物资采购经济运行过程中如何做好风险分析与防控

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  摘 要:无论是政府还是企业,物资采购是运行过程中重要的一环,随着当前市场经济日益复杂,为了降低采购成本,目前物资采购的特征为规模化,但是这种采购方式也会存在诸多风险,例如员工风险、合同风险、价格风险以及不可抗力风险等。当决策者对物资采购缺乏有效管控,未能做好风险分析与防控,轻则增加运营成本,重则带来惨重的损失,所以针对物资采购经济运行做好风险分析与防控意义深远。
  关键词:采购经济;采购风险;风险防控;
  从企业运营的角度来说,物资采购首先是为了满足企业生产运营的自身需求,根据企业运行平均状况来看,物资采购占企业成本的40-70%,更有研究表明,采购成本每下降1个百分点,企业利润能够上升10个百分点。从物资采购实际运行过程来看,由于种种风险,导致采购成本增加,所以企业加强对物资采购的管理非常重要。
  1.物资采购经济运行的特征
  1.1效率高
  传统采购往往存在速度慢、效率低、价格高、数量少等问题,而当前企业在进行物资采购时,往往会提前计划,使得采购工作效率高、成本低,而且在采购物资的售后方面往往更有质量保障,能够形成批量效应和规模效应。
  1.2信息化
  随着信息化的发展,当前采购工作诸多环节都是通过信息化的方式解决,传统纯手工的采购工作已经发展为信息化、无纸化,采购的效率和技术含量都大幅提升。
  1.3规模化
  当前采购工作往往会进行规模化采购,将同类型的物资合并打包,尽可能降低采购的频次,从而降低企业在物资采购方面所付出的人力、物力和才力。当然这也要求企业对分散市场相对比较了解,这样才能让物资采购工作更规范化。
  2.物资采购经济运行过程中的风险
  2.1人员风险
  受采购人员的职业道德和业务素质的影响,人员风险是企业进行采购事务中最大的风险,主要反映在以下两个方面:
  一是职业道德,物资采购实施过程中,经常会滋生贿赂等腐败行为,这种行为后果严重,企业管理人员需重点关注,同时采购人员出现消极怠工的情况,也会影响物资采购工作的顺利开展。
  二是业务水平,目前企业物资采购工作已经成为一项复杂的系统工作,牵涉的部门和工作人员较多,对采购人员的专业知识和工作经验要求也越来越高,由于采购人员在专业方面的能力限制,导致错误的采购决策。
  2.2财务风险
  对于一些集团性公司来说,在下面分公司进行采购时,采购需求和付款方式两者的体系不同步,经常会出现采购付款审批时间过长的情况,导致供应商等待时间过长,而采购方在确定采购需求和采购方后,往往会提前支付一定的定金,当申请付款的时间流程过长后,供应商在合作上出现失去耐心和信心的情况,最终影响企业的采购工作无法顺利开展。
  2.3价格风险
  价格风险主要是指价格波动的风险,波动的程度与行业特征有关,部分行业在行业因素和货币政策的双重影响下,导致采购标的价格波动较大,特别是部分企业的采购一般为大宗物资采购,由于若干产品的价格剧烈波动就会给采购整体额造成巨大影响。企业在签订采购合同时,如果针对价格波动没有较好的处理机制,极易增大采购风险。
  2.4合同风险
  合同是物资采购过程中的关键载体,从合同开始谈判时就应对合同内容进行审查,签订前更是要严格校订,但是不少企业还是忽略合同风险,主要反映在以下两个方面:
  一是企業采购合同的签订和审核工作一般有专门的商务合同部门处理,但是该部门并不会直接参与采购工作,由于采购工作和采购合同的脱节,另外商务部门由于对采购方面的流程不熟,由于这些疏忽和漏洞往往会给采购合同带来极大的风险;
  二是虽然企业针对采购都会设置专门的风险控制要求,但是大量的物资采购合同没有经过审核就直接签订,从概率的角度来说,增大了采购过程中的合同风险。
  3.物资采购风险防控的思路
  3.1基本思路
  总的来说,对物资采购风险防控的目的是为了在满足企业物资需求的同时将所投入的人力物力财力成本尽可能降低,为了达到这一战略目标,企业需要提前规划,建立科学的规划方案,方案的制定需要满足以下原则:
  (1)风险最小化
  风险最小化是企业物资采购风险管控的首要原则,针对企业的物资采购活动,对其风险进行识别和评估,根据识别的风险相应调整组织框架,在具体实际操作过程中尽可能降低风险,保障企业的平稳运营。
  (2)低成本高效益
