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摘 要：在综述OA系统的国内外研究与开发现状基础上，突出科研单位的科研工作特点，对科研业务流程进行分析和解读，以一个中小规模的科研院所单位为实证对象，着重从科研工作的角度，分任务提醒、任务安排、资料检索、完成任务、成果存储等方面进行科研业务流程OA系统的实证设计。本文研究可作为科研单位实施科研工作OA的部分设计依据。
关键词：科研单位；OA系统；科研业务流程；设计
OA(Office Automation)即办公自动化，它利用先进的技术，使人们的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的[1]。目前，伴随着计算机和网络技术的迅速发展，以及工业化和信息化两化融合的实现，开展办公自动化受到政府、企业以及其他单位的高度重视，OA系统的运用范围也越来越广。科研单位是建设创新型国家的重要力量，提高科研单位的工作效率和工作水平、建设科研单位的OA系统，具有很大的必要性，从事这方面的研究也具有很大的必要性。
1、国内外研究现状
1.1 国外研究现状
办公自动化于20世纪50年代在美国等西方国家首先兴起，当时美国的部分企业开始使用机器来处理办公业务，这种手段被称为办公室自动化。到70年代后期形成新型综合学科——办公自动化(OA)。80年代到90年代，办公自动化系统开始在世界各国得到较快的发展 [2]。
美国的办公自动化在公司和企业中发展得比政府部门要早，并且水平也较高。各公司、企业不仅把0A视为提高效率、节约成本的手段，更是利用它来加强经营管理，作为提高企业素质和企业竞争能力的重要条件[3]。
日本办公自动化的起步稍晚于美国，并针对本国的国情制定了一系列发展本国办公自动化的规划，建立了相应的执行机构，组建了办公自动化的教育培训中心。随后完成的日本东京都政府办公大楼，成为一座综合利用了各种先进技术的智能大厦，是当代办公自动化先进水平的代表[4]。
1.2 国内研究现状
国内OA系统的发展是伴随着企业信息化的发展而进行的，总结以往国内OA系统的研究主要集中在以下几个方面：OA系统的发展历程、现状与发展趋势；OA系统的设计与应用；OA系统的安全性问题；OA系统存在的问题与对策建议等。
在OA系统的发展历程、现状和发展趋势方面，李正涛（2008）认为OA是随着企业的信息化需求、随着时代的发展而不断变化的，它的发展有历程包括四个阶段——文件型OA、流程性OA、知识型OA和智能型OA，同时指出OA系统会朝着产品化与行业化、门户化、知识化的方向发展[5]。潘芳（2008）将OA系统按照单位类型分为企业型OA和政府型OA，并指出未来企业型OA的发展趋势为信息网络化、业务关联化以及随需而变[6]。丁承惠（2010）认为OA系统的发展过程有三个阶段：以数据处理为中心的传统办公系统；以工作流为中心的办公自动化系统；以知识管理为核心的办公自动化系统。指出OA系统未来发展的特点为协调办公、以“知识管理”为核心、移动办公、“业务导向、技术无关”标准、人性化和个性化等[7]。
在OA系统的设计与实现方面，王晓东[1]在自己的硕士论文中，立足山东省科学技术情报研究所实际，对单位日常工作中的具体工作过程进行了详细的需求调研之后，采用了先进的开发模式和开发平台，从架构设计开始，完成了日常办公工作的需求分析和系统设计，并最终将系统实现为基于B/S结构的0A系统。
在OA系统的安全性问题方面，陈欣，徐伟峰，高宇等针对用户身份验证需求、数据库安全需求、访问控制与权限管理需求，从账户身份验证、访问控制、数据库备份与恢复三个方面设计了OA系统的安全机制，并将基于角色的用户权限管理应用在OA系统中[8]。马琳，刘福强，刘嵩从安全策略制订、安全风险评估、系统配置调整、应急预案编制、应急响应和应急恢复等几个方面来构建 OA 系统安全评估及保障体系[9]。李勇,马俊从数据加密技术、防止SQL注入攻击、防止恶意脚本攻击、设计图像验证码、防止数据库被下载等几个方面来设计OA系统的安全模式[10]。
