论文部分内容阅读
摘 要： 中国第二历史档案馆积极响应国家档案局号召，开始全面实施档案数字化和异质异地备份工作。为了做好档案的异质异地备份，首先要让全体职工认识到异质异地备份工作的重要性，抓紧制定实施档案异质异地备份的原则和实施方法，解决在异质异地备份工作中的几个问题。
关键词： 民国档案 数字化 异质异地备份
档案，特别是历史档案，是国家的特殊战略资源，与其他资源不同，档案具有不可再生性，一旦损毁将造成无法估量的严重后果。档案安全在档案工作中始终处于重要的位置，是档案工作的生命线。我馆的前身是于1951年2月1日成立的中国科学院近代史研究所南京史料整理处。其任务是搜集、整理和保管1912年至1949年期间南京临时政府，广州、武汉国民政府，民国北京政府，国民党政府和汪伪政权中央机关的档案。所存档案都是孤本，任何闪失都会让我们遗恨千古。唯有实施异质异地备份，方可倍增档案的安全系数，确保我们党和国家的历史记忆永不消失。
传统档案安全保护主要是针对温度、湿度、霉虫、纸张、字迹等威胁档案实体安全的环境和技术因素而展开的，目的是为了延长档案本身的自然寿命。然而，事实告诉我们，影响档案安全的因素远不止这些，有的甚至是毁灭性的。
根据国外的调查机构对发生的自然灾害和人为灾害进行的调查统计表明，自然灾害和人为灾害损比率为1：5.4，损失大部分是由自然灾害造成的，这表明自然灾害对人类造成的损失是巨大的。2008年的汶川地震、青海玉树地震、舟曲特大山洪泥石流等特大自然灾害导致几十万卷档案被毁。这些由地震、海啸、泥石流、山体滑坡等地质灾害和台风、龙卷风、洪水、雷击等气象灾害所引发的自然灾害无疑是在提醒我们：要确保档案万一，就必须早做准备。
有鉴于此，实施档案的异质异地备份保管，不仅是档案安全保管的重要措施，还是防灾减灾的必要手段。
所谓档案异质异地备份，就是以防范风险、安全管理为目的，将原始档案信息通过专门的技术手段复录到其他介质，形成不同载体的多份信息存储，并将其与档案原件分别保存在不同地点的工作过程和管理形态。我馆档案的异质异地备份是新形势下我馆档案安全体系建设最重要的内容之一，也是现阶段亟待解决的问题之一。
一、档案异质异地备份的可行性和紧迫性
我馆直属国家档案局领导，为中央级档案馆，所以在档案异地备份方面优势十分明显。我国幅员广阔，地理环境丰富，地形结构多样，为我馆实施异地备份创造了很好的条件。现代信息技术和档案保护技术日趋成熟和广泛应用，为异质备份打下了坚实的基础。我馆档案异质已由过去单纯复印发展为缩微、数字化、高仿真复制、馆用小型服务器存储等多种手段和方法，形成胶片、计算机网络、光盘等多种载体形式的备份。我们可以同时采取多种形式、多种载体，形成多套异质备份。
我国是个有着五千多年悠久历史的国家，早在隋唐时期就有明确档案备份的制度。当时皇家珍贵档案都要求抄写几套甚至几十套放在不同的地方，以确保安全。上个世纪三十年代的战争时期，党中央的所有档案都要求准备三套，分别存放在三个不同的机关保管。国外也有不少成功经验值得借鉴，如二战时期，英国为了在战争中保证国家档案的安全，将国家档案备份存在美国国家档案馆。
近年来，我国国家档案安全建设和异质异地备份的工作进步较快，为此，国家档案局还专门召开了会议指出：“档案的安全备份，既是要防止火灾、虫灾、盗窃、温湿度损害等较小范围破坏对档案的损害，更主要的还是防止地震、洪水、战争、群体性事件等较大范围破坏对档案的损害。”所有这些理论探索和历史实践，都为实施档案异质异地备份提供了很好的历史对照和策略选择。异质方面，从1985年开始，我馆就开展缩微复制工作，至2008年年底，对馆藏南京临时政府档案、陆海军大元帅大本营档案、广州和武汉国民政府档案、国民政府行政院、国立中央大学、国民政府总统府和战史编纂委员会等全宗档案和海关档案史料选编、山西省情报军事档案选编、抗日战争正面战场等专题档案进行缩微复制，共计4264盘胶卷、1千多万画幅。