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摘要：新形势下，随着高校改革的进一步深入，高校办公室管理效能提升问题也开始日益突显出来。本文基于高校现状，论述了办公室管理工作的重要性，深入剖析了高校办公室管理过程中出现的普遍却又十分典型的问题，在此基础上针对性的提出了几点办公室管理效能提升对策，期望对新时期高校办公室管理工作有一定的借鉴意义。
伴随着高校改革，我国高等教育规模持续扩大、体制改革不断深入，高等学校在教学、科研、社会服务方面取得了瞩目的成绩。在高校快速发展过程中，校院两级管理模式开始普遍出现，高校办公室数量急剧增多，工作任务日益繁重，管理职能错位、管理效能低下等问题时有发生。作为高等学校的综合办事机构，高校办公室是承上启下、联系左右、沟通内外的桥梁和纽带，具有参与政务、管理事务、搞好服务的职能，在高校工作中发挥着极为重要的作用。
一、高校办公室管理工作的地位和作用
高校办公室居于学校管理系统的中心地位，是协助学校领导办理专门事务、辅助处理日常工作的部门，它在高校运行过程中的地位和作用不容忽视。
1.高效办公室管理工作的地位
第一，现行高校领导多是主要学术带头人，学术成果对学校而言，重要性不言而喻，办公室作为领导的重要参谋与助手，其必须让领导从琐碎的行政事务中脱离出来，使其有更多的精力用于学术研究等其它重要事项，同时办公室必须得供领导决策等的基础数据，当好行政领导的得力助手。第二，学校办公室承接校级机关领导指示，协调职能层，领导院级办公室工作开展，统筹全局，推动整个学校正常运转。第三，办公室是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”，对校外来访人员，要进行接待；对校内有关事项，要及时宣传公布，可以认为高校工作作风和精神面貌等展示的优劣，高校办公室起着关键影响。
2.高效办公室管理工作的作用
第一，高校办公室作为重要职能部门，它必须为教学、科研营造良好的氛围，为学校的有效运转提供有力的保障，服务职能是高校办公室的最基本职能。第二，作为学校的综合管理部门，高校办公室重要职责之一是协调，它必须协调好校内教学、科研等的各种事项，保证机构高效、规范运转，同时必须做好高校与其它院校、企事业单位、政府机关单位及新闻媒体等的协调工作。第三，学校办公室在做好基础教学、科研管理的同时，必须为相关部门甚至校领导班子提供基础的教研数据供参考，或者进行深入细致调研，取得准确的一手材料为领导献计献策。第四，对领导决策、落实批示等的后续跟踪落实，必须依靠高校办公室的督促检查来推动，保证执行效率。
二、高效办公室管理存在的问题剖析
在充分认识了高校办公室管理工作的地位和作用后，本部分将从现行高校的运行现状出发，对高效办公室管理过程中存在的问题作进一步的剖析，具体如下。
1.职责模糊，目标不清
高校办公室要发挥最大功效，为领导、师生员工提供一流服务，从而在高校改革和发展中起到更大的作用，就应当先明确办公室的职能和工作目标，这也是广大企事业组织必须首先明确的目标。随着现行高效竞争日趋激烈，以及结合高效行政领导的管理风格，高校办公室在“什么权利”“多少权力”下放院级办公室方面正不断地探索与实践着，同时随着高校的不断扩招，学生、教师数量都在急剧的增多，因而办公室机构人员也必然增多，而在这过程中，如果准确定位职责，明确目标，必然成为办公室管理的一大新挑战。伴随着管理过程中各式新情况不断涌现，相互扯皮现象十有发生，工作效率较低。此外，办公室工作涉及范围不断增大，复杂性不断增强，办公室人员的思想观念还没能完全转变过来，束缚在原有的管理思维之中，缺乏管理的主动性和积极性，管理思想、管理手段、管理方法落后，造成办公室职责目标不明确，角色定位不清晰，不适应新形势下办公室管理的发展。