在OA系统存在的问题与对策建议方面，郑竑祥发现OA系统存在的主要问题有信息资源的浪费、安全隐患、对OA系统的一些误解、OA系统的普及性和广泛性不够等，并据此提出充分利用资源，加强信息一体化、确保网络信息的安全、加强对OA系统的了解、实现OA系统普及的对策建议[11]。刘莹认为目前OA系统存在信息孤岛、应用孤岛、资源孤岛的问题，并提出走一体化、集成化、多媒体化和智能化、以知识管理为核心以及数字化的道路[12]。宋贤钧从领导参与、统筹归划；先易后难、逐步推进；开发平台的选择；系统体系结构的设计；全面推进过程中培训是关键；完善制度、保障安全等几个方面提出完善OA系统的对策建议[13]。
由以上对OA系统国内外研究现状的综述可以看出，国外OA系统发展比较早、而且发展程度比较高，国内OA兴起相对比较晚，国内的研究更多的集中于介绍OA的发展历程以及发展趋势预测、对OA系统安全性的设计和研究以及目前企业OA所面临的一些问题并提出相应的对策，但无论是国外还是国内目前关于OA系统的研究更多的是针对政府、企业以及高校进行的，关于科研单位OA系统的研究还比较少。
王晓东在自己的硕士论文中对于山东省科技情报所为对象的研究比较深入，在内容上其研究主要集中收发文管理、信息发布、内外文交换、呈阅件、督查件等内容，其工作目标主要是建立一个友好的、多功能的、全方位的网络环境下的、愉快的桌面办公环境，解决领导间、部门间的协同工作以及上下级之间请示、批复等上情下达、下情上达信息传递；以及建立一个单位内部信息共享和交互的平台，实现单位内部信息的共享和员工的协同工作。相同的工作内容也可以推广到政府等部门，具有较为普遍的意义。而对科研单位的科研任务特点方面，还可以进一步加深。
本文重点根据科研单位自身的特点，在王文的基础上，进一步构建和完善科研单位科研工作流程方面的OA系统。 2、OA系统的设计原则
健全和完善的OA系统应符合以下设计原则。
2.1 方便查阅，信息共享
OA系统应该具有强大的查阅检索功能，为员工快速查找文件资料提供便利，解决过去花费大量时间翻查纸质文件的问题，提高搜集文件资料的效率。OA系统中应设立共享信息资源的平台，员工可通过OA系统及时了解最新信息，有效地加强部门与部门、领导与员工、员工与员工之间的交流和互动，增强团队合作精神。
2.2 保护机密数据，增强安全性
OA系统的安全性问题应该放在首要的位置，对机密数据要实行集中保护和备份；设置多层的安全控制机制确保只有经过授权的用户才能访问系统资源；建立详细的系统安全日志和程序日志，记录所有访问系统的用户；设置IP地址屏蔽、非工作日拒绝访问、非工作时间拒绝访问、最大登录失败次数等安全选项。
2.3 预警和应急机制，预防和控制并重
应设立预警和应急机制，及时有效地监控各个部门和员工的日程安排、办公情况，并设置提醒和警示功能，在保证员工各项工作按进度有序进行的同时有利于管理员对全局的有效控制，及时发现问题并及时协调解决。
3、科研单位主要业务流程
科研单位的主要工作就是开展科学研究，这一般是通过完成课题来实现的。科研课题工作的主要过程包括项目申报（报题）、研究和结题三个阶段，OA系统的目标就是要辅助科研人员完成这三个核心环节。对科研业务流程进行分析的过程实质上就是软件系统设计过程中的需求分析。下面分别就这三个阶段进行详细阐述。
3.1 报题阶段
报题即项目申报，是政府针对研究单位作出的一系列优惠政策，研究单位再根据政府的相关政策进行编写申报文件，然后根据相关申报要求和流程进行申报。可申请的项目包括国家省市资助计划体系及各部委资助计划例如863计划、973计划、国家社科基金、国家自然科学基金、省社科基金、省自然科学基金等不同级别的项目。申请时难度不同，申请人的资格和条件也各有不同。
报题环节是科研单位完成课题研究工作的基础，在以往的报题流程中主要是依靠手工和纸质化操作，无论是申报材料的填写还是课题组的成立组建都没有实现网上操作和实时共享。
目前报题主要有两种工作模式。一是个人报题，主要由申报人进行研究课题的进度控制，结合时间条和任务完成程度进行修改、审核，最终提交研究报告。
另一个是团队报题，这就需要首先组建报题团队，然后依据功能组建群，课题组长即为该群的管理人员，管理员具有最高权限，可以统揽全部的群，并可查看本组人员的工作进度以及动态。而课题组其他成员虽然可以看到全部群的所有人，但是有一定的权限限制，有的部分没有权利去设置、修改或者有些文件、资料不能进行查阅、下载。工作组成员进入系统之后直接面对自己的工作界面，在其中可以看到组长的工作提示以及自己的工作进度控制条。这样在组长的监督和管理之下，组员根据课题研究的进度要求完成整个课题研究。
