在中国共产党成立之日起，就把秘书工作与文件公布出版工作有机的结合起来。建党初期，中共中央局机关仅有总书记、组织主任和宣传主任三人。宣传主任主管宣传兼秘书并负责编辑出版《共产党》月刊。基于安全保存在大革命运动中形成的数以万计的党内外重要文件史料的需要。在1923年中共中央执行委员会《组织法》中规定：中共中央和区执委会以上机关设立专职秘书，“秘书员[负]本党内外文书及通信及开会记录之责任，并管理本党文件”，此外，还规定本党委员长、秘书及会计的主要任务之一是“发行用本党名义之出版物!’。前面我们介绍过早期的秘书工作在很大程度上肩负着档案保管的职责，《中国共产党中央执行委员会组织法》所说的“管理本党文件”。实际上就是档案管理工作。1926年7月中共中央秘书处成立后就具体承担了编辑工作或为编辑工作服务的任务，秘书处也就成为了早期负责档案工作的部门。
　　为文件汇编提供文件电报。这是一切文献汇编工作的基本条件，没有这一步，文献汇编工作就无法进行。例如中共中央出版的《党报》、《中央政治通讯》、《中央电讯》等等都是秘书处提供的。1941年中共中央编辑出版的《六大以前》、《抗战以来重要文件汇集》、《军事文献》等等，也都是在秘书处提供材料的基础上编辑出版的。秘书处除了提供工作中积攒的材料外。还负责为出版文电汇集搜集材料：党中央以及各地方党委凡是要编辑出版某一种文集。都把搜集材料的任务交给秘书出版。例如1938年中共中央出版的《周报》、《特讯》、《上海通讯》、《每周通讯》等等。都是从各地收集来的文电、情报等材料而后分别汇编而成的。要是找不到原件就从各种报刊上摘抄材料。例如1928年10月至1930年12月中央出版的《每日宣传要点》从第一期至第六十八期刊登的文件中有50份是从《布尔什维克》、《斗争》以及国民党出版的报刊中摘录剪裁下来的。此外，为了编研工作的需要。各级党委或政府秘书处也收集了大量各机关移交的文件材料。中共陕西省委于1942年4月颁布的《秘书处暂行业务条例》就明确规定：秘书处负责收集省委各机关的“电报文书”材料。1943年《西北中央局秘书处各科(室)工作业务》中，首次把接收整批档案与收集各地方和部队的零散文件材料结合起来，规定：秘书处材料室“在西北局党委及秘书长的领导下。汇集、登记、保管党内西北局各部门、各级党委、政府及群众团体的党团、军队政治部等的报告、决议、通知、指示信、党内刊物、重要书信及其他公开文件、刊物等。”从1937年到1945年期间，陕甘宁边区政府系统先后有十几个直属机关被撤销。边区政府秘书处及时接收了他们遗留的文件材料。1943年晋冀鲁豫边区秘书处在一份工作总结报告中规定：紧急时可以埋藏文件，在“非战时取回备查”。这样成批的直属机关文件资料、撤销机关档案及战时埋藏的文件都被秘书处的同志收集起来了，为编研工作提供了素材。负责传递或分配发行工作。1923年6月《中共中央执行委员会组织法》中规定：秘书和会计主要任务之一是“发行用本党名义之出版物”。此后，秘书处一直有收发室、分配发行股、发行组或发行科来负责一切内部刊物和文电汇集的分配发行工作。1927年12月13日《中共中央通告第二十二号》规定：“各省委应即于秘书处下(无秘书处之省委则改于组织科下)组织一出版分配股，以发行一切党的刊物”，并规定了发行分配股的主要任务。凡党中央的文电汇集、《中央通讯》、《布报》等，要分发至省委委员、秘书长、科长、秘书和秘书处的工作人员，“每人一全份”。还要求分配发行股应保持与上下级机关发行机构的联络工作，规定中央的一切刊物、文件汇集统由各省秘书处负责发行。其次。各省委秘书发行一切刊物等应自行收费。如不收费，中央就在拨给该省委的经费中扣除。同时，要不断改进发行技术，保证“使各种刊物在群众中都能发生盛大的实际效力”。
　　承编文秘专业文电汇集。秘书部门参加或单独承担编辑文电汇集的任务。既是自己的本职工作之一，又有得天独厚的条件。首先是物质条件优厚。几乎一切重要文电都在秘书部门保存。这是进行编纂工作的基础：其次是工作条件占优，秘书处本身就是最高领导者的助手，在首长支持下进行工作有很多方便条件：再次在人力财力上也有更多的回旋余地。因此，从中央到各地方、各部队几乎任何文电汇编工作都由秘书部门参加，或者自行编辑出版一些文电汇集或汇集性质的刊物。单独承编文电汇集最多的是中共中央秘书处。下面简单列举几种。一是《秘书处通信》，编于1929年。共出版二期，是油印小册子。每期登载10余篇有关秘书工作的文件。出版此刊的目的是传达党中央对秘书的指示，交流秘书工作经验，对全党各机关秘书工作起指导作用。二是《临时通讯》，编于1939年，不定期，油印本。主要刊登情报性质的文电材料，以便使高级干部知己知彼的进行工作和指挥军事行动等。三是《中央电讯》，这是奉党中央之命由中央秘书处承编的极重要文电汇集。1941年10月15日《中央电讯》第一期《见面的话》中说：“《中央电讯》是一种极秘密的党内文件，它是汇集和整理关于党务和政策方面实际而新鲜的秘密材料而编成的”。每二日出一期，共出版130余期。1941年11月中央秘书处特意成立电讯科并专门从事《中央电讯》编辑出版工作。后来。根据党中央的指示。将《中央电讯》改名《中央通讯》。除收入机密电报外，还收入一部分机密文件。仍为党内高级干部的必读物。
