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中图分类号:G637 文献标识码:A 文章编号: 1673-1875(2008)10-089-01
档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。照片作为档案的一种特殊载体,以其特殊的形式,生动、详实、形象地再现了历史的一个个精彩瞬间。因此,照片档案有着文字材料无法替代的作用。
学校照片档案是学校宝贵的资源,是学校分析历史、研究现状的可靠凭证,是再现历史的宝贵文献资料。深入细致地做好学校照片档案管理工作,充实学校的馆藏,让它更好地为学校现代化建设服务,有着十分重要的意义。
一、我校照片档案管理工作的基本状况
随着社会的进步,学校的发展,档案工作越来越被认可和重视。我校领导也非常重视照片档案工作,落实管理人员和
设施配备。有指定的照片拍摄人员、照片档案管理员,配备专门的摄影设备,如高像素数码相机,高性能专业相机。工作人员积极性高,干劲足,工作踏实细致。我校档案员根据上一年度产生的照片,挑选反映同一内容的主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的主要照片若干张,以有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于提供服务为原则,按时间顺序,进行组卷,归档。
二、利用计算机进行照片管理的实践
计算机技术、网络技术、通讯技术的迅速发展,计算机已普遍应用于单位各部门,因此用计算机进行照片管理已成为必然。
用计算机进行照片管理, 硬件需配置性能较高的计算机一台,要求速度快、容量大;光盘驱动器一台,用于观看刻录在光盘上的照片档案;扫描仪一台;彩色喷墨打印机一台。软件需配置图像加工处理软件、图像屏幕显示软件。
1．对已立卷归档照片的计算机管理
已立卷归档的照片,是保存在照片档案册里的,手工查阅照片比用计算机浏览照片速度慢。为了进一步提高工作效率和照片档案的保护利用,可把年代久远、重要的、孤本的照片按已归档照片档号分类编码,在扫描仪上逐一扫描照片,并以照片档号作为文件名存入电脑,并对原始照片进行修复加工,调节照片的色彩、明暗,使照片更清晰;对陈旧、有缺陷的照片进行修补,使电脑照片档案比实际照片有更高的质量。扫描大量的图片后,将存入计算机的图片刻录成光盘以便于保存和备份。当需要查阅或利用照片档案时,可从屏幕显示或通过彩色打印机输出彩色照片。
2．对数码照片的管理
数码摄影技术的诞生与发展给照片档案管理带来了新的影像载体。每次活动都会产生大量的图片,如何有序地、有效地管理好这些图片,也是我们应该探索和思考的一个问题。结合我校实际情况,我们是从以下五个方面入手的:
①收集。收集是主要环节。随着各项活动的开展,数码相片随时产生于各个部门。这就要求档案员有敏锐的嗅觉,去捕捉学校的活动信息。时常登录校园网,查看学校一周工作安排、校园动态、公告,了解学校近期将开展的活动,及时与主办部门沟通,商定要拍摄的活动照。活动结束,档案员要及时催收照片,避免时间久了,拍摄者记不清拍摄内容的相关信息,导致照片无法提供利用。
②分类、整理、筛选。第一步,在计算机硬盘中建立“照片档案”文件夹,再在该目录下建立分类文件夹:如上级领导来访类、外事活动类、教学科研类、学生活动类等。第二步,将从各部门收集来的数码照片以组为单位,复制粘贴在相关的分类文件夹中,同时以“年度-照片内容-张数”命名建立下一级文件夹。如果收集的数码照片较多,就要删除拍摄效果不佳、角度不适、影像重复的片子,留取具有代表性、能全面反映事件全貌、过程、细节、图像质量佳、视觉效果好的归档。
③编写说明。数码照片文字说明可采用电子文档。总说明的编写要包含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素,同时还要编写主要照片的分说明。文字说明以WORD文档形式和照片同时存放,并放在第一张照片前,便于浏览图片时查看说明。
④刻录、归档。采用只读光盘作为数码照片的保存载体,禁用磁盘作为长期保存的载体。同一年度产生的照片组文件夹一般刻录在一张或多张光盘上,并在光盘盒上标注全宗号、照片保管期限、照片组文件夹名称。光盘应刻录两套,一套封存保管,一套供查阅使用。
⑤保管。存放光盘要远离磁场,并与有害气体、强紫外光隔离,还要注意保持一定的环境温度,以减缓光盘退化,并防止霉菌滋生。
三、建立形成特色的照片档案
①学校荣誉类照片档案。我校会议室里挂满了大小规格不一的奖牌、奖杯、锦旗,档案管理人员就把它们拍成照片组卷。上级来校评估、老校友来访、成果展览时,这些照片档案就是学校的亮点,展示了学校的办学历史和辉煌成就。
②名特优教师风采档案。我校办学历史悠久,从中涌现出一批名特优教师,有全国劳模、全国优秀教师、省特级教师、省教坛新秀、市名教师、市骨干教师等等。制作教师风采档案时,就拍摄人物工作照,并在照片下附文字说明,文字说明应包括个人简历,工作简历,研究成果,论文情况等以全面反映名特优风采。
③优秀学子照片档案。我校学生活动丰富,社团活跃,学科、体艺竞赛等各方面成绩斐然,获奖学生层出不穷。