3.2 研究阶段
该阶段也分为个人研究和团队研究两种模式，在个人研究模式上，一个人需要同时担负若干个任务，具体的工作进度和时间长短由个人进行把握。
团队研究首先必须树立一定的团队意识，在整个的时间进度控制上需要协调好所有的课题组成员，课题组长担负首要任务。
首先是调研活动，每个成员需要记录调研时间及内容，并进行调研资料上传实现共享阅读。其次是召开讨论会，确定会议参加人员之后提前发布通知公告，并做好会议内容的记录与上传共享阅读，同时设定阅读权限。再就是具体开展研究部分，研究课题组的成员可能有的是负责人有的只是参与其中，有的担负任务比较重，有的担负任务比较轻，需要各成员根据课题的重要程度、时间结点以及自己的参与程度进行进度控制和时间结点把握，分别赋予预警的时间幅度。在设置时间结点时，成员可以根据情况变化进行修改，但是仅限于弹性部分。一些硬性要求部分，管理员具有强制设置权限。还有就是在研究过程中，课题组成员之间需要进行一定的讨论和交流，除了采用召开工作会这个重要形式之外，可以在OA系统中设置邮件接受和发送、网络视频会议等功能模块，便于成员之间的内部交流和沟通。
3.3 结题阶段
该阶段主要是生成研究报告、有关论文和书籍的发表、相关研究产品和成果的推广和应用，以及研究课题的价值和收益等等。
在该阶段主要是设置一个报警机制，对于不能按时完成工作任务的组员，归咎于客观原因的，由组长控制调整整个团队的时间结点；如果是主观原因，则需要启动报警机制，限定其完成任务的具体日期，并扣除部分奖金或者取消参与其他课题的资格。对于团队做题的，最后还需要撤销课题组，但可以进行保存，以便以后查阅。
以上主要是从报题、研究和结题三个方面详细阐述科研单位的科研业务流程，着眼于纯科研单位的科研OA设计，其思路具有一定的特色，但也具有一定的局限性。对于单位的其他工作，如党务、工会、办公室日常工作等未考虑，而其他具有公司化特点的科研单位，其OA设计思路本文不再阐述。
4、实证设计
以一中小规模的科研单位为例进行实证研究。该单位实行垂直管理和层级负责的管理体制，现有三个研究室，以及其他的人力资源和财务等保障部门（图1）。
科研单位的OA 系统以科研项目管理、科研事务管理和公文处理为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能。在此过程中，知识的交流与管理存在于各个阶段。因此，根据科研单位的特点，科研单位的OA系统设计主要从登录、任务提醒、任务安排、资料查阅检索、完成任务、成果存储、系统维护及权限管理等七个方面展开。
从系统一般使用权限来说，需要设置管理员和使用者两种系统使用身份。使用者分为组长和组员两种身份。管理员可进行一般的系统操作，同时还可为系统添加、删除用户，可以为用户修改密码，即具有一般系统管理员的权限。而使用者具有权限进行一般系统操作。根据科研单位的工作特点，进行科研工作时，一般设置科研工作小组，分为组长和组员两种。组长负责任务的最终完成，布置协调工作组完成工作；组员要按要求完成工作。 4.1 登陆
OA系统要经过有效的身份验证才可以登录。 在用户登录时需要输入用户名和口令，服务器将验证所输入的用户名是否正确。如果验证正确，才会继续验证输入的口令，否则用户将不能登录系统。只有被授权的用户才可以进入本系统使用系统功能。用户的身份不同，使用的系统资源也有所不同。也就是说，组长和组员的开机界面是根据工作身份不同而有所区别的。这种区别主要体现在对任务和进度的掌控以及对本组工作的角色不同。
同时，一个科研人员可能同时参加两个或更多工作组，分别担任组长和组员，其个人界面中的任务部分需要根据任务不同而相应区别。
4.2 任务提醒
用户登陆OA系统之后，首先面对的是自己的工作界面，通过该界面可以查看一天的工作内容和工作安排。在此设置一个紧急任务提醒栏。作为组员，接收的是组长对任务的紧急情况的布设；作为组长，OA需根据组长以前的设置对工作安排给出一定的提示。需要说明的是，目前的OA无法代替人工作，所以必须由操作者设置。
