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摘 要：随着学分制的改革，传统教学模式已经无法满足电大发展的需求，而学籍档案管理作为组成电大教育重要部分，也需要进行相应的革新。本文是从档案管理的角度，对新时期电大学籍档案管理进行研究并提出了相对应的对策与措施。
关键词：学分制 电大 学籍档案
电大学籍档案是指被广播电视大学录取的学生，在大学期间参加的社会实践活动以及学习与生活的记录，这份记录对其自身以及学校与社会都有保存的意义与价值，最后落实到学籍档案。对于生源分布在各行各业的成人高校来说，学籍档案管理就显得更加重要。学籍管理反映出的不仅仅是学生的来源去向与素质层次，更加反映出了学校的管理水平。接下来将对学分制下电大学籍档案的管理谈一些粗浅的认识。
一、学分制电大学籍管理档案特点及作用
1.学分制下电大学籍管理档案的特点。
1.1学籍档案内容的原始性与真实性。学籍档案重在准确度和可靠度，学籍档案从学生入学开始，详细真实记录学生在校期间的奖惩情况，学业完成情况，以及参加的社会活动等。失去原始性或是真实性的学籍档案也就失去了意义。
1.2学籍档案来源的多样性和综合性。在学分制改革的影响下，学籍档案的内容来源更加广泛，涉及的部门也更多，相比从前多了学籍登记表格和录取通知书等，学籍档案的来源更加具有多样性和广泛性。
1.3学籍档案形成的周期性和系统性。学生学籍档案内容记录与学生在校期间参加的社会或者校内活动、在学校的学习情况、奖惩情况息息相关，因而学生学籍情况月学年的开始结束联系密切，呈现出一定的周期性和系统性。
2学分制下学籍档案管理的作用。学生档案记录的是一个学生学习期间的所有重要信息。那就是说，电大学籍档案是把学生平时学习与活动中的各种信息进行归类整理，最后形成一份有价值的材料，最后转入人才服务中心并增加就业协议记录，就形成了学籍档案。
3.学分制下电大学籍档案的管理原则。
3.1保证学籍档案的完整性和系统性。一份完整的学籍档案记录了一个学生从入学到毕业的各个过程，全面体现了学生的各种素质发展变化，思想与行为的发展历程等内容。一份完整的学籍档案能为学生的就业起到重要的证明作用。考虑到档案的完整性，部分内容必须由管理人员一手操办。
3.2采取灵活的组卷方法。组卷的首要原则是方便实用。必须按照实际情况进行组卷。如学生成绩单等材料应当依照专业进行编排，而休学退学、奖惩材料则按照人头的方式更合适。组卷方法要灵活多变。
3.3进行科学的分类和编号。常见的分类编号的方法有：年度分类编号和将学籍档案分成大类两种方法。前者符合人们日常管理的习惯，但是存在在管理上和使用上的不便等弊端。后者将学籍档案分为不同的大类，编上流水号分放在不同的档案柜，相比前者在查找时更加便利。
3.4使用合适的检索工具。有目的、有计划的科学编制检索工具，将电子技术引入到档案管理之中，通过查找关键字来搜索相关信息为后面的工作节省了时间和人力。
二、学分制下电大学籍档案管理的不足
1.对学籍档案管理的重要性认识不足。当前社会对技术型人才的需求日益增长，职技校的学生数量大幅增加，极大的提升了电大学籍档案管理的难度。与此同时，不论学生还是档案管理者，普遍缺乏对档案的重视。从学生层面而言，学生自身对于档案的作用认识不明确，缺乏足够的关注，加之职技校学生在校时间较短，流动性较大，他们离开学校之后甚至不了解自身档案去向，一定程度上导致了档案管理者对档案管理的忽视。从管理者的角度而言，学生数量的剧增使档案的管理工作量大，程序繁琐，在学分制引入之后，这一问题表现的更为突出，在档案未受到学生及相关各方面的重视的情况下，就容易使其认为档案无关紧要，从而形成档案管理意识淡薄的局面。档案管理者对档案的保存意识严重缺乏，很大程度上增加了档案管理的困难程度。
