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摘 要：高校的发展离不开基础建设，而基建档案工作是基建工作的完整重要组成部分，它反映了高等学校建设和发展的历史轨迹和过程，同时为当下以及今后学校的基本建设工作提供了依据和基础。然而，在现实中高校档案管理工作却存在滞后的现象，不能有效地为学校管理提供更好的服务。文章通过论述高校基建档案管理的含义、特点及存在的问题，寻找有效提高基建档案管理水平的方法。
关键词：高等学校;基建档案特点;存在问题;改进措施
“档案”，是人类社会发展的物质外现，是某一具体历史阶段人类文化的产物。在中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》中，对档案的定义表述为：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
“高校基建档案”，是高校基建工程项目从筹备、实施到竣工交付全过程中直接形成的具有保存利用价值的文件材料。这些材料既有文字、图纸也有照片、声像等;它是校园各种建筑物、构筑物、管线等基本建设工程的规划、设计、施工、使用、维护和检修等活动的直接记录，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。
一、高校基建档案的意义和作用
1.高校基建档案是学校建设发展的历史记录
俗话说，万丈高楼平地起，基建档案如实地记录了学校建设的全过程，任何基建项目从无到有，无论是土建、水、暖、电还是园林绿化、道路;无论是新建工程还是维修改造项目。基建档案忠实地记录了每项工程的兴建和蜕变，可以说基建档案就是一部活生生的校园建设史，它是学校发展和变迁的见证，是学校基建历史的再现。如果想要查询或者回忆一座学校的发展史，档案是最为有力见证。
2.高校基建档案为今后学校的管理和发展提供了依据
山西农业大学是一所拥有百年历史的农业院校，校园坐落于山西省太谷县，整个校区分为南院教学区和北院家属区两个部分，总占地面积3515亩。学校现有各类教学办公楼、学生宿舍及生活用房、家属住宅楼共计约200栋，这些建筑中既有清代中叶建成的孟家花园建筑群、又有二十世纪初期（1907--1931年前后）建成的太谷铭贤学校建筑群，也有二十一世纪新建的崇实楼、综合教学楼，这些建筑年代跨度大、建筑项目体量大、建筑风格多样（有仿俄、仿美、中式的、现代的），由于建筑年度久远，这些古建筑的保养和维修经常发生，再加上其建筑风格各异，各类建筑档案的管理需要不断的累加和修正，管理难度很大。同时随着我省农高区建设和我校与省农科院合署办公工作的不断深入，未来势必会有更多的基建项目上马投产，学校的校园规划不断调整和完善，各类新建、改建、扩建和维修项目也将不断增加。因此，充分做好我校基建档案的收集、整理、管理和利用工作，能及时提供准确、有效地项目信息，进而促进基建管理工作和整个学校管理能力的提高。
二、高校基建档案的特点
1.专业性
基建工程具有很强的专业性，它包含勘察、设计、施工、监理、验收等多个环节，是有着固定程序的系统工程，这就决定了基建档案的管理工作也具有较强的专业性。在收集、整理、保管、统计、编目和检索以及利用等方面多要以基建工程本身的客观发展规律来组织和开展档案的管理工作。
专业性要求高校基建档案管理中必须组织一支专业化的管理队伍，通过专业技术和专业知识参与到档案管理中，在提升档案管理专业化水平中，同时能够进一步挖掘档案价值，实现现代化档案管理。
2.复杂性
（1）涉及部门多
从学校内部看，项目建设的开展与规划、招标、财务、审计、党政办等多个部门需要密切配合和协调，涉及多层次、多部门的档案类别;同时随着我省农高区建設和我校与省农科院合署办公工作的不断深入，更多的部门和人员将会参与到我校各类新建、改建、扩建和维修项目当中。