如果工作组有一些特别的安排比如紧急会务召开、重要通知等，可以实现及时的传达。在具体设计上，要求做到醒目、大方，保证员工可以一目了然的看到并做到心中有数，这都将有利于节省时间和提高工作效率。
4.3 任务安排
如果没有紧急的任务提醒，就进入日常的工作安排。在接受每一项任务之后，都会根据每项任务的时间限制进行任务安排。一个常用的办法是设立进度条，这样员工在进入工作界面之后可以根据进度条开展每天的工作。按计划有条不紊的开展工作可以收到事半功倍的效果，大大提高工作效率和工作质量。
工作组进度条由组长设置。在完成工作组任务的同时，组员可根据自己的工作需要自行设计工作任务。进度条的原理是根据组长或组员设计的时间进度结点，用红色绿色等自行显示，以提示工作进展。组长要求在自己的操作界面内看到组员各自的进度条（组员自己设置的个人工作进度条除外），并有权限对员工的工作进度条进行调整和变动。
登陆之后，所看到的主体界面如图2所示。同一人可能同时参与若干项目，分别担任组长和组员。所参与的课题可能处于不同的阶段，如课题申报（报题），课题进行（做题），课题终结（结题）等，并以时间节点进行提示。
图2表示该科研人员参与三个课题A，B，C，分别担任组长和组员。课题A，C处于课题研究过程，B则处于申报过程。下面的红色进度条代表距离任务完成的时间标志。这样进入系统后，可对本人担负的工作任务一目了然。
掌握整体进度之后，主要工作就需要进一步了解具体项目和课题进度情况，这样就需要使用专项进度条。专项进度条能提供条件，使工作人员根据项目的不同特点和时间节点设计。以某研发项目为例，在做题过程中，可分为调研、研发、测试、试运行四个环节。当前时间进展到研发过程中，可将研发过程再细分为需求分析，总体设计，详细设计，代码编写，说明文档等环节。
4.4 资料查阅检索
科研单位的OA系统需要建立强大的资料数据库，具备完善的文献资料查阅和搜索功能。工作过程中，可以通过设置检索条件，实现关键字的全文搜索，为员工快速查找资料、数据等提供便利，从而提高搜集文献资料的效率。在实现查阅功能的同时也可以实现资料的上传与下载，实现资料的保存与共享。
4.5 完成任务
组员在完成一项研究工作，到达任务进度条的最后时刻。根据工作要求需上传研究成果。包括文字资料和数字图表资料等，以及相关研究成果。上传之后，需要等待组长审核，可通过电子签名等形式来处理。最终在组员界面上显示本项工作完成。
4.6 成果存储
一项研究课题完成之后需要将所有的研究成果进行保存和存储，包括课题申报的材料、课题研究的文献资料、研究过程中的工作日志以及最后生成的研究报告等等。对于这些研究成果根据保密程度的不同对不同的人员设置不同的阅读、下载权限，进行研究成果的存储一方面有利于实现研究成果的积累，另一方面便于日后的研究参考和查阅。
4.7 系统维护及权限管理
OA系统的维护是实现整个系统安全运行的重要保证，主要包括系统参数设置、数据维护及性能监控等功能模块。可以将这些模块权限分配给角色，再将角色授权给用户，实现基于角色的用户权限控制。首先根据单位的安全政策、操作规则划分出不同的角色，然后根据需要把这些角色授权给相应用户。不仅保证数据库的安全性，还能降低权限管理的负担和代价，减少系统的安全漏洞。
5、结论
本文在分析科研单位具体的科研业务流程的基础上，进行了科研单位OA系统的初步设计和实证研究。本文的研究是以科研单位为对象进行设计的，然而随着科研单位OA系统的不断完善， OA系统的设计可以扩展到科研单位所属企业和机构中，以及相适应的企业和高校来进行研究和实践，不断地朝着产业化、行业化、门户化、知识化和智能化的方向发展，为提高部门间工作效率，势必起到更大的作用。
参考文献：
[1] 王晓东.山东省科学技术情报研究所OA系统的设计与实现[D].山东大学硕士学位论文.2008：12-57.
[2] 宋君.吐哈研究院OA系统引领数字办公[J],吐哈油气,2005,(04).
[3] 李正涛.OA系统发展历程与趋势[J],办公自动化,2008,(08).
[4] 吴小雷.OA系统的需求与分析[J],陕西师范大学学报（自然科学版）,2006,(34).
[5] 郑竑祥.对OA系统中存在的主要问题与解决方案的探讨[J],硅谷,2011,(24).