从上世纪九十年末我馆就开始利用光盘作为档案信息的存储介质，至2008年，本馆档案光盘制作并存贮的总画幅数已达760多万画幅。从2009年开始我馆根据国家档案局的要求，全面加快了馆藏民国档案数字化工程建设速度，重点开始启动馆藏民国档案全宗档案整理、全宗及专题全文数字化、各类数据库建设。异地方面，我馆更有优势，由于我馆是国家级档案馆，在异地备份方面有更多选择，既有北京的国家馆和一史馆可选，又可选择全国的任一省馆相互结对，可以省略一大部分经费，由此，在我馆实施档案异质异地备份已经具备了比较可靠的基础，时机已经成熟，而所要做的就是抓住机遇，全面展开，尽快落实。
二、档案异质异地备份的基本原则和方法
（一）基本原则
1.因情而异。目前我馆所收藏的档案生成的年代不同，载体不同，记录的方式不同，保管条件不同，完好程度不同等，决定了档案异质异地备份工作必须从实际出发，针对不同情况，采取不同的方法和措施，确保质量效益。
2.稳妥可靠。确保档案载体和信息安全是档案异质异地备份的唯一目的。档案异质异地备份绝不是简单的异质异地存放，而是针对各种风险、极端情况采取的预备措施。异质异地备份档案应与档案馆馆藏档案的日常管理一样，同时具备恒温恒湿、防虫防霉、防火防盗等综合防护能力，使备份档案始终处于严格的监控之中。
3.突出重点。异质备份是异地备份的基础和前提。我馆收藏的民国档案共有1354个全宗、220多万卷，要将如此众多的民国档案全部数字化、缩微化不是短时间可以完成的。因此，必须抓住重点，按照先重要后一般，先历史后现行，先使用率高的后使用率低的档案顺序，分步实施，对已经异质备份的档案，可以先行进行异地备份。这是一项长期的工作。要脚踏实地，防止急功近利。
（二）实施方法 目前，实施档案异质备份的方法主要有三种：
1.复制。目前主要包括静电复制和高仿真复制。静电复制也就是复印机复制，但纸墨寿命有待验证，这个方面我馆很少，可以忽略不计。高仿真复制可以以假乱真，需要专业人士和专业技能才能实现，成本太高，我馆主要用在特别珍贵档案的备份，数量也很少。
2.数字化。速度快，占用空间小，能够生成多套备份，检索也方便，便于安全利用档案信息。缺点是技术依赖性太强，需专门的设备和系统环境支撑，而且容易篡改。目前我馆有自己的服务器，有一批专业人员，有比较可靠的技术支撑。
3.缩微。存储容量大，保管寿命长，醋酸片可使用百年以上，聚酯片更可使用五百年以上，设备依赖性小，使用方便。缺点是开展速度慢，消耗材料巨大。
上面所列述的几种异质备份各有利弊。笔者认为应该以着眼未来，以发展的眼光看待问题和解决问题，档案数字化是历史潮流，光盘以其存储适量、不可更改、寿命较长、价格低廉、便于查找、数据可监测和寿命可监测等突出优点已经在档案行业电子文件保存方面得到普遍认可。我馆从2009年开始了以光盘为档案信息主要载体的工作。
三、档案异质异地备份工作必须解决的主要问题
档案异质异地备份工作是一项复杂的系统工程，也是一项基础性工作，在实践工作中我们必须解决好几个问题：
（一）要强化我馆员工的安全意识。有什么样的意识就会有什么样的行动。实施档案异质异地备份，首先要树立思想的安全防线，强化忧患意识和责任意识。
（二）要以发展的眼光来统筹规划。应当在深入调研科学论证的基础上，认真做好整体规划，组织实施才能有顺序展开，避免资源的无谓消耗和浪费。
（三）要制定好档案异质异地备份的标准。标准体系的建设，是做好各项工作的前提。当前，我馆在实行档案异质异地备份的纸张、照片、缩微品、声像，以及电子光盘等新型载体的异质标准方面有缺乏；异质备份库的建筑选址的标准；备份库建设的标准；恒温恒湿的标准等方面都还存在不少空白。
“为史存真，唯安是本！”，在追求技术领先与可靠安全这一对矛盾统一体中，档案工作者解决的侧重无疑应该是后者——安全，而异质异地备份恰恰起到了这种维护档案安全的作用。我们相信，异质异地备份将会证明中国档案对世界档案的作用不仅在于组建了全世界最宏大的档案事业体系，更在于它对人类文明传承所作出的贡献。
参考文献：
[1]中国档案.
