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财务部门的协助是预算管理的重要保证，费用请款制度则是其重要的具体形式之一，该制度把对每一笔费用支出的监督从事后提到了事前，将费用支出控制在预算额度内。预算给各项费用支出规定了限制额度，请款制度则是在最高限制额度处加盖了一块钢筋混凝土的天花板，确保各项费用不能突破预算。
大型物流公司案例介绍
该公司为一全国性的大型物流公司，其组织架构如下：公司总部下辖华北、华东、华南三家区域分公司；三家区域分公司各自下辖若干分（子）公司。以下是该公司预算的落实及费用支出控制方式：
1．设立成本中心并每月编制、发布费用报告
在总部和大区两级财务部门分别设立成本中心，由总部财务部门成本中心统一为每一项预算设置一个成本中心编码，编码分为：单位编码、预算项目编码，例如：华南区代码为3、东莞代码为07、车辆修理费代码为02，则华南区东莞分公司车辆修理费的成本中心费用编码为：307—02。每一笔费用支出时，支出单位在请款单上都必须填写成本中心费用编码，编码未在成本中心列示的支出项目，财务部门一律不予批准。成本中心在月底向各预算主体和其直接上级发布费用报告。
2．请款制度流程
A．总部对大区：
总公司财务部根据预算，每月初将该大区本月需支出的费用（采用差额拨付的方式，即本月拨付额减去上月余额的差额）划入该大区的相应帐户，大区财务部月底向总部财务部上报相应报表，总部财务部成本中心据此编制各大区本月的费用报告。为应付紧急情况或其他不可预见项目开支，给大区一定额度的备用金，具体额度为3万元。此备用金由大区财务部门掌握，由大区总经理控制，采用数额限定，限时报销的使用原则，目的是既照顾到效率，又不能给制度的执行带来冲击。
B．大区对下属各分（子）公司：
首先由请款人在每周一参考工作计划对下周的用款进行预测，并根据预测请款，填写电子请款单（清款单内容应包括：请款单位、款项用途、成本中心编号、请款人姓名、财务部门意见、大区负责人意见等项目），用邮件发给大区财务部经理审核，财务部经理审核后，转给大区总经理或其授权的负责人审核，审核后，转还给财务部经理，财务部经理再将批准后的请款单转发给请款人和财务部出纳，财务部出纳在接到财务部经理转发的请款单后，于本周五前将款项以相应手段支付给请款人。财务部门将财务留存邮件转给成本中心做归集费用的凭据，请款人将收到的批准邮件作为月底与成本中心费用报告的核对凭据。同样，为了处理某些不可预见的突发情况，发给车管一定额度的备用金，具体额度为2000元。此备用金由车管直接掌握，采用数额、适用范围限定，限时报销的使用原则。
案例分析：
该公司设立成本中心使得在财务部门中有了一个专门的机构对各区域、各分（子）公司的预算执行和费用支出情况进行监督和控制，且这个成本中心在月底向各预算主体和其直接上级发布费用报告。其目的是每月向各预算主体和其直接上级通报并确认其所控制的预算的各项余额，对其今后各项费用的支出起指导作用。其次，如果预算主体负责人对成本中心在费用归集方面有异议，也可及时与成本中心对账，避免时间过长，难以理清。而成本中心费用编号的设置使得财务部门可以非常方便定地对各单位的每笔支出进行准确的分类和归集。
另一方面，该公司在流程的设置上，采用区域和分（子）分别对待的方法：对大区采用直接以差额拨付的方式，因大区所辖单位较多，每月的资金需求量较大，情况较为复杂，采用各项目单独请款的方式不太现实，故采用直接拨付的方式以提高效率；而采用差额拨付方式，即：本月工作计划中未执行的项目，下月该项预算将被取消。其目的在于可以有效的对大区的工作计划及预算执行情况进行督促，促使其当期工作当期完成。而大区对所辖各分（子）公司则采用各项目单独请款的方式，以加强控制。然而通过使用电子邮件在网上请款的方式，避免了使用传统的纸制单据造成的效率低下和成本高的弊端，较好地实现了控制与效率的和谐统一。
请款制度的重要作用
从以上案例可以看出，费用支出请款制度严格意义上应看作是全额预算管理制度的配套制度，它对全额预算管理制度的执行与落实起着至关重要的保障作用，其保障主要体现在以下两方面。