[6] 姜丽萍，姜成斌，郑薇.安全有效地利用OA系统实现研究院的价值流优化[J].数字石油和化工,2008,(09).
[7] 潘芳.国内OA系统现状和未来发展趋势[J].软件导航,2008,(03).
[8] 丁承惠.浅析企业OA系统开发现状和发展趋势[J].科技信息,2010,(23).
[9] 陈欣，徐伟锋，高宇.办公自动化系统的安全性分析[J].陕西电力.2009,(01).
[10] 马琳，刘福强，刘嵩. OA系统安全评估及保障体系研究[J].管理研究.[11] 李勇,马俊. OA系统安全性设计与实现[J]. 廊坊师范学院学报(自然科学版.2012,(03).
[12] 宋贤钧.办公自动化及实施过程中常见问题的对策[J].福建电脑,2005,(7).
[13] 刘莹.探讨OA系统发展趋势[J],华南金融电脑，2005,(03).
关键词：科研单位；OA系统；科研业务流程；设计
OA(Office Automation)即办公自动化，它利用先进的技术，使人们的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的[1]。目前，伴随着计算机和网络技术的迅速发展，以及工业化和信息化两化融合的实现，开展办公自动化受到政府、企业以及其他单位的高度重视，OA系统的运用范围也越来越广。科研单位是建设创新型国家的重要力量，提高科研单位的工作效率和工作水平、建设科研单位的OA系统，具有很大的必要性，从事这方面的研究也具有很大的必要性。
1、国内外研究现状
1.1 国外研究现状
办公自动化于20世纪50年代在美国等西方国家首先兴起，当时美国的部分企业开始使用机器来处理办公业务，这种手段被称为办公室自动化。到70年代后期形成新型综合学科——办公自动化(OA)。80年代到90年代，办公自动化系统开始在世界各国得到较快的发展 [2]。
美国的办公自动化在公司和企业中发展得比政府部门要早，并且水平也较高。各公司、企业不仅把0A视为提高效率、节约成本的手段，更是利用它来加强经营管理，作为提高企业素质和企业竞争能力的重要条件[3]。
日本办公自动化的起步稍晚于美国，并针对本国的国情制定了一系列发展本国办公自动化的规划，建立了相应的执行机构，组建了办公自动化的教育培训中心。随后完成的日本东京都政府办公大楼，成为一座综合利用了各种先进技术的智能大厦，是当代办公自动化先进水平的代表[4]。
1.2 国内研究现状
国内OA系统的发展是伴随着企业信息化的发展而进行的，总结以往国内OA系统的研究主要集中在以下几个方面：OA系统的发展历程、现状与发展趋势；OA系统的设计与应用；OA系统的安全性问题；OA系统存在的问题与对策建议等。
在OA系统的发展历程、现状和发展趋势方面，李正涛（2008）认为OA是随着企业的信息化需求、随着时代的发展而不断变化的，它的发展有历程包括四个阶段——文件型OA、流程性OA、知识型OA和智能型OA，同时指出OA系统会朝着产品化与行业化、门户化、知识化的方向发展[5]。潘芳（2008）将OA系统按照单位类型分为企业型OA和政府型OA，并指出未来企业型OA的发展趋势为信息网络化、业务关联化以及随需而变[6]。丁承惠（2010）认为OA系统的发展过程有三个阶段：以数据处理为中心的传统办公系统；以工作流为中心的办公自动化系统；以知识管理为核心的办公自动化系统。指出OA系统未来发展的特点为协调办公、以“知识管理”为核心、移动办公、“业务导向、技术无关”标准、人性化和个性化等[7]。
在OA系统的设计与实现方面，王晓东[1]在自己的硕士论文中，立足山东省科学技术情报研究所实际，对单位日常工作中的具体工作过程进行了详细的需求调研之后，采用了先进的开发模式和开发平台，从架构设计开始，完成了日常办公工作的需求分析和系统设计，并最终将系统实现为基于B/S结构的0A系统。
在OA系统的安全性问题方面，陈欣，徐伟峰，高宇等针对用户身份验证需求、数据库安全需求、访问控制与权限管理需求，从账户身份验证、访问控制、数据库备份与恢复三个方面设计了OA系统的安全机制，并将基于角色的用户权限管理应用在OA系统中[8]。马琳，刘福强，刘嵩从安全策略制订、安全风险评估、系统配置调整、应急预案编制、应急响应和应急恢复等几个方面来构建 OA 系统安全评估及保障体系[9]。李勇,马俊从数据加密技术、防止SQL注入攻击、防止恶意脚本攻击、设计图像验证码、防止数据库被下载等几个方面来设计OA系统的安全模式[10]。