2.对学生学籍档案管理存在着管理不规范的问题。由于电大实行学分制的推进与改革，更加增加了学籍档案管理的难度，使学籍档案管理存在了许多的弊端。在学生成绩的审核与毕业的判定上更与其他高校的方法存在差异，不能按照之前的标准来评判，于是导致了管理的不规范。
3.学籍管理队伍有待改善。由于办学规模的不断扩大，办学形式往多样化的方向发展，这些都为学籍管理带来了极大的难度。首先是现有人力无法满足日益增加的工作量，繁重的管理工作占据了管理者的时间，使得他们更加没有精力进行工作的创新，同时也使学籍管理工作的效率大大降低，直接影响到学校的管理质量。其次是管理人员的素质无法满足形式发展的需求，很多学籍管理者都是“半路出家”的，并不是专业的，这就使他们在学籍管理的各种知识以及基础理论方面存在着缺陷，最终导致学籍管理工作水平无法提高，只能停留在传统型、事务型的管理这种水平上，不利于学籍管理工作的开展。
三、学分制下电大学籍档案的管理措施
1.提升档案管理工作人员的专业素质与职业道德修养。首先，解决电大学籍档案管理人员专业能力不足的问题。目前，对电大档案管理的认知存在一定误区，认为不过是简单的整理资料而已，实则不然，档案管理是一项具备专业要求的工作，对管理人员的专业能力提出相应要求。因此，打造一支专业的学籍管理队伍是当务之急。一方面要采取招聘的方式选用具备专业档案管理能力的人才，充实档案管理专业队伍；另一方面对现有管理人员进行培训，提升其专业技能，从而提高档案管理水平。
2.增强电大管理层的学籍档案管理意识。要增强电大管理层的学籍档案管理意识，需要做到以下三点：一是要定期组织电大管理层的学籍档案管理相关理论知识培訓。二是要将学籍档案管理纳入到考核电大管理层日常工作政绩绩效流程中，并建立一套完整的奖惩制度。三是在实际的学籍档案管理工作中，对于其中存在的一系列技术困难与问题及时的采取措施予以解决。
3.建立健全电大学籍档案管理机制。要建立健全电大学籍档案管理机制，需要做到以下两点：一是电大要对自身学生的学籍档案管理现状有一个清醒的认识，要采取措施找出其中的问题与原因。二是要按照国家有关档案管理的实际状况，制定出符合电大学籍档案管理的机制，使得电大的学籍档案管理人员在实际的工作中做好有章可循、有法可依，不断增强学籍档案管理人员的法制观念。
4.做好档案管理的基础工作。基础档案管理工作主要包含两个部分：首先要明确档案管理的内容；二是档案管理部门在将这些学籍档案保存三年以后需要立即移交到电大的管理室并按照相关规定办理移交手续。
5.应用新技术提升电大学籍档案管理的现代化水平。在电大档案中，学籍档案的利用率往往较高。因此，我们得应用新技术提升电大学籍档案管理的现代化水平。想要高效、公正、准确、科学的学籍管理，一个最基本的条件就是实现管理上的现代化。以增强学籍档案管理的安全性、永久性以及便携性，查看检索的方便性以及分类统计管理的科学规范性，从而在最大程度上减少学籍档案管理介质内容的存放空间。
四、结语
学生学籍档案管理在当今社会的发展中具有十分重要的地位，关乎学生今后的发展，甚至是社会的稳定。因此一定要树立较强的档案管理意识，不管现在的学籍管理中存在着何种的问题，我们都应积极的去克服。充分利用现代科技，引进先进的管理水平，解决学分制下电大学籍档案管理存在的诸多问题，促使学分制下电大学生档案管理工作朝规范化、科学化、现代化的方向发展。
参考文献：
[1]钱泓霏.浅析电大学籍档案管理工作[J].湖北广播电视大学学报，2013，08：13-14.
[2]刘新喻.做好开放大学学籍档案管理工作的思考[J].青海师范大学学报（哲学社会科学版），2014，02：162-164.
