企业物资招标采购的风险及对策

来源 :科学与财富 | 被引量 : 0次 | 上传用户:mkkkj2009
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  摘要:招标采购方法在一定程度上保证了双方利益的最大化,过程公开透明,投标公司将公司最优一面展示出来,招标企业在诸多公司中选择最适合的物资公司,有着极强的主动性和灵活性,可以在选择企业时将成本问题、施工问题等列入考虑项目中,公平竞争,实现利益最大化,节约人力、物力、财力资源,在双方合同的调解下,实现高强度合作,避免诸多事故的发生。
  关键词:企业物资;招标采购;风险;对策
  在企业物资招标采购工作展开的过程中,会出现缺乏前期调研工作等情况,导致无法更加全面的掌握到市场内物资的具体信息。通常情况下招标工作主要是基于经济、技术、法律、管理等方面所展开的综合性分析,一旦在实际招标的过程中出现未对市场情况展开全面分析与掌握的情况下,就会导致实际物资招标采购工作出现风险,最终就会对企业的经济与发展造成影响。同时,当招标文件未经过严格审查时,其内部招标文件中就会出现各类信息不明确的情况,这一因素就会导致与物资供应商之间存在文件不符的情况,最终就会导致物资采购的成本不断增加。此外,从整体的角度而言,在招标文件中需要制定出合理的物资采购计划,对于企业物资招标采购而言有着较为重要的影响作用,但是就目前部分企业物资招标采购的过程中,并未结合实际制定物资采购计划,这不仅会与实际采购工作之间存在差异,同时还会严重影响到物资采购的效率。部分企业在实际展开物资招标采购的过程中,会出现信息传输环节的故障问题,这就会导致企业的采购需求与实际供货商所提供的货物之间存在差异,这一因素就会导致企业在采购物资的过程中出现成本增加的情况,同时这一因素也会促使企业物资库出现物资积压的情况。
  1     招标采购的概述
  1.1  招标采购的定义
  招标采购活动是我国企业为了保证企业经济效益、工程质量、减少资金投入和贪污腐败现象所进行的活动。在企业进行招标活动过程中,通过合理选择招标企业,合理选择物资供应商,在保证工程质量的基础上,降低企业的生产经营成本,提高企业的经济效益。企业在进行招标活动过程中,需要提前告知自身企业的要求和招标条件,明确自己对于采购物资的要求、数量和招标目标,确保各供应商之间的合理竞争,保证招标工程按照规定的程序和标准合理进行,保证市场秩序的合理化运行。
  1.2  招标采购的特点
  进行招标采购具有公开性,通过面向社会各企业,让参与招标的企业知道采购的信息和要求,让符合招标要求的公司做好充分的准备,极大丰富了招标商资源和物资种类,充分挖掘了市场潜力,确保招标物资的质量。通过面向社会全体符合要求的公司进行招标,通过动员公司多部门人员参与招标过程,增加對采购物资的监督力度,减少了在传统采购物资中,因为相关采购人员个人倾向、素质对采购物资的影响,同时也通过招标活动的公平性,透明性选择,减少采购部门腐败现象的发生,减少外界因素的影响,保证招标采购的公正性。通过在投标过程中,供应商合理估量自己的条件,保证自身产品的质量和服务,以自己能够提供的最优惠价格获取产品,保证企业的运行。
  2     企业物资招标采购风险分析
  2.1  招标企业——内因
  (1)招标准备阶段:在计划招标时相关人员没有进行深入的市场调查研究,没有将采购计划进行合理规划,未能及时准确进行市场预判,导致实际采购中存在着与现实需求相偏差的后果,造成财力资源浪费、人力资源浪费。没有设置截止期限,容易引起竞标市场的混乱,无法实现公平竞争,项目资源造成浪费现象。(2)招标进行阶段:在招标进行过程中,企业没有进行恰当的拟定合同工作,导致合同中易出现内容不够严谨、限制性条约考虑不周全、权利义务的划分没有很好的体现,容易在实际工作中引起权责纠纷。