在OA系统存在的问题与对策建议方面，郑竑祥发现OA系统存在的主要问题有信息资源的浪费、安全隐患、对OA系统的一些误解、OA系统的普及性和广泛性不够等，并据此提出充分利用资源，加强信息一体化、确保网络信息的安全、加强对OA系统的了解、实现OA系统普及的对策建议[11]。刘莹认为目前OA系统存在信息孤岛、应用孤岛、资源孤岛的问题，并提出走一体化、集成化、多媒体化和智能化、以知识管理为核心以及数字化的道路[12]。宋贤钧从领导参与、统筹归划；先易后难、逐步推进；开发平台的选择；系统体系结构的设计；全面推进过程中培训是关键；完善制度、保障安全等几个方面提出完善OA系统的对策建议[13]。
由以上对OA系统国内外研究现状的综述可以看出，国外OA系统发展比较早、而且发展程度比较高，国内OA兴起相对比较晚，国内的研究更多的集中于介绍OA的发展历程以及发展趋势预测、对OA系统安全性的设计和研究以及目前企业OA所面临的一些问题并提出相应的对策，但无论是国外还是国内目前关于OA系统的研究更多的是针对政府、企业以及高校进行的，关于科研单位OA系统的研究还比较少。
王晓东在自己的硕士论文中对于山东省科技情报所为对象的研究比较深入，在内容上其研究主要集中收发文管理、信息发布、内外文交换、呈阅件、督查件等内容，其工作目标主要是建立一个友好的、多功能的、全方位的网络环境下的、愉快的桌面办公环境，解决领导间、部门间的协同工作以及上下级之间请示、批复等上情下达、下情上达信息传递；以及建立一个单位内部信息共享和交互的平台，实现单位内部信息的共享和员工的协同工作。相同的工作内容也可以推广到政府等部门，具有较为普遍的意义。而对科研单位的科研任务特点方面，还可以进一步加深。
本文重点根据科研单位自身的特点，在王文的基础上，进一步构建和完善科研单位科研工作流程方面的OA系统。 2、OA系统的设计原则
健全和完善的OA系统应符合以下设计原则。
2.1 方便查阅，信息共享
OA系统应该具有强大的查阅检索功能，为员工快速查找文件资料提供便利，解决过去花费大量时间翻查纸质文件的问题，提高搜集文件资料的效率。OA系统中应设立共享信息资源的平台，员工可通过OA系统及时了解最新信息，有效地加强部门与部门、领导与员工、员工与员工之间的交流和互动，增强团队合作精神。
2.2 保护机密数据，增强安全性
OA系统的安全性问题应该放在首要的位置，对机密数据要实行集中保护和备份；设置多层的安全控制机制确保只有经过授权的用户才能访问系统资源；建立详细的系统安全日志和程序日志，记录所有访问系统的用户；设置IP地址屏蔽、非工作日拒绝访问、非工作时间拒绝访问、最大登录失败次数等安全选项。
2.3 预警和应急机制，预防和控制并重
应设立预警和应急机制，及时有效地监控各个部门和员工的日程安排、办公情况，并设置提醒和警示功能，在保证员工各项工作按进度有序进行的同时有利于管理员对全局的有效控制，及时发现问题并及时协调解决。
3、科研单位主要业务流程
科研单位的主要工作就是开展科学研究，这一般是通过完成课题来实现的。科研课题工作的主要过程包括项目申报（报题）、研究和结题三个阶段，OA系统的目标就是要辅助科研人员完成这三个核心环节。对科研业务流程进行分析的过程实质上就是软件系统设计过程中的需求分析。下面分别就这三个阶段进行详细阐述。
3.1 报题阶段
报题即项目申报，是政府针对研究单位作出的一系列优惠政策，研究单位再根据政府的相关政策进行编写申报文件，然后根据相关申报要求和流程进行申报。可申请的项目包括国家省市资助计划体系及各部委资助计划例如863计划、973计划、国家社科基金、国家自然科学基金、省社科基金、省自然科学基金等不同级别的项目。申请时难度不同，申请人的资格和条件也各有不同。
报题环节是科研单位完成课题研究工作的基础，在以往的报题流程中主要是依靠手工和纸质化操作，无论是申报材料的填写还是课题组的成立组建都没有实现网上操作和实时共享。
