随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为可用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。那么怎样改进档案管理工作呢？这是一个亟待解决的问题。
　　首先是转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理。传统的档案管理工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。
　　其次是建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案。要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程；依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。在电子档案使用过程中，一要注意电子档案安全性问题；二要注意电子档案的真实性问题。三要注意电子档案的法律效力问题。
　　第三是在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法。由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。
　　第四是提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化。现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。
　　第五是提高档案工作者的信息安全素质，实现档案管理的安全化。对于信息社会环境中的档案管理工作者，信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识和能力。档案信息安全是现今档案管理工作的生命线，研究档案管理者的素质，有利于拓宽档案管理保护领域、发展档案管理学的理论研究；完善档案信息安全管理体系。促进档案信息化建设和档案管理事业的健康、有序、可持续发展具有非常重要的现实意义。随着信息化时代的到来，新领域、新门类、新载体档案不断涌现，给档案工作者在素质上提出了更高的要求，同时，我们深刻认识到档案管理工作历来是一项重要的基础性工作，档案工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性，要把工作的着力点转向未来，深化服务意识，树立以服务促管理，以管理完善服务的观念，充分发挥档案管理的综合功能，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，大胆探索，努力实践，使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重要保证。
　　第六是档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平。人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息最大程度的利用。对档案信息化建设而言，这一目标具有特别重要的指导意义。档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。所以值得重视。
　　在信息化条件下电子档案在档案管理工作中占有非常重要的地位。改变传统的档案管理模式，建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务。