论文部分内容阅读
［摘 要］ 随着我国市场经济的进一步发展和完善，传统的手工会计核算已无法满足中小企业财务核算和管理的需要，用计算机替代手工记账已成为一种趋势，本文重点介绍中小企业实施会计电算化的方法和步骤。
［摘 要］ 会计电算化；财务软件；手工账
［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2007）04-0007-03
随着全球经济一体化步伐的加快，每个企业都不能独善其身。而信息是当今企业生存和发展的一个至关重要的因素，信息的搜集、创建、发布已成为一个企业立足的根本。对于中小企业来说，随着我国市场经济的进一步发展和完善以及企业的逐步发展，财务信息将成倍增长，如果仍然采用手工方法进行财务核算，将无法满足各方对财务信息的需求，因此采用计算机代替手工记账已成为一种趋势，但在这一过程中，有许多中小企业不知道如何去做，甚至有的中小企业付出了大的代价却没有收到预期的效果。本文就我国中小企业如何实施会计电算化提出设想，以供同仁参考。
一、客观分析中小企业实施会计电算化的条件是否成熟
会计电算化对于中小企业而言是一项全新的工作，它不单单是会计核算工具的改变，更深层次的是一种管理思想的转换。因此在实施会计电算化之前，首先要分析本企业是否具备这种转换的条件。这个条件主要是指：（１）企业领导人的观念。只有单位的领导对会计电算化的含义、必要性有了正确的认识，才会积极主动地支持和参与这项工作，正确地领导这项工作的开展。（２）会计人员的操作能力。任何一种先进的工具都必须由掌握先进技术和技能的人去操作，实现会计电算化也要求会计人员和有关业务人员具备相应的会计电算化知识和操作技能。（３）必要的资金。资金是单位开展会计电算化的物质基础，资金越雄厚，单位就越有可能尽早实现会计电算化。反之，如果一个单位资金紧张，则不具备实现会计电算化的经济条件。（４）成熟的管理体制。计算机能否输出正确的会计信息，不仅取决于处理程序的正确与否，还取决于计算机录入数据是否正确，这就要求管理部门建立健全各项规章制度，保证输入计算机的数据真实、准确，保证数据生成和取得方式科学合理。
二、制订详细的实施方案
由于会计电算化是一项系统工程，不是一朝一夕可以完成的事情，因此当一个企业具备了开展会计电算化的基本条件后，就要着手制订实施会计电算化的详细方案。方案的内容主要包括两个方面。（1）发展规划。制订出本企业会计电算化整体发展规划。如要求一年内正常的账务处理和报表处理都甩掉手工账；两年内工资管理、成本核算、固定资产管理、物资采购管理、物资销售管理、物资库存管理等实现计算机管理。（2）资金预算。这一点要根据本企业资金环境、技术条件、实施的迫切性来制订。在制订资金预算方案时，一定要全面考虑、实事求是地拿出一个科学合理的方案。在确定资金额度时，既要考虑当前的投入，也要考虑以后正常使用的各种费用（如售后服务费用、二次开发费用、耗材费用等等）。总之，在制订预算的时候一定要进行成本效益分析，以期花最少的钱把工作做好。
三、购置硬件
良好的硬件环境是会计电算化顺利运行的基础，一个企业在具体购置硬件时，要注意以下几方面的问题：（1）尽量买品牌机。如：HP、IBM、COMPAQ、联想等等。因为品牌机的质量、售后服务能有所保障。（2）要注意购买光盘刻录机和移动硬盘。随着单位电算化的开展，数据备份的工作量比较大，如果采用软盘备份或本机硬盘备份，其可操作性或安全性就比较差。而采用光盘或移动硬盘备份，就可以克服以上的缺陷。（3）配备UPS（不间断电源）。财务软件在登账、结账时如果突然停电，将可能导致内部数据库混乱，影响其正常使用，而配备了UPS就可以保证在停电时，能有一定的时间将数据处理完毕。（4）购置平推式的票据打印机。由于财务部门工作的特殊性（如打印票据、凭证账簿的连续套打），在配置打印机时，最好购置平推式的票据打印机。（5）购置空调。由于计算机的运行对周围环境（温度、湿度、空气中灰尘含量）要求较高，要确保计算机平稳、长期运行，一般需要给机房安装空调。