从学校外部看，项目建设从立项、施工到交付使用，需要与包括环保、城建、文物管理、勘察、土地、公安、规划、招投标、设计、施工、监理、消防等多个政府及企业的相互配合和支持，其工程档案涉及文件之多可想而知，同时，经手人多、信息量大、历时较长。
（2）基建工程管理过程程序复杂
如上文所述，工程管理分为前期准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段三各部分，在这三大部分中包含立项审批、勘察设计、工程招标、竣工验收、决算审计等若干内容，（如下图表1所示），其管理过程手续繁多，对接部门多，所产生的资料之间存在严密的逻辑关系，不能任意倒置，也不可缺少和遗失。
3.周期性
一个完整的基建工程项目从落地生根到投入使用，要经过从立项、设计、施工、竣工等多道程序，工期往往以年为单位计算;另外有的建设项目虽然已经完工，但由于消防验收整改等情况的发生，实际的资料管理过程往往比工期要长更多。
同时，这些资料在未来的几十年以内都将作为该建筑维修、改建、扩建、迁建的依据，具有一个使用周期内的参考价值，并且在使用周期内还会不断产生新的档案资料。
三、高校基建档案管理存在的问题
以山西农业大学为例，基建档案的管理工作采用二级管理方式，首先，基建规划科设有档案管理职能，主要负责在建工程的档案的收集和整理;其次，在工程结束后将档案资料悉数移交至校档案馆进行集中保管，这样的管理便于基建资料的随时调阅和参考，但在现实的管理过程中仍然存在一些问题。
1.管理观念相对滞后
相当一部分学校管理的参与者对于涉及到招生、就业、科研、财务、人事方面的工作给予了足够的重视，但基建工作往往缺乏宣传和造势、与师生日常教学生活的互动程度较低，而常常被边缘化，基建档案工作因不能立时为学校带来人力或者财力的变化，而往往更是处于不受重视的状况。
同时，档案管理人员还存在“你查我找”的被动工作思维，把档案工作看成是“顺手捎带的活儿”，在思想和观念上轻视和怠慢基建档案的收集、归档、保管和移交工作，使得资料在收集和整理过程中质量降低。 另外，就基建科室基层档案管理人员而言，其工作身份往往是兼职或是临时工，工作强度与工资待遇不成正比，导致其往往不能全身心将工作精力投入到档案管理的工作中。
基于以上分析，高校基建档案管理本身具有专业性和复杂性特点。实际基建档案管理中，如果没有形成正确的、科学的管理理念，从主观认识上存在偏差，那么引导实际工作落实中必然会出现偏颇。而深入分析发现，造成这一问题主要原因则是当前关于高校基建档案科学化管理没有形成强有力的重视。基建档案管理人员未能及时接受相关方面的培训或教育，依靠自身学习存在一定的迟缓性。这样就导致高校基建档案管理人员主观思想上未能给实际管理发挥有效引导作用。
2.基建档案管理制度不健全
各个施工单位送来的档案资料五花八门，内容有的详尽、有的缺失，在档案的收集、整理、立卷、组卷过程中没有统一的要求和标准来要求施工单位;另外在档案的的收集和借阅过程中、没有建立有效地登记和追责制度，往往是乙方说交了，但学校查不到;学校说借给乙方了，乙方却说没有借，相互之间上演辩论赛，造成档案的遗失。
就高校基建档案管理复杂性来讲，健全的管理制度不但具有有效引导作用，而且同样起着约束限制作用。在高校管理工作中，基建档案管理重要性显而易见。如果，顶层管理部门未能从制度上加以规范引导，将制度的权威性彰显出来，那么对于实际工作有序落实必然会产生不良影响。
3.档案管理人员缺乏专业的技术培训
基础建设面对的是不同项目、不同内容的工程档案，因此，基建档案管理工作不仅要求管理员具备专业的档案学方面的相关知识，同时，也应该熟悉基建方面的基本程序和内容，同时也应该熟练掌握计算机操作，初步实现档案的电子化的工作要求。这就要求基建档案管理工作者不仅要有要有基本的档案学、建筑学知识，还应该具有一定的计算机操作相关技能。
