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教育部决定从2003年开始，用5年时间对全国普通本科院校的教学工作进行一轮评估。评估规定评估指标体系。对于高校来说，迎接评估很大程度上是标准化建设问题。而标准化建设不可避免的涉及到档案建设，许多实际工作都需要通过档案来证明自身的存在。可以说，档案建设是评估工作的基础。
档案建设包括旧档案的整理和新档案的创建两方面。无论侧重点在哪个方面，档案建设都需要资源投入。由于中国高校财务状况不透明，获得完整的数据是不可能的。因此只有通过某些个案来对中国高校的档案建设的成本进行大致的估算。并由此来观察档案建设对于高校建设的影响。
一个评估建设中的个案
学生成绩登记是大学中一项基本的教务活动。某大学以前的登记流程：一是教师到教务处领取空白成绩登记表；二是教师到所任班班级所在院系领取所教班级学生名单表；三是教师将学生名单表按照成绩登记表上面的规格剪切后粘贴到成绩登记表的姓名一栏中；四是手工登录学生成绩；五是对学生成绩进行复核，包括：是否有誊写错误；对于学生名单中有名字但是无成绩的学生要进行核实：究竟该生是缺考、缓考、退学还是该生参加考试，教师疏忽了学生试卷；对于有成绩但没有名字的学生，将其成绩补充于成绩单下方；六是任课教师签字，经主管领导确认签字上交。
由此所产生的学生成绩档案——学生成绩表——是由三部分组合粘贴而成：教务处统一印刷的空白表格，学生所在院系提供的打印名单，教师的手写学生成绩数据。这样的成绩单的缺点：一是学生成绩由教师手工填写，受到教师手写字体的限制，成绩单显得不统一；二是教师手工填写成绩单，难免会发生错误。这样就会出现涂抹痕迹，无法与篡改成绩的作弊行为区别开来。
2005年末，在为迎接评估，某大学教务处对原有的成绩单进行了改变：一是成绩单的三部分不再分别提供，而是统一成为一张表格，由计算机打印产生；二是将成绩上网，等于添加了学生成绩的电子档案。新成绩单与旧成绩单相比，优势是明显的：一是没有涂抹痕迹，可以有效防止篡改成绩的作弊行为；二是所有成绩单规格一致，符合档案建设中标准化的要求。
与之相伴随的是登分方法的改变。新的成绩登记流程：一是由教务处给每位教师分配一个用户名和密码；二是教师登录教务处教务管理网站，进入后就可以看到自己所教班级学生名单；三是在线登记学生成绩，中途可以保存并退出，资料依然有效；四是复核无误后可以提交，提交后教师不能够再更改成绩；五是提交完毕，将成绩打印后再上交书面成绩单。
新旧标准所耗费的成本对比
如果登记一个班级的成绩，旧的成绩登记表所涉及的资源有：一是教务处印刷的空白成绩表格三张；二是学生所在院系提供的打印名单三份，一般情况下，学生名单是按照年级打印的，因此实际的打印名单折算后一般是一份；三是再加上一点胶水的成本。其中第一项和第三项几乎为零，主要是第二项的打印成本。总的算起来，登记一个班级的成绩不可能超过0.10元。
如果用新的成绩单登记分数，其成本就会大大增加：一是教师需要在正式登记分数之前先打印一份空白名单表用来从试卷上誊写分数，登记完毕后需要再打印一份进行校检，只有在校检无误后才能正式提交再打印，加上最终打印的三份。新的学生成绩单总共需要打印五份。新的学生成绩单在打印上面需要成本大概0.50元(按每份0.10元计算)；二是除了这些支出之外，新的学生成绩单还需要其他的成本支出。新的成绩单是通过网络进行登记的，但网络本身为了安全起见，只允许校园网用户才能登录成绩，也就是说，只有办公室的电脑可以用来登录成绩。