2.机构配置不尽合理，人员素质有待进一步提高
受现行高校机构改革以及高校扩招等影响，结合上述高校办公室职责不清、目标不明的剖析，现行办公室内部机构配置不尽合理，加上行政工作量化考核不明显，激励不足，办公室人员间工作态度不太主动积极，责任心还有待加强。经过了解，虽然现行高校行政机构人员多通过考试选拔进入，但本身专业性不强，工作思维、理念等也有差入，况且较早期的进入人员，多是留校学生或通过一定关系进入，人员整体素质还有待提高，能力有限而至遇到新事物、新问题措手不及，这些方面对于办公室管理职能效用发挥而言是一巨大的挑战。
3.管理创新不足，理念相对落后
面对高校改革，学校办公室的管理职能范围不断扩大，工作任务量也不断增多，同时面对着激烈竞争，学校领导等对办公室工作的要求也不断提高，这就促使办公室应该不断创新管理方式，提升管理效能。但现实情况却不容乐观，多数办公室人员都在忙于日常琐碎事务而无暇思想如何创新管理方式。同时，现行办公室人员的整体素质相对偏低，非科班出身而导致的管理理念落后，在这方面其本身无所能为。作为事业单位，高校的行政人员不乏混日子人员，而这些人又进一步拖累整个高校办公室管理效能提升。
4.机制体制不完善，有待规范化
办公室各项制度还没有根据新时期的要求而作出相应调整，缺乏比较规范科学的管理体系。岗位职责不清晰，导致办公室的工作要做什么，做到什么程度，办公室工作人员各自要完成什么目标，都缺少一定制度的规范，工作中存在拖拉推诿现象。各种日常工作缺少相应的制度规范，并且对突发事件预计不足，考核评价标准模糊，奖惩制度也尚未明确，都已不能满足当前实际工作需要。只有健立一套健全的管理制度，让办公室人员共同遵守办事程序和行为准则，这样才能让办公室管理工作规范化，遇到新事务，或紧急问题，也能通过应急预案有效处理，否则在碰到复杂问题之时，往往忙于应急处理，思想方式全靠人为赋予，无章可循，很难适应办公室工作的要求。
三、高校办公室管理效能提升对策 根据上述对高校办公室管理问题的剖析，现针对性的提出如下管理效能提升对策：
1.转变职能，明确职责
明确具本工作内容，科学制定工作计划，形成合理的目标管理体系，才是现行高校办公室应当追逐的目标，传统的埋头苦干、奉命撰文、照章行事等工作方式已不适应新时代的发展趋势。在现今形势下，要想做好办公室管理工作，其本身必须首先明确目标，转变职责，即：（1）以转变行政管理职能为前提，减少直接管理，理顺党、政、群三者及政府职能部门、各高校的关系，达到职能合理配置的目标。（2）结合职能目标，重新审视界定办公室职能，把控好高校改革现状以及未来发展趋势，细化办公室具体业务内容，明确负责人员职责。（3）科学制定工作计划，形成办公室管理的目标责任体系，保证工作落实到位，事事有人负责，追究责任清晰明确。
2.提升人员素质，强化队伍建设。
办公室职能发挥的好坏、工作水平的高低，关键在于办公室人员的素质，建立一支教育观念新、业务能力强的办公室队伍，是提高高校办公室管理水平和管理效能的重要途径。因此，如何提升人员素质，强化队伍建设是，可通过：（1）提高办公室工作人员的思想政治素质，增强岗位责任感和工作使命感，强化培训，提高其现代科学管理能力、调查研究能力、综合协调能力、文稿处理能力、服务决策能力、突发事件应变能力等。（2）针对性的选送素质能力较高的人员到优秀单位进行系统学习，培养办公室管理专门人才。（3）根据实际情况，合理设置岗位，制定相应职责，通过对全体人员的通盘考虑及有效考核，将合适的人员安排到合适的岗位上，最大化每一个人工作效率，以此促进人员配置效率提升。