④书画作品照片档案。我校多年来积累了大批在全国、省、市获奖的学生书画艺术作品,我们就把作品拍成照片,配以说明,能直观地、形象地显示我校艺术教学成就。
档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。照片作为档案的一种特殊载体,以其特殊的形式,生动、详实、形象地再现了历史的一个个精彩瞬间。因此,照片档案有着文字材料无法替代的作用。
学校照片档案是学校宝贵的资源,是学校分析历史、研究现状的可靠凭证,是再现历史的宝贵文献资料。深入细致地做好学校照片档案管理工作,充实学校的馆藏,让它更好地为学校现代化建设服务,有着十分重要的意义。
一、我校照片档案管理工作的基本状况
随着社会的进步,学校的发展,档案工作越来越被认可和重视。我校领导也非常重视照片档案工作,落实管理人员和
设施配备。有指定的照片拍摄人员、照片档案管理员,配备专门的摄影设备,如高像素数码相机,高性能专业相机。工作人员积极性高,干劲足,工作踏实细致。我校档案员根据上一年度产生的照片,挑选反映同一内容的主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的主要照片若干张,以有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于提供服务为原则,按时间顺序,进行组卷,归档。
二、利用计算机进行照片管理的实践
计算机技术、网络技术、通讯技术的迅速发展,计算机已普遍应用于单位各部门,因此用计算机进行照片管理已成为必然。
用计算机进行照片管理, 硬件需配置性能较高的计算机一台,要求速度快、容量大;光盘驱动器一台,用于观看刻录在光盘上的照片档案;扫描仪一台;彩色喷墨打印机一台。软件需配置图像加工处理软件、图像屏幕显示软件。
1．对已立卷归档照片的计算机管理
已立卷归档的照片,是保存在照片档案册里的,手工查阅照片比用计算机浏览照片速度慢。为了进一步提高工作效率和照片档案的保护利用,可把年代久远、重要的、孤本的照片按已归档照片档号分类编码,在扫描仪上逐一扫描照片,并以照片档号作为文件名存入电脑,并对原始照片进行修复加工,调节照片的色彩、明暗,使照片更清晰;对陈旧、有缺陷的照片进行修补,使电脑照片档案比实际照片有更高的质量。扫描大量的图片后,将存入计算机的图片刻录成光盘以便于保存和备份。当需要查阅或利用照片档案时,可从屏幕显示或通过彩色打印机输出彩色照片。
2．对数码照片的管理
数码摄影技术的诞生与发展给照片档案管理带来了新的影像载体。每次活动都会产生大量的图片,如何有序地、有效地管理好这些图片,也是我们应该探索和思考的一个问题。结合我校实际情况,我们是从以下五个方面入手的:
①收集。收集是主要环节。随着各项活动的开展,数码相片随时产生于各个部门。这就要求档案员有敏锐的嗅觉,去捕捉学校的活动信息。时常登录校园网,查看学校一周工作安排、校园动态、公告,了解学校近期将开展的活动,及时与主办部门沟通,商定要拍摄的活动照。活动结束,档案员要及时催收照片,避免时间久了,拍摄者记不清拍摄内容的相关信息,导致照片无法提供利用。
②分类、整理、筛选。第一步,在计算机硬盘中建立“照片档案”文件夹,再在该目录下建立分类文件夹:如上级领导来访类、外事活动类、教学科研类、学生活动类等。第二步,将从各部门收集来的数码照片以组为单位,复制粘贴在相关的分类文件夹中,同时以“年度-照片内容-张数”命名建立下一级文件夹。如果收集的数码照片较多,就要删除拍摄效果不佳、角度不适、影像重复的片子,留取具有代表性、能全面反映事件全貌、过程、细节、图像质量佳、视觉效果好的归档。
③编写说明。数码照片文字说明可采用电子文档。总说明的编写要包含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素,同时还要编写主要照片的分说明。文字说明以WORD文档形式和照片同时存放,并放在第一张照片前,便于浏览图片时查看说明。
④刻录、归档。采用只读光盘作为数码照片的保存载体,禁用磁盘作为长期保存的载体。同一年度产生的照片组文件夹一般刻录在一张或多张光盘上,并在光盘盒上标注全宗号、照片保管期限、照片组文件夹名称。光盘应刻录两套,一套封存保管,一套供查阅使用。
⑤保管。存放光盘要远离磁场,并与有害气体、强紫外光隔离,还要注意保持一定的环境温度,以减缓光盘退化,并防止霉菌滋生。
三、建立形成特色的照片档案
①学校荣誉类照片档案。我校会议室里挂满了大小规格不一的奖牌、奖杯、锦旗,档案管理人员就把它们拍成照片组卷。上级来校评估、老校友来访、成果展览时,这些照片档案就是学校的亮点,展示了学校的办学历史和辉煌成就。
②名特优教师风采档案。我校办学历史悠久,从中涌现出一批名特优教师,有全国劳模、全国优秀教师、省特级教师、省教坛新秀、市名教师、市骨干教师等等。制作教师风采档案时,就拍摄人物工作照,并在照片下附文字说明,文字说明应包括个人简历,工作简历,研究成果,论文情况等以全面反映名特优风采。
③优秀学子照片档案。我校学生活动丰富,社团活跃,学科、体艺竞赛等各方面成绩斐然,获奖学生层出不穷。
④书画作品照片档案。我校多年来积累了大批在全国、省、市获奖的学生书画艺术作品,我们就把作品拍成照片,配以说明,能直观地、形象地显示我校艺术教学成就。