[3]耿爽.省级电大开放教育学籍管理规范化研究[J].学园，2014，08：28-29.
关键词：学分制 电大 学籍档案
电大学籍档案是指被广播电视大学录取的学生，在大学期间参加的社会实践活动以及学习与生活的记录，这份记录对其自身以及学校与社会都有保存的意义与价值，最后落实到学籍档案。对于生源分布在各行各业的成人高校来说，学籍档案管理就显得更加重要。学籍管理反映出的不仅仅是学生的来源去向与素质层次，更加反映出了学校的管理水平。接下来将对学分制下电大学籍档案的管理谈一些粗浅的认识。
一、学分制电大学籍管理档案特点及作用
1.学分制下电大学籍管理档案的特点。
1.1学籍档案内容的原始性与真实性。学籍档案重在准确度和可靠度，学籍档案从学生入学开始，详细真实记录学生在校期间的奖惩情况，学业完成情况，以及参加的社会活动等。失去原始性或是真实性的学籍档案也就失去了意义。
1.2学籍档案来源的多样性和综合性。在学分制改革的影响下，学籍档案的内容来源更加广泛，涉及的部门也更多，相比从前多了学籍登记表格和录取通知书等，学籍档案的来源更加具有多样性和广泛性。
1.3学籍档案形成的周期性和系统性。学生学籍档案内容记录与学生在校期间参加的社会或者校内活动、在学校的学习情况、奖惩情况息息相关，因而学生学籍情况月学年的开始结束联系密切，呈现出一定的周期性和系统性。
2学分制下学籍档案管理的作用。学生档案记录的是一个学生学习期间的所有重要信息。那就是说，电大学籍档案是把学生平时学习与活动中的各种信息进行归类整理，最后形成一份有价值的材料，最后转入人才服务中心并增加就业协议记录，就形成了学籍档案。
3.学分制下电大学籍档案的管理原则。
3.1保证学籍档案的完整性和系统性。一份完整的学籍档案记录了一个学生从入学到毕业的各个过程，全面体现了学生的各种素质发展变化，思想与行为的发展历程等内容。一份完整的学籍档案能为学生的就业起到重要的证明作用。考虑到档案的完整性，部分内容必须由管理人员一手操办。
3.2采取灵活的组卷方法。组卷的首要原则是方便实用。必须按照实际情况进行组卷。如学生成绩单等材料应当依照专业进行编排，而休学退学、奖惩材料则按照人头的方式更合适。组卷方法要灵活多变。
3.3进行科学的分类和编号。常见的分类编号的方法有：年度分类编号和将学籍档案分成大类两种方法。前者符合人们日常管理的习惯，但是存在在管理上和使用上的不便等弊端。后者将学籍档案分为不同的大类，编上流水号分放在不同的档案柜，相比前者在查找时更加便利。
3.4使用合适的检索工具。有目的、有计划的科学编制检索工具，将电子技术引入到档案管理之中，通过查找关键字来搜索相关信息为后面的工作节省了时间和人力。
二、学分制下电大学籍档案管理的不足
1.对学籍档案管理的重要性认识不足。当前社会对技术型人才的需求日益增长，职技校的学生数量大幅增加，极大的提升了电大学籍档案管理的难度。与此同时，不论学生还是档案管理者，普遍缺乏对档案的重视。从学生层面而言，学生自身对于档案的作用认识不明确，缺乏足够的关注，加之职技校学生在校时间较短，流动性较大，他们离开学校之后甚至不了解自身档案去向，一定程度上导致了档案管理者对档案管理的忽视。从管理者的角度而言，学生数量的剧增使档案的管理工作量大，程序繁琐，在学分制引入之后，这一问题表现的更为突出，在档案未受到学生及相关各方面的重视的情况下，就容易使其认为档案无关紧要，从而形成档案管理意识淡薄的局面。档案管理者对档案的保存意识严重缺乏，很大程度上增加了档案管理的困难程度。
