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摘 要：学校档案是学校在教学管理实践活动中直接形成的历史记录，重视开发与利用学校档案信息资源，把其潜在价值转变为现实利用价值，充分发挥出学校档案信息在学校建设、教学管理等方面的更大作用。
关键词：档案信息资源 开发与利用
中图分类号：G251 文献标识码：A文章编号：1673-1875(2009)08-083-01
学校档案是学校在教学管理实践活动中直接形成的历史记录，只有管好学校档案，才能为学校留下一份良好的记录，学校各项建设工作才能源远流长。长期以来，受传统观念的束缚，学校档案工作大都偏重于档案的收集和保存，没有发挥档案应有的作用。如何开发利用学校档案信息资源，充分发挥学校档案的作用，是现今学校档案工作着力追求和研究的重要课题之一。本文结合实际，就此问题谈些粗浅的认识。
一、保证档案信息开发与利用效果
由于受传统观念的束缚，人们在档案信息开发利用方面普遍比较保守，认为保密是头等大事，要慎之又慎。随着学校教学改革的深入发展，对学校档案信息的需求日益增大，这就要求我们要转变观念，突出服务这一主题，创新档案信息开发利用方式，开展多渠道、多层次的服务，为利用者提供有效的服务，充分发挥档案的作用，保证档案信息开发利用效果。
要改变原有那种等着利用者来档案室查阅档案的“座堂守摊”局面，主动为利用者提供档案信息服务。比如，学校新分配来的教师，为使新教师尽快地熟悉业务，靠老教师面对面传授教学经验和教学方法是一种方法，但是老教师的教学任务都比较繁重，不可能有那么多时间和精力来帮助新教师熟悉业务。为此我们主动向新教师提供教学档案，其中包括录像带、制作的课件等，帮助他们尽快熟悉教学业务，掌握高质量的教学方法，提高教学水平，这样发挥了档案信息在促进教师队伍建设方面的积极作用。
2008年，盐城市盐都区政府编写地方志（1983-2005年），关于党校这一章节中，档案发挥了巨大的作用。其中准确无误的各种数据；20年间完整无缺的档案资料；保存完好的各种获奖证书、教师编写的各种书籍，为我校地方志的编写工作奠定了坚实的基础，顺利完成了地方志的编写工作，充分展示了档案在学校建设中有利条件。
要尽可能满足档案利用者的需求，做到有求必应，有问必答，尽量让他们高兴而来，满意而归。特别是当利用者遇到困难时，要耐心询问具体情况，帮助分析判断，尽可能满足他们的利用需求。70年代初期，盐城“五七干校”划归党校，当时下放至“五七干校”劳动的人员回城后走上各自的工作岗位，时隔30多年后，他们都已到了退休年龄，计算工龄时，在干校劳动的时间都计入工龄，因当时没有用工录入合同，这时保存的工资档案起到了实实在在的作用，我们从档案中可以准确地查到某年某月开始参加劳动的原始记录，使他们得到准确的参加工作时间。
二、改变档案信息开发与利用状态
长期以来，档案信息开发利用处于被动状态，限制了档案信息资源作用的发挥。要有效地开发利用档案信息资源，就必须变被动为主动，加大开发利用力度，提高开发利用效率。关注改革发展对学校档案工作提出的新要求，主动了解各部门和教师对档案的利用需求，有针对性地选择课题，开展档案编研工作，这是改变档案信息开发利用状态的突破口。档案人员要对学校档案信息进行分析、研究、筛选、加工、编纂，例如，编写各种检索工具、档案工作指南；利用学校档案进行二次、三次加工形成专题材料，把湮没在一般档案中的有用信息发掘出来，及时、准确地传递出去，提供给师生及社会利用。这些编研成果不仅利用率高，而且节省查阅时间，提高工作效率，同时也对原始档案起到了保护作用。
根据学校工作的需要，或者结合重大庆典活动、学校社区服务活动、教育教学经验展示学校和校风传统教育等有关活动，确定相关主题，充分利用档案室保存的相关档案资料，举办档案史料陈列和档案图片展览，也是改变档案信息开发利用方式，变被动为主动的有效途径。例如配合校庆、教师节、国庆节等重大节日，我们利用保存的照片、文字、实物资料，举办主题展览，既向师生进行校史、传统宣传教育，培养师生爱校、爱国情结，又向社会介绍学校的发展成就，以争取社会对学校的支持。
三、更新档案信息开发与利用手段
从近几年的档案信息开发利用方面看，计算机技术、网络技术等现代信息技术的应用势在必行，这也是更新档案信息开发利用、提高信息开发利用质量和效率的重要手段。要积极创造条件，将现代信息技术全面应用于以档案信息开发利用为根本目的学校档案工作全过程。
要利用计算机技术，建立档案目录和全文数据库，公布可以公开的文件目录和全文数据，便于检索利用档案档息，满足利用者的需要，实现档案信息存储电子化、检索网络化、利用在线化，提高档案信息资源的开发利用水平。在实际工作中，文书档案、会计档案、教学档案、学生档案是学校档案的主体，每所学校所形成的教学档案、学生档案一般数量都比较庞大。我们配置相应的计算机教学档案管理软件，将教学档案、学生档案内容录入计算机，实现教学档案、学生档案信息的自动检索、统计、打印等多方面的功能。我们还将每位教师的公开课、观摩课的教案输入计算机，建立专题数据库，以满足教学、科研多方面的需求，实现学校档案信息资源共享。
