论文部分内容阅读
摘要：学籍档案管理可以间接反映高校的综合管理水平，本文首先对高校学籍档案管理中存在的问题进行了分析，然后针对问题提出了完善高校学籍档案管理的具体措施。
关键词：高校；学籍档案；管理
【中图分类号】G647.24
每一个大学生都有自己的学籍档案，其中记录了一个学生在大学期间的方方面面，包括参与活动情况、学习成绩、获得的奖励或受到的惩罚、遵纪守法情况、毕业证书和学历证书获得资格等。因而，高校学籍档案的管理水平直接影响大学生档案信息的准确性、完整性。众所周知，应聘单位在招聘人才时非常注意查看应聘者的档案，主要是确认应聘者是否有过违纪行为，是否达到了应聘条件。从这个角度说，高校学籍档案对毕业生的就业起着非常重要的作用，学籍档案越是完整、详细，越能够让用人单位了解毕业生，从而使毕业生拥有更多的就业机会。但是，目前我国很多高校学籍档案管理水平较低，缺乏学籍档案管理意识，因此，对高校学籍档案管理开展研究是非常必要的。
一、目前高校学籍档案管理存在的主要问题
（一）缺乏学籍档案管理意识
高校比较注重教学和学生管理工作，对于其他的辅助工作，尤其是档案管理工作通常是被遗忘的一块，这主要是因为档案管理不能直接对高校起积极的作用，只有在学生毕业的时候才会用到档案，并且学生将档案提走后便交给工作单位，管理水平高或是低表面上看对高校没有什么影响。因而，高校认为对学籍档案进行基础的管理就可以了，没有必要花费大的精力和时间进行学籍档案建设和管理。高校领导的不重视致使档案管理人员平时敷衍工作，对于学生的重要信息不进行及时的搜集和整理，造成大量信息的累积甚至遗失，那么学生毕业提取档案时经常会发现单位所需要的很多东西没有在档案袋里，从而给学生的就业带来很多不便。
（二）缺乏专业的档案管理人员
目前，大部分高校的档案管理人员都不是档案管理专业毕业，更没有经过专门的档案管理知识和技能训练，因而在对学籍档案进行管理时往往是凭借主观经验，管理方法比较传统、理念也比较滞后。除此之外，专职档案管理人员非常少，基本上都是兼职人员，比如高校行政人员或辅导员，他们在工作之余按照学校的要求对学生的学籍档案信息进行搜集、整理、装袋。由于兼职人员主要从事本职工作，对于档案管理工作可能不会上心，再加上工作比较繁忙，可能会造成对学生的学籍信息不能够及时了解和掌握。
（三）学籍档案信息缺乏创新性
随着社会的发展，我们越来越强调创新的重要性，创新可以使一个人、一个组织充满活力，那么在新的时代，高校学籍档案管理也应该有所创新，体现时代气息。但是，目前展现在我们眼前的学籍档案信息仍然是几年前甚至是十几年前的样子，没有丝毫的创新，具体表现在：首先，关于学生思想政治表现的信息到处都是，比如入团情况、入党情况、政治课学习成绩、思想汇报，这些信息基本上占整个学籍档案信息的一半。而关于学生参与活动、组织活动，尤其是体育、美术、歌唱方面的信息在学籍档案里反映的很少；其次，档案信息不完整。学籍档案里关于必须的基础课、专业课成绩比较全面和完整，但是，在大学里很多学生为了修满学分都会选择自己比较喜欢的一些课程进行学习，也就是所说的选修课，关于学生这些课程的成绩却没有装入档案袋里。因而，学籍档案信息过于传统使得用人单位无法全面、深入了解学生。
（四）学籍档案管理缺乏规范性
高校一般有若干个二级学院，为了简化档案管理工作，通常赋予二级学院管理本学院学籍档案的权利，这就造成了每个二级学院管理学籍档案的方法、观念、手段不一致，从而使得高校学籍档案管理缺乏规范性，致使产生很多的问题，比如因为没有严格、统一的规定，一些二级学院没有做好学籍档案的保管工作，使得一些学籍档案发霉、破损甚至遗失。再比如，关于学籍档案的查阅和检索没有一个规范的流程，存在很大的随意性，这就可能造成学生一些信息被泄露出去，从而对学生的安全构成威胁。
二、完善高校学籍档案管理的有效措施
（一）提高对学籍档案管理的认识