然而，由于对基建档案管理意识不强，基建档案管理员往往是兼职;有时管理员不是专人专岗，又会频繁更换，这不仅导致档案管理人员不能对工程的各个阶段有全面、清晰的认识，也不具备培训和外出进修和学习的机会，也容易导致 “人在资料在，人换资料失”的局面。
归根到底，管理人员没有接受专业培训，主要是学校方面没有主动链接资源，未能就基建档案管理形成正确认识，在资金投入和平台提供方面比较落后。虽然现今基建档案管理依赖信息技术和网络平台，但是归根到底还是依靠人的操作，人员仍然是基建档案管理核心工作。
四、基建档案管理工作的改进措施
1.完善档案管理硬件设施
俗语道，巧妇难为无米之炊。当下基建档案的收集和保存，已经远远不能止步于纸质材料，视频、图片、音频等材料也成为档案保存的重要介质，需要我们不断提高档案管理的数字化程度。因此，除了传统意义上的库房、档案架以外，在硬件设施上还要有电脑、移动硬盘、照相机、刻录仪、大型图纸专业扫描仪等硬件设施的支持。为了引进一批性能高的硬件，且能够增强对实际硬件的维护，这就需要学校方面与专业维护机构实现长期合作，并且增加投入成本加强硬件维护和老化硬件替换。只有基础配套设施建设完善，才能为基建档案实现科学化管理提供有效支持。
2.转变管理理念，完善管理制度
转变“重教学、重科研、重建设、轻档案”的观念，完善基建档案管理工作的规章制度，比如高校基建档案工作领导责任制度、档案管理人员岗位责任制度、施工及监理单位档案移交规范等，为基建档案管理提供制度化保障。转变管理理念首先需要针对高校基建档案形成一个正确认识，认识到基建档案的重要性。在此基础上，创新实际管理。
比如，将施工单位档案质量作为工程验收和结算考核指标之一，强化施工单位对于工程档案质量的认识，提高档案的质量。具体而言，将档案验收合格与否作为工程项目验收的依据之一，并且作为支付工程款的依据之一。工程档案完整、准确、及时的交付给甲方，是工程验收和支付工程款的必要前提。
此外，加强奖惩制度建设也是关键。对于高校基建档案管理中人员操作失误及时进行惩罚，对具有创新成果、管理业绩突出人员及时奖励。在奖惩激励下，督促管理人员负责任的、高效参与到基建档案管理中，实现科学化管理。
只有切实通过制度完善发挥权威引导作用，在理念转变下，协调改进，提升高校基建档案管理水平。
3.创新管理人员队伍建设，提升管理水平
支持和组织基建档案管理人员分批次地脱产学习档案学、建筑学等相关基础课程，熟练掌握档案的收集、分类、鉴别、保管和保密的方法;了解工程建设的全工程;开展档案日、档案知识科普竞赛、档案知识培训，激发员工的参与热情和学校兴趣，并且加强兄弟院校之间的交流和互动;印发业务手册等，将基建档案知识手边化、便携化等，为基建档案的科学、有效地收集、保存和利用打下良好的智力基础。
通过以上多个方面改进，能够为高校基建档案管理建设一支高水平的、专业化的、创新意识强的管理队伍。在队伍高水平建设基础上，能够全面参与到高校基建档案管理中。同时，将基建档案管理与高校长远发展战略结合，实现创新，不但对于档案管理而且对于高校实现可持续发展同样有着重要现实意义。
参考文献：
[1]中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语[J]（DA/T1-2000）.中国档案，2001
[2]高等学校档案管理办法[S].中华人民共和国教育部令，2008
[3]秦 红.浅议高校基建档案的收集工作[J].广西财经学院学报，2008
[4]建筑工程资料管理规程[S].中华人民共和国行业标准，2009
[5]李江荣.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].毕节学院学报，2007
[6]贾 伟.对高校基建档案管理工作的思考与探讨[J].科技经济市场，2010
[7]沈素华，丁 翔.信息化背景下高校基建档案的有效管理及探索—结合某职业技术学院实例[J].财经界，2020