[2]档案学通讯.
[3]百年潮.
[4]档案春秋.
关键词： 民国档案 数字化 异质异地备份
档案，特别是历史档案，是国家的特殊战略资源，与其他资源不同，档案具有不可再生性，一旦损毁将造成无法估量的严重后果。档案安全在档案工作中始终处于重要的位置，是档案工作的生命线。我馆的前身是于1951年2月1日成立的中国科学院近代史研究所南京史料整理处。其任务是搜集、整理和保管1912年至1949年期间南京临时政府，广州、武汉国民政府，民国北京政府，国民党政府和汪伪政权中央机关的档案。所存档案都是孤本，任何闪失都会让我们遗恨千古。唯有实施异质异地备份，方可倍增档案的安全系数，确保我们党和国家的历史记忆永不消失。
传统档案安全保护主要是针对温度、湿度、霉虫、纸张、字迹等威胁档案实体安全的环境和技术因素而展开的，目的是为了延长档案本身的自然寿命。然而，事实告诉我们，影响档案安全的因素远不止这些，有的甚至是毁灭性的。
根据国外的调查机构对发生的自然灾害和人为灾害进行的调查统计表明，自然灾害和人为灾害损比率为1：5.4，损失大部分是由自然灾害造成的，这表明自然灾害对人类造成的损失是巨大的。2008年的汶川地震、青海玉树地震、舟曲特大山洪泥石流等特大自然灾害导致几十万卷档案被毁。这些由地震、海啸、泥石流、山体滑坡等地质灾害和台风、龙卷风、洪水、雷击等气象灾害所引发的自然灾害无疑是在提醒我们：要确保档案万一，就必须早做准备。
有鉴于此，实施档案的异质异地备份保管，不仅是档案安全保管的重要措施，还是防灾减灾的必要手段。
所谓档案异质异地备份，就是以防范风险、安全管理为目的，将原始档案信息通过专门的技术手段复录到其他介质，形成不同载体的多份信息存储，并将其与档案原件分别保存在不同地点的工作过程和管理形态。我馆档案的异质异地备份是新形势下我馆档案安全体系建设最重要的内容之一，也是现阶段亟待解决的问题之一。
一、档案异质异地备份的可行性和紧迫性
我馆直属国家档案局领导，为中央级档案馆，所以在档案异地备份方面优势十分明显。我国幅员广阔，地理环境丰富，地形结构多样，为我馆实施异地备份创造了很好的条件。现代信息技术和档案保护技术日趋成熟和广泛应用，为异质备份打下了坚实的基础。我馆档案异质已由过去单纯复印发展为缩微、数字化、高仿真复制、馆用小型服务器存储等多种手段和方法，形成胶片、计算机网络、光盘等多种载体形式的备份。我们可以同时采取多种形式、多种载体，形成多套异质备份。
我国是个有着五千多年悠久历史的国家，早在隋唐时期就有明确档案备份的制度。当时皇家珍贵档案都要求抄写几套甚至几十套放在不同的地方，以确保安全。上个世纪三十年代的战争时期，党中央的所有档案都要求准备三套，分别存放在三个不同的机关保管。国外也有不少成功经验值得借鉴，如二战时期，英国为了在战争中保证国家档案的安全，将国家档案备份存在美国国家档案馆。
近年来，我国国家档案安全建设和异质异地备份的工作进步较快，为此，国家档案局还专门召开了会议指出：“档案的安全备份，既是要防止火灾、虫灾、盗窃、温湿度损害等较小范围破坏对档案的损害，更主要的还是防止地震、洪水、战争、群体性事件等较大范围破坏对档案的损害。”所有这些理论探索和历史实践，都为实施档案异质异地备份提供了很好的历史对照和策略选择。异质方面，从1985年开始，我馆就开展缩微复制工作，至2008年年底，对馆藏南京临时政府档案、陆海军大元帅大本营档案、广州和武汉国民政府档案、国民政府行政院、国立中央大学、国民政府总统府和战史编纂委员会等全宗档案和海关档案史料选编、山西省情报军事档案选编、抗日战争正面战场等专题档案进行缩微复制，共计4264盘胶卷、1千多万画幅。从上世纪九十年末我馆就开始利用光盘作为档案信息的存储介质，至2008年，本馆档案光盘制作并存贮的总画幅数已达760多万画幅。从2009年开始我馆根据国家档案局的要求，全面加快了馆藏民国档案数字化工程建设速度，重点开始启动馆藏民国档案全宗档案整理、全宗及专题全文数字化、各类数据库建设。异地方面，我馆更有优势，由于我馆是国家级档案馆，在异地备份方面有更多选择，既有北京的国家馆和一史馆可选，又可选择全国的任一省馆相互结对，可以省略一大部分经费，由此，在我馆实施档案异质异地备份已经具备了比较可靠的基础，时机已经成熟，而所要做的就是抓住机遇，全面展开，尽快落实。