3.创新管理方式，学习先进理念。
树立新的管理理念，创新管理方式，对提升办公室管理效能发挥着十分关键的作用。首先，每个人在工作过程中都是一个不断学习提升的过程，对于自身的管理工作而言，只有学习先进管理念，才会有不一样的管理思维，才有可能创新管理方式。其次，强化激励考核，做到考核量化、客观、公正，考核结果正确使用，激励效能有效发挥，当然这也可以通过培训，兄弟单位的考察学习等途径去实现。最后，管理效用的显现是一个长期的过程，从而要求管理方式的推进也必须持续化，学校办公室必须采取多种途径，多种方式，通过不断地实践、修正、完善，将管理效能最大化。
4.规范化管理，完善体制机制。
制度建设是管理之本，要使管理工作规范、高效，必须建立一套适应新时期要求的办公室管理制度，形成一套完整的体制机制，确保办公室工作有序、有效开展。（1）结合实际情况，建立一套完善、详实、明确的日常管理制度，以此来规范学院各项工作，使办公室的工作有章可循，从而纳入科学化的轨道，既有利于确保工作件件落实，又能够为日后工作提供查询依据，以达到科学管理的目的。（2）在现有机构配置下，进一步明确岗位责任制，保证目标明细、标准量化，各人均能各司其职，各尽其能，保证每项具体工作任务都落实到人，避免推诿、撞车现象。（3）在明确岗位责任并合理分工的同时，提倡团队协作精神，对办公室的整体工作进行归类分解，分级量化，办公室人员分工合作，互相支持，保持团队一致，提高工作效率。（4）对办公室工作进行梳理，对阶段性工作及时总结，对常规性工作提前做好准备，对非常规性工作也能按照应急处理方案处理，确保工作有序有效完成。
总之，在高校改革深化的新形势下，办公室人员应该不断加强学习，及时总结工作经验，积极探索新时期办公室管理效能提升的新方法、新思路，对于实现办公室管理现代化、科学化具有重要的意义。
伴随着高校改革，我国高等教育规模持续扩大、体制改革不断深入，高等学校在教学、科研、社会服务方面取得了瞩目的成绩。在高校快速发展过程中，校院两级管理模式开始普遍出现，高校办公室数量急剧增多，工作任务日益繁重，管理职能错位、管理效能低下等问题时有发生。作为高等学校的综合办事机构，高校办公室是承上启下、联系左右、沟通内外的桥梁和纽带，具有参与政务、管理事务、搞好服务的职能，在高校工作中发挥着极为重要的作用。
一、高校办公室管理工作的地位和作用
高校办公室居于学校管理系统的中心地位，是协助学校领导办理专门事务、辅助处理日常工作的部门，它在高校运行过程中的地位和作用不容忽视。
1.高效办公室管理工作的地位
第一，现行高校领导多是主要学术带头人，学术成果对学校而言，重要性不言而喻，办公室作为领导的重要参谋与助手，其必须让领导从琐碎的行政事务中脱离出来，使其有更多的精力用于学术研究等其它重要事项，同时办公室必须得供领导决策等的基础数据，当好行政领导的得力助手。第二，学校办公室承接校级机关领导指示，协调职能层，领导院级办公室工作开展，统筹全局，推动整个学校正常运转。第三，办公室是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”，对校外来访人员，要进行接待；对校内有关事项，要及时宣传公布，可以认为高校工作作风和精神面貌等展示的优劣，高校办公室起着关键影响。
2.高效办公室管理工作的作用
