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摘 要:高职院校办公自动化的建设和应用是实现校园信息化的必然趋势,也是推进高职院校可持续发展的重要措施。但由于种种原因,高职院校办公自动化推进过程中存在着许多障碍,本文通过对高职院校办公自动化建设中存在的障碍进行分析,并提出相应的对策。
关键词:办公自动化 障碍 对策
中图分类号:G647文献标识码:A文章编号:1673-1875(2009)13-125-01
近几年来,随着高职院校校园网络建设的快速发展,许多高职院校都依照各自的需求,添置了相应的办公自动化设备,购买了相应的办公软件,建立了自己的办公自动化系统。然而,在实际工作中,办公自动化系统的应用和所起的实际效果却不尽如人意,遇到了一系列的障碍和问题。如何来跨越这些障碍,就成为了摆在高职院校面前的现实问题。
一、办公自动化建设的目的意义
随着信息技术普及性的应用,人们的工作方式和生活方式都发生了前所未有的变化。在日常办公领域,以个人电脑和企业内联网为代表,一大批先进的技术和设备正在取代传统的办公设施和办公模式。特别是近年来,“无纸化办公”、 “办公自动化”、“网络办公”等等层出不穷的新名词,以及各企事业单位在这方面也日益加大了投入,办公自动化的建设取得了长足的进展。
办公自动化建设对高职院校来说,具有非常重要的意义。首先,有利于规范管理流程,提高工作效率。特别是日常事务的处理,如公文处理、会务安排、日程安排、信息发布等可通过系统完成,避免了推诿,减少了重复劳动,大大提高了工作的效率和质量。其次,推行办公系统实现无纸化办公,有利于降低管理成本,无论是用纸的数量、印刷装订的时间,不是还是传递发送的时间成本,都能得到有效减少,从而降低管理成本。
二、存在的问题与障碍
我们认为在当前高职院校办公自动化过程中,主要存在有以下几个方面的问题:
1、对办公自动化的认识问题,特别中领导重视不够的问题。这是当前高职院校办公自动化建设中是最突出的问题。很多高职院校的办公人员包括院领导对办公自动化的作用理解还不够深,还习惯于传统的办公方式,采取不冷不热的态度,出现了“说起来重要,做起来次要,用起来不要”的情况,甚至于有部分办公人员对办公自动化系统仍有抵触情绪,不愿使用。
2、传统办公习惯的障碍。绝大部分高职院校是由以前的中专学校升格而来的,在办公模式中,传统的纸质办公方式已经运行了几十年,也建立了一套完善的制度和行之有效的方法,办公人员特别是部分老领导也习惯了这种办公模式,对自动化办公系统的不愿意去熟悉和了解。
3、部分办公人员的计算机应用水平有待提高。由于脱胎于中专学校,部分办公人员特别是部分年龄较长的教职工,计算机应用水平较低,一听到“计算机程序”,心理就发秫,从而对办公自动化的使用有畏惧心理,觉得办公自动化技术太难而无法掌握,更加重了部分办公人员对自动化办公的抵制心理。
4、办公自动化的管理问题。办公自动化不仅是新技术、新设备和软件,更重要的是管理,是“三分技术,七分管理”。同样的系统和设备在有的学校运行良好,而有的学校却无法得到广泛的应用,其关键在于管理的原因。部分高职院校的办公自动化系统建立后,没有建立与之相适应的管理制度,无章可循,处于松散状态或无人监管的状态,极大地影响了办公效率,产生了一定的负面影响。
三、解决问题的对策
1、领导重视,加大投入。一把手领导的重视是成功实施办公自动化的必要条件,因此,只有得到了领导的高度重视,并身体力行地予以推进,才能真正推进办公自动化的建设,才能解决建设经费、技术队伍、设备等问题,并加大投入保障系统的有效运行。
2、深入宣传,提高认识。要加大对办公自动化的宣传工作,要从实现高职院校信息化、建设数字校园的角度来认识办公自动化系统的重要性,不断提高行政办公效率和管理水平,推动学院的信息化工作。提高办公人员的办公自动化意识,尤其要强化各级领导的办公自动化意识,只有领导和办公人员都有现代化意识和观念,才有可能加快办公自动化的建设步伐。
3、开展培训,促进应用。对于一个新系统的运用,要有计划的开展培训。一是开展系统应用的专项培训。由于办公人员的计算机水平差异较大,可以选一批基础比较好作为各个部门的管理员培训,通过管理员对自己部门人员培训,起到“以点带面”的作用。二是对全体办公人员的计算机应用进行培训,提高所有办公人员的计算机应用水平,促进办公系统的推广和正确使用,减少误操作带来的不必要的麻烦和反感心理。
4、健全制度,规范管理。要建立与办公自动化相适应的信息管理制度,逐步规范公文在办公自动化化系统中的运转程序,要在系统上运行的公文必须明确规定,逐步取消部门纸质文件。同时要及时做好备份工作,对于需要存纸质的文件要做好存档工作。对于用户的责任要明确到人,对于没有及时使用系统造成工作延误的要给予一定的处罚。
办公自动化与传统的办公方式有着较大的变革,在应用和推进的过程中不可避免地会遇到一些阻力和问题,办公自动化系统的建设和推广也是一项长期的工程,不能一蹴而就,我们要坚持“以需求为导向,以应用促发展”,有计划、分步骤地实施,从而带动高职院校的信息化工作,提高高职院校的管理水平。
参考文献:
[1]李金莉.高职院校办公自动化系统实现[J].平原大学学报,2005(4)