首先，从源头方面，它制止了费用的不当支出。即：每一笔费用的支出首先要通过财务部门的审核，而财务部门审核通过的前提是：（1）这笔费用的列支项目必须是在预算项目表中存在的（避免了不当费用支出）；（2）这笔费用的数额不得大于其列支项目的余额（从源头上避免了预算超支），此外，还可确保上级权责主管对所辖单位费用支出的控制，进而也保证了企业对费用支出的控制。
其次，从费用支出后的监控方面：财务留存联为成本中心费用报告的准确性提供重要的保证，请款人留存联为各级预算权责人对所负责的预算的控制提供最权威的依据，使预算权责人可随时掌握本部门预算的支出情况，以便其更好地控制预算支出。当月底预算权责人接到成本中心的费用报告后，对费用报告的数字有异议时，可通过自己的留存联与成本中心的留存联进行对账，以确保成本中心数字的准确性。
此外，预算及请款制度对企业固定资产的管理也具有重要作用，特别是对于一个全国性的大型物流公司来说，各地区之间、各分公司之间，车辆的调入、调出、租赁、退租以及车辆购置、报废等变动会比较频繁，而由于种种原因，企业往往难于及时掌握这方面的信息，特别是对于属于地区或分公司权责范围内的车辆调动，由于地区或分公司不及时上报和办理相关的调拨手续，使得企业所掌握的车辆信息不准确或不能及时更新。这种情况如不能及时扭转，将对企业财务部门固定资产管理的有效性、企业高层相关决策的准确性产生极为不利的影响。而预算及请款制度则可有效地杜绝此类情况的发生，这是因为车辆的预算是与车辆一起流转的，如果某一车辆从甲公司调转到乙公司，但没有及时办理车辆调拨手续，那么就意味着车辆虽然已由乙公司使用，并在乙公司产生费用，但由于其没有及时办理相关手续，预算没有转到乙公司，乙公司因而无法为该车所产生的费用请款，致使该车在乙公司产生的费用无法核销。这样一来，乙公司的车队长或运输经理为了避免此种情况的发生，必将以空前的积极性来办理相关手续，故此，此项难题将迎刃而解。
综上所述，请款制度在车辆费用控制中具有不可替代的作用，且其功能是双向的，对于车辆管理部门来说，请款制度使得财务部门能够在费用控制、预算执行上给予车辆管理部门以强有力的支持；对于财务部门来说，请款制度的实行有助于其提高车辆费用归集方向的准确性，有利于对车辆资产的有效管理，特别是对于车辆的调入、调出、租赁、退租以及车辆的购置、报废等变动可以比较及时地把握。
大型物流公司案例介绍
该公司为一全国性的大型物流公司，其组织架构如下：公司总部下辖华北、华东、华南三家区域分公司；三家区域分公司各自下辖若干分（子）公司。以下是该公司预算的落实及费用支出控制方式：
1．设立成本中心并每月编制、发布费用报告
在总部和大区两级财务部门分别设立成本中心，由总部财务部门成本中心统一为每一项预算设置一个成本中心编码，编码分为：单位编码、预算项目编码，例如：华南区代码为3、东莞代码为07、车辆修理费代码为02，则华南区东莞分公司车辆修理费的成本中心费用编码为：307—02。每一笔费用支出时，支出单位在请款单上都必须填写成本中心费用编码，编码未在成本中心列示的支出项目，财务部门一律不予批准。成本中心在月底向各预算主体和其直接上级发布费用报告。
2．请款制度流程
A．总部对大区：
总公司财务部根据预算，每月初将该大区本月需支出的费用（采用差额拨付的方式，即本月拨付额减去上月余额的差额）划入该大区的相应帐户，大区财务部月底向总部财务部上报相应报表，总部财务部成本中心据此编制各大区本月的费用报告。为应付紧急情况或其他不可预见项目开支，给大区一定额度的备用金，具体额度为3万元。此备用金由大区财务部门掌握，由大区总经理控制，采用数额限定，限时报销的使用原则，目的是既照顾到效率，又不能给制度的执行带来冲击。
B．大区对下属各分（子）公司：
首先由请款人在每周一参考工作计划对下周的用款进行预测，并根据预测请款，填写电子请款单（清款单内容应包括：请款单位、款项用途、成本中心编号、请款人姓名、财务部门意见、大区负责人意见等项目），用邮件发给大区财务部经理审核，财务部经理审核后，转给大区总经理或其授权的负责人审核，审核后，转还给财务部经理，财务部经理再将批准后的请款单转发给请款人和财务部出纳，财务部出纳在接到财务部经理转发的请款单后，于本周五前将款项以相应手段支付给请款人。财务部门将财务留存邮件转给成本中心做归集费用的凭据，请款人将收到的批准邮件作为月底与成本中心费用报告的核对凭据。同样，为了处理某些不可预见的突发情况，发给车管一定额度的备用金，具体额度为2000元。此备用金由车管直接掌握，采用数额、适用范围限定，限时报销的使用原则。