目前报题主要有两种工作模式。一是个人报题，主要由申报人进行研究课题的进度控制，结合时间条和任务完成程度进行修改、审核，最终提交研究报告。
另一个是团队报题，这就需要首先组建报题团队，然后依据功能组建群，课题组长即为该群的管理人员，管理员具有最高权限，可以统揽全部的群，并可查看本组人员的工作进度以及动态。而课题组其他成员虽然可以看到全部群的所有人，但是有一定的权限限制，有的部分没有权利去设置、修改或者有些文件、资料不能进行查阅、下载。工作组成员进入系统之后直接面对自己的工作界面，在其中可以看到组长的工作提示以及自己的工作进度控制条。这样在组长的监督和管理之下，组员根据课题研究的进度要求完成整个课题研究。
3.2 研究阶段
该阶段也分为个人研究和团队研究两种模式，在个人研究模式上，一个人需要同时担负若干个任务，具体的工作进度和时间长短由个人进行把握。
团队研究首先必须树立一定的团队意识，在整个的时间进度控制上需要协调好所有的课题组成员，课题组长担负首要任务。
首先是调研活动，每个成员需要记录调研时间及内容，并进行调研资料上传实现共享阅读。其次是召开讨论会，确定会议参加人员之后提前发布通知公告，并做好会议内容的记录与上传共享阅读，同时设定阅读权限。再就是具体开展研究部分，研究课题组的成员可能有的是负责人有的只是参与其中，有的担负任务比较重，有的担负任务比较轻，需要各成员根据课题的重要程度、时间结点以及自己的参与程度进行进度控制和时间结点把握，分别赋予预警的时间幅度。在设置时间结点时，成员可以根据情况变化进行修改，但是仅限于弹性部分。一些硬性要求部分，管理员具有强制设置权限。还有就是在研究过程中，课题组成员之间需要进行一定的讨论和交流，除了采用召开工作会这个重要形式之外，可以在OA系统中设置邮件接受和发送、网络视频会议等功能模块，便于成员之间的内部交流和沟通。
3.3 结题阶段
该阶段主要是生成研究报告、有关论文和书籍的发表、相关研究产品和成果的推广和应用，以及研究课题的价值和收益等等。
在该阶段主要是设置一个报警机制，对于不能按时完成工作任务的组员，归咎于客观原因的，由组长控制调整整个团队的时间结点；如果是主观原因，则需要启动报警机制，限定其完成任务的具体日期，并扣除部分奖金或者取消参与其他课题的资格。对于团队做题的，最后还需要撤销课题组，但可以进行保存，以便以后查阅。
以上主要是从报题、研究和结题三个方面详细阐述科研单位的科研业务流程，着眼于纯科研单位的科研OA设计，其思路具有一定的特色，但也具有一定的局限性。对于单位的其他工作，如党务、工会、办公室日常工作等未考虑，而其他具有公司化特点的科研单位，其OA设计思路本文不再阐述。
4、实证设计
以一中小规模的科研单位为例进行实证研究。该单位实行垂直管理和层级负责的管理体制，现有三个研究室，以及其他的人力资源和财务等保障部门（图1）。
科研单位的OA 系统以科研项目管理、科研事务管理和公文处理为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能。在此过程中，知识的交流与管理存在于各个阶段。因此，根据科研单位的特点，科研单位的OA系统设计主要从登录、任务提醒、任务安排、资料查阅检索、完成任务、成果存储、系统维护及权限管理等七个方面展开。
从系统一般使用权限来说，需要设置管理员和使用者两种系统使用身份。使用者分为组长和组员两种身份。管理员可进行一般的系统操作，同时还可为系统添加、删除用户，可以为用户修改密码，即具有一般系统管理员的权限。而使用者具有权限进行一般系统操作。根据科研单位的工作特点，进行科研工作时，一般设置科研工作小组，分为组长和组员两种。组长负责任务的最终完成，布置协调工作组完成工作；组员要按要求完成工作。 4.1 登陆
OA系统要经过有效的身份验证才可以登录。 在用户登录时需要输入用户名和口令，服务器将验证所输入的用户名是否正确。如果验证正确，才会继续验证输入的口令，否则用户将不能登录系统。只有被授权的用户才可以进入本系统使用系统功能。用户的身份不同，使用的系统资源也有所不同。也就是说，组长和组员的开机界面是根据工作身份不同而有所区别的。这种区别主要体现在对任务和进度的掌控以及对本组工作的角色不同。
同时，一个科研人员可能同时参加两个或更多工作组，分别担任组长和组员，其个人界面中的任务部分需要根据任务不同而相应区别。
