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中学档案是广大教职工在长期的教学、管理及其他各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的文件材料，是中学的办学历史、师生的基本情况等的真实记录，是中学改革和发展的重要信息资源，是中学最基本的职能活动的全面反映。健全的档案，可以反映出一所中学的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色。因此，加强中学档案管理，对于促进教学改革、提高教育质量、开展科学研究、推动中学科学发展等，有着十分重要的作用。
一、加强中学档案管理的重要意义
1. 服务于发展。中学档案真实地记述和反映了中学的教学、管理、运行的发展轨迹，是中学重要的信息资源，是制订中学发展规划、总结经验教训和开展教育研究的重要依据，是中学基础工作的基础。通过分析中学现存档案，可以全面掌握中学教育教学工作等方面的沿革和演变情况，更好地总结中学建设发展的经验教训，为领导科学决策提供参考，推动中学科学发展。
2. 服务于教学。中学档案完整记录了中学教育教学活动，中学校长可借鉴大量的档案资料，在分析总结以往教学工作的经验教训的基础上，制订新的教学计划，提出教学改革的新思路。教师特别是刚参加工作的青年教师，可查阅教学档案，向老教师、教学能手学习教学经验，不断充实和提高自己的教学水平。中学档案还可在校内和校际间的教学管理和教学交流中发挥作用。
3. 服务于管理。在中学开展人事编制、人员调整聘用、干部选拔任用中，人事档案、文书档案和教学档案等可提供可靠依据，有利于客观、公正、准确地评价每一个人。在每年的职称评定、年终考评中，详实的档案也可为方案、标准的制定提供真凭实据。
二、中学档案管理工作存在的问题
1. 领导重视不够。有的中学领导主观认为，档案管理只是接收、存放，档案管理没必要也不可能要求得那么严格，不需要高素质人员，也不需要现代化设备和完善的规章制度等；有的中学领导没有将档案管理列入中学工作的重要议事日程，缺乏长远的发展规划；有的中学领导平时对档案工作不闻不问，资金投入不足，只是为了迎接某项专项检查而对照评估目标体系专门做一套资料，而不注意平时的积累、整理；等等。这严重地影响了中学档案工作的可持续发展。
2. 基础设施滞后。一些中学对档案室建设的“硬件”投入明显不足。少数中学没有设立档案室，或是依附于其他科室，或是成为摆设，库房、办公、阅览也未实现三分开，档案库房狭小简陋，办公条件较差，设备陈旧老化，“六防”设施不能到位，缺少计算机等这样的现代化管理设备和手段，工作人员的工作仍是传统的手工登载、整理、编目、检索等。档案丢失散失、受潮霉变、虫蛀损坏等现象时有发生。档案的基础设施与现代化管理设施不健全，仅能满足档案管理的一般需求，跟不上档案管理现代化的需要，也跟不上创建现代化中学的步伐。
3. 规章制度缺乏。有的中学没有制定档案工作发展计划、档案管理工作规范、档案工作人员岗位职责等规章，也没有建立文书处理和档案收集、整理、归档、鉴定、保管、编研、利用等制度。有的中学虽制订了一些制度，但也只是写在纸上、挂在墙上，缺乏有效的监督机制，执行起来自然流于形式。
4. 人员素质偏低。有的档案管理人员为兼职，缺乏专业背景，又没有经过专业培训，对档案工作的分类、归档整理、保管、利用等未能很好掌握，整体素质偏低；有的由于工作繁忙，事务繁多，钻研业务不够，缺乏必备的专业技能；有的缺乏计算机知识，无法开展信息参考咨询、网络检索等个性化服务；有的缺乏责任心和积极性，服务意识不强，工作不认真负责。这些都严重影响了档案管理工作的效率、水平和质量，影响了档案管理的规范化、科学化、现代化程度。
三、加强中学档案管理的措施
1. 提高认识。档案工作首先要得到中学领导的高度重视，把档案管理列入中学工作的重要议事日程，并将档案管理工作纳入中学工作目标管理责任制的检查考核体系中。其次要通过学习与广泛宣传《档案法》，使师生增强档案意识，充分认识到档案管理的重要性，形成人人重视档案、支持档案并自觉维护中学档案工作的良好氛围。再其次要建立健全管理机构和管理网络，形成各部门相互协作、齐抓共管的档案管理格局，保证中学在各项工作中形成的档案资料能及时、完整、准确地移交到综合档案室。
2. 健全制度。《档案法》和《中小学校档案管理暂行办法》明确指出:中小学档案是指从事党政管理、教学、教研等各种活动中形成的有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、声像档案等等。它是国家档案的组成部分，必须实行集中统一管理，任何部门和个人都不得据为己有或拒绝归档。要根据《档案法》和中学实际，制定完善档案管理制度，建立完善档案管理工作制度，如《档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定及销毁制度》、《档案室管理制度》等规章制度，做到有章可循、有法可依，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标。要按要求规范档案案卷形成的全过程，从档案材料用纸到收集、整理、编目等，都力求做到统一标准、科学分类、组卷合理、编目清楚、分门别类、形成体系。要处理好档案工作中的“接收”和“移交”的关系，做到移交有手续、交接有清册。要编制实用、系统的检索工具，逐步建立完善的检索体系。
