医学实验室无纸化管理实践

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  [摘 要] 为进一步完善医学实验室无纸化办公,自主开发了一套无纸化办公软件,并就实验室管理无纸化办公软件功能模块进行了介绍,同时,将推行中的一些经验与同道分享。
  [关键词] 医学实验室;无纸化;管理
  doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 091
  [中图分类号] TP317.1 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2015)21- 0171- 03
  0 前 言
  对于医学实验室(下称实验室)来说,无纸化是指通过信息系统来实现实验室管理流程的数字化[1]。实验室信息系统(LIS)[2-3]的应用,给实验室带来质的飞跃。但是,国内LIS版本较多,功能也不尽相同,多数只涉及检验分析前、分析中、分析后过程的管理。崔红伟[4]提出实验信息管理系统(LIMS)的功能模块,提出LIMS进行无纸化记录与办公,但没有提出具体的操作方法。本实验室针对管理上的需求,自主开发一套用于实验室管理无纸化的办公软件,功能模块主要包括文件管理、员工档案、排班与考勤、签到与签退、消息管理、考试管理、实验室质量与技术记录等,可显著提高实验室管理的效率和质量。
  1 功能模块
  1.1 文件管理
  实验室管理的文件主要有内部文件和外部文件[5],包括质量手册、程序文件、作业指导书(SOP)、质量与技术表格记录、CNAS发布的实验室认可准则及其在各检验领域的应用说明、法律法规等,可采用以下方法进行无纸化文件管理,使文件管理更符合实验室认可准则[6]的要求。同时,员工阅读与查找更加方便。
  1.1.1 内部文件 (包括质量手册、程序文件、SOP、质量与技术记录)
  1.1.1.1 文件的形成
  这类文件形成流程:编写→审核→批准→发布。无纸化管理系统可实现:①文件在线编写(或上传附件)→审核→批准→发布,每一步可指定相应的人员操作,并可查看文件形成流程的进度。②新建文件提交审核、批准、发布后相关人员可在登录此系统后收到提醒消息,如“您有一个文件待审核(待批准或待发布);你有一个文件待阅读,请尽快阅读”。③文件形成后可查阅文件的属性,包含a.文件名称、版本/修订号、章节、所属部门;b.编写者/编写日期、审核者/审核日期、批准者/批准者日期、发布者/发布日期。
  1.1.1.2 文件的修改
  文件修改时无需提交纸质的文件修改申请单,申请者只需在系统内提交文件修改申请,批准者在线同意后,文件进入修改状态,修改后重新进入此流程:审核→批准→发布,新版本或新修订号的文件形成后,旧版本或旧修订号的文件归入销毁文件库,查阅只能显示新形成的文件。
  1.1.1.3 文件的销毁
  文件销毁时也无需提交纸质的文件销毁申请单,相应人员只需在系统内提交文件销毁申请,批准者在线同意后,文件归入销毁文件库。
  1.1.1.4 文件年审
  根据CNAS-CL02文件的要求,内部文件定期(通常是一年)由实验室负责人进行评审,以确保继续适用和有效。无纸化管理系统可通过以下3个步骤体现文件年审的痕迹:①文件发布时,指定文件失效日期,到期后文件自动失效不可阅读。②实验室负责人在召开文件评审会议后确定审核通过。③发布者重新发布通过审核的文件。
  1.1.1.5 质量和技术记录[6]管理
  为实现“记你所做的”,实验室每天需要进行大量的质量和技术相关表格的记录。通过无纸化管理,实现电子记录,记录者用自己的工号进入系统后,系统自动采集记录人员和记录时间等信息,记录者只需在相应表格中如实填写,管理者可实时监控、在线查看员工的医疗活动,预防追记、补记、漏记等现象的发生。另外,对于需每日记录的仪器设备维护使用情况,如各种检测仪器和冰箱/培养箱,可通过局域网覆盖,将无纸化管理系统安装至平板电脑,携带平板电脑对各项仪器设备的维护活动在线填写,并对数值数据自动进行统计分析,如提供趋势图。所有的填写的电子记录自动归档,随时可调阅或打印。
