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[摘 要]档案管理系统是企业信息管理的重要组成部分之一，随着经济的发展与科技的进步，也对档案的管理模式提出了新的要求。只有做好档案管理基础工作，才能致使企业走向国际化。本文就当前企业出现的档案管理方面的问题，提出了科学合理的设计，进一步展开对企业管理系统的整改，以实现档案管理系统的完善。
[关键词]企业档案管理系统；设计；实现
中图分类号：TU141 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）42-0152-01
前言：企业的档案管理工作与企业的发展息息相关，而管理系统出现的问题，在很大的程度上都是威胁着企业的未来发展，所以，对目前企业在档案管理中的工作效率低、工作质量差等问题，应该进行有效的解决，设计出合理的方案，使得企业管理工作规范化、科学化，实现档案管理工作有序进行，保证了企业的健康发展。
1.目前企业档案管理系统的不足
1.1 企业档案管理系统规范化的缺乏
企业档案管理者在收集档案的过程中，存在无法按时收集完的问题，有些部门可能因为其他事务而忽视档案，致使到期而无法上交档案部门的问题发生。还有就是档案整理杂乱。在档案收集以后，企业档案部门的工作人员就要进行档案整理，但一般其素质有待提高，在录入一些电子文件时可能会出错，立卷时的排序可能也会与实际的有出入，使日后的查找工作增加难度。同时，档案阅读办理手续还不够健全，存在有借无还的现象，这样很容易造成部分人员凭借借阅档案的机会对于档案中的一些数据和资料进行篡改，从而降低了企业档案真实性和价值，对企业的发展造成了一定的影响。
1.2 企业档案管理方法的落后
企业档案管理手段落后，硬件设施投入不足，工作效率低下。现有许多企业的档案管理在很大程度上还比较原始，基本使用纸质档案，而纸质档案会随着时间的增加，保存起来比较困难，一定时间后还需要修复，不能修复的信息也就流失掉，造成了损失。而企业购买的信息化整理档案的计算机，虽然可以不受档案保存时间的限制，但是，各个档案部门使用的计算机型号不同，规格各异，开发的软件各自独立，成为资源孤岛，不能很好地融合，不能做到快速的信息交流，致使企业档案的管理很是不便，档案管理的工作效率也无法得到提高，长此以往，档案管理工作会无法跟上企业发展的步伐，无法使企业实现可持续发展。
1.3 档案管理者的素质水平不足
档案管理者是档案管理系统中不可或缺的一部分，所以，综合素质水平低下的档案管理者直接影响着企业档案的管理水平。伴随着我国企业深化改革，对于企业内部工作进行一系列的调整，档案管理人员内部不断的有新人进入，这些新的档案管理人员上岗后对档案管理工作的认识还不全面，并盲目的认为档案管理是一个轻松的活。只是例行公事地将交来的资料进行摆放，没有对档案资料进行整理和分类，没有按照规律有序地存储在档案数据库中，这样责任心不强的档案管理人员，业务能力差，摆放档案文件资料不规范，杂乱无章，查询起来非常费时费力，甚至出现资料外漏，落在旁人之手搁置很久，而需求者得不到查询资料内容。这种情况下对于企业档案管理工作水平的提升产生了严重的影响。
2.档案管理问题的解决方案设计
2.1 規范档案管理体系
大中型企业档案信息化管理的最基本条件就是建立和企业有关管理体系相连接的档案管理体系，档案管理体系的文件存储格式、支持功能要多样化，并能完美衔接纸质档案管理的各个流程，实现现代档案一体化管理。例如在完善企业档案的收集制度确保企业档案资料收集的完整性和及时性；完善企业档案借阅制度确保企业档案借阅秩序和减少档案丢失；完善企业档案整理和归档制度确保企业档案资料更严谨；并且加快档案管理信息化的进程。档案管理信息化有检索、查阅方便的优点。企业的经营活动受各种数据的影响，而档案就是这些数据的重要来源，档案管理信息化不仅能降低档案管理工作人员的工作强度，也能方便企业经营管理者查阅信息。同时，企业还应将档案管理融入到企业全方位的管理之中，站在更高的高度看待档案管理工作，使档案管理工作也发生相应的变革，提高其重要性，使得档案信息更加规范化，也使企业在竞争中获得优势。