3. 加大投入。中学档案的经费，应列入中学预算，统筹解决。档案的库房建设，应列入中学基本建设规划。要加大资金投入，添置必要的设备，逐步改善工作条件，使中学档案室真正符合“六防”工作要求，维护档案的完整与安全。要推进中学档案的信息化管理进程，形成全校统一的档案管理网络体系，以提高档案工作效率。由于资金或其他客观因素的制约，中学档案保存空间有限，可尝试租借周边高校或社会公共档案馆或图书馆的空间和设备来寄存利用率不高的档案。
4. 建设队伍。要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专（兼）职档案干部属专业人员，要与教学、科研、图书管理人员同等对待。要加强对档案管理人员的职业道德教育，培养他们勤勤恳恳、任劳任怨的奉献精神。有计划地邀请上级档案部门的专家来校对专、兼职档案人员进行业务培训和技术指导，掌握先进的档案管理方法和手段以及现代化设备的操作技术，实现档案工作的规范化、标准化和现代化，进一步加强对档案管理人员的考核力度，推行岗位目标责任制，实行量化考核，奖惩分明，充分调动档案管理人员的工作积极性、创造性。档案员要加强自身建设，真正树立“业务精通、爱档如珍、维护历史、兢兢业业、服务现实”的理念，要积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，学会运用现代化管理知识和先进技术设备，提高学习能力、协调能力、写作能力、信息处理能力、创新能力，成为档案管理的行家里手。
5. 创新服务。要收集各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料，并按党群、行政、教学、基本建设、仪器设备、会计、已故人员、声像等八大类文件材料进行归档。要加强电子档案的管理，对磁盘、光盘、磁带等电子文件，应按档案种类分别整理组盘，建立数据库。要加强声像档案的管理，根据声像档案的要求独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放并严格控制库房温度和湿度，远离光线、磁场等，录音带、录像带要采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。要创新档案工作，确立开放、整合、融入的新理念，拓宽档案的利用渠道，优化馆藏，运用各种先进的技术手段，最大限度地开发档案资源，对档案资料进行二次加工、三次加工，编写出有一定深度的编研材料，促使“死材料”变成“活信息”，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主，满足中学的各种需要。
责任编辑：达名流
一、加强中学档案管理的重要意义
1. 服务于发展。中学档案真实地记述和反映了中学的教学、管理、运行的发展轨迹，是中学重要的信息资源，是制订中学发展规划、总结经验教训和开展教育研究的重要依据，是中学基础工作的基础。通过分析中学现存档案，可以全面掌握中学教育教学工作等方面的沿革和演变情况，更好地总结中学建设发展的经验教训，为领导科学决策提供参考，推动中学科学发展。
2. 服务于教学。中学档案完整记录了中学教育教学活动，中学校长可借鉴大量的档案资料，在分析总结以往教学工作的经验教训的基础上，制订新的教学计划，提出教学改革的新思路。教师特别是刚参加工作的青年教师，可查阅教学档案，向老教师、教学能手学习教学经验，不断充实和提高自己的教学水平。中学档案还可在校内和校际间的教学管理和教学交流中发挥作用。
3. 服务于管理。在中学开展人事编制、人员调整聘用、干部选拔任用中，人事档案、文书档案和教学档案等可提供可靠依据，有利于客观、公正、准确地评价每一个人。在每年的职称评定、年终考评中，详实的档案也可为方案、标准的制定提供真凭实据。
二、中学档案管理工作存在的问题
1. 领导重视不够。有的中学领导主观认为，档案管理只是接收、存放，档案管理没必要也不可能要求得那么严格，不需要高素质人员，也不需要现代化设备和完善的规章制度等；有的中学领导没有将档案管理列入中学工作的重要议事日程，缺乏长远的发展规划；有的中学领导平时对档案工作不闻不问，资金投入不足，只是为了迎接某项专项检查而对照评估目标体系专门做一套资料，而不注意平时的积累、整理；等等。这严重地影响了中学档案工作的可持续发展。
2. 基础设施滞后。一些中学对档案室建设的“硬件”投入明显不足。少数中学没有设立档案室，或是依附于其他科室，或是成为摆设，库房、办公、阅览也未实现三分开，档案库房狭小简陋，办公条件较差，设备陈旧老化，“六防”设施不能到位，缺少计算机等这样的现代化管理设备和手段，工作人员的工作仍是传统的手工登载、整理、编目、检索等。档案丢失散失、受潮霉变、虫蛀损坏等现象时有发生。档案的基础设施与现代化管理设施不健全，仅能满足档案管理的一般需求，跟不上档案管理现代化的需要，也跟不上创建现代化中学的步伐。