  企业物资采购的种类一般较多,在制定采购策略时,可以将同类物资打包采购,这样可以降低采购成本提高企业的经营利润,虽然同类物资打包采购可以降低成本,但是对打包后的风险可能性进行评估,在成本与经济效益这两者间进行权衡,达到低成本高效益的效果。
  (3)科学系统化
  大型企业在物资采购时涉及的部门、员工和步骤较多,属于一项庞大且复杂的项目,这就要求负责采购的部门和相关人员在做好风险控制的同时需要考虑各个方面的影响,这就要求我们需要系统性、科学性来分析物资采购这项工作,结合之前的工作经验,对相应数据进行分析,综合各方面潜在的风险,最终系统地、科学地和全面地制定合适的物资采购管理制度。
  (4)侧重点分析
  虽然我们要注重系统性,对风险的分析要全面性,但是为了提高防控风险的效率,我们在尽可能满足全面性的同时要有侧重点,在控制成本的前提下尽可能获得相应利益。所以对于企业来说,在识别诸多风险后,需要从中挑选出最为重要的、关键的风险因素作为风险防控的重点,对于非重点因素,可以投入较少的成本对其进行管控。
  (5)动态化
  物资采购属于一项市场行为,而市场是在不断变化的,甚至有时快速变化,短时间内翻云覆雨,而对于企业采购来说,随时都可能出现由于某种因素的影响导致市场行情发生巨大变化的情况。即使企业能够预测风险,甚至提前做好应对方案,但是也不可能完全应对,所以在制定物资采购方案时,需要积极关注市场变化,动态调整。   3.2风险防控流程
  不同企业由于内部管理流程不同,在流程上会有所不同,但是主要可以分为风险识别、风险评估、风险规划、风险监控和风险控制这五个步骤,针对风险防控做好流程计划,逐步达到风险防控的目的,可以较好应对复杂情况下的风险管理需求。
  (1)风险识别
  风险识别是风险防控体系建设中第一个也是最为关键的流程,此阶段的主要工作是对整个采购流程进行分析研究,尽可能提前发现对企业物资采购不利的事情,结合公司在之前实践过程中的对风险的认识,为后续采购工作做好铺垫,这个阶段的主要作用是查找“病痛”。
  (2)风险评估
  在查明物资采购过程中可能涉及的“病痛”因素一一分析评估,判断每个因素的性质和可能带来的不利影响,并对这些因素进行分级,对影响较大的因素进行重点监控。
  (3)风险规划
  在对重点因素进行识别后,对于重点影响因素需要进一步分析,就降低风险出现的可能性及减少风险所带来的风险,系统性对风险制定出相应的应对策略。
  (4)风险监控
  这个环节需要对采购全流程进行实施监控,对于与采购计划不符合的情况,要在最短的时间内发现整个采购流程存在偏差的可能性,做好预判工作,便于后续及时开展相应的补救工作,同时风险监控也是为了监测补救措施是否贯彻落实的重要依据。
  (5)风险控制
  根据风险监控阶段所汇集的信息资料,进一步制定科学合理的对策,相应的管理人员在面对这些风险时,可以根据自身的经验,相应做出战略决策和部署,采取有效措施保证采购工作顺利进行。
  3.3物资采购风险管控具体措施
  (1)风险管控组织建设
  整个物资采购工作需要组织的协调共同完成,而根据组织行为学的理念来看,想要做好物资采购风险管控的组织建设需要整体他律和局部自律结合,所以在进行风险管控组织建设时需要结合好集权与分权的关系。目前大多数企业的采购组织框架体系是垂直型,随着企业的壮大,制度的缺点和各种各样的风险就开始显现出来,尤其是当公司处于快速扩张阶段,风险急剧加大,传统垂直型的物资采购体系需要优化和改良。
  目前大多数物资采购体系由采购经理负责,而绝对的权力容易滋生绝对的腐败,采购经理在负责采购活动时时常会出现贿赂的情况。而目前较好的组织形式是采购包经理负责制,细化采购经理的工作,尽可能避免采购经理出现腐败、怠工等行为,同时对于采购经理的权限也要明确,使每个岗位的权力既能满足企业物资采购业务需要,又不会增加企业的管理费用。
  (2)风险管控流程优化
  根据当前大多数企业的物资采购流程来看,大多缺少内部审批和监控,采购前后也没有控制,导致各种风险存在,综合内部风险控制和管理授权两者来看,在整个风险管控流程中非常有必要设立采购数据分析、合同评审、授权审批和长期供货商管理等环节,这样才能让风险管控流程更合理。
  (3)风险管控信息系统建设