由于所有教师几乎是同时开始登记成绩，结果导致办公室的电脑、打印机不够用，因此。所有院系都要添置电脑和打印机。假如一个院系平均为22人，原来办公室平均为3台电脑2台打印机，为满足需要，一般添置4台电脑和5台打印机，以便能够至少保证三分之一老师可以同时上网登录分数。这样，按每台电脑4000元，每台打印机500元计算，为新的成绩单每个院系就要投入至少4000×4+500×5=18500元。假如它们的使用寿命为8年(实际上打印机的寿命更短一般超不过5年)，每位教师每学期授课为五个班，两个学期都授课，那么每个班级的成绩单所分摊的成本是18500÷(22×5×2×8)=10.5元。二项相加，每个班级的成绩表共需成本11元。新成绩表的成本大概是旧成绩表的22倍。二者之间的差异是惊人的。
新旧标准对工作的影响
旧的成绩表登记要求教师往返于教--务处和学生所在院系之间领取各种表格，花费时间剪切名单，粘贴名单了。这些程序在总体上看来比较繁琐，增加了教师的工作量。不过在实际运转中．问题并没有这么严重。一是学生名单根本不需要老师去院系拿，各班的班干部自然就会交到教师手中；二是空白成绩表也不必每位教师都亲自去领。只需要一个老师或者教务秘书去就可以把4"单位所需要的空白成绩表全部领回来。只有粘贴名单是教师自己需要参与的，不过这项工作可以很早就开始进行，对于实际的登分工作没有什么实质影响。一般情况下，这些工作都可以在前期做好，只要试卷改完，成绩就可以登记；登记完毕就可以复核，复核中无论是发现教师誊写错误，还是学生名单错误，都可以立刻改正。复核完毕就可以上交，整个登分工作就大功告成了。
新的成绩表登记与旧的流程相比不需要教师跑来跑去，一切工作都是在网络上进行。工作是比以前轻松。但完成工作的难度加大了，工作效果的可靠性也降低了。
一是新的登记要求教师必须在线登录分数。但是，登录网站属于校园网，只有校内IP地址才能访问，这就意味着只有办公室的电脑才能进行分数登记。而办公室的电脑有限，根本无法满足教师登分的需要。而且由于办公室电脑是大家公用，所以安全性较低，很容易受到病毒的攻击，故障率比较高。这在平常问题尚且不大。但在考试登分期间，电脑使用量较大的情况下，电脑经常出现罢工现象，导致工作中断。同时办公室的电脑还承担打印成绩表的职能，更造成了教师登分的拥挤。
二是即使教师电脑够用，依然还有其他问题，由于登分时间集中，造成服务器负荷大，网络故障现象就在所难免，所以经常出现虽然分数已经登记，但数据网络不能保存的现象，教师大量工作被浪费。
三是网络提供的学生名单本身并不准确，与实际考试试卷人数经常出现冲突，如果是网络名单多于试卷名单倒还好办，可以查证后填写缺考、缓考等具体原因，但如果遇到试卷名单多于网络名单则相当麻烦，教师没有权限更改网络名单，必须向教务处申报，由教务处具体负责人进行网络名单更改。由于其名单错误太多，教务处忙不过来，所以教师必须排队等候，这样就耽误了教师的登分进程。往往是已经到了规定要提交分数的时间，许多教师仍然因为个别班级个别学生成绩无法登记而无法提交，而网络无法提交就无法打印最终的成绩．整个登分工作因为个别问题被搁置。
通过以上的个案我们可以得出两个结论：一是不同的档案建设模式所耗费的成本差别是巨大的；二是档案建设同时会带来工作流程的改变，而这种改变对于工作效果来说未必都是正向的。
