提升职业院校电子档案管理水平的思考

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  【摘要】档案资料能够真实记录学校的客观历史,是学校管理的重要组成部分,而档案管理的电子化、信息化是社会发展的潮流和趋势。职业院校应当顺应时代发展要求,最大限度地使用电子科技手段提高档案资料的利用效率,更加全面真实纪录学校发展历史、展示发展成绩,从而进一步促进院校档案管理工作的上档升级。本文基于电子档案时代发展需要,分析了纸质档案的弊端,指出了提升电子档案管理和建设水平的意义,提出了职业院校电子档案建设工作的方向和路径。
  【关键词】职业院校 电子档案 信息化
  【中图分类号】G71 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089(2017)38-0249-02
  社会的不断进步发展,伴随着现代网络技术的全面普及,将电子信息技术运用到档案管理中,具有方便、快捷、便于寻找和管理的优势。电子档案的出现,将会进一步取代传统纸质档案,给档案管理工作带来了高效便捷,也带来了全新挑战,顺应职业院校档案电子化管理要求,是时代发展的必然趋势。
  1.职业院校电子档案管理的必要性
  对职业院校档案进行电子化管理,具有多个层次的必要性。
  1.1是提高档案管理工作效率的需要
  档案管理程序复杂,文档资料整理繁琐,而传统的管理方法是纸质保存,不仅需要大量的人力和物力,也容易造成丢失和不必要资源浪费。对学校教学、科研档案等的电子化管理,较传统档案管理模式更有利于对学校进行科学考核、准确评估、客观衡量各个阶段教学和管理质量。
  1.2是推进“数字化校园”建设的需要
  职业院校中的电子档案建设是校园数字化的主要构件,对学校的教学业务、科研业务、党政管理的信息存储与管理起着重要作用。电子档案的建设,有利于高校节省现有的资源而达到保管纸质档案资料的目标,有利于教职工和学生存储、查询或借阅的便捷需求,能够有效提高档案管理的效率。只有加强电子档案管理,才能实现“数字化校园”建设中档案信息资源的合理配置、科学管理,更好地完善和发展档案工作。
  1.3是提升职业院校信息化水平的需要
  职业院校的信息化的发展对档案工作提出了新的内容和要求。第一,从档案的形式来讲,不仅要管理纸质档案,还要对新型档案资料进行管理,包括多媒体、文本、网页和各种数据库等。第二,从归档范围上来讲,在全部档案资料中,数字化的教学资源、学生信息、科研信息和党政资源的比重不断提升。第三,从管理方式上来讲,高职院校的电子档案建设是当前信息社会发展的要求,档案管理方式也需要改變。
  1.4是安全保护已有的档案资料的需要
  纸质档案会受到环境影响而发生损害,意外的火灾可能会对其造成巨大的损毁,但随着计算机、存储设备和管理系统的发展,通过把现有高校信息输入到信息管理系统中,可以更好的使档案资料得到最大限度、最大容量的保留。
  2.职业院校档案管理现状
  在信息化技术的带动下,职业院校档案管理电子化进程取得了一定的成绩。然而,从目前情况看,电子档案建设与管理的现状仍然存在不少问题。
  2.1对电子档案管理和建设重视不够
  当前,职业院校快速发展,档案资料正是职业院校建设、发展的历史见证,是其它任何材料不可替代的原始凭证,具有重要的保存参考价值,但是很多院校领导都把主要精力放在了教学管理上,对学校档案工作特别是电子档案建设的目的和意义有着片面的认识,缺乏应有的重视,觉得档案管理工作只是管理保存一些资料,是档案管理员的事情,对于学校的整体工作无足轻重。由于档案管理工作缺少领导的重视和政策的支持,院校的电子档案建设和管理无法顺利有效开展。
  2.2基础设施陈旧落后