第一，高校办公室作为重要职能部门，它必须为教学、科研营造良好的氛围，为学校的有效运转提供有力的保障，服务职能是高校办公室的最基本职能。第二，作为学校的综合管理部门，高校办公室重要职责之一是协调，它必须协调好校内教学、科研等的各种事项，保证机构高效、规范运转，同时必须做好高校与其它院校、企事业单位、政府机关单位及新闻媒体等的协调工作。第三，学校办公室在做好基础教学、科研管理的同时，必须为相关部门甚至校领导班子提供基础的教研数据供参考，或者进行深入细致调研，取得准确的一手材料为领导献计献策。第四，对领导决策、落实批示等的后续跟踪落实，必须依靠高校办公室的督促检查来推动，保证执行效率。
二、高效办公室管理存在的问题剖析
在充分认识了高校办公室管理工作的地位和作用后，本部分将从现行高校的运行现状出发，对高效办公室管理过程中存在的问题作进一步的剖析，具体如下。
1.职责模糊，目标不清
高校办公室要发挥最大功效，为领导、师生员工提供一流服务，从而在高校改革和发展中起到更大的作用，就应当先明确办公室的职能和工作目标，这也是广大企事业组织必须首先明确的目标。随着现行高效竞争日趋激烈，以及结合高效行政领导的管理风格，高校办公室在“什么权利”“多少权力”下放院级办公室方面正不断地探索与实践着，同时随着高校的不断扩招，学生、教师数量都在急剧的增多，因而办公室机构人员也必然增多，而在这过程中，如果准确定位职责，明确目标，必然成为办公室管理的一大新挑战。伴随着管理过程中各式新情况不断涌现，相互扯皮现象十有发生，工作效率较低。此外，办公室工作涉及范围不断增大，复杂性不断增强，办公室人员的思想观念还没能完全转变过来，束缚在原有的管理思维之中，缺乏管理的主动性和积极性，管理思想、管理手段、管理方法落后，造成办公室职责目标不明确，角色定位不清晰，不适应新形势下办公室管理的发展。
2.机构配置不尽合理，人员素质有待进一步提高
受现行高校机构改革以及高校扩招等影响，结合上述高校办公室职责不清、目标不明的剖析，现行办公室内部机构配置不尽合理，加上行政工作量化考核不明显，激励不足，办公室人员间工作态度不太主动积极，责任心还有待加强。经过了解，虽然现行高校行政机构人员多通过考试选拔进入，但本身专业性不强，工作思维、理念等也有差入，况且较早期的进入人员，多是留校学生或通过一定关系进入，人员整体素质还有待提高，能力有限而至遇到新事物、新问题措手不及，这些方面对于办公室管理职能效用发挥而言是一巨大的挑战。
3.管理创新不足，理念相对落后
面对高校改革，学校办公室的管理职能范围不断扩大，工作任务量也不断增多，同时面对着激烈竞争，学校领导等对办公室工作的要求也不断提高，这就促使办公室应该不断创新管理方式，提升管理效能。但现实情况却不容乐观，多数办公室人员都在忙于日常琐碎事务而无暇思想如何创新管理方式。同时，现行办公室人员的整体素质相对偏低，非科班出身而导致的管理理念落后，在这方面其本身无所能为。作为事业单位，高校的行政人员不乏混日子人员，而这些人又进一步拖累整个高校办公室管理效能提升。
4.机制体制不完善，有待规范化
办公室各项制度还没有根据新时期的要求而作出相应调整，缺乏比较规范科学的管理体系。岗位职责不清晰，导致办公室的工作要做什么，做到什么程度，办公室工作人员各自要完成什么目标，都缺少一定制度的规范，工作中存在拖拉推诿现象。各种日常工作缺少相应的制度规范，并且对突发事件预计不足，考核评价标准模糊，奖惩制度也尚未明确，都已不能满足当前实际工作需要。只有健立一套健全的管理制度，让办公室人员共同遵守办事程序和行为准则，这样才能让办公室管理工作规范化，遇到新事务，或紧急问题，也能通过应急预案有效处理，否则在碰到复杂问题之时，往往忙于应急处理，思想方式全靠人为赋予，无章可循，很难适应办公室工作的要求。