四、做好业务培训
搞好会计电算化工作，其中一个重要的环节就是对在职的会计人员进行业务培训。业务培训工作包含两方面的内容：（1）参加普通的会计电算化培训。通过这种培训一方面可以使会计人员在较短时间内掌握基本的计算机操作技术（如文字录入，文章编辑排版，表格的制作、计算和分析，计算机网络的应用，计算机病毒的防治等等）；另一方面也可以使会计人员掌握会计电算化的基本理论和财务软件操作的基本流程。（2）组织会计人员对财务软件进行学习、操作。企业准备购置什么财务软件，就可请开发该财务软件的公司的技术人员，对所购置的财务软件的特点、使用、维护等进行详细的介绍，并将本企业以前年度单位一个月的账用该软件进行处理。通过这种培训可增强会计人员对会计电算化这门学科的感性认识，提高他们的动手能力。
五、配置软件
选择适合的财务软件是决定一个企业会计电算化工作能否顺利开展的关键。企业在购买财务软件时，应考虑以下几方面因素：（１）所选财务软件必须通过财政部门的评审。财务软件是一种特殊的软件，其评审权归口财政部门，即使自行开发的财务软件也要通过相关财政部门的评审才能正式投入运行。（２）财务软件供应商在当地一定要有服务机构。财务软件在使用过程中，涉及的服务工作量大，服务周期长。这就决定了企业在购买软件时一定要买当地有服务机构的产品。（３）要购买原版财务软件。购买原版的财务软件既维护了软件开发单位的知识产权，又有效地保护了软件使用单位的利益。（４）要和软件供应商签订合同。在购买财务软件时，一定要和软件销售商签订技术服务合同，在合同中必须注明服务期限、服务方式、收费标准、服务内容等。
六、整理手工账
当以上各项工作准备就绪后，企业财务部门就应着手整理手工会计资料，为财务软件的运行提供一个良好的环境，其准备工作应从以下几个方面准备：（1）整理所有的手工单据、凭证、卡片、账簿、报表，并核对无误，保证账单相符、账证相符、账卡相符、账账相符、账表相符、账实相符，并保证单位内部、本单位和外单位之间账项核对无误。（2）根据国家统一规定和本单位的具体情况，并充分考虑单位的变化和发展，建立起一套适合本企业实际情况的会计科目体系。（3)根据已生成的会计科目体系及单位核算和管理的要求，建立起规范的管理和辅助核算科目体系。（4）结合有关职能部门和内部管理需要，建立起一套健全的会计报表体系。（5）全部数据准备完毕之后，逐笔进行正确性、合法性校验，为将手工会计核算资料输入计算机做好最后的准备工作。
七、人员分工
目前部分企业实现会计电算化后，会计人员的分工仍机械地套用原来的分工模式，这种传统的分工模式不利于会计电算化工作的顺利开展。根据会计电算化工作要求和中小企业的实际情况，人员的分工在把握不兼容原则后，其岗位设置有如下几方面：（1）总会计师。负责本企业整个会计业务工作。（2）会计主管。负责管理会计日常工作。（3）数据操作录入员。负责凭证的制作和录入。（4）数据审核员。负责对凭证的合法性、正确性和完整性的审核。（5）出纳人员。负责现金与银行的收支及银行对账等工作。（6）系统管理员。负责系统软、硬件的正常运行。（7）系统维护员。负责硬件和软件设备的日常维护。（8）档案管理员。负责会计档案和磁性介质的会计档案的保管工作。（9）数据管理员。负责已复核数据的入账、入账后凭证、账簿、报表的打印输出工作。（10）数据管理员。负责将已复核数据入账，入账后凭证账页打印输出，协助系统管理员做好数据备份、保密安全工作。（11）其他财务人员。包括出纳和凭证处理人员等。以上这些岗位，根据企业会计账务处理的规模，有些岗位可适当合并（如档案管理和数据管理可由一人承担），但必须符合会计岗位不相容原则，要便于实施内部会计监督。
