达给师生，并征求和听取他们对院、系的教学管理工作的意见和建议，及时反馈给院领导或教学主管部门，做好上情下达，下情上呈的协调沟通工作。
二、现下独立学院教学秘书工作的现状
（一）工作定位模糊不清。
独立学院与公办高校不尽相同，独立学院缺乏雄厚的资金支持，因此一直秉持“开源节流”的思想，尽可能让多位秘书的工由一位或两位秘书来完成，从而精简学院的行政人员，减少学院的经济开销。这样做的话导致教学秘书对自己的工作岗位模糊不清，在日常工作中教学秘书常常是做了大量的工作，但工作的意义和价值并未得到赞赏与认可，长期下去必然会影响教学秘书工作的积极性与热情。
（二）任务量大且较繁杂。
由于独立学院教学秘书工作者“一岗多职”工作现象，导致教学秘书除了完成自己本职范畴内的工作以外，还需要承担系部内其他一些工作，无形中增大了他们的工作量。除此之外，教学秘书工作涉及的部门机构、工作范围较为广阔，除了服务好教师和学生两个主要对象以外，他们还需要和其它部门机构进行交涉，因而他们的工作内容自然就显得比较繁杂。
（三）建立专项进修机制。
建设独立学院时，是依照公办高校的教学机制、教学模式完成的，以教学工作为整个学院的主心骨，所以针对专任老师设置了专项培训、进修等机制，旨在提高专任老师的教学水平。然而对于学院的教学秘书来说，虽工作在教学过程的基层，却不曾有这样的待遇，教学秘书根本没有机会去学习、培训和进修，所以教学秘书自身的工作能力和个人素养一直得不到大幅提升，归其根本，还是缺少针对教学秘书培训的专项进修机制，这一机制的忽视与不重视，导致教学秘书工作能力的提高举步维艰，自身的业务素质也远远滞后于现代工作需要。
三、应对独立学院秘书工作挑战的有效策略
（一）善于学习，提升业务综合能力。
进一步明确工作职责，按照工作安排，明确工作要求;深切领悟学院的发展规划和决策部署，明确工作任务，进一步提高工作的主动性和自觉性;虚心听取大家的指导和教育，而且要善于学习、勤于思考，明确工作的运行和处理问题的程序，同时要采取多途径和方式加强与各级各类人员的交流和沟通，确保各项工作执行畅通无阻。
（二）找准定位，严格遵守工作职责。
独立学院教学秘书的工作因与学院各个机构部门都有直接或者间接的联系。秘书在校领导或者系主任的领导下，积极参与起草文稿、处理公文、收集信息等工作，尽量将自己的工作
目标与领导目标调整一致，辅助领导完成各项工作事宜。
（三）协调辅助，展现秘书工作功用。
秘书工作是以领导工作为轴心，进行全方面同步的辅助性工作，辅助性决定了秘书的工作是被动的。但是，秘书首先应做到的，是要把被动转为主动。要变被动为主动而不越权应注意以下几个方面：一是经常同领导进行思想交流，了解领导的思维方式，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实。二要尽量了解和掌握部门一个时期的中心工作，主动排除干扰中心工作的事项。三要有意识的积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。秘书千万不能忘记自己的身份，必须时刻保持清醒的角色意识，找准自己的位置，不能越权越位。秘书决不能越俎代庖，自作主张，擅自行动。
（四）强化管理，创建必要培训机制。
要想行之有效的应对好独立学院秘书工作的挑战，除了强化秘书人员自身以外，独立学院也应该强化自身管理，创建出符合秘书人员的培训机制，从各方面增强在职秘书人员的工作能力。这就要求独立学院领导应正确对待学院内的每一类工作岗位，将秘书专项培训纳入到师资力量培养的机制中去，可以开展类似座谈会、专家讲座、经验交流会、外出进修等培训活动，加强对秘书人员的再教育，有组织、有纪律、有目的的培训秘书人员的专业工作技能，让他们在以后的工作中可以充分实现自我价值，并辅助提高整个独立学院的层次水平。
近年来，随着我国对全民教育的重视程度与日俱增，使得独立学院这样的高等院校发展越来越快，独立学院的办学体制又不断扩大、行政机构不断完善，成为我国高等教育的重要机构。从部门机构讲，独立学院仍有些部门岗位不及公办高校，教学秘书职位就是劣势岗位的一种。鉴于此种情况，独立学院应在教学秘书工作上投入更多的关注度，从而提升独立学院整体教学管理。下面从几个方面解读独立学院教学秘书工作的内容及重要性。
一、独立学院教学秘书工作的内容及重要性。
（一）工作内容。
1、协助院系领导制定人才培养计划，根据每个年级的培养计划指定任课教师、授课周次、制定课表、征订教材、保证教学工作的正常开展;
2、落实日常教学工作、实验实践工作、各类教学考核工作;教学环节中各种突发问题。
3、学生学籍管理、成绩管理工作，负责期末考试的安排、试卷及各类档案的归档工作;
4、组织和协调毕业论文答辩工作，做好毕业生毕业资格和学位资格审核工作;
5、组织各类等级考试的报名，负责准考证以及各类证书发放工作、认真完成教务处及院、系领导布置的其他各项工作。
