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摘要：本文结合高职院校的实际情况，分析了高职院校在基建档案中存在的问题和加强高职院校基建档案管理办法及对策。
关键词：高职院校；档案管理
中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）03-00-01
凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。高职院校基建档案管理和开发利用是高职教育管理的重要组成部分，为学校当前和长远具体参考价值和凭证作用。随着高职院校办学规模的不断扩大以及高职院校教育的不断深化，现有的办学条件已适应不了教育发展的要求，很多高职院校大力开发扩大办学条件都是新建学校，在新学校的基建项目过程中，基建档案管理工作出现很多问题。
一、高职院校基建档案管理存在的问题
1.基建档案管理工作得不到领导的应有重视
领导不重视基建档案的重要性，对基建档案管理工作认识有误区。只重视教学档案工作的管理，认为学校是以教育为主，教学档案才是最重要的，对基建档案管理工作有偏见，只要工程建设好就可以了，对基建图纸和资料保存与否无所谓，忽视对基建档案的归档工作。由于领导思想认识上重视程度不够，导致基建档案管理工作难度加大。
2.基建档案管理人员责任心不强，素质不高
档案管理人员的业务素质，是档案管理“科学化、标准化、规范化、法制化”的重要保证。高职院校档案管理专业人员不多，基建档案管理人员一般都是兼职，他们的文化水平偏低，专业档案知识不精通，业务技能不熟练，创新意思不突出。兼职档案管理人员和专职档案管理人员缺少沟通，基建档案管理工作和学校中心档案管理人员工作脱节，给基建档案的开发和利用造成了很多麻烦，也档案管理实现“科学化、标准化、规范化、法制化”增加了难度。
3.基建档案管理不规范、手段档案没有纳入科学管理的轨道，由于部分基建档案没有收和方式落后
自从国家教委关于发布《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》以来，学校档案工作不断贯彻这个两个文件的标准和要求，也加强了对档案管理的要求，但是由于高职院校自身的原因，档案管理工作不健全，基建集、整理、归档，有的基建、水电工程图纸损坏和遗失，现在的建筑都是隐蔽装修，有的地方出现漏水、电源短路等都找不到原因。高职院校目前档案管理工作采取传统的手工管理方式，或遗失和漏掉这样就给基建档案造成不完整。档案管理工作成效差，没有实现先进的信息化管理就难以开展整体信息资料的开发和利用，更不能体现档案的参考价值和使用价值。
二、高职院校基建档案管理中存在的问题与对策
1.加强基建档案管理工作的重要性
首先单位领导要组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规，把档案工作列入单位的发展计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面为档案工作提供条件，定期检查和研究解决基建档案工作存在的实际问题。其次，基建档案管理工作人员要清楚认识自己的工作重要性，认真负责基建档案资料的收集、整理、保管、组织、坚定、统计、利用等工作。
2.提高基建档案管理人员的综合素质
档案管理工作人员的素质对档案管理工作的成效起决定性作用，档案的价值开发和资源的充分利用很大程度上取决于档案管理工作人员是管理水平，高质量的档案管理，要求管理人员有广博的知识和才干，一个合格的档案管理人员不仅要在政治思想上过硬，同时还要具备熟练的业务素质和应用新技术的技能，作为一个合格的档案工作人员，要热爱档案管理工作，终于职守，埋头苦干刻苦钻研，不但要学习档案专业知识，还要学习自然科学，社会科学等方面的知识，只有不断学习现代化技术管理，提高自己的档案管理水平， 才能适应高校现代化教学教育的需要。
3.规范基建档案管理机制、加强档案信息化建设
高职院校基建档案管理工作，在工作方式上必须遵循科学是规范的原则，建立合理的基建档案管理制度，工作责任落实到每个人，管理工作中量化考核。基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，根据基建文件材料的形成规律，按内容、价值、数量和载体形成进行系统整理，图纸按类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）等。按文件性质分别组成案卷归档，这样任何地方出现问题查找建筑施工设计图都可以找到原因，在短时间就可以解决问题。
信息化建设是高职院校档案管理工作是客观需求，也是高职院校档案工作服务创新的重要标志。加强高职院校档案信息化管理建设，创新档案管理方式，努力实现基建档案从传统的手工方式管理到现代化管理模式，创造条件，逐步应用计算机进行档案资料的检索、汇编等，提高学校档案信息化网络管理，回答利用者的问题，提高基建档案的社会、经济效益。提高基建档案的开发利用能力，提高档案管理质量，充分发挥基建档案在高职院校教育管理中的特殊作用。
总之，高职院校基建档案，是一项连续复杂系统的工作，基建档案管理工作人员要实事求是根据高职院校的实际，遵循档案学基础理论和形式逻辑的原则，在理论和实际方面相结合，充分发挥基建档案在高职院校的特殊作用、开发和利用能力，为保护高职院校房地产等权益提供凭证作用，使基建档案更好地为学校教学教育服务。