八、初始化
所谓初始化，是指将原手工核算下已形成的账务数据资料输入到计算机中，以确保计算机记账顺利进行的过程。初始化的内容主要包括：（1）设置人员岗位分工情况。包括操作人员姓名、权限、密码等。（2）输入会计核算所必需的期初数据。包括各级会计科目名称、编号、年初数、累计发生数、初始化月份的期初余额及有关的数量指标等。（3）输入辅助核算项目。若单位要进行部门、项目、往来核算的，则需输入各部门、项目、往来单位的初始数据。（4）选择会计核算方法：主要包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。（5）输入各类未达账项。主要包括银行未达账项和往来未达账项。（６）定义自动转账凭证。主要包括固定资产折旧计提分录、成本归集分录、利润结转分录、费用计费分录等。初始化是会计电算化中一项十分重要的工作，它是整个会计电算化工作的基础，这个基础的好坏，将直接影响到会计电算化这座大厦的质量和运作；同时初始化又是一项面面俱到、十分烦琐的工作，它是以后人机并行乃至正式运行的基础和必不可少的一环。在此过程中，会计人员一定要本着高度重视、高度认真、高度谨慎的原则，否则会导致会计电算化工作的半途夭折。为了能有效减少各类会计数据的录入量，降低录入差错率，单位实际开展初始化的时间可以定在某年的1月1日。
九、人机并行
按制度规定，企业在甩掉手工账之前，手工会计处理和计算机会计处理的并行时间至少需要3个月且两者结果一致。所谓人机并行是指一方面进行手工会计核算，另一方面使用计算机和会计软件进行会计核算。譬如在账务处理过程中，用手工填制会计凭证，然后手工汇总、审核、记账、编制报表，与此同时，也用计算机和会计软件完成这些工作。人机并行的目的在于从实际工作出发，全面、系统、连续地对会计软件、硬件、人员素质、人员分工等可能出现的问题进行检测和分析，发现问题并找出解决问题的方法，为正式运行积累经验。只有通过人机并行才能确保会计电算化资料的客观公正、可靠有效。在人机并行过程中和人机并行结束后，必须及时总结经验教训，不断纠正各种错误，调整系统参数，逐步建立健全会计电算化内部管理制度。
十、制订各项管理制度
会计电算化这项工作对于大多数会计人员来说是一项陌生的工作，要能有效地做好这项工作，就必须制订以下一些管理制度，并严格地加以执行，否则，将影响会计电算化作用的发挥，并可能产生会计核算漏洞。
1． 会计电算化操作管理制度。包括操作人员的工作职责和权限；预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施；预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经核对而登记机内账簿的措施；必要的上机记录制度。
2． 硬件、软件管理制度。保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施；防止断电造成数据丢失的措施；会计数据和会计核算软件安全、备份和保密的措施；修改会计核算软件的审批和监督制度。
3． 会计档案管理制度。计算机打印出的各种会计资料的保管期限与手工操作形成的会计资料的保管期限要一致；当同一张磁盘存有保管期限不同的会计信息时，应按保管期限最长的要求保管；备份的磁盘应定期（间隔期一般为1年）重新复制，以防消磁致使会计数据丢失。
4． 会计核算方法变更内部审批制度。本单位会计核算方法如需变更，由财务部门根据会计核算和财务软件的实际情况，在保证数据安全可靠的基础上（最好先备份），进行可行性研究，并作出可行性研究报告，然后提出书面申请，经企业领导审批后实施。