（二）教学秘书工作的重要性。
1、教学秘书工作的主要内容是对教学过程中的常规管理，包括教学运行管理、教学档案管理，它的主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从开学初直至期末，紧紧围绕教学服务，为老师、为学生服务，保证教学活动的正常开展。
2、协同教务部负责处理学生学籍工作是教学秘书的另一个重要工作，如每学年的学籍管理、期末考试工作等，都由教学秘书组织完成。同时，教学管理中包含着各种与学生相关的培训、学习活动，都是由教学秘书下发通知完成的，教学秘书协调着教务处、各院系、各教研室、教师、学生之间的各种关系，起承上启下、合理统筹的作用。教学秘书的管理工作涉及的部门和人员较多。既要承担教务部指定的任务，又要做好系部的相关教学管理工作;既要与教师沟通又要与学生联系;既要与本部门的人员联系，又需要与其他部门人员沟通;既有常规的日常管理工作，又有突发临时的事件。
3教学秘书还承担着向师生员工宣传学校或上级主管部门制定的各种规章制度的职能，把教学管理文件传达给师生，并征求和听取他们对院、系的教学管理工作的意见和建议，及时反馈给院领导或教学主管部门，做好上情下达，下情上呈的协调沟通工作。
二、现下独立学院教学秘书工作的现状
（一）工作定位模糊不清。
独立学院与公办高校不尽相同，独立学院缺乏雄厚的资金支持，因此一直秉持“开源节流”的思想，尽可能让多位秘书的工由一位或两位秘书来完成，从而精简学院的行政人员，减少学院的经济开销。这样做的话导致教学秘书对自己的工作岗位模糊不清，在日常工作中教学秘书常常是做了大量的工作，但工作的意义和价值并未得到赞赏与认可，长期下去必然会影响教学秘书工作的积极性与热情。
（二）任务量大且较繁杂。
由于独立学院教学秘书工作者“一岗多职”工作现象，导致教学秘书除了完成自己本职范畴内的工作以外，还需要承担系部内其他一些工作，无形中增大了他们的工作量。除此之外，教学秘书工作涉及的部门机构、工作范围较为广阔，除了服务好教师和学生两个主要对象以外，他们还需要和其它部门机构进行交涉，因而他们的工作内容自然就显得比较繁杂。
（三）建立专项进修机制。
建设独立学院时，是依照公办高校的教学机制、教学模式完成的，以教学工作为整个学院的主心骨，所以针对专任老师设置了专项培训、进修等机制，旨在提高专任老师的教学水平。然而对于学院的教学秘书来说，虽工作在教学过程的基层，却不曾有这样的待遇，教学秘书根本没有机会去学习、培训和进修，所以教学秘书自身的工作能力和个人素养一直得不到大幅提升，归其根本，还是缺少针对教学秘书培训的专项进修机制，这一机制的忽视与不重视，导致教学秘书工作能力的提高举步维艰，自身的业务素质也远远滞后于现代工作需要。
三、应对独立学院秘书工作挑战的有效策略
（一）善于学习，提升业务综合能力。
进一步明确工作职责，按照工作安排，明确工作要求;深切领悟学院的发展规划和决策部署，明确工作任务，进一步提高工作的主动性和自觉性;虚心听取大家的指导和教育，而且要善于学习、勤于思考，明确工作的运行和处理问题的程序，同时要采取多途径和方式加强与各级各类人员的交流和沟通，确保各项工作执行畅通无阻。
（二）找准定位，严格遵守工作职责。
独立学院教学秘书的工作因与学院各个机构部门都有直接或者间接的联系。秘书在校领导或者系主任的领导下，积极参与起草文稿、处理公文、收集信息等工作，尽量将自己的工作
目标与领导目标调整一致，辅助领导完成各项工作事宜。
（三）协调辅助，展现秘书工作功用。
秘书工作是以领导工作为轴心，进行全方面同步的辅助性工作，辅助性决定了秘书的工作是被动的。但是，秘书首先应做到的，是要把被动转为主动。要变被动为主动而不越权应注意以下几个方面：一是经常同领导进行思想交流，了解领导的思维方式，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实。二要尽量了解和掌握部门一个时期的中心工作，主动排除干扰中心工作的事项。三要有意识的积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。秘书千万不能忘记自己的身份，必须时刻保持清醒的角色意识，找准自己的位置，不能越权越位。秘书决不能越俎代庖，自作主张，擅自行动。
（四）强化管理，创建必要培训机制。
要想行之有效的应对好独立学院秘书工作的挑战，除了强化秘书人员自身以外，独立学院也应该强化自身管理，创建出符合秘书人员的培训机制，从各方面增强在职秘书人员的工作能力。这就要求独立学院领导应正确对待学院内的每一类工作岗位，将秘书专项培训纳入到师资力量培养的机制中去，可以开展类似座谈会、专家讲座、经验交流会、外出进修等培训活动，加强对秘书人员的再教育，有组织、有纪律、有目的的培训秘书人员的专业工作技能，让他们在以后的工作中可以充分实现自我价值，并辅助提高整个独立学院的层次水平。