在招标中没有对各方面付款机制和手续环节进行严格控制,增大了合同带来的财务风险问题,导致最后采购资金总结的工作变得困难重重。(3)招标后期阶段:在后期验收货物阶段时,由于没有进行严格的验收环节把关,导致在验收时容易出现质量问题,以次充好,缺斤少两。质量问题不容小觑,一旦质量出现问题,企业项目也将出现潜在的安全问题。加上在择竞标商家时容易产生价格至上心理,在不了解其公司口碑和货物质量的情况下,追求价格最低、成本最低,殊不知这已经是将安全隐患引到后期企业项目中,最终导致企业的经济损失。(4)招标中的责任风险:由于前期合同拟定等方面的缺失不足,物资招标采购人员经验不足,没有进行严格的把关,没有考虑周全再定夺,最终导致采购中存在损失风险,连带出了责任风险问题。部分物资招标过程中还存在双方公司负责人员互相通气、徇私舞弊,在中间赚取高昂的“信息费”,不顾企业的实际利益,自私自利,不良风气尤为盛。在我国现阶段相关的保障措施还不够完善,缺少健全的监管体系,法律法规建设不完善。
  2.2  竞标公司——外因
  (1)竞标时存在市场风险。在竞标过程中,相关负责人没有了解好市场情况,部分负责人存在着从中捞好处的自私自利心理,导致恶意操作市场,哄抬市场价格,造成乱象,在竞标过程中与招标公司相互串通一气,出现欺诈行为,造成双方公司损失,市场风气败坏。(2)竞标后不按照合同中的规定履行约定,存在着产品质量良莠不齐,与承诺不一致,给招标公司的后续工作带来了经济、技术、安全等方面的伤害,造成经营风险,影响极为广。没有严格管理控制竞标公司的质量风险,没有进行严格的考核机制,导致不良货物流入,甚至存在着竞标公司恶意拖延交货等现象。(3)竞标中的不可抗风险。由于自然原因或其他不可抗力因素导致的工作中断、交货延期、无法正常运营,导致招标企业存在着一定的意外风险。
  3     企业物资招标采购防范要点
  (1)准备阶段。在准备阶段相关人员应当进行合理的市场调查,有针对性的调查相应竞标公司的综合水平,在进行恰当的市场预判,将招标过程中可能存在的风险降到最低,并在招标竞标的前期制定相应的截止期限,实现公平竞争,严格把握投标公司的市场口碑,排除风险因素。(2)招标进行阶段。在招标进行阶段,双方公司相应负责人员应当拟定好合理的合同,以保障采购过程中存在的风险问题责任方不混乱,更好地进行对招投标公司双方利益的维护工作,投标成功后合同续签,在招投标过程中,可以采取保证金的方式,确保不定因素带来的经济损失,保护受害方合法权益不被侵害。(3)招标后期阶段。在物资招标后期阶段,为防止确定下来的供货公司存在投机取巧行为,应当对其进行严格的质量监督,质量至上,定期进行检验和监督,一旦发现问题,及时上报处理,分析原因,找到问题关键,及时与供货方沟通解决,将风险降到最低,面对异议,可以提供相应合同,进行复检,高度重视质量问题,选择最佳解决方案,避免损失,建立专门专业化的监管部门,实时跟踪调查,将质量问题扼杀在摇篮中。面对招标公司择供货公司时,应将该公司口碑、货物质量放在第一位,对该公司日常行为进行监督管理,对资质尚浅、口碑不良、信誉不不佳、售后服务不周全的公司进行标记处理,避免公司利益受到损失,严禁贪便宜,追求价格不顾质量,其导致的后果不堪设想。面对供货商的违约,应当严格追究其责任,强化合同执行力度,加大索赔力度,面对违约成本的增大,供货商谨言慎行,从根本上杜绝了质量问题,营造良好的采购氛围。(4)付款环节阶段。相关工作人员要做好款单、发票、合同、收据等准备工作,对资金进行明确的授权审批,确保真实性和有效性,降低企业物资招标采购中的资金风险,严格付款程序,严格走流程,环环相扣,缺一不可,认真核实具体信息,根据时事更新做好对数据库的更新处理,完善物资采购环节。   4     企业物资招标采购风险的有效措施
  4.1  合理制定物资采购计划
