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档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。社会的发展、经济的繁荣在促进社会对档案信息需求增长的同时也会带动档案事业的向前发展。档案保密工作作为档案管理工作中的重要内容，必须严格落实《档案法》对保密工作提出的要求，从归档、整理、保管、利用、制度、人员等各个环节加以重视，同时要处理好档案保密与开放的关系，确保档案的完整与安全，真正维护国家和集体的利益。为此，根据《档案法》的规定，结合日常工作，对做好档案管理的保密工作谈几点意见。
一、必须做好归档整理过程中的保密工作
1.准确区分档案的保管期限与保密期限。档案的保管期限与保密期限是不同的两个概念。确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的。它表示该国秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。
2.对涉密档案进行科学分类。对密级文件特别是绝密文件应当单独保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，避免涉密档案文件分散，日后调密不便的问题。
二、必须做好档案保管过程中的保密工作
1.档案的库房管理是档案保密的重点。档案库房应保证面积相对充足，实现办公、阅卷、库房“三分开”；配备规定的档案保管保护设备设施，全面落实“八防”措施，确保档案绝对安全。档案库房不宜设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
2.加强绝密档案的日常管理。绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
3.掌握档案涉密情况的变化。档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数情况下总的趋势是降密，直至解密。档案解密应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”这也就是说，解密由原确定密级的机关、单位或上级机关进行。
三、必须做好档案利用过程中的保密工作
1.正确处理档案保密与利用的关系。在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保密轻利用的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案资源浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。因此，档案部门应改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服好务。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
2.做好档案开放的基础性工作。一是提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是建立健全档案号，以适应开放后检索与管理的要求。三是编制新的检索工具。四是准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本，提高档案资料使用寿命。
四、必须做好档案管理信息化过程中的网络保密工作
随着档案资源管理信息化的发展，必须做好档案管理的网络保密工作，否则，将有可能造成涉密档案从网络中失密。一是局域网与互联网必须有可靠的物理隔离措施，严禁未采取隔离措施的计算机同时连接互联网和厅局域网；用于审计和办公的电脑，未采取技术防范措施的一律不准上互联网。二是涉秘文件、资料和其他不宜公开的各类信息，一律不得在网上（含厅局域网和互联网）发布和传递。三是局域网只限本单位人员使用，外单位人员不得登录。四是存储涉密信息的计算机和软盘、优盘、光盘、 移动硬盘等其他存储介质，必须按照国家保密规定进行管理，做到专机专用、妥善保管。
五、必须制定严格的档案管理保密工作制度
1.制定档案库房管理制度
(1) 档案库房和档案室要根据不同种类的档案分区、分类别分别存放排列。
(2)对超过保管期限的档案，要在主管领导的主持下，由档案室会同有关部门组成的鉴定小组，共同鉴定。对已失去保存价值的档案，应写出销毁清册，经有关部门同意，报主管领导批准后，予以销毁。销毁档案时要严格执行保密规定，必须有两名以上监销人，将档案送指定地点销毁。监销人要在档案销毁清册上签字或盖章。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。鉴定销毁工作完成后，销毁清册应当永久保存，对留存档案重新整理、编目，便于查找。
（3）库房门窗牢固，钥匙要由专人保管。工作人员离开库房时要对库内进行检查，关灯锁门，切断电源，方可离开。非本室人员，未经允许不准进入库房。
（4）每月对档案借阅情况进行一次检查，对借出的档案要及时催还，放回原处，做到账物相符。
2.制定档案借阅制度
（1）本机关人员借阅档案需办理调卷手续，外单位人员借阅需持单位介绍信。
（2）严格执行档案借阅审批手续，未按规定办理借阅手续的，不得借阅档案。
（3）借阅档案要在阅览室阅档，尤其是涉密档案、科技底图、地亩图、会计凭证、重要的声像档案不许拿出档案室，如有特殊需要，须经办公室主管领导批准，方可借出，并限期返还。
（4）借阅档案人员必须保证档案的完整与安全，不准转借、拆卷，严禁在档案资料上随意涂改、勾画，更不允许损毁、丢失。如有上述现象发生，严格按照《档案法》有关规定处罚。
（5）借阅档案需要取证时，必须经档案部门同意，并经档案人员核对，确认无误后，加盖档案专用章，方为有效。
（6）借阅档案返还时，档案人员必须对档案进行认真检查，当面清点无误后，方可办理返还手续。
3.制定档案保密工作人员工作制度
(1) 档案人员必须严格遵守保密纪律，自觉执行《保密法》以及各项保密制度，依法办事；
(2) 档案人员必须加强自身修养，牢固树立保密意识，忠于职守，不将档案带到公共场所，不将档案带回家中，不得与无关人员谈论档案内容；
(3) 对保密档案或未经领导批准利用的档案不得擅自提供和扩大使用范围，确保档案资料的政治安全，不发生档案资料被窃和失密事故；
(4) 查阅保密档案，必须严格执行审批手续，非经本单位领导批准不得调阅；
(5) 档案材料的转递可按机要文件转递要求办理；
六、提高档案管理人员的保密工作意识
在日常档案管理工作中，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。档案干部必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识。档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。
