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学生资助工作，是国家帮助家庭经济困难学生完成学业，促进教育公平和社会公平的系统工程。近几年来，各类学校的学生资助项目越来越多，随之形成的文件材料也增加。如何做好学生资助项目的档案管理工作，同样成为学生资助管理工作的重要问题。
一、学生资助项目档案管理的现状
（一）各级资助机构对资助档案材料的管理工作不重视，管理混乱。资助工作人员认为资助档案材料的整理工作量大，并且不属资助工作，所以对学生的申请材料、银行的发放清单和资助报表等档案材料乱丢乱放。当相关部门检查或审计需学校提供时，无法提供，更无法补齐。
（二）大部分学校和资助管理机构无档案管理人员，或管理人员没有经过专业的培训，学生资助活动形成的档案材料不够规范。比如：银行代发资助金额后，打印给学校的银行发放清单是“工资条”式的清单，给资助管机构的银行发放清单是几万人汇集一起的流水名册表，银行发放清单上无任何签章，佐证档案材料不规范，效力不够。
（三）大部分学校和资助管理机构没有专用档案室，“六防”设备不配套，必备的切刀、统一的档案盒，都无法购置齐备。硬件环境设施不齐全，引起有资助档案材料的也积满尘埃，甚至霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。
二、学生资助项目档案管理的策略
管好用好学生资助档案，是协调单位各项管理工作、有序、高效运行的有效保证。因此，本人仅从规范学生资助项目档案管理基础工作的做法，提出以下管理策略与大家共同探讨。
策略一：加强领导，提高认识，提升资助人员素质的措施
加强对资助档案管理重要性的认识，落实专人或兼职工作人员负责档案管理工作，分工明确，责任到位。建立健全档案管理制度和奖惩制度，确保资助档案管理工作顺利开展。加强对档案管理人员的业务培训，提高资助项目档案管理工作的效率和质量。
策略二：规范学生资助项目档案管理基础工作的具体做法
（一）资助项目文件材料归档范围、分类和保管期限
⒈资助项目文件材料归档范围
两个原则：凡是反映学生资助项目业务活动、具有查考利用和凭证作用的文件材料均属归档范围；凡是属应归档范围的文件材料，必须按有关规定建档立卷，实行单位或学校集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
2.资助项目档案的分类与归档标识符号
（1）资助项目档案的分类
目前，全国各省市相关管理部门对资助项目档案的分类无统一规定。因此，本人在实际工作中，根据档案管理法规和学生助学金资助项目管理工作的规定以及经济专项审计的要求等，设定“资助类”一级档案目录，按各资助项目的工作流程所形成的档案材料设二级类目。具体分类如下：
①资助业务活动形成档案的一级类目有：资助类、会计类、实物类和声像类。
②资助业务活动形成的 “资助类”二级档案类目有：管理性文件﹙文书类﹚、报表类、学生申请类。
③各级资助管理部门涉及资助项目的档案情况：学校涉及资助项目一级类目的档案有资助类、会计类、实物类和声像类。涉及“资助类”档案的二级类目分为：管理性文件﹙文书类﹚、报表类和学生申请类。各级资助业务主管机构的资助项目档案的分类与学校相同，无“学生申请类”档案材料。
（2）统一资助项目归档的标识符号
资助业务活动形成的“资助类” 一级类目的归档标识符号，按资助项目执行的先后顺序而定。涉及的会计类、实物类和声像类一级类目归档的标识符号，分别按会计类、实物类和声像类的规定执行。
⒋资助项目归档的时间和保管年限
归档时间一般是每学期末由学校和各级资助部门整理归档，保管二年后向单位档案部门移交。由于资助项目属经济专项项目，经费来源分别来自于中央和各省市级财政。因此，资助项目档案的保管期限定为永久。
（二）学生资助项目档案整理
将资助业务活动中所形成的管理性文件、报表类、学生申请类的档案材料，依据各类档案材料的整理办法进行收集、分类、排序、编号、装订、编目、装盒等，使之完整和有序化。
⒈资助项目管理性文件、报表类和学生申请类档案材料的整理方法
（1）整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。
（2）整理流程：收集材料→分类→排序→装订→编制页码→编制归档号→编制卷内文件目录→填写备考表→装盒，共10个环节。
（3）归档要求：归档文件收集要齐全完整。按“件”收集装订保存。对破损、字迹模糊、漏页的文件要进行裱糊、复制或补齐，复制件要清楚并附于原件一并归档。长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
（4）排序：按学年、分春季学期和秋季学期，分别以资助项目分类编制流水件号。