三、高校办公室管理效能提升对策 根据上述对高校办公室管理问题的剖析，现针对性的提出如下管理效能提升对策：
1.转变职能，明确职责
明确具本工作内容，科学制定工作计划，形成合理的目标管理体系，才是现行高校办公室应当追逐的目标，传统的埋头苦干、奉命撰文、照章行事等工作方式已不适应新时代的发展趋势。在现今形势下，要想做好办公室管理工作，其本身必须首先明确目标，转变职责，即：（1）以转变行政管理职能为前提，减少直接管理，理顺党、政、群三者及政府职能部门、各高校的关系，达到职能合理配置的目标。（2）结合职能目标，重新审视界定办公室职能，把控好高校改革现状以及未来发展趋势，细化办公室具体业务内容，明确负责人员职责。（3）科学制定工作计划，形成办公室管理的目标责任体系，保证工作落实到位，事事有人负责，追究责任清晰明确。
2.提升人员素质，强化队伍建设。
办公室职能发挥的好坏、工作水平的高低，关键在于办公室人员的素质，建立一支教育观念新、业务能力强的办公室队伍，是提高高校办公室管理水平和管理效能的重要途径。因此，如何提升人员素质，强化队伍建设是，可通过：（1）提高办公室工作人员的思想政治素质，增强岗位责任感和工作使命感，强化培训，提高其现代科学管理能力、调查研究能力、综合协调能力、文稿处理能力、服务决策能力、突发事件应变能力等。（2）针对性的选送素质能力较高的人员到优秀单位进行系统学习，培养办公室管理专门人才。（3）根据实际情况，合理设置岗位，制定相应职责，通过对全体人员的通盘考虑及有效考核，将合适的人员安排到合适的岗位上，最大化每一个人工作效率，以此促进人员配置效率提升。
3.创新管理方式，学习先进理念。
树立新的管理理念，创新管理方式，对提升办公室管理效能发挥着十分关键的作用。首先，每个人在工作过程中都是一个不断学习提升的过程，对于自身的管理工作而言，只有学习先进管理念，才会有不一样的管理思维，才有可能创新管理方式。其次，强化激励考核，做到考核量化、客观、公正，考核结果正确使用，激励效能有效发挥，当然这也可以通过培训，兄弟单位的考察学习等途径去实现。最后，管理效用的显现是一个长期的过程，从而要求管理方式的推进也必须持续化，学校办公室必须采取多种途径，多种方式，通过不断地实践、修正、完善，将管理效能最大化。
4.规范化管理，完善体制机制。
制度建设是管理之本，要使管理工作规范、高效，必须建立一套适应新时期要求的办公室管理制度，形成一套完整的体制机制，确保办公室工作有序、有效开展。（1）结合实际情况，建立一套完善、详实、明确的日常管理制度，以此来规范学院各项工作，使办公室的工作有章可循，从而纳入科学化的轨道，既有利于确保工作件件落实，又能够为日后工作提供查询依据，以达到科学管理的目的。（2）在现有机构配置下，进一步明确岗位责任制，保证目标明细、标准量化，各人均能各司其职，各尽其能，保证每项具体工作任务都落实到人，避免推诿、撞车现象。（3）在明确岗位责任并合理分工的同时，提倡团队协作精神，对办公室的整体工作进行归类分解，分级量化，办公室人员分工合作，互相支持，保持团队一致，提高工作效率。（4）对办公室工作进行梳理，对阶段性工作及时总结，对常规性工作提前做好准备，对非常规性工作也能按照应急处理方案处理，确保工作有序有效完成。
总之，在高校改革深化的新形势下，办公室人员应该不断加强学习，及时总结工作经验，积极探索新时期办公室管理效能提升的新方法、新思路，对于实现办公室管理现代化、科学化具有重要的意义。