要提高高校对学籍档案管理的认识，首先必须认识到学籍档案的重要性：第一，学籍档案可以帮助教师更好的了解学生，促进其教学工作的顺利开展。因为学籍档案基本包含了学生的所有信息，比如学生的学习成绩、思想状态、参与活动情况、特长，根据学生的实际情况，教师可以有针对性的设计教学环节和制定教学方案，从而提高教学水平；第二，为学校各部门提供发现问题和解决问题的依据。透过学生的学籍档案，学校各部门可以充分了解学生的状态，及时发现学生所遇到的问题，从而便于学校采取有效的措施解决问题，帮助学生快速成长和发展。因此，高校领导应该将学籍档案管理的重要性告知每一位档案管理人员和教师，增强其学籍档案管理的责任心。
（二）提高高校学籍档案管理人员的整体素质
高校学籍档案管理人员的素质水平直接决定着学籍档案的管理水平，具有档案管理专业知识的人员通常能够按照规范的方法和手段来管理学籍档案，从而确保学籍档案的完整性、真实性。要提高学籍档案管理人员的整体素质，高校应做到以下几点：首先，吸收和引进一些专业知识扎实、经验丰富的档案管理专业人员，使其从事专门的档案管理工作；其次，对现有的档案管理人员进行定期的培训，使其掌握学籍档案管理的基本知识，并了解当前比较先进的档案管理方法，开拓档案管理人员的视野，促进其不断的创新。
（三）建立完善的学籍档案管理机制
针对目前学籍档案管理缺乏规范性的现状，笔者认为高校应该建立完善的档案管理机制，来规范各二级学院的学籍档案管理工作，提高高校学籍档案管理的整体水平，具体做法如下：一是，在高校教务处设置专门的学籍档案管理岗位，指派专门的人员负责学籍档案管理工作，关于学籍档案管理的方法、手段、学籍信息等应该出台统一的规范性文件，要求各二级学院严格按照规范性文件来执行学籍档案管理工作；二是，督促各部门之间加强联系和合作。学籍信息的搜集离不开各部门积极的配合，比如学生处应及时的将学生的动态反映给教务处学籍管理岗位工作人员，帮助学籍管理人员及时的更新学生信息。
参考文献：
[1]郝晓瑞.浅谈高校学籍档案管理的有效措施[J].办公室业务，2013，4.
[2]于建平.浅谈如何做好高校学籍档案管理[J].前沿，2013（1）.
关键词：高校；学籍档案；管理
【中图分类号】G647.24
每一个大学生都有自己的学籍档案，其中记录了一个学生在大学期间的方方面面，包括参与活动情况、学习成绩、获得的奖励或受到的惩罚、遵纪守法情况、毕业证书和学历证书获得资格等。因而，高校学籍档案的管理水平直接影响大学生档案信息的准确性、完整性。众所周知，应聘单位在招聘人才时非常注意查看应聘者的档案，主要是确认应聘者是否有过违纪行为，是否达到了应聘条件。从这个角度说，高校学籍档案对毕业生的就业起着非常重要的作用，学籍档案越是完整、详细，越能够让用人单位了解毕业生，从而使毕业生拥有更多的就业机会。但是，目前我国很多高校学籍档案管理水平较低，缺乏学籍档案管理意识，因此，对高校学籍档案管理开展研究是非常必要的。
一、目前高校学籍档案管理存在的主要问题
（一）缺乏学籍档案管理意识
高校比较注重教学和学生管理工作，对于其他的辅助工作，尤其是档案管理工作通常是被遗忘的一块，这主要是因为档案管理不能直接对高校起积极的作用，只有在学生毕业的时候才会用到档案，并且学生将档案提走后便交给工作单位，管理水平高或是低表面上看对高校没有什么影响。因而，高校认为对学籍档案进行基础的管理就可以了，没有必要花费大的精力和时间进行学籍档案建设和管理。高校领导的不重视致使档案管理人员平时敷衍工作，对于学生的重要信息不进行及时的搜集和整理，造成大量信息的累积甚至遗失，那么学生毕业提取档案时经常会发现单位所需要的很多东西没有在档案袋里，从而给学生的就业带来很多不便。
（二）缺乏专业的档案管理人员
目前，大部分高校的档案管理人员都不是档案管理专业毕业，更没有经过专门的档案管理知识和技能训练，因而在对学籍档案进行管理时往往是凭借主观经验，管理方法比较传统、理念也比较滞后。除此之外，专职档案管理人员非常少，基本上都是兼职人员，比如高校行政人员或辅导员，他们在工作之余按照学校的要求对学生的学籍档案信息进行搜集、整理、装袋。由于兼职人员主要从事本职工作，对于档案管理工作可能不会上心，再加上工作比较繁忙，可能会造成对学生的学籍信息不能够及时了解和掌握。