二、档案异质异地备份的基本原则和方法
（一）基本原则
1.因情而异。目前我馆所收藏的档案生成的年代不同，载体不同，记录的方式不同，保管条件不同，完好程度不同等，决定了档案异质异地备份工作必须从实际出发，针对不同情况，采取不同的方法和措施，确保质量效益。
2.稳妥可靠。确保档案载体和信息安全是档案异质异地备份的唯一目的。档案异质异地备份绝不是简单的异质异地存放，而是针对各种风险、极端情况采取的预备措施。异质异地备份档案应与档案馆馆藏档案的日常管理一样，同时具备恒温恒湿、防虫防霉、防火防盗等综合防护能力，使备份档案始终处于严格的监控之中。
3.突出重点。异质备份是异地备份的基础和前提。我馆收藏的民国档案共有1354个全宗、220多万卷，要将如此众多的民国档案全部数字化、缩微化不是短时间可以完成的。因此，必须抓住重点，按照先重要后一般，先历史后现行，先使用率高的后使用率低的档案顺序，分步实施，对已经异质备份的档案，可以先行进行异地备份。这是一项长期的工作。要脚踏实地，防止急功近利。
（二）实施方法 目前，实施档案异质备份的方法主要有三种：
1.复制。目前主要包括静电复制和高仿真复制。静电复制也就是复印机复制，但纸墨寿命有待验证，这个方面我馆很少，可以忽略不计。高仿真复制可以以假乱真，需要专业人士和专业技能才能实现，成本太高，我馆主要用在特别珍贵档案的备份，数量也很少。
2.数字化。速度快，占用空间小，能够生成多套备份，检索也方便，便于安全利用档案信息。缺点是技术依赖性太强，需专门的设备和系统环境支撑，而且容易篡改。目前我馆有自己的服务器，有一批专业人员，有比较可靠的技术支撑。
3.缩微。存储容量大，保管寿命长，醋酸片可使用百年以上，聚酯片更可使用五百年以上，设备依赖性小，使用方便。缺点是开展速度慢，消耗材料巨大。
上面所列述的几种异质备份各有利弊。笔者认为应该以着眼未来，以发展的眼光看待问题和解决问题，档案数字化是历史潮流，光盘以其存储适量、不可更改、寿命较长、价格低廉、便于查找、数据可监测和寿命可监测等突出优点已经在档案行业电子文件保存方面得到普遍认可。我馆从2009年开始了以光盘为档案信息主要载体的工作。
三、档案异质异地备份工作必须解决的主要问题
档案异质异地备份工作是一项复杂的系统工程，也是一项基础性工作，在实践工作中我们必须解决好几个问题：
（一）要强化我馆员工的安全意识。有什么样的意识就会有什么样的行动。实施档案异质异地备份，首先要树立思想的安全防线，强化忧患意识和责任意识。
（二）要以发展的眼光来统筹规划。应当在深入调研科学论证的基础上，认真做好整体规划，组织实施才能有顺序展开，避免资源的无谓消耗和浪费。
（三）要制定好档案异质异地备份的标准。标准体系的建设，是做好各项工作的前提。当前，我馆在实行档案异质异地备份的纸张、照片、缩微品、声像，以及电子光盘等新型载体的异质标准方面有缺乏；异质备份库的建筑选址的标准；备份库建设的标准；恒温恒湿的标准等方面都还存在不少空白。
“为史存真，唯安是本！”，在追求技术领先与可靠安全这一对矛盾统一体中，档案工作者解决的侧重无疑应该是后者——安全，而异质异地备份恰恰起到了这种维护档案安全的作用。我们相信，异质异地备份将会证明中国档案对世界档案的作用不仅在于组建了全世界最宏大的档案事业体系，更在于它对人类文明传承所作出的贡献。
参考文献：
[1]中国档案.
[2]档案学通讯.
[3]百年潮.
[4]档案春秋.