（5）编号：编印页码号时，印单面的，在右下角编页码，底稿接着正文顺着编；印双面的，正面在右下角编，反面在左下角编；要求用黑色笔、钢笔手写或页码机编页码，不能用铅笔、圆珠笔、红色笔编页码。
（6）装订归档文件： 归档文件按“件”装订。文件的正本与定稿为一件； 正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件； 会议记录为一件；督查材料视具体情况合为一件或分为数件。考评材料视具体情况合为一件或分为数件；汇总报表为一件；明细表或名册表单一件；学生申请表和其提供的证明材料为一件。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发文在后；复文在前，來文在后；汇总表在前，明细表或名册表在后。
（7）归档章式样及填写方法：在每份文件首页使用红色印泥在右上角空白处盖档号章，在盖档号章内使用红色印泥盖对应归档标识符号章。
（8）编制卷内文件目录：没有安装档案管理系统软件的单位，采用EXCEL办公软件按以下表样的格式，以盒内文件归档号顺序编制录入归档文件目录信息。
（9）填写备考表：备考表由卷内文件情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成。备考表填写完毕后，统一用A4纸打印，应置于卷内末页。
（10）装盒：按“类别”顺序装入档案盒。卷内文件目录置于盒内文件之前，备考表置于盒内末页之后。
2. 档案盒封面、脊背的格式和标注方法
（1）“档号”填写分类号（类目代号 项目代号）——案卷号。档案盒封皮及背脊上的“档号”填写分类号，年度——卷盒号。“案卷题名”填写资助项目名称。
（2）档案馆号：档案馆给立档单位的档案编制的代号。
（3）“案卷题名”填写本卷档案资助项目的名称或主要内容。
（4）“立卷单位”填写单位全称或规范化简称。
（5）保管期限：统一盖章。
以上内容需要盖章时，要用刻制的字模或阿拉伯号码章蘸红色印泥，保持档案盒清洁、美观。
（三）资助项目档案的交接和移交
1. 各校资助管理工作人员工作变动，必须严格履行交接手续。交接双方、单位负责人应在移交清单上签字。交接目录一式3份，单位存档1份，由交接双方各执1份。
2. 学生资助项目档案按学年分春季学期和秋季学期进行归档。学期结束后，由单位﹙学校﹚资助业务部门整理学生资助项目档案。整理归档工作完成后，由资助业务部门保管二年，二年后资助业务部门将资助项目档案向单位档案部门移交。
资助项目档案进行交接和移交时，资助管理人员必须对所有档案是否齐全完整、真实有效进行检查，编写移交清册，签字确认。档案管理人员应对案卷进行全面审核，不符合要求的及时退回整改，符合要求的签字移交。
一、学生资助项目档案管理的现状
（一）各级资助机构对资助档案材料的管理工作不重视，管理混乱。资助工作人员认为资助档案材料的整理工作量大，并且不属资助工作，所以对学生的申请材料、银行的发放清单和资助报表等档案材料乱丢乱放。当相关部门检查或审计需学校提供时，无法提供，更无法补齐。
（二）大部分学校和资助管理机构无档案管理人员，或管理人员没有经过专业的培训，学生资助活动形成的档案材料不够规范。比如：银行代发资助金额后，打印给学校的银行发放清单是“工资条”式的清单，给资助管机构的银行发放清单是几万人汇集一起的流水名册表，银行发放清单上无任何签章，佐证档案材料不规范，效力不够。
（三）大部分学校和资助管理机构没有专用档案室，“六防”设备不配套，必备的切刀、统一的档案盒，都无法购置齐备。硬件环境设施不齐全，引起有资助档案材料的也积满尘埃，甚至霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。
二、学生资助项目档案管理的策略
管好用好学生资助档案，是协调单位各项管理工作、有序、高效运行的有效保证。因此，本人仅从规范学生资助项目档案管理基础工作的做法，提出以下管理策略与大家共同探讨。
策略一：加强领导，提高认识，提升资助人员素质的措施
加强对资助档案管理重要性的认识，落实专人或兼职工作人员负责档案管理工作，分工明确，责任到位。建立健全档案管理制度和奖惩制度，确保资助档案管理工作顺利开展。加强对档案管理人员的业务培训，提高资助项目档案管理工作的效率和质量。
策略二：规范学生资助项目档案管理基础工作的具体做法
（一）资助项目文件材料归档范围、分类和保管期限
⒈资助项目文件材料归档范围
两个原则：凡是反映学生资助项目业务活动、具有查考利用和凭证作用的文件材料均属归档范围；凡是属应归档范围的文件材料，必须按有关规定建档立卷，实行单位或学校集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
2.资助项目档案的分类与归档标识符号
（1）资助项目档案的分类