5． 操作人员上岗培训制度。单位实现电算化后，基本上所有的操作和核算都在电脑上进行，为了保证会计核算的安全、完整、及时、准确，就非常有必要提高上岗操作人员的素质，不断提高操作人员业务水平。该制度可着重从以下两方面强调：（1）操作人员上岗前，必须经过有关岗位培训，考核合格后方可上岗工作；（2）操作人员根据会计软件运作需要，应积极接受各种不定期培训。
6． 会计资料安全保密制度。财政部门明确规定：单位实现电算化后，由计算机生成和输出的各类会计资料保管要求、保管期限与手工操作形成的会计资料一致。但由于电算化后，会计资料存储介质是以磁性材料和光电材料为主。因此其安全保密措施要跟上，具体可以从以下几方面考虑：（1）建立备用应急方案；（2）进行多重备份；（3）定期更改操作口令，并将更改情况及时存档；（4）严禁使用外来盘，并定期查杀病毒；（5）实行专机专用。
十一、甩 账
为了鼓励单位开展会计电算化，减少行政干预，目前部分省市财政部门已明文规定（如江苏省财政厅2001年财会7号文）：财政部门不再自行组织或委托社会中介机构对单位脱离手工账的验收。但这并不等于说单位可以盲目甩账，若因甩手工账而发生重大失误的，法规作出了明确规定：将追究有关责任人和负责人的法律责任。因此，单位在甩手工账之前一定要慎重考虑，在对照财政部门制定的法规，同时结合本单位的实际情况的基础上再决定是否甩账。具体应从以下几方面考虑：（1）所用财务软件是否通过省级财政机关的评审；（2）操作人员有无会计电算化合格证书；（3）手工账与计算机账并行是否已满3个月，并且两者结果是否一致；（4）现行的人员分工体系是否满足会计电算化工作开展的需要；(5)会计电算化管理制度是否健全，是否已得到实际运行；（6）甩账的备查资料是否健全、详细。
主要参考文献
[1] 王开田. 会计电算化教学与培训问题研究[J]. 江苏财会理论与实践,2003.
[2] 温文.第三只眼看企业信息化[J]. 中国会计电算化,2002,(5).
［摘 要］ 会计电算化；财务软件；手工账
［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2007）04-0007-03
随着全球经济一体化步伐的加快，每个企业都不能独善其身。而信息是当今企业生存和发展的一个至关重要的因素，信息的搜集、创建、发布已成为一个企业立足的根本。对于中小企业来说，随着我国市场经济的进一步发展和完善以及企业的逐步发展，财务信息将成倍增长，如果仍然采用手工方法进行财务核算，将无法满足各方对财务信息的需求，因此采用计算机代替手工记账已成为一种趋势，但在这一过程中，有许多中小企业不知道如何去做，甚至有的中小企业付出了大的代价却没有收到预期的效果。本文就我国中小企业如何实施会计电算化提出设想，以供同仁参考。
一、客观分析中小企业实施会计电算化的条件是否成熟
会计电算化对于中小企业而言是一项全新的工作，它不单单是会计核算工具的改变，更深层次的是一种管理思想的转换。因此在实施会计电算化之前，首先要分析本企业是否具备这种转换的条件。这个条件主要是指：（１）企业领导人的观念。只有单位的领导对会计电算化的含义、必要性有了正确的认识，才会积极主动地支持和参与这项工作，正确地领导这项工作的开展。（２）会计人员的操作能力。任何一种先进的工具都必须由掌握先进技术和技能的人去操作，实现会计电算化也要求会计人员和有关业务人员具备相应的会计电算化知识和操作技能。（３）必要的资金。资金是单位开展会计电算化的物质基础，资金越雄厚，单位就越有可能尽早实现会计电算化。反之，如果一个单位资金紧张，则不具备实现会计电算化的经济条件。（４）成熟的管理体制。计算机能否输出正确的会计信息，不仅取决于处理程序的正确与否，还取决于计算机录入数据是否正确，这就要求管理部门建立健全各项规章制度，保证输入计算机的数据真实、准确，保证数据生成和取得方式科学合理。