由于档案建设是高校管理标准化建设的一部分，与简单的学生成绩档案管理相比，高校管理标准化建设所涉及的领域更广泛，内容也更复杂．可以肯定，采取不同的标准化方案所耗费的资源会有很大差别。而且高耗费的方案未必能够同时带来高质量的工作效果。这就要求高校在建设中必须量力而行．仔细权衡得失，而不能一哄而起，盲目追求高规格，必须牢记任何工作是需要成本约束的。
档案建设包括旧档案的整理和新档案的创建两方面。无论侧重点在哪个方面，档案建设都需要资源投入。由于中国高校财务状况不透明，获得完整的数据是不可能的。因此只有通过某些个案来对中国高校的档案建设的成本进行大致的估算。并由此来观察档案建设对于高校建设的影响。
一个评估建设中的个案
学生成绩登记是大学中一项基本的教务活动。某大学以前的登记流程：一是教师到教务处领取空白成绩登记表；二是教师到所任班班级所在院系领取所教班级学生名单表；三是教师将学生名单表按照成绩登记表上面的规格剪切后粘贴到成绩登记表的姓名一栏中；四是手工登录学生成绩；五是对学生成绩进行复核，包括：是否有誊写错误；对于学生名单中有名字但是无成绩的学生要进行核实：究竟该生是缺考、缓考、退学还是该生参加考试，教师疏忽了学生试卷；对于有成绩但没有名字的学生，将其成绩补充于成绩单下方；六是任课教师签字，经主管领导确认签字上交。
由此所产生的学生成绩档案——学生成绩表——是由三部分组合粘贴而成：教务处统一印刷的空白表格，学生所在院系提供的打印名单，教师的手写学生成绩数据。这样的成绩单的缺点：一是学生成绩由教师手工填写，受到教师手写字体的限制，成绩单显得不统一；二是教师手工填写成绩单，难免会发生错误。这样就会出现涂抹痕迹，无法与篡改成绩的作弊行为区别开来。
2005年末，在为迎接评估，某大学教务处对原有的成绩单进行了改变：一是成绩单的三部分不再分别提供，而是统一成为一张表格，由计算机打印产生；二是将成绩上网，等于添加了学生成绩的电子档案。新成绩单与旧成绩单相比，优势是明显的：一是没有涂抹痕迹，可以有效防止篡改成绩的作弊行为；二是所有成绩单规格一致，符合档案建设中标准化的要求。
与之相伴随的是登分方法的改变。新的成绩登记流程：一是由教务处给每位教师分配一个用户名和密码；二是教师登录教务处教务管理网站，进入后就可以看到自己所教班级学生名单；三是在线登记学生成绩，中途可以保存并退出，资料依然有效；四是复核无误后可以提交，提交后教师不能够再更改成绩；五是提交完毕，将成绩打印后再上交书面成绩单。
新旧标准所耗费的成本对比
如果登记一个班级的成绩，旧的成绩登记表所涉及的资源有：一是教务处印刷的空白成绩表格三张；二是学生所在院系提供的打印名单三份，一般情况下，学生名单是按照年级打印的，因此实际的打印名单折算后一般是一份；三是再加上一点胶水的成本。其中第一项和第三项几乎为零，主要是第二项的打印成本。总的算起来，登记一个班级的成绩不可能超过0.10元。
如果用新的成绩单登记分数，其成本就会大大增加：一是教师需要在正式登记分数之前先打印一份空白名单表用来从试卷上誊写分数，登记完毕后需要再打印一份进行校检，只有在校检无误后才能正式提交再打印，加上最终打印的三份。新的学生成绩单总共需要打印五份。新的学生成绩单在打印上面需要成本大概0.50元(按每份0.10元计算)；二是除了这些支出之外，新的学生成绩单还需要其他的成本支出。新的成绩单是通过网络进行登记的，但网络本身为了安全起见，只允许校园网用户才能登录成绩，也就是说，只有办公室的电脑可以用来登录成绩。由于所有教师几乎是同时开始登记成绩，结果导致办公室的电脑、打印机不够用，因此。所有院系都要添置电脑和打印机。