2.对学生学籍档案管理存在着管理不规范的问题。由于电大实行学分制的推进与改革，更加增加了学籍档案管理的难度，使学籍档案管理存在了许多的弊端。在学生成绩的审核与毕业的判定上更与其他高校的方法存在差异，不能按照之前的标准来评判，于是导致了管理的不规范。
3.学籍管理队伍有待改善。由于办学规模的不断扩大，办学形式往多样化的方向发展，这些都为学籍管理带来了极大的难度。首先是现有人力无法满足日益增加的工作量，繁重的管理工作占据了管理者的时间，使得他们更加没有精力进行工作的创新，同时也使学籍管理工作的效率大大降低，直接影响到学校的管理质量。其次是管理人员的素质无法满足形式发展的需求，很多学籍管理者都是“半路出家”的，并不是专业的，这就使他们在学籍管理的各种知识以及基础理论方面存在着缺陷，最终导致学籍管理工作水平无法提高，只能停留在传统型、事务型的管理这种水平上，不利于学籍管理工作的开展。
三、学分制下电大学籍档案的管理措施
1.提升档案管理工作人员的专业素质与职业道德修养。首先，解决电大学籍档案管理人员专业能力不足的问题。目前，对电大档案管理的认知存在一定误区，认为不过是简单的整理资料而已，实则不然，档案管理是一项具备专业要求的工作，对管理人员的专业能力提出相应要求。因此，打造一支专业的学籍管理队伍是当务之急。一方面要采取招聘的方式选用具备专业档案管理能力的人才，充实档案管理专业队伍；另一方面对现有管理人员进行培训，提升其专业技能，从而提高档案管理水平。
2.增强电大管理层的学籍档案管理意识。要增强电大管理层的学籍档案管理意识，需要做到以下三点：一是要定期组织电大管理层的学籍档案管理相关理论知识培訓。二是要将学籍档案管理纳入到考核电大管理层日常工作政绩绩效流程中，并建立一套完整的奖惩制度。三是在实际的学籍档案管理工作中，对于其中存在的一系列技术困难与问题及时的采取措施予以解决。
3.建立健全电大学籍档案管理机制。要建立健全电大学籍档案管理机制，需要做到以下两点：一是电大要对自身学生的学籍档案管理现状有一个清醒的认识，要采取措施找出其中的问题与原因。二是要按照国家有关档案管理的实际状况，制定出符合电大学籍档案管理的机制，使得电大的学籍档案管理人员在实际的工作中做好有章可循、有法可依，不断增强学籍档案管理人员的法制观念。
4.做好档案管理的基础工作。基础档案管理工作主要包含两个部分：首先要明确档案管理的内容；二是档案管理部门在将这些学籍档案保存三年以后需要立即移交到电大的管理室并按照相关规定办理移交手续。
5.应用新技术提升电大学籍档案管理的现代化水平。在电大档案中，学籍档案的利用率往往较高。因此，我们得应用新技术提升电大学籍档案管理的现代化水平。想要高效、公正、准确、科学的学籍管理，一个最基本的条件就是实现管理上的现代化。以增强学籍档案管理的安全性、永久性以及便携性，查看检索的方便性以及分类统计管理的科学规范性，从而在最大程度上减少学籍档案管理介质内容的存放空间。
四、结语
学生学籍档案管理在当今社会的发展中具有十分重要的地位，关乎学生今后的发展，甚至是社会的稳定。因此一定要树立较强的档案管理意识，不管现在的学籍管理中存在着何种的问题，我们都应积极的去克服。充分利用现代科技，引进先进的管理水平，解决学分制下电大学籍档案管理存在的诸多问题，促使学分制下电大学生档案管理工作朝规范化、科学化、现代化的方向发展。
参考文献：
[1]钱泓霏.浅析电大学籍档案管理工作[J].湖北广播电视大学学报，2013，08：13-14.
[2]刘新喻.做好开放大学学籍档案管理工作的思考[J].青海师范大学学报（哲学社会科学版），2014，02：162-164.
[3]耿爽.省级电大开放教育学籍管理规范化研究[J].学园，2014，08：28-29.