  1.1.2 外来文件
  目前外来文件有纸质版的书籍和电子版的法律法规、指南、CNAS准则等,通过无纸化管理系统,纸质版的书籍根据规定的编码规则维护至管理平台,可提供在线浏览清单,方便员工获取外来文件信息。而电子版外来文件同样根据规则维护,并支持在线阅读。
  1.2 员工档案
  实验室人员档案管理主要包括人员基本信息、技术职称证书、毕业证书、学位证书、Ⅰ类学分证、科研立项证明、获奖证书、论文、学习与进修登记等,可采用无纸化管理系统进行管理。无纸化管理平台支持在线录入上述所有记录,并可导入相关证书、证明等图片文件,在线实时管理员工的动态信息。
  1.3 学习与考试
  传统SOP文件学习的模式集中统一培训,管理员提供培训记录备查,记录内容含:学习人员、地点、时间、培训者、培训课件等。传统的考试需要人员出题,打印试卷,人工改卷并登记考试成绩,归档试卷。如今,可采用以下方法进行无纸化管理。
  1.3.1 学习
  通过无纸化管理系统,可实现:①文件发布后,实验室相关人员收到文件待阅读的提醒,员工可立即在线阅读新发布的文件。②设定文件阅读最低时长,避免员工敷衍了事。③阅读完毕,系统弹出提示“本人已阅读并学习该文件内容,并在今后的工作中严格按照文件的要求执行”以警示员工对自己负责的态度。④管理层可查阅已阅读人员和未阅读人员等阅读日志,以提醒未阅读人员及时学习新文件。⑤员工在查阅文件时,可在线对文件提出建议。文件建议生成后,自动提示文件编写者阅读,以便进行必要的修改。
  1.3.2 考试
  实验室目前考试内容有:内部文件、形态学、外部题库(如三基考试、技术职称模拟考试)。   1.3.2.1 内部文件考试
  内部文件发布后,有权限人员(如各组组长、质量负责人、技术负责人)针对每个文件出题(支持的题型有单选题、多选题、是非题)并维护进系统,题目与文件有关联,系统自动提醒员工对相应的内部文件进行学习。有权限人员适时安排相应文件的考试,考试的方式可为随机出题(每个员工的考试卷都不同),或统一出题(每个员工的考试卷都相同)。选题的方式可指定单个文件,也可多个文件。对于考试不通过的员工,可单独安排其在线补考。考试结束提交后,员工可查看本人的考试成绩及卷面,显示本人答案及正确答案。管理员可查看所有考试的成绩单及每个人的考试卷及分数。
  1.3.2.2 形态学考核
  实验室形态学识别能力是评估员工工作能力的一个重要内容。管理员及相关技术骨干将与实验室相关的一些图谱(血液细胞、骨髓细胞、尿有形成份、寄生虫、组织细胞学等)维护(维护过程可设置图片难易系数)至系统。员工可在线学习形态学。学习过程支持模拟考试,结束模拟考试后立即显示考试成绩,同时显示本人答案和正确答案以及解题说明。管理者可根据需要,定期对员工进行不同难易程度的形态学考试。
  1.3.2.3 外部题库考试
  通过无纸化管理系统,将三基考试题目和职称考试相关的题目维护进系统,管理者根据实验室管理需要,随时对不同职称级别(如高级、中级、初级等)的人员进行相应的考试。同样的,在考试结束后,员工可查看本人的考试成绩及卷面,显示本人答案、正确答案、解题说明。管理员可查看所有考试的成绩单及每个人的考试卷及分数。
  1.4 排班与考勤
  通过无纸化管理系统,可实现:①制定各类班次(夜班、白班、周末和节假日班),然后进行人员排班。②员工可查看所有人员班次和本人某段时间的班次。③按照班次的时间进行签到签退。④支持换班及特殊排班(如公休、补休及各类假)。⑤设置在岗、迟到、早退、旷工等规则。⑥考勤员可随时查看每天的考勤情况,月终生成全实验室员工考勤表,统计一目了然,公正、公平。