总之，学校档案工作是一项系统的信息工程，学校档案信息资源的开发利用日益重要。只有重视学校档案信息资源的开发利用，才能把学校档案信息资源的潜在价值转变为现实的利用价值，充分发挥出学校档案信息在学校建设、教学管理等方面的更大作用。
关键词：档案信息资源 开发与利用
中图分类号：G251 文献标识码：A文章编号：1673-1875(2009)08-083-01
学校档案是学校在教学管理实践活动中直接形成的历史记录，只有管好学校档案，才能为学校留下一份良好的记录，学校各项建设工作才能源远流长。长期以来，受传统观念的束缚，学校档案工作大都偏重于档案的收集和保存，没有发挥档案应有的作用。如何开发利用学校档案信息资源，充分发挥学校档案的作用，是现今学校档案工作着力追求和研究的重要课题之一。本文结合实际，就此问题谈些粗浅的认识。
一、保证档案信息开发与利用效果
由于受传统观念的束缚，人们在档案信息开发利用方面普遍比较保守，认为保密是头等大事，要慎之又慎。随着学校教学改革的深入发展，对学校档案信息的需求日益增大，这就要求我们要转变观念，突出服务这一主题，创新档案信息开发利用方式，开展多渠道、多层次的服务，为利用者提供有效的服务，充分发挥档案的作用，保证档案信息开发利用效果。
要改变原有那种等着利用者来档案室查阅档案的“座堂守摊”局面，主动为利用者提供档案信息服务。比如，学校新分配来的教师，为使新教师尽快地熟悉业务，靠老教师面对面传授教学经验和教学方法是一种方法，但是老教师的教学任务都比较繁重，不可能有那么多时间和精力来帮助新教师熟悉业务。为此我们主动向新教师提供教学档案，其中包括录像带、制作的课件等，帮助他们尽快熟悉教学业务，掌握高质量的教学方法，提高教学水平，这样发挥了档案信息在促进教师队伍建设方面的积极作用。
2008年，盐城市盐都区政府编写地方志（1983-2005年），关于党校这一章节中，档案发挥了巨大的作用。其中准确无误的各种数据；20年间完整无缺的档案资料；保存完好的各种获奖证书、教师编写的各种书籍，为我校地方志的编写工作奠定了坚实的基础，顺利完成了地方志的编写工作，充分展示了档案在学校建设中有利条件。
要尽可能满足档案利用者的需求，做到有求必应，有问必答，尽量让他们高兴而来，满意而归。特别是当利用者遇到困难时，要耐心询问具体情况，帮助分析判断，尽可能满足他们的利用需求。70年代初期，盐城“五七干校”划归党校，当时下放至“五七干校”劳动的人员回城后走上各自的工作岗位，时隔30多年后，他们都已到了退休年龄，计算工龄时，在干校劳动的时间都计入工龄，因当时没有用工录入合同，这时保存的工资档案起到了实实在在的作用，我们从档案中可以准确地查到某年某月开始参加劳动的原始记录，使他们得到准确的参加工作时间。
二、改变档案信息开发与利用状态
长期以来，档案信息开发利用处于被动状态，限制了档案信息资源作用的发挥。要有效地开发利用档案信息资源，就必须变被动为主动，加大开发利用力度，提高开发利用效率。关注改革发展对学校档案工作提出的新要求，主动了解各部门和教师对档案的利用需求，有针对性地选择课题，开展档案编研工作，这是改变档案信息开发利用状态的突破口。档案人员要对学校档案信息进行分析、研究、筛选、加工、编纂，例如，编写各种检索工具、档案工作指南；利用学校档案进行二次、三次加工形成专题材料，把湮没在一般档案中的有用信息发掘出来，及时、准确地传递出去，提供给师生及社会利用。这些编研成果不仅利用率高，而且节省查阅时间，提高工作效率，同时也对原始档案起到了保护作用。
根据学校工作的需要，或者结合重大庆典活动、学校社区服务活动、教育教学经验展示学校和校风传统教育等有关活动，确定相关主题，充分利用档案室保存的相关档案资料，举办档案史料陈列和档案图片展览，也是改变档案信息开发利用方式，变被动为主动的有效途径。例如配合校庆、教师节、国庆节等重大节日，我们利用保存的照片、文字、实物资料，举办主题展览，既向师生进行校史、传统宣传教育，培养师生爱校、爱国情结，又向社会介绍学校的发展成就，以争取社会对学校的支持。
三、更新档案信息开发与利用手段
从近几年的档案信息开发利用方面看，计算机技术、网络技术等现代信息技术的应用势在必行，这也是更新档案信息开发利用、提高信息开发利用质量和效率的重要手段。要积极创造条件，将现代信息技术全面应用于以档案信息开发利用为根本目的学校档案工作全过程。
要利用计算机技术，建立档案目录和全文数据库，公布可以公开的文件目录和全文数据，便于检索利用档案档息，满足利用者的需要，实现档案信息存储电子化、检索网络化、利用在线化，提高档案信息资源的开发利用水平。在实际工作中，文书档案、会计档案、教学档案、学生档案是学校档案的主体，每所学校所形成的教学档案、学生档案一般数量都比较庞大。我们配置相应的计算机教学档案管理软件，将教学档案、学生档案内容录入计算机，实现教学档案、学生档案信息的自动检索、统计、打印等多方面的功能。我们还将每位教师的公开课、观摩课的教案输入计算机，建立专题数据库，以满足教学、科研多方面的需求，实现学校档案信息资源共享。
总之，学校档案工作是一项系统的信息工程，学校档案信息资源的开发利用日益重要。只有重视学校档案信息资源的开发利用，才能把学校档案信息资源的潜在价值转变为现实的利用价值，充分发挥出学校档案信息在学校建设、教学管理等方面的更大作用。