2.2 及时更新档案管理工作办法
加快硬件设施的完善，由外到内逐步推进档案管理信息化。企业高层应重视档案管理工作，加大资金投入，引进系统必需的内部设备和标准版本软件，更新档案管理部门的办公设备，利用现代科技的成果，建立初步的档案管理平台，可以大大提高工作效率。但是，随着档案工作的基础设施添置和条件的改善，也给一些不法分子盗取信息提供了方便，他们利用现今的高技术手段，对档案系统进行侵入，窃取重要信息，泄露商业秘密，给企业的发展带来了威胁，所以，为了保障企业的档案信息安全，必须要及时更新工作办法，夯实企业的基础建设，完善局域网络，实现各项工作之间的网络化和规范化。
2.3 提高档案管理者的素质水平
从事档案管理的工作人员，存在着素质较低、专业知识层次不齐的现状，这在一定程度上影响着档案管理的水平。从事档案管理的工作人员，不仅需要其具有专业的文书档案管理知识，还要具备较广的知识面。所以，要对档案管理者进行完整的培训，并正确引导管理者的价值观，引导管理者开拓进取，对传统观念进行挑战，打破常规，学习掌握一切创造性的求实成果，要鼓励档案管理者勤于思考，勇于创新，不断提升自身的业务能力，求真务实，对档案资料及时收集、封存，不漏项、无缺失，还要对《档案法》的精神认真领会贯彻，经常定期、不定期地检查、研究分析档案管理工作，从思想上认识到档案的重要性，从业务上提高对档案拓宽档案工作的创新路径，把握住档案事业的发展脉搏，有效发挥档案管理的功能和价值，以适应高速发展的社会需求，推动档案事业的长期发展。
3.结语
企业档案管理系统的设计与实现，是一项繁琐但重要的大工程，覆盖了人力、物力、财力以及体制等的方面，可谓该项任务任重而道远，但是，必须要进行信息化、科学化的改革，管理者的综合素质水平的提高，管理设备的完善，从而逐步完成企业档案管理体系的更新，实现企业档案管理顺利的进行，开创管理工作新气象。
参考文献
[1] 谭禄.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].赤子，2014（19）：245.
[2] 何小飞.探讨文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].东方企业文化，2014（14）：97-100.
[关键词]企业档案管理系统；设计；实现
中图分类号：TU141 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）42-0152-01
前言：企业的档案管理工作与企业的发展息息相关，而管理系统出现的问题，在很大的程度上都是威胁着企业的未来发展，所以，对目前企业在档案管理中的工作效率低、工作质量差等问题，应该进行有效的解决，设计出合理的方案，使得企业管理工作规范化、科学化，实现档案管理工作有序进行，保证了企业的健康发展。
1.目前企业档案管理系统的不足
1.1 企业档案管理系统规范化的缺乏
企业档案管理者在收集档案的过程中，存在无法按时收集完的问题，有些部门可能因为其他事务而忽视档案，致使到期而无法上交档案部门的问题发生。还有就是档案整理杂乱。在档案收集以后，企业档案部门的工作人员就要进行档案整理，但一般其素质有待提高，在录入一些电子文件时可能会出错，立卷时的排序可能也会与实际的有出入，使日后的查找工作增加难度。同时，档案阅读办理手续还不够健全，存在有借无还的现象，这样很容易造成部分人员凭借借阅档案的机会对于档案中的一些数据和资料进行篡改，从而降低了企业档案真实性和价值，对企业的发展造成了一定的影响。
1.2 企业档案管理方法的落后
企业档案管理手段落后，硬件设施投入不足，工作效率低下。现有许多企业的档案管理在很大程度上还比较原始，基本使用纸质档案，而纸质档案会随着时间的增加，保存起来比较困难，一定时间后还需要修复，不能修复的信息也就流失掉，造成了损失。而企业购买的信息化整理档案的计算机，虽然可以不受档案保存时间的限制，但是，各个档案部门使用的计算机型号不同，规格各异，开发的软件各自独立，成为资源孤岛，不能很好地融合，不能做到快速的信息交流，致使企业档案的管理很是不便，档案管理的工作效率也无法得到提高，长此以往，档案管理工作会无法跟上企业发展的步伐，无法使企业实现可持续发展。