  1.5 签到与签退
  通过无纸化管理系统,可实现:①录入工号后可显示本人当日的班次,按照班次进行签到/签退。②可规定签到/签退的时差,不在时差范围内视为签到/签退无效。③加班的签到/签退。④错误签到/签退补救:在规定时间内允许取消签到或签退记录。
  1.6 消息管理
  通过无纸化管理系统,可实现:①任意选择发布消息的对象,如检验科所有工作人员、各专业组、指定某个工作人员;②支持添加消息附件;③消息接收者可收到消息阅读提醒;④消息附件可下载;⑤查看消息阅读者/未阅读者。
  2 无纸化管理经验推行
  无纸化管理系统在本实验室运行半年,在系统运行的过程中遇到不少问题,同时也会发现系统有可以改进和优化的空间,现将运行中的一些经验介绍如下。
  (1)对于有条件的实验室,系统中的所有提醒可通过移动网络传至相关人员手机,实现手机审核、批准、发布。
  (2)所有的无纸化确实方便了管理,只要打开实验室任意一台电脑,就可获取相关的文件信息(如任何管理体系文件、记录的内容、已受控的外部文件、人员档案、考核信息、排班与考勤)。但是运行初级阶段,员工习惯了传统的纸质文件,如简易操作卡和排班,强制使用无纸化管理系统,员工会有抵触情绪,管理者需要做好引导和协调沟通的组织工作,使员工清楚无纸化管理所带来的好处[7]。
  (3)系统的逐步完善需建立在边运行边完善的基础上,最好由专人负责,随时保持与程序编辑者进行联系,遇到问题及时反馈。
  (4)耐心收集员工对系统的意见和建议,综合分析,确定可行后进行改进。
  (5)所有文件信息保存于服务器,服务器应有防盗、防崩盘措施,确保系统中的文件不因网络系统故障而丢失。在运行初期,文本管理员应对质量管理体系文件进行备份管理。
  (6)实验室应根据自身情况将其他的相关事务纳入无纸化管理平台建设中,如设备管理、试剂管理、室间质评、内部审核、管理评审等。
  (7)实验室负责人对无纸化办公软件有一个总体的构思框架,由专人(该人最好了解的整个实验室的运转流程)负责设计无纸化办公各模块的详细方案。将详细方案交由程序员制作,进行必要的当面沟通和电话沟通、邮件沟通,毕竟程序员不了解实验室真正的需求。
  (8)办公软件的每次更新,负责人应第一时间学会使用,一是为了发现软件是否满足了实验室的需求,二是及时培训实验室人员使用。
  3 总 结
  以无纸化工作模式为载体[4],充分利用无纸化管理平台,合理规划实验室管理的工作流程,大大提高了工作效率。首先,对实验室负责人而言,通过无纸化办公软件,可以优化资源配置,高效管理实验室,具体表现如下:①随时可调阅实验室相关活动的信息,如实验室的文件体系、排班信息、考勤信息、员工档案、质量与技术记录,而无需至具体部分询问查看;②员工的考试均为机考,确保员工公平公正的参与各项考试;③因实现了可控制的、可查询的工作过程追踪,可为员工考核及绩效管理提供数据基础[8]。再者,对于实验室普通员工,通过该软件:①可同时共享实验室学习资源(如内部文件、外部文件、形态学图库等),无时间性、地域性限制[9];②可随时查阅本人档案资料(如各项证书、奖惩记录、学习记录、考试记录等);③随时查看排班信息与考勤记录。另外,对于文本管理者是个重大的解放:①文件发布时无需在每一份纸质文件上加盖“受控文件”印章;②文件作废时无需加盖“作废文件”印章;③发放受控文件时无需制作受控文件发放记录表;④无需时时更新纸质版的受控文件清单、作废文件清单;⑤可随时调取实验室的人员档案情况,如职称分布、学历/学位、论文发表、考试结果、政治面貌、毕业院校等情况;⑥释放储存空间。总之,通过无纸化办公软件,利科利民,真正实现实验室低碳、环保、节约、高效 [1]的管理模式,把实验室负责人、文本管理员从繁杂的日常事务中解放出来[10]。
  主要参考文献
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