　　资料的保管。秘书部门不仅在文件汇编、出版、发行和分配传递上起不可或缺的作用，而且在保存一切文电汇集方面一直在默默的工作着。从1921年至1949年中共中央秘书处就保存有一大卡车党内文电汇集和机密刊物。这些文电汇集与刊物同党中央档案一样重要，随时供应党中央领导人和其他一切机关使用。既编辑出版又收集保存，这就是秘书部门在文电汇集工作中所起的双重作用。
　　党政军机关的书报刊物，包括一切文件汇编等在1921年至1942年间一直称为材料。1943年3月31日中共中央书记处在《关于中央及军委秘密文件的检查与管理办法》明确规定党政军群机关报刊和文件汇集等称为“资料”。中央秘书处把“资料”分为如下五类：第一类为党的资料，包括《六大以来》、《六大以前》、《解放周刊》、《群众》、《新中华报》、《共产党人》、《解放日报》、《党书》等等党内刊物和文件汇集：第二类资料，包括中央军委、中央红军、总参、总政以及八路军、新四军编辑出版的《军事文献》、《红星报》、《捷报》、《八路军政杂志》、《抗敌 报》、《政工资料》等，这些资料记载着红军、八路军、新四军、抗日义勇军的战斗历程：第三类资料为各级苏维埃政权、抗日民主政权编辑出版的《宪法》、《劳动法》、《施政纲领》、《法令汇编》、《边区快报》以及政府文献汇集等等。这些文献史料是政权建设、经济建设、文化建设、军事建设、边区建设以及人民群众与人民政府血肉相连的历史渊源：第四类资料为中共各中央局、各省委等编辑出版的机关报刊，如《党的生活》、《党的建设》、《真理》、《斗争》、《工作通讯》以及地方文件汇编等等。这类资料是党与人民群众联系的媒体。充满着人民群众革命斗争历史的真实画景：第五类资料为党政军机关工作参政材料，包括各类情报、各类专业材料、各种剪报、各类文集以及其他与档案有关的史料。
　　中共中央秘书处和各机关各地方秘书部门搜集保存了大量文献资料，从1927年开始，资料的整理习惯上都按秘密材料加以保管。1937年5月20日中共中央组织部制定的《保守党内秘密条例》指出：“所有来往的电报、表格、党内报告、刊物、纪录”等均为“秘密材料”，并要“锁在箱子里”秘密保存。在地下斗争中党内刊物可以作为“秘密材料”。但党中央机关进入延安后。政治形势和党的任务都有了相当大的变化，观念需要更新，在新的观念指导下对文献资料进行了整理。
　　一是确立保护资料的思想观念。以党报党刊和文件汇编为基本成分的资料，历来被视为档案的一部分妥善收集和保存。1931年瞿秋白起草并经周恩来亲笔批准试行的《文件处置办法》规定：各种报刊“必须尽力保存一全份”。当时，中央秘书处也确实把一切党报党刊和马列主义著作全部收集保存起来。但1933年中共中央迁移江西瑞金以后，秘书部门比较重视文件和电报，对革命报刊搜存有所忽视。1937年抗日战争爆发后，特别是1941年中共中央在《关于调查研究的决定》中要收集“敌友我三种材料”后，秘书部门又把党政军机关报刊和文献史料当作“党内资料”收集保存。1941年8月1日《中共中央关于调查研究决定》要求“收集国内外政治、军事、经济、文化及社会积极关系各方面材料，加以研究，以为中央工作的直接助手”。党中央这一决定，使全党全军秘书工作者明确了收集保存一切革命历史资料的意义，并树立了文电与资料同为“档案”的概念。
　　二是文件与资料要分开整理。1941年以前，许多机关把文件电报与一切书报刊放在一起，统一编目、统一分类立卷。但因书报刊物都是纵述性的和综合性的，与专题性的文电放在一起整理很不妥当。中央秘书处裴桐认为管理档案必须分类，而分类又必须坚持“便于研究”和“便于存取”的原则。于是，他提出了“按分类系统编目”以及分别编制“基本目录”和“辅助目录”的方法，并根据这些原则和方法于1941年制定了《党务材料管理法》，开始对档案进行分类、立卷编目，并建立了档案的接收、移交、借阅等制度。其中，将文件电报与资料分开来管理。书报刊物先分敌、友、我三大类，分别编制目录。分类编目后，中央秘书处将敌伪资料、友党友军书报刊物移交给延安图书馆，留下党政军群内部报刊作为档案妥善保存下来。
　　三是剪报与文摘。这是资料工作的一项主要内容。剪报，既是将报纸或刊物上有用的篇章剪下来。或贴在一起或与文电放在一块作为档案保存。文摘。是从文件、电报、书报刊物中摘除有关内容。或直接呈送领导参阅，或汇集成册发给有关方面使用，原摘抄件作为档案存储。如果需要，也可抄载全文。比如1941年12月24日油印的《党的资料》创刊号说：为适应延安党政军干部的要求，决定编印一种党内同志阅读使用的小型读物，定名为《党内资料》全文或摘抄党政军内部有关党务、方针、政策性文电，专门供给“工作有关的在职干部阅读”或备用。当时中央秘书处文书科工农同志负责出版《党的资料》，共出版了两年多的时间，在实际工作中主要作为资料供五大书记查阅之用。