关键词：高职院校；档案管理
中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）03-00-01
凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。高职院校基建档案管理和开发利用是高职教育管理的重要组成部分，为学校当前和长远具体参考价值和凭证作用。随着高职院校办学规模的不断扩大以及高职院校教育的不断深化，现有的办学条件已适应不了教育发展的要求，很多高职院校大力开发扩大办学条件都是新建学校，在新学校的基建项目过程中，基建档案管理工作出现很多问题。
一、高职院校基建档案管理存在的问题
1.基建档案管理工作得不到领导的应有重视
领导不重视基建档案的重要性，对基建档案管理工作认识有误区。只重视教学档案工作的管理，认为学校是以教育为主，教学档案才是最重要的，对基建档案管理工作有偏见，只要工程建设好就可以了，对基建图纸和资料保存与否无所谓，忽视对基建档案的归档工作。由于领导思想认识上重视程度不够，导致基建档案管理工作难度加大。
2.基建档案管理人员责任心不强，素质不高
档案管理人员的业务素质，是档案管理“科学化、标准化、规范化、法制化”的重要保证。高职院校档案管理专业人员不多，基建档案管理人员一般都是兼职，他们的文化水平偏低，专业档案知识不精通，业务技能不熟练，创新意思不突出。兼职档案管理人员和专职档案管理人员缺少沟通，基建档案管理工作和学校中心档案管理人员工作脱节，给基建档案的开发和利用造成了很多麻烦，也档案管理实现“科学化、标准化、规范化、法制化”增加了难度。
3.基建档案管理不规范、手段档案没有纳入科学管理的轨道，由于部分基建档案没有收和方式落后
自从国家教委关于发布《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》以来，学校档案工作不断贯彻这个两个文件的标准和要求，也加强了对档案管理的要求，但是由于高职院校自身的原因，档案管理工作不健全，基建集、整理、归档，有的基建、水电工程图纸损坏和遗失，现在的建筑都是隐蔽装修，有的地方出现漏水、电源短路等都找不到原因。高职院校目前档案管理工作采取传统的手工管理方式，或遗失和漏掉这样就给基建档案造成不完整。档案管理工作成效差，没有实现先进的信息化管理就难以开展整体信息资料的开发和利用，更不能体现档案的参考价值和使用价值。
二、高职院校基建档案管理中存在的问题与对策
1.加强基建档案管理工作的重要性
首先单位领导要组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规，把档案工作列入单位的发展计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面为档案工作提供条件，定期检查和研究解决基建档案工作存在的实际问题。其次，基建档案管理工作人员要清楚认识自己的工作重要性，认真负责基建档案资料的收集、整理、保管、组织、坚定、统计、利用等工作。
2.提高基建档案管理人员的综合素质
档案管理工作人员的素质对档案管理工作的成效起决定性作用，档案的价值开发和资源的充分利用很大程度上取决于档案管理工作人员是管理水平，高质量的档案管理，要求管理人员有广博的知识和才干，一个合格的档案管理人员不仅要在政治思想上过硬，同时还要具备熟练的业务素质和应用新技术的技能，作为一个合格的档案工作人员，要热爱档案管理工作，终于职守，埋头苦干刻苦钻研，不但要学习档案专业知识，还要学习自然科学，社会科学等方面的知识，只有不断学习现代化技术管理，提高自己的档案管理水平， 才能适应高校现代化教学教育的需要。
3.规范基建档案管理机制、加强档案信息化建设
高职院校基建档案管理工作，在工作方式上必须遵循科学是规范的原则，建立合理的基建档案管理制度，工作责任落实到每个人，管理工作中量化考核。基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，根据基建文件材料的形成规律，按内容、价值、数量和载体形成进行系统整理，图纸按类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）等。按文件性质分别组成案卷归档，这样任何地方出现问题查找建筑施工设计图都可以找到原因，在短时间就可以解决问题。
信息化建设是高职院校档案管理工作是客观需求，也是高职院校档案工作服务创新的重要标志。加强高职院校档案信息化管理建设，创新档案管理方式，努力实现基建档案从传统的手工方式管理到现代化管理模式，创造条件，逐步应用计算机进行档案资料的检索、汇编等，提高学校档案信息化网络管理，回答利用者的问题，提高基建档案的社会、经济效益。提高基建档案的开发利用能力，提高档案管理质量，充分发挥基建档案在高职院校教育管理中的特殊作用。
总之，高职院校基建档案，是一项连续复杂系统的工作，基建档案管理工作人员要实事求是根据高职院校的实际，遵循档案学基础理论和形式逻辑的原则，在理论和实际方面相结合，充分发挥基建档案在高职院校的特殊作用、开发和利用能力，为保护高职院校房地产等权益提供凭证作用，使基建档案更好地为学校教学教育服务。