[8]马宏正.高校基建档案管理常见问题及解决策略[J].城建档案，2018
[9]宁 芳，刘英姿.高校基建檔案资源开发利用的必要性及其实践研究[J].才智，2020
（作者单位：山西农业大学财务资产处）
关键词：高等学校;基建档案特点;存在问题;改进措施
“档案”，是人类社会发展的物质外现，是某一具体历史阶段人类文化的产物。在中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》中，对档案的定义表述为：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
“高校基建档案”，是高校基建工程项目从筹备、实施到竣工交付全过程中直接形成的具有保存利用价值的文件材料。这些材料既有文字、图纸也有照片、声像等;它是校园各种建筑物、构筑物、管线等基本建设工程的规划、设计、施工、使用、维护和检修等活动的直接记录，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。
一、高校基建档案的意义和作用
1.高校基建档案是学校建设发展的历史记录
俗话说，万丈高楼平地起，基建档案如实地记录了学校建设的全过程，任何基建项目从无到有，无论是土建、水、暖、电还是园林绿化、道路;无论是新建工程还是维修改造项目。基建档案忠实地记录了每项工程的兴建和蜕变，可以说基建档案就是一部活生生的校园建设史，它是学校发展和变迁的见证，是学校基建历史的再现。如果想要查询或者回忆一座学校的发展史，档案是最为有力见证。
2.高校基建档案为今后学校的管理和发展提供了依据
山西农业大学是一所拥有百年历史的农业院校，校园坐落于山西省太谷县，整个校区分为南院教学区和北院家属区两个部分，总占地面积3515亩。学校现有各类教学办公楼、学生宿舍及生活用房、家属住宅楼共计约200栋，这些建筑中既有清代中叶建成的孟家花园建筑群、又有二十世纪初期（1907--1931年前后）建成的太谷铭贤学校建筑群，也有二十一世纪新建的崇实楼、综合教学楼，这些建筑年代跨度大、建筑项目体量大、建筑风格多样（有仿俄、仿美、中式的、现代的），由于建筑年度久远，这些古建筑的保养和维修经常发生，再加上其建筑风格各异，各类建筑档案的管理需要不断的累加和修正，管理难度很大。同时随着我省农高区建设和我校与省农科院合署办公工作的不断深入，未来势必会有更多的基建项目上马投产，学校的校园规划不断调整和完善，各类新建、改建、扩建和维修项目也将不断增加。因此，充分做好我校基建档案的收集、整理、管理和利用工作，能及时提供准确、有效地项目信息，进而促进基建管理工作和整个学校管理能力的提高。
二、高校基建档案的特点
1.专业性
基建工程具有很强的专业性，它包含勘察、设计、施工、监理、验收等多个环节，是有着固定程序的系统工程，这就决定了基建档案的管理工作也具有较强的专业性。在收集、整理、保管、统计、编目和检索以及利用等方面多要以基建工程本身的客观发展规律来组织和开展档案的管理工作。
专业性要求高校基建档案管理中必须组织一支专业化的管理队伍，通过专业技术和专业知识参与到档案管理中，在提升档案管理专业化水平中，同时能够进一步挖掘档案价值，实现现代化档案管理。
2.复杂性
（1）涉及部门多
从学校内部看，项目建设的开展与规划、招标、财务、审计、党政办等多个部门需要密切配合和协调，涉及多层次、多部门的档案类别;同时随着我省农高区建設和我校与省农科院合署办公工作的不断深入，更多的部门和人员将会参与到我校各类新建、改建、扩建和维修项目当中。
从学校外部看，项目建设从立项、施工到交付使用，需要与包括环保、城建、文物管理、勘察、土地、公安、规划、招投标、设计、施工、监理、消防等多个政府及企业的相互配合和支持，其工程档案涉及文件之多可想而知，同时，经手人多、信息量大、历时较长。