[2]卢建红.高校办公自动化系统的应用发展及制约因素探讨[J].文教资料,2006(5)上旬刊
[3]淳于中博.我国高校办公自动化系统现状与分析[J].黑龙江教育学院学报,2007(5)
关键词:办公自动化 障碍 对策
中图分类号:G647文献标识码:A文章编号:1673-1875(2009)13-125-01
近几年来,随着高职院校校园网络建设的快速发展,许多高职院校都依照各自的需求,添置了相应的办公自动化设备,购买了相应的办公软件,建立了自己的办公自动化系统。然而,在实际工作中,办公自动化系统的应用和所起的实际效果却不尽如人意,遇到了一系列的障碍和问题。如何来跨越这些障碍,就成为了摆在高职院校面前的现实问题。
一、办公自动化建设的目的意义
随着信息技术普及性的应用,人们的工作方式和生活方式都发生了前所未有的变化。在日常办公领域,以个人电脑和企业内联网为代表,一大批先进的技术和设备正在取代传统的办公设施和办公模式。特别是近年来,“无纸化办公”、 “办公自动化”、“网络办公”等等层出不穷的新名词,以及各企事业单位在这方面也日益加大了投入,办公自动化的建设取得了长足的进展。
办公自动化建设对高职院校来说,具有非常重要的意义。首先,有利于规范管理流程,提高工作效率。特别是日常事务的处理,如公文处理、会务安排、日程安排、信息发布等可通过系统完成,避免了推诿,减少了重复劳动,大大提高了工作的效率和质量。其次,推行办公系统实现无纸化办公,有利于降低管理成本,无论是用纸的数量、印刷装订的时间,不是还是传递发送的时间成本,都能得到有效减少,从而降低管理成本。
二、存在的问题与障碍
我们认为在当前高职院校办公自动化过程中,主要存在有以下几个方面的问题:
1、对办公自动化的认识问题,特别中领导重视不够的问题。这是当前高职院校办公自动化建设中是最突出的问题。很多高职院校的办公人员包括院领导对办公自动化的作用理解还不够深,还习惯于传统的办公方式,采取不冷不热的态度,出现了“说起来重要,做起来次要,用起来不要”的情况,甚至于有部分办公人员对办公自动化系统仍有抵触情绪,不愿使用。
2、传统办公习惯的障碍。绝大部分高职院校是由以前的中专学校升格而来的,在办公模式中,传统的纸质办公方式已经运行了几十年,也建立了一套完善的制度和行之有效的方法,办公人员特别是部分老领导也习惯了这种办公模式,对自动化办公系统的不愿意去熟悉和了解。
3、部分办公人员的计算机应用水平有待提高。由于脱胎于中专学校,部分办公人员特别是部分年龄较长的教职工,计算机应用水平较低,一听到“计算机程序”,心理就发秫,从而对办公自动化的使用有畏惧心理,觉得办公自动化技术太难而无法掌握,更加重了部分办公人员对自动化办公的抵制心理。
4、办公自动化的管理问题。办公自动化不仅是新技术、新设备和软件,更重要的是管理,是“三分技术,七分管理”。同样的系统和设备在有的学校运行良好,而有的学校却无法得到广泛的应用,其关键在于管理的原因。部分高职院校的办公自动化系统建立后,没有建立与之相适应的管理制度,无章可循,处于松散状态或无人监管的状态,极大地影响了办公效率,产生了一定的负面影响。
三、解决问题的对策
1、领导重视,加大投入。一把手领导的重视是成功实施办公自动化的必要条件,因此,只有得到了领导的高度重视,并身体力行地予以推进,才能真正推进办公自动化的建设,才能解决建设经费、技术队伍、设备等问题,并加大投入保障系统的有效运行。
2、深入宣传,提高认识。要加大对办公自动化的宣传工作,要从实现高职院校信息化、建设数字校园的角度来认识办公自动化系统的重要性,不断提高行政办公效率和管理水平,推动学院的信息化工作。提高办公人员的办公自动化意识,尤其要强化各级领导的办公自动化意识,只有领导和办公人员都有现代化意识和观念,才有可能加快办公自动化的建设步伐。
3、开展培训,促进应用。对于一个新系统的运用,要有计划的开展培训。一是开展系统应用的专项培训。由于办公人员的计算机水平差异较大,可以选一批基础比较好作为各个部门的管理员培训,通过管理员对自己部门人员培训,起到“以点带面”的作用。二是对全体办公人员的计算机应用进行培训,提高所有办公人员的计算机应用水平,促进办公系统的推广和正确使用,减少误操作带来的不必要的麻烦和反感心理。
4、健全制度,规范管理。要建立与办公自动化相适应的信息管理制度,逐步规范公文在办公自动化化系统中的运转程序,要在系统上运行的公文必须明确规定,逐步取消部门纸质文件。同时要及时做好备份工作,对于需要存纸质的文件要做好存档工作。对于用户的责任要明确到人,对于没有及时使用系统造成工作延误的要给予一定的处罚。
办公自动化与传统的办公方式有着较大的变革,在应用和推进的过程中不可避免地会遇到一些阻力和问题,办公自动化系统的建设和推广也是一项长期的工程,不能一蹴而就,我们要坚持“以需求为导向,以应用促发展”,有计划、分步骤地实施,从而带动高职院校的信息化工作,提高高职院校的管理水平。
参考文献:
[1]李金莉.高职院校办公自动化系统实现[J].平原大学学报,2005(4)
[2]卢建红.高校办公自动化系统的应用发展及制约因素探讨[J].文教资料,2006(5)上旬刊
[3]淳于中博.我国高校办公自动化系统现状与分析[J].黑龙江教育学院学报,2007(5)