3. 规章制度缺乏。有的中学没有制定档案工作发展计划、档案管理工作规范、档案工作人员岗位职责等规章，也没有建立文书处理和档案收集、整理、归档、鉴定、保管、编研、利用等制度。有的中学虽制订了一些制度，但也只是写在纸上、挂在墙上，缺乏有效的监督机制，执行起来自然流于形式。
4. 人员素质偏低。有的档案管理人员为兼职，缺乏专业背景，又没有经过专业培训，对档案工作的分类、归档整理、保管、利用等未能很好掌握，整体素质偏低；有的由于工作繁忙，事务繁多，钻研业务不够，缺乏必备的专业技能；有的缺乏计算机知识，无法开展信息参考咨询、网络检索等个性化服务；有的缺乏责任心和积极性，服务意识不强，工作不认真负责。这些都严重影响了档案管理工作的效率、水平和质量，影响了档案管理的规范化、科学化、现代化程度。
三、加强中学档案管理的措施
1. 提高认识。档案工作首先要得到中学领导的高度重视，把档案管理列入中学工作的重要议事日程，并将档案管理工作纳入中学工作目标管理责任制的检查考核体系中。其次要通过学习与广泛宣传《档案法》，使师生增强档案意识，充分认识到档案管理的重要性，形成人人重视档案、支持档案并自觉维护中学档案工作的良好氛围。再其次要建立健全管理机构和管理网络，形成各部门相互协作、齐抓共管的档案管理格局，保证中学在各项工作中形成的档案资料能及时、完整、准确地移交到综合档案室。
2. 健全制度。《档案法》和《中小学校档案管理暂行办法》明确指出:中小学档案是指从事党政管理、教学、教研等各种活动中形成的有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、声像档案等等。它是国家档案的组成部分，必须实行集中统一管理，任何部门和个人都不得据为己有或拒绝归档。要根据《档案法》和中学实际，制定完善档案管理制度，建立完善档案管理工作制度，如《档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定及销毁制度》、《档案室管理制度》等规章制度，做到有章可循、有法可依，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标。要按要求规范档案案卷形成的全过程，从档案材料用纸到收集、整理、编目等，都力求做到统一标准、科学分类、组卷合理、编目清楚、分门别类、形成体系。要处理好档案工作中的“接收”和“移交”的关系，做到移交有手续、交接有清册。要编制实用、系统的检索工具，逐步建立完善的检索体系。
3. 加大投入。中学档案的经费，应列入中学预算，统筹解决。档案的库房建设，应列入中学基本建设规划。要加大资金投入，添置必要的设备，逐步改善工作条件，使中学档案室真正符合“六防”工作要求，维护档案的完整与安全。要推进中学档案的信息化管理进程，形成全校统一的档案管理网络体系，以提高档案工作效率。由于资金或其他客观因素的制约，中学档案保存空间有限，可尝试租借周边高校或社会公共档案馆或图书馆的空间和设备来寄存利用率不高的档案。
4. 建设队伍。要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专（兼）职档案干部属专业人员，要与教学、科研、图书管理人员同等对待。要加强对档案管理人员的职业道德教育，培养他们勤勤恳恳、任劳任怨的奉献精神。有计划地邀请上级档案部门的专家来校对专、兼职档案人员进行业务培训和技术指导，掌握先进的档案管理方法和手段以及现代化设备的操作技术，实现档案工作的规范化、标准化和现代化，进一步加强对档案管理人员的考核力度，推行岗位目标责任制，实行量化考核，奖惩分明，充分调动档案管理人员的工作积极性、创造性。档案员要加强自身建设，真正树立“业务精通、爱档如珍、维护历史、兢兢业业、服务现实”的理念，要积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，学会运用现代化管理知识和先进技术设备，提高学习能力、协调能力、写作能力、信息处理能力、创新能力，成为档案管理的行家里手。
5. 创新服务。要收集各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料，并按党群、行政、教学、基本建设、仪器设备、会计、已故人员、声像等八大类文件材料进行归档。要加强电子档案的管理，对磁盘、光盘、磁带等电子文件，应按档案种类分别整理组盘，建立数据库。要加强声像档案的管理，根据声像档案的要求独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放并严格控制库房温度和湿度，远离光线、磁场等，录音带、录像带要采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。要创新档案工作，确立开放、整合、融入的新理念，拓宽档案的利用渠道，优化馆藏，运用各种先进的技术手段，最大限度地开发档案资源，对档案资料进行二次加工、三次加工，编写出有一定深度的编研材料，促使“死材料”变成“活信息”，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主，满足中学的各种需要。
责任编辑：达名流