1.3 档案管理者的素质水平不足
档案管理者是档案管理系统中不可或缺的一部分，所以，综合素质水平低下的档案管理者直接影响着企业档案的管理水平。伴随着我国企业深化改革，对于企业内部工作进行一系列的调整，档案管理人员内部不断的有新人进入，这些新的档案管理人员上岗后对档案管理工作的认识还不全面，并盲目的认为档案管理是一个轻松的活。只是例行公事地将交来的资料进行摆放，没有对档案资料进行整理和分类，没有按照规律有序地存储在档案数据库中，这样责任心不强的档案管理人员，业务能力差，摆放档案文件资料不规范，杂乱无章，查询起来非常费时费力，甚至出现资料外漏，落在旁人之手搁置很久，而需求者得不到查询资料内容。这种情况下对于企业档案管理工作水平的提升产生了严重的影响。
2.档案管理问题的解决方案设计
2.1 規范档案管理体系
大中型企业档案信息化管理的最基本条件就是建立和企业有关管理体系相连接的档案管理体系，档案管理体系的文件存储格式、支持功能要多样化，并能完美衔接纸质档案管理的各个流程，实现现代档案一体化管理。例如在完善企业档案的收集制度确保企业档案资料收集的完整性和及时性；完善企业档案借阅制度确保企业档案借阅秩序和减少档案丢失；完善企业档案整理和归档制度确保企业档案资料更严谨；并且加快档案管理信息化的进程。档案管理信息化有检索、查阅方便的优点。企业的经营活动受各种数据的影响，而档案就是这些数据的重要来源，档案管理信息化不仅能降低档案管理工作人员的工作强度，也能方便企业经营管理者查阅信息。同时，企业还应将档案管理融入到企业全方位的管理之中，站在更高的高度看待档案管理工作，使档案管理工作也发生相应的变革，提高其重要性，使得档案信息更加规范化，也使企业在竞争中获得优势。
2.2 及时更新档案管理工作办法
加快硬件设施的完善，由外到内逐步推进档案管理信息化。企业高层应重视档案管理工作，加大资金投入，引进系统必需的内部设备和标准版本软件，更新档案管理部门的办公设备，利用现代科技的成果，建立初步的档案管理平台，可以大大提高工作效率。但是，随着档案工作的基础设施添置和条件的改善，也给一些不法分子盗取信息提供了方便，他们利用现今的高技术手段，对档案系统进行侵入，窃取重要信息，泄露商业秘密，给企业的发展带来了威胁，所以，为了保障企业的档案信息安全，必须要及时更新工作办法，夯实企业的基础建设，完善局域网络，实现各项工作之间的网络化和规范化。
2.3 提高档案管理者的素质水平
从事档案管理的工作人员，存在着素质较低、专业知识层次不齐的现状，这在一定程度上影响着档案管理的水平。从事档案管理的工作人员，不仅需要其具有专业的文书档案管理知识，还要具备较广的知识面。所以，要对档案管理者进行完整的培训，并正确引导管理者的价值观，引导管理者开拓进取，对传统观念进行挑战，打破常规，学习掌握一切创造性的求实成果，要鼓励档案管理者勤于思考，勇于创新，不断提升自身的业务能力，求真务实，对档案资料及时收集、封存，不漏项、无缺失，还要对《档案法》的精神认真领会贯彻，经常定期、不定期地检查、研究分析档案管理工作，从思想上认识到档案的重要性，从业务上提高对档案拓宽档案工作的创新路径，把握住档案事业的发展脉搏，有效发挥档案管理的功能和价值，以适应高速发展的社会需求，推动档案事业的长期发展。
3.结语
企业档案管理系统的设计与实现，是一项繁琐但重要的大工程，覆盖了人力、物力、财力以及体制等的方面，可谓该项任务任重而道远，但是，必须要进行信息化、科学化的改革，管理者的综合素质水平的提高，管理设备的完善，从而逐步完成企业档案管理体系的更新，实现企业档案管理顺利的进行，开创管理工作新气象。
参考文献
[1] 谭禄.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].赤子，2014（19）：245.
[2] 何小飞.探讨文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].东方企业文化，2014（14）：97-100.