目前，全国各省市相关管理部门对资助项目档案的分类无统一规定。因此，本人在实际工作中，根据档案管理法规和学生助学金资助项目管理工作的规定以及经济专项审计的要求等，设定“资助类”一级档案目录，按各资助项目的工作流程所形成的档案材料设二级类目。具体分类如下：
①资助业务活动形成档案的一级类目有：资助类、会计类、实物类和声像类。
②资助业务活动形成的 “资助类”二级档案类目有：管理性文件﹙文书类﹚、报表类、学生申请类。
③各级资助管理部门涉及资助项目的档案情况：学校涉及资助项目一级类目的档案有资助类、会计类、实物类和声像类。涉及“资助类”档案的二级类目分为：管理性文件﹙文书类﹚、报表类和学生申请类。各级资助业务主管机构的资助项目档案的分类与学校相同，无“学生申请类”档案材料。
（2）统一资助项目归档的标识符号
资助业务活动形成的“资助类” 一级类目的归档标识符号，按资助项目执行的先后顺序而定。涉及的会计类、实物类和声像类一级类目归档的标识符号，分别按会计类、实物类和声像类的规定执行。
⒋资助项目归档的时间和保管年限
归档时间一般是每学期末由学校和各级资助部门整理归档，保管二年后向单位档案部门移交。由于资助项目属经济专项项目，经费来源分别来自于中央和各省市级财政。因此，资助项目档案的保管期限定为永久。
（二）学生资助项目档案整理
将资助业务活动中所形成的管理性文件、报表类、学生申请类的档案材料，依据各类档案材料的整理办法进行收集、分类、排序、编号、装订、编目、装盒等，使之完整和有序化。
⒈资助项目管理性文件、报表类和学生申请类档案材料的整理方法
（1）整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。
（2）整理流程：收集材料→分类→排序→装订→编制页码→编制归档号→编制卷内文件目录→填写备考表→装盒，共10个环节。
（3）归档要求：归档文件收集要齐全完整。按“件”收集装订保存。对破损、字迹模糊、漏页的文件要进行裱糊、复制或补齐，复制件要清楚并附于原件一并归档。长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
（4）排序：按学年、分春季学期和秋季学期，分别以资助项目分类编制流水件号。
（5）编号：编印页码号时，印单面的，在右下角编页码，底稿接着正文顺着编；印双面的，正面在右下角编，反面在左下角编；要求用黑色笔、钢笔手写或页码机编页码，不能用铅笔、圆珠笔、红色笔编页码。
（6）装订归档文件： 归档文件按“件”装订。文件的正本与定稿为一件； 正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件； 会议记录为一件；督查材料视具体情况合为一件或分为数件。考评材料视具体情况合为一件或分为数件；汇总报表为一件；明细表或名册表单一件；学生申请表和其提供的证明材料为一件。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发文在后；复文在前，來文在后；汇总表在前，明细表或名册表在后。
（7）归档章式样及填写方法：在每份文件首页使用红色印泥在右上角空白处盖档号章，在盖档号章内使用红色印泥盖对应归档标识符号章。
（8）编制卷内文件目录：没有安装档案管理系统软件的单位，采用EXCEL办公软件按以下表样的格式，以盒内文件归档号顺序编制录入归档文件目录信息。
（9）填写备考表：备考表由卷内文件情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成。备考表填写完毕后，统一用A4纸打印，应置于卷内末页。
（10）装盒：按“类别”顺序装入档案盒。卷内文件目录置于盒内文件之前，备考表置于盒内末页之后。
2. 档案盒封面、脊背的格式和标注方法
（1）“档号”填写分类号（类目代号 项目代号）——案卷号。档案盒封皮及背脊上的“档号”填写分类号，年度——卷盒号。“案卷题名”填写资助项目名称。
（2）档案馆号：档案馆给立档单位的档案编制的代号。
（3）“案卷题名”填写本卷档案资助项目的名称或主要内容。
（4）“立卷单位”填写单位全称或规范化简称。
（5）保管期限：统一盖章。
以上内容需要盖章时，要用刻制的字模或阿拉伯号码章蘸红色印泥，保持档案盒清洁、美观。
（三）资助项目档案的交接和移交
1. 各校资助管理工作人员工作变动，必须严格履行交接手续。交接双方、单位负责人应在移交清单上签字。交接目录一式3份，单位存档1份，由交接双方各执1份。
2. 学生资助项目档案按学年分春季学期和秋季学期进行归档。学期结束后，由单位﹙学校﹚资助业务部门整理学生资助项目档案。整理归档工作完成后，由资助业务部门保管二年，二年后资助业务部门将资助项目档案向单位档案部门移交。
资助项目档案进行交接和移交时，资助管理人员必须对所有档案是否齐全完整、真实有效进行检查，编写移交清册，签字确认。档案管理人员应对案卷进行全面审核，不符合要求的及时退回整改，符合要求的签字移交。