  由于部分企业中的产品结构较为单一管理层次较少使得部分管理人员对于物资采购计划的管理工作缺少实质性的效果同时没有充分意识到采油计划的重要性,这不仅会导致该企业的经济效益受到影响同时也会造成较为严重的损失。此外部分企业物资采购管理人员对于物资采购计划没有进行审核,导致采购人员在对采购物资时出现违规的行为,最终使得该企业出现较为严重的经济损失。因此就需要在新时期环境下加强物资采购计划的管理并针对物资采购计划进行合理的制定,以便能够确保采购计划的有效性与真实性,从而为采购工作与采购管理的顺利进行提供保障。首先需要在制定物资采购计划时组织管理人员对市场环境内的物资实际情况进行详细的调查,根据企业所需的生产物资、市场需求以及企业发展趋势基本理念对市场内的物资情况进行调查,而后制定出相应的物资采购计划,确保企业的物资采购资金能够合理的应用在物资采购上。其次需要针对企业自身发展与实际库存量合理的物资制定采购计划,由于企业为了配合实际生产工作会对物资进行储存并建立相应的物资储存库,物资采购工作只有在库存量缺少的情况下才会进行,因此在制定合理的物资采购计划时就需要结合企业自身的发展所需与实际库存量进行制定,以便能够确保不会出现物资过多、资金浪费等情况。
  4.2  提高采购计划的合理性
  首先一定要将物资的采购计划与生产间两者之间的平衡进行掌握,因为在实际进行生产的过程中整体流程较为繁琐,所以在对采购物资的过程中如果过早将物资进行买回,就会积累过多的生产材料,这样不仅会占用非常大的空间进行储存,而且一旦在实际进行生产的过程中出現任何变化,之前所积累的生产材料就会没有任何价值。其次一定要将物资的采购计划与库存两者之间的平衡进行掌握,从而确保采购计划的合理性,而且为了能够使物资采购与实际需求完全相符,就一定要针对物资采购的数量与次数进行严格的制定与控制,从而使仓库当中的储存量与实际需求有所差的时候能够及时进行补充,这样就可以仓库对于物资的周转进行大幅度提升。再次一定要将物资的采购计划与物流两者之间的平衡进行掌控,在企业进行改革的过程中开始对外省进行发展,这样在对某种物资进行路途较远的输送时,就需要在输送之前制定采购计划,从而将已经采购完的物资以最短的时间内进行输送。特别是在冬天、暴雨天等较为特殊的状况下,就一定要针对环境所带来的影响进行综合考虑,从而确保物资量足够的同时不会发生堆积物资的状况。最后一定要将物资的采购计划与供求两者之间的平衡进行掌控,在对采购物资的过程中经常会有一些较为特殊的存在,比如说煤矿等就受到季节的影响,所以在对其进行采购的过程中冬天会比夏天的价格更高。所以在对这种采购物资时一定要对价格之间存在的相差进行充分利用,从而为企业带来更大的经济收益。
  4.3  全面降低物资招标采购过程中的风险
  目前我国市场中一直较为缺少具备专业性与有效性的行业标准与施工标准,而且在实际签署合同的过程中也会因为甲方的经济能力较高、较为强势等方面的因素,导致乙方在实际开展项目物资招标采购的过程中出现前期垫资的情况,严重时甲方在项目建设的过程中还会出现降低报价以及拖延付款时间等情况,最终就会导致乙方的经济效益与实际项目建设的质量受到影响。此外,在我国市场中会出现部分单位将自身的资质或资源承包给综合能力较差的企业或单位,这样就会导致在实际建设的过程中,设计、施工技术、施工质量等方面得不到应有的保障,同时还会造成实际施工过程中的管理效果受到影响。
  5     结束语
  综上所述,新时期下在企业当中的物资采购计划已经成为企业生产与企业经营当中较为重要的因素之一,也是能够将对物资进行管理的主要步骤。而加强对采购物资计划的管理可以将企业的实际工作效率进行提高,从而确保企业更好的朝向外部市场方向进行发展,而且为了能够预防在采购物资的过程中发生急缺、堆积、无目的采购等问题的发生,就需要加强对于采购物资中的计划管理,从而为企业的改革与发展起到保障作用。
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