（三）学籍档案信息缺乏创新性
随着社会的发展，我们越来越强调创新的重要性，创新可以使一个人、一个组织充满活力，那么在新的时代，高校学籍档案管理也应该有所创新，体现时代气息。但是，目前展现在我们眼前的学籍档案信息仍然是几年前甚至是十几年前的样子，没有丝毫的创新，具体表现在：首先，关于学生思想政治表现的信息到处都是，比如入团情况、入党情况、政治课学习成绩、思想汇报，这些信息基本上占整个学籍档案信息的一半。而关于学生参与活动、组织活动，尤其是体育、美术、歌唱方面的信息在学籍档案里反映的很少；其次，档案信息不完整。学籍档案里关于必须的基础课、专业课成绩比较全面和完整，但是，在大学里很多学生为了修满学分都会选择自己比较喜欢的一些课程进行学习，也就是所说的选修课，关于学生这些课程的成绩却没有装入档案袋里。因而，学籍档案信息过于传统使得用人单位无法全面、深入了解学生。
（四）学籍档案管理缺乏规范性
高校一般有若干个二级学院，为了简化档案管理工作，通常赋予二级学院管理本学院学籍档案的权利，这就造成了每个二级学院管理学籍档案的方法、观念、手段不一致，从而使得高校学籍档案管理缺乏规范性，致使产生很多的问题，比如因为没有严格、统一的规定，一些二级学院没有做好学籍档案的保管工作，使得一些学籍档案发霉、破损甚至遗失。再比如，关于学籍档案的查阅和检索没有一个规范的流程，存在很大的随意性，这就可能造成学生一些信息被泄露出去，从而对学生的安全构成威胁。
二、完善高校学籍档案管理的有效措施
（一）提高对学籍档案管理的认识
要提高高校对学籍档案管理的认识，首先必须认识到学籍档案的重要性：第一，学籍档案可以帮助教师更好的了解学生，促进其教学工作的顺利开展。因为学籍档案基本包含了学生的所有信息，比如学生的学习成绩、思想状态、参与活动情况、特长，根据学生的实际情况，教师可以有针对性的设计教学环节和制定教学方案，从而提高教学水平；第二，为学校各部门提供发现问题和解决问题的依据。透过学生的学籍档案，学校各部门可以充分了解学生的状态，及时发现学生所遇到的问题，从而便于学校采取有效的措施解决问题，帮助学生快速成长和发展。因此，高校领导应该将学籍档案管理的重要性告知每一位档案管理人员和教师，增强其学籍档案管理的责任心。
（二）提高高校学籍档案管理人员的整体素质
高校学籍档案管理人员的素质水平直接决定着学籍档案的管理水平，具有档案管理专业知识的人员通常能够按照规范的方法和手段来管理学籍档案，从而确保学籍档案的完整性、真实性。要提高学籍档案管理人员的整体素质，高校应做到以下几点：首先，吸收和引进一些专业知识扎实、经验丰富的档案管理专业人员，使其从事专门的档案管理工作；其次，对现有的档案管理人员进行定期的培训，使其掌握学籍档案管理的基本知识，并了解当前比较先进的档案管理方法，开拓档案管理人员的视野，促进其不断的创新。
（三）建立完善的学籍档案管理机制
针对目前学籍档案管理缺乏规范性的现状，笔者认为高校应该建立完善的档案管理机制，来规范各二级学院的学籍档案管理工作，提高高校学籍档案管理的整体水平，具体做法如下：一是，在高校教务处设置专门的学籍档案管理岗位，指派专门的人员负责学籍档案管理工作，关于学籍档案管理的方法、手段、学籍信息等应该出台统一的规范性文件，要求各二级学院严格按照规范性文件来执行学籍档案管理工作；二是，督促各部门之间加强联系和合作。学籍信息的搜集离不开各部门积极的配合，比如学生处应及时的将学生的动态反映给教务处学籍管理岗位工作人员，帮助学籍管理人员及时的更新学生信息。
参考文献：
[1]郝晓瑞.浅谈高校学籍档案管理的有效措施[J].办公室业务，2013，4.
[2]于建平.浅谈如何做好高校学籍档案管理[J].前沿，2013（1）.