二、制订详细的实施方案
由于会计电算化是一项系统工程，不是一朝一夕可以完成的事情，因此当一个企业具备了开展会计电算化的基本条件后，就要着手制订实施会计电算化的详细方案。方案的内容主要包括两个方面。（1）发展规划。制订出本企业会计电算化整体发展规划。如要求一年内正常的账务处理和报表处理都甩掉手工账；两年内工资管理、成本核算、固定资产管理、物资采购管理、物资销售管理、物资库存管理等实现计算机管理。（2）资金预算。这一点要根据本企业资金环境、技术条件、实施的迫切性来制订。在制订资金预算方案时，一定要全面考虑、实事求是地拿出一个科学合理的方案。在确定资金额度时，既要考虑当前的投入，也要考虑以后正常使用的各种费用（如售后服务费用、二次开发费用、耗材费用等等）。总之，在制订预算的时候一定要进行成本效益分析，以期花最少的钱把工作做好。
三、购置硬件
良好的硬件环境是会计电算化顺利运行的基础，一个企业在具体购置硬件时，要注意以下几方面的问题：（1）尽量买品牌机。如：HP、IBM、COMPAQ、联想等等。因为品牌机的质量、售后服务能有所保障。（2）要注意购买光盘刻录机和移动硬盘。随着单位电算化的开展，数据备份的工作量比较大，如果采用软盘备份或本机硬盘备份，其可操作性或安全性就比较差。而采用光盘或移动硬盘备份，就可以克服以上的缺陷。（3）配备UPS（不间断电源）。财务软件在登账、结账时如果突然停电，将可能导致内部数据库混乱，影响其正常使用，而配备了UPS就可以保证在停电时，能有一定的时间将数据处理完毕。（4）购置平推式的票据打印机。由于财务部门工作的特殊性（如打印票据、凭证账簿的连续套打），在配置打印机时，最好购置平推式的票据打印机。（5）购置空调。由于计算机的运行对周围环境（温度、湿度、空气中灰尘含量）要求较高，要确保计算机平稳、长期运行，一般需要给机房安装空调。
四、做好业务培训
搞好会计电算化工作，其中一个重要的环节就是对在职的会计人员进行业务培训。业务培训工作包含两方面的内容：（1）参加普通的会计电算化培训。通过这种培训一方面可以使会计人员在较短时间内掌握基本的计算机操作技术（如文字录入，文章编辑排版，表格的制作、计算和分析，计算机网络的应用，计算机病毒的防治等等）；另一方面也可以使会计人员掌握会计电算化的基本理论和财务软件操作的基本流程。（2）组织会计人员对财务软件进行学习、操作。企业准备购置什么财务软件，就可请开发该财务软件的公司的技术人员，对所购置的财务软件的特点、使用、维护等进行详细的介绍，并将本企业以前年度单位一个月的账用该软件进行处理。通过这种培训可增强会计人员对会计电算化这门学科的感性认识，提高他们的动手能力。
五、配置软件
选择适合的财务软件是决定一个企业会计电算化工作能否顺利开展的关键。企业在购买财务软件时，应考虑以下几方面因素：（１）所选财务软件必须通过财政部门的评审。财务软件是一种特殊的软件，其评审权归口财政部门，即使自行开发的财务软件也要通过相关财政部门的评审才能正式投入运行。（２）财务软件供应商在当地一定要有服务机构。财务软件在使用过程中，涉及的服务工作量大，服务周期长。这就决定了企业在购买软件时一定要买当地有服务机构的产品。（３）要购买原版财务软件。购买原版的财务软件既维护了软件开发单位的知识产权，又有效地保护了软件使用单位的利益。（４）要和软件供应商签订合同。在购买财务软件时，一定要和软件销售商签订技术服务合同，在合同中必须注明服务期限、服务方式、收费标准、服务内容等。
六、整理手工账