（2）基建工程管理过程程序复杂
如上文所述，工程管理分为前期准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段三各部分，在这三大部分中包含立项审批、勘察设计、工程招标、竣工验收、决算审计等若干内容，（如下图表1所示），其管理过程手续繁多，对接部门多，所产生的资料之间存在严密的逻辑关系，不能任意倒置，也不可缺少和遗失。
3.周期性
一个完整的基建工程项目从落地生根到投入使用，要经过从立项、设计、施工、竣工等多道程序，工期往往以年为单位计算;另外有的建设项目虽然已经完工，但由于消防验收整改等情况的发生，实际的资料管理过程往往比工期要长更多。
同时，这些资料在未来的几十年以内都将作为该建筑维修、改建、扩建、迁建的依据，具有一个使用周期内的参考价值，并且在使用周期内还会不断产生新的档案资料。
三、高校基建档案管理存在的问题
以山西农业大学为例，基建档案的管理工作采用二级管理方式，首先，基建规划科设有档案管理职能，主要负责在建工程的档案的收集和整理;其次，在工程结束后将档案资料悉数移交至校档案馆进行集中保管，这样的管理便于基建资料的随时调阅和参考，但在现实的管理过程中仍然存在一些问题。
1.管理观念相对滞后
相当一部分学校管理的参与者对于涉及到招生、就业、科研、财务、人事方面的工作给予了足够的重视，但基建工作往往缺乏宣传和造势、与师生日常教学生活的互动程度较低，而常常被边缘化，基建档案工作因不能立时为学校带来人力或者财力的变化，而往往更是处于不受重视的状况。
同时，档案管理人员还存在“你查我找”的被动工作思维，把档案工作看成是“顺手捎带的活儿”，在思想和观念上轻视和怠慢基建档案的收集、归档、保管和移交工作，使得资料在收集和整理过程中质量降低。 另外，就基建科室基层档案管理人员而言，其工作身份往往是兼职或是临时工，工作强度与工资待遇不成正比，导致其往往不能全身心将工作精力投入到档案管理的工作中。
基于以上分析，高校基建档案管理本身具有专业性和复杂性特点。实际基建档案管理中，如果没有形成正确的、科学的管理理念，从主观认识上存在偏差，那么引导实际工作落实中必然会出现偏颇。而深入分析发现，造成这一问题主要原因则是当前关于高校基建档案科学化管理没有形成强有力的重视。基建档案管理人员未能及时接受相关方面的培训或教育，依靠自身学习存在一定的迟缓性。这样就导致高校基建档案管理人员主观思想上未能给实际管理发挥有效引导作用。
2.基建档案管理制度不健全
各个施工单位送来的档案资料五花八门，内容有的详尽、有的缺失，在档案的收集、整理、立卷、组卷过程中没有统一的要求和标准来要求施工单位;另外在档案的的收集和借阅过程中、没有建立有效地登记和追责制度，往往是乙方说交了，但学校查不到;学校说借给乙方了，乙方却说没有借，相互之间上演辩论赛，造成档案的遗失。
就高校基建档案管理复杂性来讲，健全的管理制度不但具有有效引导作用，而且同样起着约束限制作用。在高校管理工作中，基建档案管理重要性显而易见。如果，顶层管理部门未能从制度上加以规范引导，将制度的权威性彰显出来，那么对于实际工作有序落实必然会产生不良影响。
3.档案管理人员缺乏专业的技术培训
基础建设面对的是不同项目、不同内容的工程档案，因此，基建档案管理工作不仅要求管理员具备专业的档案学方面的相关知识，同时，也应该熟悉基建方面的基本程序和内容，同时也应该熟练掌握计算机操作，初步实现档案的电子化的工作要求。这就要求基建档案管理工作者不仅要有要有基本的档案学、建筑学知识，还应该具有一定的计算机操作相关技能。
然而，由于对基建档案管理意识不强，基建档案管理员往往是兼职;有时管理员不是专人专岗，又会频繁更换，这不仅导致档案管理人员不能对工程的各个阶段有全面、清晰的认识，也不具备培训和外出进修和学习的机会，也容易导致 “人在资料在，人换资料失”的局面。