4.2 任务提醒
用户登陆OA系统之后，首先面对的是自己的工作界面，通过该界面可以查看一天的工作内容和工作安排。在此设置一个紧急任务提醒栏。作为组员，接收的是组长对任务的紧急情况的布设；作为组长，OA需根据组长以前的设置对工作安排给出一定的提示。需要说明的是，目前的OA无法代替人工作，所以必须由操作者设置。
如果工作组有一些特别的安排比如紧急会务召开、重要通知等，可以实现及时的传达。在具体设计上，要求做到醒目、大方，保证员工可以一目了然的看到并做到心中有数，这都将有利于节省时间和提高工作效率。
4.3 任务安排
如果没有紧急的任务提醒，就进入日常的工作安排。在接受每一项任务之后，都会根据每项任务的时间限制进行任务安排。一个常用的办法是设立进度条，这样员工在进入工作界面之后可以根据进度条开展每天的工作。按计划有条不紊的开展工作可以收到事半功倍的效果，大大提高工作效率和工作质量。
工作组进度条由组长设置。在完成工作组任务的同时，组员可根据自己的工作需要自行设计工作任务。进度条的原理是根据组长或组员设计的时间进度结点，用红色绿色等自行显示，以提示工作进展。组长要求在自己的操作界面内看到组员各自的进度条（组员自己设置的个人工作进度条除外），并有权限对员工的工作进度条进行调整和变动。
登陆之后，所看到的主体界面如图2所示。同一人可能同时参与若干项目，分别担任组长和组员。所参与的课题可能处于不同的阶段，如课题申报（报题），课题进行（做题），课题终结（结题）等，并以时间节点进行提示。
图2表示该科研人员参与三个课题A，B，C，分别担任组长和组员。课题A，C处于课题研究过程，B则处于申报过程。下面的红色进度条代表距离任务完成的时间标志。这样进入系统后，可对本人担负的工作任务一目了然。
掌握整体进度之后，主要工作就需要进一步了解具体项目和课题进度情况，这样就需要使用专项进度条。专项进度条能提供条件，使工作人员根据项目的不同特点和时间节点设计。以某研发项目为例，在做题过程中，可分为调研、研发、测试、试运行四个环节。当前时间进展到研发过程中，可将研发过程再细分为需求分析，总体设计，详细设计，代码编写，说明文档等环节。
4.4 资料查阅检索
科研单位的OA系统需要建立强大的资料数据库，具备完善的文献资料查阅和搜索功能。工作过程中，可以通过设置检索条件，实现关键字的全文搜索，为员工快速查找资料、数据等提供便利，从而提高搜集文献资料的效率。在实现查阅功能的同时也可以实现资料的上传与下载，实现资料的保存与共享。
4.5 完成任务
组员在完成一项研究工作，到达任务进度条的最后时刻。根据工作要求需上传研究成果。包括文字资料和数字图表资料等，以及相关研究成果。上传之后，需要等待组长审核，可通过电子签名等形式来处理。最终在组员界面上显示本项工作完成。
4.6 成果存储
一项研究课题完成之后需要将所有的研究成果进行保存和存储，包括课题申报的材料、课题研究的文献资料、研究过程中的工作日志以及最后生成的研究报告等等。对于这些研究成果根据保密程度的不同对不同的人员设置不同的阅读、下载权限，进行研究成果的存储一方面有利于实现研究成果的积累，另一方面便于日后的研究参考和查阅。
4.7 系统维护及权限管理
OA系统的维护是实现整个系统安全运行的重要保证，主要包括系统参数设置、数据维护及性能监控等功能模块。可以将这些模块权限分配给角色，再将角色授权给用户，实现基于角色的用户权限控制。首先根据单位的安全政策、操作规则划分出不同的角色，然后根据需要把这些角色授权给相应用户。不仅保证数据库的安全性，还能降低权限管理的负担和代价，减少系统的安全漏洞。
5、结论
本文在分析科研单位具体的科研业务流程的基础上，进行了科研单位OA系统的初步设计和实证研究。本文的研究是以科研单位为对象进行设计的，然而随着科研单位OA系统的不断完善， OA系统的设计可以扩展到科研单位所属企业和机构中，以及相适应的企业和高校来进行研究和实践，不断地朝着产业化、行业化、门户化、知识化和智能化的方向发展，为提高部门间工作效率，势必起到更大的作用。
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