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摘要：随着我国档案事业的长足发展，档案管理规模日益扩大，档案信息量显著增多。这就需要我们打破传统的档案管理模式，推动档案管理信息化逐步完善。本文就档案管理信息化的发展进行深入探讨。
关键词：档案管理 信息化 困境 发展
1.引言
档案管理信息化是通过先进的技术、手段和方法提高管理水平与办公效率，有效的避免了传统工作方法中出现的误差，又可使档案管理人员从繁重的劳动中解放出来，节省时间，提高工作效益。档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。其中系统设置和数据维护是关键。因此，首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理档案。可以实现档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式，由磁介质交换转变为网上传输，逐步实现信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享。
2.传统档案管理遇到的困境
2.1管理流程繁琐
传统档案管理中，档案资料需要先进行分类、排序，然后装钉，由工作人员在档案盒上注明档案资料的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费大量的人工时间，导致较多档案被长期堆放，得不到及时整理归档，手工处理方式使档案管理流程既繁琐又低效。
2.2档案存放无序
档案一般严格按照内容进行分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的误差性和一些不可避免的失误，档案存放的次序经常被打乱，造成档案存放无序，查找困难。
2.3档案查阅困难
随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。
2.4盘点操作复杂
由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，因此在盘点档案时一般只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。
3.促进档案管理信息化发展的途径
3.1建立管理队伍
要全面实行档案信息化管理。就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。因此，加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训，提高管理水平有工作能力，认真学习《档案法》和档案管理知识，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才，熟悉档案基本情况、干部人员概况，以利于档案工作的顺利开展；档案人员要加强自身素质的培养，努力学理论、学业务、学技术，以适应档案工作建设和发展的需要。
3.2重视系统维护
档案信息系统是一个动态的系统，需要档案人员不断进行更新和维护，要使档案信息系统发挥最大作用，那么对其核心部分的数据库建设必须做到信息录入要完整，只有数据完整，后期维护才能顺利进行；信息录入要准确，只有准确的数据，数据库的后期维护才会有意义；培养时时更新意识，要派专门管档人员及时对数据库进行更新和核准。只有做到这些，保证了人员信息的真实性和准确性，为社会提供真实可靠的信息，才能提高数据库质量，增加档案信息系统的可信度和使用率，确保档案材料的齐全、完整和准确性，进一步推进档案信息化进程。
3.3开展网上服务
随着档案内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。国内许多单位档案部门利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的重要形式。档案工作者要以网站为基础，加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：輸入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案部门与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。
3.4完善在线服务
传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案部门利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。
3.5统一管理标准
标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
3.6提高信息意识
信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保企业生产经营和管理活动记录的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。
4.结语
总而言之，实现档案信息化管理，可以大大减轻档案工作人员的重复劳动，节省大量人力和时间，以进行企业档案信息资源的开发工作，提高档案的现代化管理水平。
参考文献：
[1]刘小莉.简论档案管理信息化建设[J].陕西行政学院学报，2008（4）：118-120
[2]赵颖.试论实现档案管理信息化的路径[J].科技资讯，2006（31）：248-249
关键词：档案管理 信息化 困境 发展
1.引言
档案管理信息化是通过先进的技术、手段和方法提高管理水平与办公效率，有效的避免了传统工作方法中出现的误差，又可使档案管理人员从繁重的劳动中解放出来，节省时间，提高工作效益。档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。其中系统设置和数据维护是关键。因此，首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理档案。可以实现档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式，由磁介质交换转变为网上传输，逐步实现信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享。
2.传统档案管理遇到的困境
2.1管理流程繁琐
传统档案管理中，档案资料需要先进行分类、排序，然后装钉，由工作人员在档案盒上注明档案资料的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费大量的人工时间，导致较多档案被长期堆放，得不到及时整理归档，手工处理方式使档案管理流程既繁琐又低效。
2.2档案存放无序
档案一般严格按照内容进行分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的误差性和一些不可避免的失误，档案存放的次序经常被打乱，造成档案存放无序，查找困难。
2.3档案查阅困难
随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。
2.4盘点操作复杂
由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，因此在盘点档案时一般只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。
3.促进档案管理信息化发展的途径
3.1建立管理队伍
要全面实行档案信息化管理。就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。因此，加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训，提高管理水平有工作能力，认真学习《档案法》和档案管理知识，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才，熟悉档案基本情况、干部人员概况，以利于档案工作的顺利开展；档案人员要加强自身素质的培养，努力学理论、学业务、学技术，以适应档案工作建设和发展的需要。
3.2重视系统维护
档案信息系统是一个动态的系统，需要档案人员不断进行更新和维护，要使档案信息系统发挥最大作用，那么对其核心部分的数据库建设必须做到信息录入要完整，只有数据完整，后期维护才能顺利进行；信息录入要准确，只有准确的数据，数据库的后期维护才会有意义；培养时时更新意识，要派专门管档人员及时对数据库进行更新和核准。只有做到这些，保证了人员信息的真实性和准确性，为社会提供真实可靠的信息，才能提高数据库质量，增加档案信息系统的可信度和使用率，确保档案材料的齐全、完整和准确性，进一步推进档案信息化进程。
3.3开展网上服务
随着档案内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。国内许多单位档案部门利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的重要形式。档案工作者要以网站为基础，加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：輸入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案部门与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。
3.4完善在线服务
传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案部门利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。
3.5统一管理标准
标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
3.6提高信息意识
信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保企业生产经营和管理活动记录的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。
4.结语
总而言之，实现档案信息化管理，可以大大减轻档案工作人员的重复劳动，节省大量人力和时间，以进行企业档案信息资源的开发工作，提高档案的现代化管理水平。
参考文献：
[1]刘小莉.简论档案管理信息化建设[J].陕西行政学院学报，2008（4）：118-120
[2]赵颖.试论实现档案管理信息化的路径[J].科技资讯，2006（31）：248-249