当以上各项工作准备就绪后，企业财务部门就应着手整理手工会计资料，为财务软件的运行提供一个良好的环境，其准备工作应从以下几个方面准备：（1）整理所有的手工单据、凭证、卡片、账簿、报表，并核对无误，保证账单相符、账证相符、账卡相符、账账相符、账表相符、账实相符，并保证单位内部、本单位和外单位之间账项核对无误。（2）根据国家统一规定和本单位的具体情况，并充分考虑单位的变化和发展，建立起一套适合本企业实际情况的会计科目体系。（3)根据已生成的会计科目体系及单位核算和管理的要求，建立起规范的管理和辅助核算科目体系。（4）结合有关职能部门和内部管理需要，建立起一套健全的会计报表体系。（5）全部数据准备完毕之后，逐笔进行正确性、合法性校验，为将手工会计核算资料输入计算机做好最后的准备工作。
七、人员分工
目前部分企业实现会计电算化后，会计人员的分工仍机械地套用原来的分工模式，这种传统的分工模式不利于会计电算化工作的顺利开展。根据会计电算化工作要求和中小企业的实际情况，人员的分工在把握不兼容原则后，其岗位设置有如下几方面：（1）总会计师。负责本企业整个会计业务工作。（2）会计主管。负责管理会计日常工作。（3）数据操作录入员。负责凭证的制作和录入。（4）数据审核员。负责对凭证的合法性、正确性和完整性的审核。（5）出纳人员。负责现金与银行的收支及银行对账等工作。（6）系统管理员。负责系统软、硬件的正常运行。（7）系统维护员。负责硬件和软件设备的日常维护。（8）档案管理员。负责会计档案和磁性介质的会计档案的保管工作。（9）数据管理员。负责已复核数据的入账、入账后凭证、账簿、报表的打印输出工作。（10）数据管理员。负责将已复核数据入账，入账后凭证账页打印输出，协助系统管理员做好数据备份、保密安全工作。（11）其他财务人员。包括出纳和凭证处理人员等。以上这些岗位，根据企业会计账务处理的规模，有些岗位可适当合并（如档案管理和数据管理可由一人承担），但必须符合会计岗位不相容原则，要便于实施内部会计监督。
八、初始化
所谓初始化，是指将原手工核算下已形成的账务数据资料输入到计算机中，以确保计算机记账顺利进行的过程。初始化的内容主要包括：（1）设置人员岗位分工情况。包括操作人员姓名、权限、密码等。（2）输入会计核算所必需的期初数据。包括各级会计科目名称、编号、年初数、累计发生数、初始化月份的期初余额及有关的数量指标等。（3）输入辅助核算项目。若单位要进行部门、项目、往来核算的，则需输入各部门、项目、往来单位的初始数据。（4）选择会计核算方法：主要包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。（5）输入各类未达账项。主要包括银行未达账项和往来未达账项。（６）定义自动转账凭证。主要包括固定资产折旧计提分录、成本归集分录、利润结转分录、费用计费分录等。初始化是会计电算化中一项十分重要的工作，它是整个会计电算化工作的基础，这个基础的好坏，将直接影响到会计电算化这座大厦的质量和运作；同时初始化又是一项面面俱到、十分烦琐的工作，它是以后人机并行乃至正式运行的基础和必不可少的一环。在此过程中，会计人员一定要本着高度重视、高度认真、高度谨慎的原则，否则会导致会计电算化工作的半途夭折。为了能有效减少各类会计数据的录入量，降低录入差错率，单位实际开展初始化的时间可以定在某年的1月1日。
九、人机并行
按制度规定，企业在甩掉手工账之前，手工会计处理和计算机会计处理的并行时间至少需要3个月且两者结果一致。所谓人机并行是指一方面进行手工会计核算，另一方面使用计算机和会计软件进行会计核算。譬如在账务处理过程中，用手工填制会计凭证，然后手工汇总、审核、记账、编制报表，与此同时，也用计算机和会计软件完成这些工作。人机并行的目的在于从实际工作出发，全面、系统、连续地对会计软件、硬件、人员素质、人员分工等可能出现的问题进行检测和分析，发现问题并找出解决问题的方法，为正式运行积累经验。只有通过人机并行才能确保会计电算化资料的客观公正、可靠有效。在人机并行过程中和人机并行结束后，必须及时总结经验教训，不断纠正各种错误，调整系统参数，逐步建立健全会计电算化内部管理制度。