总之，档案工作科学化、规范化、现代化是必然趋势，在档案管理中做好保密工作是每一个档案工作者责无旁贷的使命。在今后的工作中，我们要认真贯彻《档案法》，牢固树立强烈的档案保密意识，不断提高管理水平和工作质量，努力开阔和拓宽档案保密工作的眼界和思路，为档案事业的改革和发展做出贡献。
（作者单位：沈阳铁路局办公室）
一、必须做好归档整理过程中的保密工作
1.准确区分档案的保管期限与保密期限。档案的保管期限与保密期限是不同的两个概念。确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的。它表示该国秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。
2.对涉密档案进行科学分类。对密级文件特别是绝密文件应当单独保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，避免涉密档案文件分散，日后调密不便的问题。
二、必须做好档案保管过程中的保密工作
1.档案的库房管理是档案保密的重点。档案库房应保证面积相对充足，实现办公、阅卷、库房“三分开”；配备规定的档案保管保护设备设施，全面落实“八防”措施，确保档案绝对安全。档案库房不宜设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
2.加强绝密档案的日常管理。绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
3.掌握档案涉密情况的变化。档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数情况下总的趋势是降密，直至解密。档案解密应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”这也就是说，解密由原确定密级的机关、单位或上级机关进行。
三、必须做好档案利用过程中的保密工作
1.正确处理档案保密与利用的关系。在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保密轻利用的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案资源浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。因此，档案部门应改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服好务。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
2.做好档案开放的基础性工作。一是提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是建立健全档案号，以适应开放后检索与管理的要求。三是编制新的检索工具。四是准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本，提高档案资料使用寿命。
四、必须做好档案管理信息化过程中的网络保密工作
随着档案资源管理信息化的发展，必须做好档案管理的网络保密工作，否则，将有可能造成涉密档案从网络中失密。一是局域网与互联网必须有可靠的物理隔离措施，严禁未采取隔离措施的计算机同时连接互联网和厅局域网；用于审计和办公的电脑，未采取技术防范措施的一律不准上互联网。二是涉秘文件、资料和其他不宜公开的各类信息，一律不得在网上（含厅局域网和互联网）发布和传递。三是局域网只限本单位人员使用，外单位人员不得登录。四是存储涉密信息的计算机和软盘、优盘、光盘、 移动硬盘等其他存储介质，必须按照国家保密规定进行管理，做到专机专用、妥善保管。
五、必须制定严格的档案管理保密工作制度
1.制定档案库房管理制度
(1) 档案库房和档案室要根据不同种类的档案分区、分类别分别存放排列。
(2)对超过保管期限的档案，要在主管领导的主持下，由档案室会同有关部门组成的鉴定小组，共同鉴定。对已失去保存价值的档案，应写出销毁清册，经有关部门同意，报主管领导批准后，予以销毁。销毁档案时要严格执行保密规定，必须有两名以上监销人，将档案送指定地点销毁。监销人要在档案销毁清册上签字或盖章。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。鉴定销毁工作完成后，销毁清册应当永久保存，对留存档案重新整理、编目，便于查找。
（3）库房门窗牢固，钥匙要由专人保管。工作人员离开库房时要对库内进行检查，关灯锁门，切断电源，方可离开。非本室人员，未经允许不准进入库房。
（4）每月对档案借阅情况进行一次检查，对借出的档案要及时催还，放回原处，做到账物相符。
2.制定档案借阅制度
（1）本机关人员借阅档案需办理调卷手续，外单位人员借阅需持单位介绍信。
（2）严格执行档案借阅审批手续，未按规定办理借阅手续的，不得借阅档案。
（3）借阅档案要在阅览室阅档，尤其是涉密档案、科技底图、地亩图、会计凭证、重要的声像档案不许拿出档案室，如有特殊需要，须经办公室主管领导批准，方可借出，并限期返还。
（4）借阅档案人员必须保证档案的完整与安全，不准转借、拆卷，严禁在档案资料上随意涂改、勾画，更不允许损毁、丢失。如有上述现象发生，严格按照《档案法》有关规定处罚。
（5）借阅档案需要取证时，必须经档案部门同意，并经档案人员核对，确认无误后，加盖档案专用章，方为有效。
（6）借阅档案返还时，档案人员必须对档案进行认真检查，当面清点无误后，方可办理返还手续。
3.制定档案保密工作人员工作制度
(1) 档案人员必须严格遵守保密纪律，自觉执行《保密法》以及各项保密制度，依法办事；
(2) 档案人员必须加强自身修养，牢固树立保密意识，忠于职守，不将档案带到公共场所，不将档案带回家中，不得与无关人员谈论档案内容；
(3) 对保密档案或未经领导批准利用的档案不得擅自提供和扩大使用范围，确保档案资料的政治安全，不发生档案资料被窃和失密事故；
(4) 查阅保密档案，必须严格执行审批手续，非经本单位领导批准不得调阅；
(5) 档案材料的转递可按机要文件转递要求办理；
六、提高档案管理人员的保密工作意识
在日常档案管理工作中，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。档案干部必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识。档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。
总之，档案工作科学化、规范化、现代化是必然趋势，在档案管理中做好保密工作是每一个档案工作者责无旁贷的使命。在今后的工作中，我们要认真贯彻《档案法》，牢固树立强烈的档案保密意识，不断提高管理水平和工作质量，努力开阔和拓宽档案保密工作的眼界和思路，为档案事业的改革和发展做出贡献。
（作者单位：沈阳铁路局办公室）