案例分析：
该公司设立成本中心使得在财务部门中有了一个专门的机构对各区域、各分（子）公司的预算执行和费用支出情况进行监督和控制，且这个成本中心在月底向各预算主体和其直接上级发布费用报告。其目的是每月向各预算主体和其直接上级通报并确认其所控制的预算的各项余额，对其今后各项费用的支出起指导作用。其次，如果预算主体负责人对成本中心在费用归集方面有异议，也可及时与成本中心对账，避免时间过长，难以理清。而成本中心费用编号的设置使得财务部门可以非常方便定地对各单位的每笔支出进行准确的分类和归集。
另一方面，该公司在流程的设置上，采用区域和分（子）分别对待的方法：对大区采用直接以差额拨付的方式，因大区所辖单位较多，每月的资金需求量较大，情况较为复杂，采用各项目单独请款的方式不太现实，故采用直接拨付的方式以提高效率；而采用差额拨付方式，即：本月工作计划中未执行的项目，下月该项预算将被取消。其目的在于可以有效的对大区的工作计划及预算执行情况进行督促，促使其当期工作当期完成。而大区对所辖各分（子）公司则采用各项目单独请款的方式，以加强控制。然而通过使用电子邮件在网上请款的方式，避免了使用传统的纸制单据造成的效率低下和成本高的弊端，较好地实现了控制与效率的和谐统一。
请款制度的重要作用
从以上案例可以看出，费用支出请款制度严格意义上应看作是全额预算管理制度的配套制度，它对全额预算管理制度的执行与落实起着至关重要的保障作用，其保障主要体现在以下两方面。
首先，从源头方面，它制止了费用的不当支出。即：每一笔费用的支出首先要通过财务部门的审核，而财务部门审核通过的前提是：（1）这笔费用的列支项目必须是在预算项目表中存在的（避免了不当费用支出）；（2）这笔费用的数额不得大于其列支项目的余额（从源头上避免了预算超支），此外，还可确保上级权责主管对所辖单位费用支出的控制，进而也保证了企业对费用支出的控制。
其次，从费用支出后的监控方面：财务留存联为成本中心费用报告的准确性提供重要的保证，请款人留存联为各级预算权责人对所负责的预算的控制提供最权威的依据，使预算权责人可随时掌握本部门预算的支出情况，以便其更好地控制预算支出。当月底预算权责人接到成本中心的费用报告后，对费用报告的数字有异议时，可通过自己的留存联与成本中心的留存联进行对账，以确保成本中心数字的准确性。
此外，预算及请款制度对企业固定资产的管理也具有重要作用，特别是对于一个全国性的大型物流公司来说，各地区之间、各分公司之间，车辆的调入、调出、租赁、退租以及车辆购置、报废等变动会比较频繁，而由于种种原因，企业往往难于及时掌握这方面的信息，特别是对于属于地区或分公司权责范围内的车辆调动，由于地区或分公司不及时上报和办理相关的调拨手续，使得企业所掌握的车辆信息不准确或不能及时更新。这种情况如不能及时扭转，将对企业财务部门固定资产管理的有效性、企业高层相关决策的准确性产生极为不利的影响。而预算及请款制度则可有效地杜绝此类情况的发生，这是因为车辆的预算是与车辆一起流转的，如果某一车辆从甲公司调转到乙公司，但没有及时办理车辆调拨手续，那么就意味着车辆虽然已由乙公司使用，并在乙公司产生费用，但由于其没有及时办理相关手续，预算没有转到乙公司，乙公司因而无法为该车所产生的费用请款，致使该车在乙公司产生的费用无法核销。这样一来，乙公司的车队长或运输经理为了避免此种情况的发生，必将以空前的积极性来办理相关手续，故此，此项难题将迎刃而解。
综上所述，请款制度在车辆费用控制中具有不可替代的作用，且其功能是双向的，对于车辆管理部门来说，请款制度使得财务部门能够在费用控制、预算执行上给予车辆管理部门以强有力的支持；对于财务部门来说，请款制度的实行有助于其提高车辆费用归集方向的准确性，有利于对车辆资产的有效管理，特别是对于车辆的调入、调出、租赁、退租以及车辆的购置、报废等变动可以比较及时地把握。