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摘要：关于文件与档案关系的问题在档案界历来讨论颇多，正确认识二者之间的关系，是关系到对档案学学科性质与本质特征认识的重要问题。本文从档案学经典理论和档案管理实践，以及国内外档案核心理论等角度，重新探究文件与档案的关系，认为二者实为同一种事物。
关键词：文件；档案；联系
文件与档案是档案学科的基本构成要素。随着电子文件的逐渐普遍化，档案学理论与实践的进一步发展，关于文件与档案以及它们之间关系的认识与理解越来越被提到一定的高度上来。目前，业界关于文件与档案关系的认识有两种观点：一种认为，文件与档案之间区别大于联系，所以，二者为不同的事物；另一种则认为，文件与档案之间的联系大于区别，二者实际是同一个事物处于不同阶段。
随着档案学学科的不断发展成熟，无论从理论发展还是实践进步的需要，都必须首先明确其基本构成要素一一文件与档案的概念及其相互关系。
1、从我国档案学旧著看文件与档案的关系
关于文件与档案关系的探讨，在我国旧档案学时期早已有之。我国的档案学产生于20世纪30年代，形成背景是当时国民政府提倡的“行政效率运动”，在这个背景下，文书与档案工作改革得以顺利展开。也是在这种背景下，关于文书与档案、文书工作与档案工作关系的探讨，成为一种自然现象与趋势。文书档案连锁法是当时反映文件与档案关系的经典理论，且与现在所提的文档一体化思想有前车后辙之系。文书档案连锁法所遵循的思想即：文书与档案是一体的。这种思想，在当时被档案学人给予广泛的理论论述。当时，主持国民政府内政部政务工作的甘乃光认为：“文书与档案本不能分，档案原为归档之文书，文书即未归档之档案，二而实一者也。”
何鲁成在1938年出版的《档案管理与整理》一书中，关于文书工作与档案工作关系的论述是：“实则文书与档案原属一物，所谓文书，所谓档案，仅以表示同一物之不同过程。收发与管卷，亦不过为同一物之不同阶段之不同处理，收发在传递文书，管卷在管理文书，责任不同，目的不同，而处理物之对象则皆为文书也。”龙兆佛在1940年出版的《档案管理法》中，也解释了两者的关系：“文件由点收、核办、封发过程叫做文书，汇集办结又同属于一宗案情的文件在保管的过程中叫做档案。就时间说，第一过程中叫文书，在第二过程中则叫档案，文书和档案只是表示一样东西的两个过程。再就数量说……文书和档案又是一样东西的不同数量。”新中国时期，殷仲麒在1949年出版的《中国档案管理新论》中也论述了文书与档案的关系：“文书为收进时之公文，档案为归档后之公文，文书与档案原属一物，所谓文书，所谓档案，仅以表示同一物之不同过程，收发与管卷亦不过为同一物各阶段之不同处理，其皆为文书也。”
可见，旧档案学时期经典旧著中，关于文件与档案关系的认识，其思想内涵是集中于认同文书与档案为同一种事物的，且认为文书工作与档案工作是同一事物在不同阶段的不同处理过程。
2、从档案的本质属性看文件与档案的关系
在档案学经典理论中，与档案概念最密切相关的是关于档案本质属性的认识。业界关于档案本质属性的认识有很多种，但长期以来，在档案学的教学与研究中占主导地位的观点是：原始记录性是档案的本质属性。
何谓“原始记录性”?档案具有再现历史的功能，就意味着档案与其所记录的历史活动具有同一性，即档案是历史活动最直接、最原始的记录，所以，档案的形成应根植于特定的历史活动，在活动过程中直接形成。所谓“原始记录性”，即在活动中直接形成，是第一手的资料，在活动之前或之后形成的都不具有原始记录性。而从实际看，在具体的社会活动中直接形成的是文件，文件是社会活动的“伴生物”，是适应人们在社会活动中种种需要而产生的，所以，文件具有原始记录性。《新编档案管理学》在论及原始记录性是档案的本质属性时是这样说的：“从形式上，机关的发文、底稿上有主管者、作者笔迹，有机关的大印，说明它是第一手的原始材料；还有的是当时形象的照片或录像、原声的录音，表现出高度的原始性，事实的确凿性。在内容上，无论是指示、命令、请示、总结报告、通知、通报，都真实地记载着作者和主管者的思想、立场和具体反映着当时活动的历史面貌。”从以上可见，无论从形式上还是内容上来说，档案的原始记录性是在文件时期即已造就的，是文件的属性之一。