  很多院校对电子档案管理缺乏资金投入,两张破旧桌子,三台老式电脑,几张铁皮柜子,成了档管管理室的全部家当。硬件设施的老旧缺乏,连档案管理的基本要求都无法满足,更谈不上档案管理的电子化、信息化建设。部分条件好的院校虽然配备了基本设备如打印机、计算机、扫描仪等,但也多是一些被一线教学单位淘汰的设备。也有一些院校经济条件较好,比较重视电子档案管理工作,配备了相对较好的设备,但档案管理人员业务知识匮乏,电子档案管理水平低下,依然很少能够使用专业管理软件,对学校的档案管理工作帮助不大。还有相当一部分院校,仍然只重视对纸质文件的整理而轻视电子文件,缺失对电子档案的建设,从而使得诸多宝贵的档案资料造成不必要的损失。
  2.3部分档案管理者业务素质不高
  电子档案的建设与管理,都必须通过档案人员才能发挥作用。可长期以来,档案管理者中缺少对档案管理和计算机系统、网络系统都擅长的综合性人才,职业院校中的富余人员多安排在档案部门工作,整个档案队伍素质普遍较低。一些职业院校没有设定专职档案管理岗位,也有部分院校的档案管理者是教师或是临时配备的。这些人员大多没有经过档案知识、技能等专业培训,对档案资料的收集、整理、归档、装订等工作不太熟悉,责任心不强。无需按什么标准和要求进行整理归档,经常是该及时整理的没有及时整理,该建档的没有及时建档,档案流失现象经常发生等等,严重影响了职业院校档案事业发展的需要。
  3.职业院校电子档案建设的方向和路径
  当前,各行各业信息化建设飞速发展,高职院校电子档案建设迫在眉睫,对电子档案管理水平提出更高要求。
  3.1提高电子档案管理水平
  院校主要领导要改变传统的档案管理思想和服务方式,树立电子档案管理意识,重视电子档案的建设,提升电子档案的地位并扎实落实到学校的各项工作中。要制定切实可行的档案信息开发规划,在分析高职院校自身特点与发展目标的基础上,深入调查和科学论证,制定档案管理电子信息化长远规划及近期计划,形成一个切实可行的电子档案管理模式,推动电子档案信息化协调发展。要积极培养和选拔高素质的电子档案专业人才,选派档案专业人员从事专职档案管理员工作,定期参加电子档案业务知识培训,不断提升业务水平和管理知识。要建立健全电子档案管理工作机制,根据相关政策,结合工作实际,制定档案工作人员岗位责任制、电子档案资料建立制度、电子档案借阅制度等一系列相关制度,列入学校重要达标内容进行考核。   3.2提升电子档案工作业务能力
  系统推进档案工作人员的培训工程,提高其电子档案管理水平和职业道德素养。引进相关技术人才或从学校其他部门抽调相关技术人才,改善电子档案工作人员的结构,注重年轻人才的培养,形成合理高效的人才梯队。在全力掌握传统档案组卷、归档、编目录入工作外,更要学习掌握与电子档案相关的知识、技术和手段,达到能适应档案工作高效化、现代化、信息化的要求。
  3.3加强电子档案基础设施建设
  推进专业档案室建设。有条件的学校,要根据学校的规模和实际按照国家中小型档案馆(室)的建设规模和标準,建设专门的档案馆(室),购置必要的电子信息化软硬件设备。推进档案室数据库建设,逐步建立院校各类档案数据库,完成馆藏档案文件级检索工具的数字化。加强档案的网络化建设,提高档案信息的查询效率,实现学校的网络办公化和资源共享。同时充分利用和发挥学校官方网站的作用,有计划地上载开放档案目录及现行资料信息,为各类权限用户提供更加便利信息服务,使电子档案公开信息成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。
  3.4积极利用先进适用电子档案软件
  高职院校要积极主动引进适合自己学校的高水平的、安全性高、可靠性强的电子档案软件,促进电子档案建设的高效完成。基于电子档案应用的趋势和学校实际,建设集成信息采集、加工、存储、管理、利用和维护的综合管理系统,提示学校的档案管理水平。
  档案的信息化建设是当前高职院校的必行之路,电子档案的建设将全面推进高职院校的发展,因而,当前我国的高职院校要积极加强电子档案的工作,促进电子档案成为高职院校发展的重要助力。
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  作者简介:
  赵静(1968-),档案馆员,本科学历,研究方向:档案管理。
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