假如一个院系平均为22人，原来办公室平均为3台电脑2台打印机，为满足需要，一般添置4台电脑和5台打印机，以便能够至少保证三分之一老师可以同时上网登录分数。这样，按每台电脑4000元，每台打印机500元计算，为新的成绩单每个院系就要投入至少4000×4+500×5=18500元。假如它们的使用寿命为8年(实际上打印机的寿命更短一般超不过5年)，每位教师每学期授课为五个班，两个学期都授课，那么每个班级的成绩单所分摊的成本是18500÷(22×5×2×8)=10.5元。二项相加，每个班级的成绩表共需成本11元。新成绩表的成本大概是旧成绩表的22倍。二者之间的差异是惊人的。
新旧标准对工作的影响
旧的成绩表登记要求教师往返于教--务处和学生所在院系之间领取各种表格，花费时间剪切名单，粘贴名单了。这些程序在总体上看来比较繁琐，增加了教师的工作量。不过在实际运转中．问题并没有这么严重。一是学生名单根本不需要老师去院系拿，各班的班干部自然就会交到教师手中；二是空白成绩表也不必每位教师都亲自去领。只需要一个老师或者教务秘书去就可以把4"单位所需要的空白成绩表全部领回来。只有粘贴名单是教师自己需要参与的，不过这项工作可以很早就开始进行，对于实际的登分工作没有什么实质影响。一般情况下，这些工作都可以在前期做好，只要试卷改完，成绩就可以登记；登记完毕就可以复核，复核中无论是发现教师誊写错误，还是学生名单错误，都可以立刻改正。复核完毕就可以上交，整个登分工作就大功告成了。
新的成绩表登记与旧的流程相比不需要教师跑来跑去，一切工作都是在网络上进行。工作是比以前轻松。但完成工作的难度加大了，工作效果的可靠性也降低了。
一是新的登记要求教师必须在线登录分数。但是，登录网站属于校园网，只有校内IP地址才能访问，这就意味着只有办公室的电脑才能进行分数登记。而办公室的电脑有限，根本无法满足教师登分的需要。而且由于办公室电脑是大家公用，所以安全性较低，很容易受到病毒的攻击，故障率比较高。这在平常问题尚且不大。但在考试登分期间，电脑使用量较大的情况下，电脑经常出现罢工现象，导致工作中断。同时办公室的电脑还承担打印成绩表的职能，更造成了教师登分的拥挤。
二是即使教师电脑够用，依然还有其他问题，由于登分时间集中，造成服务器负荷大，网络故障现象就在所难免，所以经常出现虽然分数已经登记，但数据网络不能保存的现象，教师大量工作被浪费。
三是网络提供的学生名单本身并不准确，与实际考试试卷人数经常出现冲突，如果是网络名单多于试卷名单倒还好办，可以查证后填写缺考、缓考等具体原因，但如果遇到试卷名单多于网络名单则相当麻烦，教师没有权限更改网络名单，必须向教务处申报，由教务处具体负责人进行网络名单更改。由于其名单错误太多，教务处忙不过来，所以教师必须排队等候，这样就耽误了教师的登分进程。往往是已经到了规定要提交分数的时间，许多教师仍然因为个别班级个别学生成绩无法登记而无法提交，而网络无法提交就无法打印最终的成绩．整个登分工作因为个别问题被搁置。
通过以上的个案我们可以得出两个结论：一是不同的档案建设模式所耗费的成本差别是巨大的；二是档案建设同时会带来工作流程的改变，而这种改变对于工作效果来说未必都是正向的。
由于档案建设是高校管理标准化建设的一部分，与简单的学生成绩档案管理相比，高校管理标准化建设所涉及的领域更广泛，内容也更复杂．可以肯定，采取不同的标准化方案所耗费的资源会有很大差别。而且高耗费的方案未必能够同时带来高质量的工作效果。这就要求高校在建设中必须量力而行．仔细权衡得失，而不能一哄而起，盲目追求高规格，必须牢记任何工作是需要成本约束的。