归根到底，管理人员没有接受专业培训，主要是学校方面没有主动链接资源，未能就基建档案管理形成正确认识，在资金投入和平台提供方面比较落后。虽然现今基建档案管理依赖信息技术和网络平台，但是归根到底还是依靠人的操作，人员仍然是基建档案管理核心工作。
四、基建档案管理工作的改进措施
1.完善档案管理硬件设施
俗语道，巧妇难为无米之炊。当下基建档案的收集和保存，已经远远不能止步于纸质材料，视频、图片、音频等材料也成为档案保存的重要介质，需要我们不断提高档案管理的数字化程度。因此，除了传统意义上的库房、档案架以外，在硬件设施上还要有电脑、移动硬盘、照相机、刻录仪、大型图纸专业扫描仪等硬件设施的支持。为了引进一批性能高的硬件，且能够增强对实际硬件的维护，这就需要学校方面与专业维护机构实现长期合作，并且增加投入成本加强硬件维护和老化硬件替换。只有基础配套设施建设完善，才能为基建档案实现科学化管理提供有效支持。
2.转变管理理念，完善管理制度
转变“重教学、重科研、重建设、轻档案”的观念，完善基建档案管理工作的规章制度，比如高校基建档案工作领导责任制度、档案管理人员岗位责任制度、施工及监理单位档案移交规范等，为基建档案管理提供制度化保障。转变管理理念首先需要针对高校基建档案形成一个正确认识，认识到基建档案的重要性。在此基础上，创新实际管理。
比如，将施工单位档案质量作为工程验收和结算考核指标之一，强化施工单位对于工程档案质量的认识，提高档案的质量。具体而言，将档案验收合格与否作为工程项目验收的依据之一，并且作为支付工程款的依据之一。工程档案完整、准确、及时的交付给甲方，是工程验收和支付工程款的必要前提。
此外，加强奖惩制度建设也是关键。对于高校基建档案管理中人员操作失误及时进行惩罚，对具有创新成果、管理业绩突出人员及时奖励。在奖惩激励下，督促管理人员负责任的、高效参与到基建档案管理中，实现科学化管理。
只有切实通过制度完善发挥权威引导作用，在理念转变下，协调改进，提升高校基建档案管理水平。
3.创新管理人员队伍建设，提升管理水平
支持和组织基建档案管理人员分批次地脱产学习档案学、建筑学等相关基础课程，熟练掌握档案的收集、分类、鉴别、保管和保密的方法;了解工程建设的全工程;开展档案日、档案知识科普竞赛、档案知识培训，激发员工的参与热情和学校兴趣，并且加强兄弟院校之间的交流和互动;印发业务手册等，将基建档案知识手边化、便携化等，为基建档案的科学、有效地收集、保存和利用打下良好的智力基础。
通过以上多个方面改进，能够为高校基建档案管理建设一支高水平的、专业化的、创新意识强的管理队伍。在队伍高水平建设基础上，能够全面参与到高校基建档案管理中。同时，将基建档案管理与高校长远发展战略结合，实现创新，不但对于档案管理而且对于高校实现可持续发展同样有着重要现实意义。
参考文献：
[1]中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语[J]（DA/T1-2000）.中国档案，2001
[2]高等学校档案管理办法[S].中华人民共和国教育部令，2008
[3]秦 红.浅议高校基建档案的收集工作[J].广西财经学院学报，2008
[4]建筑工程资料管理规程[S].中华人民共和国行业标准，2009
[5]李江荣.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].毕节学院学报，2007
[6]贾 伟.对高校基建档案管理工作的思考与探讨[J].科技经济市场，2010
[7]沈素华，丁 翔.信息化背景下高校基建档案的有效管理及探索—结合某职业技术学院实例[J].财经界，2020
[8]马宏正.高校基建档案管理常见问题及解决策略[J].城建档案，2018
[9]宁 芳，刘英姿.高校基建檔案资源开发利用的必要性及其实践研究[J].才智，2020
（作者单位：山西农业大学财务资产处）