十、制订各项管理制度
会计电算化这项工作对于大多数会计人员来说是一项陌生的工作，要能有效地做好这项工作，就必须制订以下一些管理制度，并严格地加以执行，否则，将影响会计电算化作用的发挥，并可能产生会计核算漏洞。
1． 会计电算化操作管理制度。包括操作人员的工作职责和权限；预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施；预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经核对而登记机内账簿的措施；必要的上机记录制度。
2． 硬件、软件管理制度。保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施；防止断电造成数据丢失的措施；会计数据和会计核算软件安全、备份和保密的措施；修改会计核算软件的审批和监督制度。
3． 会计档案管理制度。计算机打印出的各种会计资料的保管期限与手工操作形成的会计资料的保管期限要一致；当同一张磁盘存有保管期限不同的会计信息时，应按保管期限最长的要求保管；备份的磁盘应定期（间隔期一般为1年）重新复制，以防消磁致使会计数据丢失。
4． 会计核算方法变更内部审批制度。本单位会计核算方法如需变更，由财务部门根据会计核算和财务软件的实际情况，在保证数据安全可靠的基础上（最好先备份），进行可行性研究，并作出可行性研究报告，然后提出书面申请，经企业领导审批后实施。
5． 操作人员上岗培训制度。单位实现电算化后，基本上所有的操作和核算都在电脑上进行，为了保证会计核算的安全、完整、及时、准确，就非常有必要提高上岗操作人员的素质，不断提高操作人员业务水平。该制度可着重从以下两方面强调：（1）操作人员上岗前，必须经过有关岗位培训，考核合格后方可上岗工作；（2）操作人员根据会计软件运作需要，应积极接受各种不定期培训。
6． 会计资料安全保密制度。财政部门明确规定：单位实现电算化后，由计算机生成和输出的各类会计资料保管要求、保管期限与手工操作形成的会计资料一致。但由于电算化后，会计资料存储介质是以磁性材料和光电材料为主。因此其安全保密措施要跟上，具体可以从以下几方面考虑：（1）建立备用应急方案；（2）进行多重备份；（3）定期更改操作口令，并将更改情况及时存档；（4）严禁使用外来盘，并定期查杀病毒；（5）实行专机专用。
十一、甩 账
为了鼓励单位开展会计电算化，减少行政干预，目前部分省市财政部门已明文规定（如江苏省财政厅2001年财会7号文）：财政部门不再自行组织或委托社会中介机构对单位脱离手工账的验收。但这并不等于说单位可以盲目甩账，若因甩手工账而发生重大失误的，法规作出了明确规定：将追究有关责任人和负责人的法律责任。因此，单位在甩手工账之前一定要慎重考虑，在对照财政部门制定的法规，同时结合本单位的实际情况的基础上再决定是否甩账。具体应从以下几方面考虑：（1）所用财务软件是否通过省级财政机关的评审；（2）操作人员有无会计电算化合格证书；（3）手工账与计算机账并行是否已满3个月，并且两者结果是否一致；（4）现行的人员分工体系是否满足会计电算化工作开展的需要；(5)会计电算化管理制度是否健全，是否已得到实际运行；（6）甩账的备查资料是否健全、详细。
主要参考文献
[1] 王开田. 会计电算化教学与培训问题研究[J]. 江苏财会理论与实践,2003.
[2] 温文.第三只眼看企业信息化[J]. 中国会计电算化,2002,(5).