关于国际学生档案管理的初步思考

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  摘要:随着我国国际影响力的不断提高,来华国际学生规模不断扩大。国际学生的档案和中国学生的情况大不相同。国际学生的档案对招生、日常管理、校友管理等工作都有重要的意义,本文着重分析目前国际学生档案管理存在的问题并提出解决对策。
  关键词:国际学生、档案管理、解决对策
  一、国际学生档案管理的意义
  (一)为国际学生日常管理提供依据。
  国际学生档案反映了国际学生的教育方式、招生宣传、生源地、风俗习惯等诸多信息,涵括了国际学生生活、学习与就业等各个方面。对国际学生档案的系统性掌握与分析,可以归纳出我国当前国际学生发展的基本态势,并为未来国际学生管理服务提供数据支撑。加强高校国际学生档案管理,有助于高校国际学生精准化服务管理,提升国际学生管理科学化水平,避免信息不对称造成的管理盲区误区。
  (二)有助于开展国际学生招生工作。
  现有国际学生档案中的优秀事迹,包括在校国际学生参加各种活动的获奖证书、影像材料、已有国际学生毕业、就业情况,尤其是杰出校友的档案更是学校荣誉的体现,在招生宣傳中直接发挥着强大的标杆作用,能增强高校对潜在生源的吸引力,也在一定程度上能提升高校的国际形象,进一步促进对外交流。
  (三)辅助国际学生校友工作。
  作为高校的一支特殊群体,国际学生本身也是高校发展中的一笔重要资源,是向他们的所在国宣传学校的“民间大使”,保留国际学生的档案的作用,在学校培养的学生成为优秀校友之后尤其凸显出来,许多在中国大学毕业的国际学生,回国后职业发展良好,在外交、经济等领域任职并取得一定的社会地位,可以充分利用此类校友的档案资料,在招生宣传方面发挥作用。
  二、目前国际学生档案管理存在的问题
  (一)国际学生档案管理的意识薄弱。
  2008年颁布的教育部27号令《高等学校档案管理办法》对国际学生的相关档案仅在外事类中简单提及。2017年颁布的教育部第42号令几乎没有提及国际学生档案管理。省级教育行政管理部门对国际学生档案管理没有明确的文件。针对国际学生的教育管理,高校都会制定本校的国际学生手册,但很少涉及国际学生档案管理。
  (二)档案管理机构不统一,人员不固定。
  档案管理机构不清晰,其中,国际学生的教学资料多由教务部门管理,生活资料多由后勤物业部门管理,就业资料多由招生就业部门管理,这样就会造成国际学生档案由多头部门进行管理,协同性不足,造成国际学生档案资料采集和存放分散。另外,缺乏专人负责档案,一般由国际学生主管部门的管理人员或国际学生辅导员兼任,而这些人员本身就肩负繁重的工作量,且缺乏档案管理的专业素质,无法全身心投入国际学生档案的整理、管理工作,加之无规范管理文件,缺乏相关专业培训,故档案移交工作往往流于表面,以录取材料为主。
  (三)档案内容不完整。
  国际学生档案类别繁杂,按照时间整理,从招生阶段学生提交的申请材料,毕业证书、成绩单到入学后的签证材料、奖学金申请材料、活动证明等都可以作为国际学生的档案。由于国际学生档案在入学前由国际学生主管部门管理,而在学习期间由所属院系管理,待毕业前重新交给国际学生主管部门,这种多头管理模式使档案管理过于分散,难以保证内容的完整性与系统性。
  三、加强国际学生档案管理的几点建议
  (一)完善档案管理制度建设。
  自国家教委颁发有关高校学校档案实体分类法后,外事类档案被列为高校十大档案之一。教育部也实施了相关的档案管理办法,这从法律层面对国际学生档案管理范围、方法做出了界定。但是在具体的管理过程中,相关规定使国际学生档案管理过于笼统、简单,不能满足当前对国际学生档案的管理要求。各高校需要根据高校国际学生各方面管理情况,立足于法律法规,制定合理的国际学生档案管理制度。
  (二)加强档案管理人员的配置和培训。
  要完善国际学生档案管理机构的职责,对相关人员进行培训,提高国际学生档案管理的质量。目前,国际学生档案管理人员往往身兼多职,无法全身心投入档案管理工作,故高校应设置专岗对国际学生档案进行管理和利用。目前辅导员及管理人员培训,内容一般围绕国家政策、学生管理、招生、保险、教学等方面,学籍管理虽常被提及,但也仅限于学籍电子注册和学历报送,很少提及学籍档案管理。鉴于国际学生档案管理对高校乃至国家形象的重要性,建议相关部门针对国际学生档案管理现状和问题,在全国开展相关的培训,同时给各高校国际学生档案管理专员提供一个交流学习的平台。
  (三)明确档案管理职责,指定档案管理机构。
  国际学生档案是高校档案工作的重要组成部分,由于档案语言、管理部门、文化背景等,国际学生档案管理的协同性问题影响到档案本身的开放与利用。为此,要理顺国际学生档案管理部门的各自责任,明确各自分工。
  (四)完善国际学生档案管理内容。
  对于完善国际学生档案管理,其内容涉及较多,主要包括简化国际学生基本信息录入程序、做好学生档案数据库信息资源共享及成绩信息一体化管理。在学生进校后,学生利用系统,一方面可根据自身的学习情况,将档案信息进行更新与补充,另一方面学生可自行查阅个人基本信息,而学校可根据学生完善的档案信息进行科学的筛选与使用。
  参考文献
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  作者简介:姓名:李婷婷,性别:女,籍贯:青海省海东市,民族:汉族,生日:1986年2月,学位:硕士研究生,职称:助理,研究员研究方向:高等教育学生管理
  作者简介:李婷婷,西南政法大学国际教育学院,国际学生辅导员 研究方向:高等教育
  (西南政法大学)
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