  目前大量的采购活动都是在网上进行,包括物资价格咨询、下订单、处理订单和支付等,针对这样一种特征,有必要构建集约化采购信息系统,利用综合信息服务交流平台解决信息传递问题,在风险管控信息系统建设过程中要考虑四方面的内容:一是信息平台系统要符合企业生产管理的需求;二是平台的搭建后在操作层面上要考虑好审批程序的设置,尽可能电脑化办公;三是做好各流程權限管理,四是制定相应的管理制度,从制度上降低风险发生的可能性。
  (4)风险管控应急处理机制
  企业在进行物资采购过程中经常会遇到一些突发性问题,对于这些突发性问题应建立相应的应急管理制度和应急管理程序,突发性问题是不可避免的,做好应急处理机制,就能在风险出现后有的放矢的应对,尽可能将风险在摇篮中处理,避免风险发生后,手足无措,对于风险没有相应的处理办法。
  4.风险分析与防控具体执行
  4.1执行过程
  (1)执行前
  由于整个物资采购所涉及的工作非常复杂,针对风险分析与防控方面的内容也比较复杂,企业最新的管控方案和优化之处都需要落实,那么在落实的过程中需要成立专组,向物资采购体系相关人员进行宣传工作,让具体的风险防控措施能够落地。将企业最新就物资采购方面的风险管控方式的意义、目的和方法进行宣贯,使整个物资采购体系能够顺利实施。
  (2)执行中
  对于物资采购过程所涉及的管理人员要加强培训,一是可以检验风险分析与防控具体措施的执行情况,二是针对物资采购具体管控措施的变化,相应工作人员是否习惯,三是要对这些物资采购相关的管理人员进行风险意识教育,采购过程中时刻牢记风险意识。
  (3)执行后
  执行后要做好监督监察工作,用于巩固风险防控的效果,促进公司管理工作良性发展,建立相应的奖惩制度,对于风险防控措施落实较好的给予奖励,同时定期公开公布企业物资采购的监督情况,让企业物质采购工作公开透明化。
  4.2相应配套措施
  4.2.1定期检查机制
  企业应成立专门的风险管控处用于指导整个企业方方面面的物资采购工作,对物资采购的审批、协议签订等与物资采购相关的工作进行稽查,对其中发现存在风险之处要认真分析,目前较为成熟的分析方法有鱼骨图分析法和文件检查法。
  4.2.2采购流程内审机制
  企业不定期聘请社会第三方专业机构对企业当前的采购流程进行评估,以此让采购流程更科学合理,另外由于物资采购越来越全球化,所以对国内外经济大气候需要有所关注,这样才能对企业采购工作保持实施跟踪优化。
  4.2.3风险报告机制
  企业物资采购主管需要定期更新企业采购履行情况和采购风险分析,并每半年向企业总经理进行汇报,提出面临的问题以及相应的解决措施。由企业高层领导对采购风险进行研究抉择,进而确定新的风险管控措施,物资采购管理部门负责实施。   4.2.4采购员职责承担机制
  物资采购活动最终实施的主体是采购员,所以采购员是企业物资采购风险的终端,为此企业要对采购员进行相应培训,培养其熟练的业务能力,并做好风险意识的培养,以此减少企业物资采购风险,另外对采购员就风险管理方面进行相应考核,是否提前预判风险,风险发生后是否采取了正确的措施,风险发生后是否及时汇报等等,根据考核结果对采购员进行奖惩,培养采购员主人翁意识。
  4.2.5相关企业文化建设
  从长期经济活动发展的规律来看,经济组织往往会慢慢形成一种类似的工作思路、行为习惯和价值取向,这种企业文化经过时间沉淀会形成一种“意识形态”,这种企业文化对企业员工会有一种潜移默化的影响。对于物资采购风险管控来说,企业需要培养这种企业文化,让风险意识深入每位员工的思想观念中。
  5.结论
  随着市场经济竞争越来越激烈,大量的企业为了降低生产成本,日益重视物资采购工作,为了降低采购成本,企业往往会进行集约化采购,虽然这种采购方式优点较多,但是对企业在风险管控的能力要求较高,集约化采购在员工、财务、价格、合同和信息流通方面都有风险,如何有效的管控规避这些风险是企业需要重点思考的工作。通过本文的研究,首先应对风险种类进行充分认识,然后从当前企业采购流程出发,做好流程优化,最后是具体执行过程中,要做好相应的检查及相应配套措施。只有这样系统性的研究才能较好的应对企业物资采购经济运行过程中的风险。
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  作者简介:
  康睿(1983-),男,民族:漢,籍贯:吉林省吉林市,当前职务:采购主管师,当前职称:中级,学历:大学本科,研究方向:仪表采购。
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