档案的本质属性是原始記录性，文件具有原始记录性。我们知道，表现事物外在联系的只是现象，是属性，事物的属性可以是多方面的，如大小、形状、颜色等；但事物的本质属性应该是反映事物内在联系的、本质的，且是唯一的和唯我独有的。比如，人作为一种高级动物，直立行走、有自己的语言、有各种生活习惯等都是人的属性，但唯有会制造和使用工具才是人的本质属性，因为，它是人区别于其他动物的本质所在，是只有人类唯我独有的属性。原始记录性作为档案的本质属性，就应该是档案所独有的，是档案区别于同类文献资料的本质所在。但如前所述，原始记录性也是文件的属性，所以，经典档案学将原始记录性作为档案的本质属性，其内涵的思想是将文件与档案看成同一种事物了。
3、“档案形成规律”中隐含的文件与档案的关系
著名学者档案学家曾三和吴宝康先生，就档案的自然形成规律有过深刻的研究和探讨。档案的自然形成规律，简单说就是：档案是在社会活动中自然形成的。我们知道，“档案的形成是指各种形态的具体档案，从被制作出来，到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程”。所谓的“自然”，即就形成过程而言，不是为形成档案而刻意制作，而是为适应实践的需要，或为处理具体问题，制作出的文件材料，如法律、法规、通知、报告等，还有照片、录像，以及其他各种形式的文件资料，这些文件或资料在具体活动过后现行作用可能会消失，但为了日后查找需要或其他方面的价值(如历史文化价值等)，人们会把它保存起来，经时间上的传递，最后进入档案部门成为档案，这就是档案的自然形成规律。概括起来，可以用“有意、无意地制作 有意地保存”这个公式表示，“有意、无意地制作”就对应了“自然”这个词。但从实践看，这“有意、无意地制作”出来的东西显然是各种形式的文件，文件只有经过“有意地保存”才成为档案。所以，显然，“自然”形成的是文件，作为档案学经典理论之一的“档案自然形成规律”，其内涵思想也是把文件与档案作为同一种事物的。
4、国内外档案理论的发展越来越趋于文件与档案的联系
国内外的档案理论，从事由原则、来源原则，到文件生命周期理论与文件连续体理论，都越来越认同文件与档案的一体性。档案理论是关于档案管理活动的方法、原则等的抽象与总结。纵观国内外档案理论的发展历程，可以用路线图直观地表示出来：事由原则——来源原则——文件生命周期理论一一文件连续体理论。 如果说，最初的事由原则以及后来一直占主流的来源原则，都只是注重档案及其全宗的划分的话，那么，后面的文件生命周期理论与文件连续体理论与之相比，则几乎是完全模糊了文件与档案的界限，把档案融入整个文件的生命发展过程中。文件生命周期理论认为，文件从产生到成为档案再到消亡是一个完整的运动过程，且对这一过程进行了阶段划分。文件连续体理论也强调文件整个生命过程的连续性。在电子文件时代，文件生命周期理论和文件连续体理论越发显现出它们的生命力。全程思想和前端控制思想都表明，一方面，必须从档案管理的角度，在电子文件管理中进行有效的前端控制，另一方面，对电子文件的有效控制不能只停留在系统设计阶段，还应包括整个形成和维护阶段，即要全程控制。可见，正视文件与档案的联系性与一体性，并把它们看成是同一事物处于不同阶段，是符合现代档案理论的发展规律的。
5、从实践角度，硬性割裂文件与档案的联系不利于保持历史联系性
根据我国传统的档案管理体制，文件由文书部门管理，其上级是中央办公厅；档案由档案部门管理，其上级是国家档案局。文件一般在文书部门产生，并发挥其现行作用，当现行价值结束后，文书部门通过“归档”移交给档案部门，发挥其档案作用，即文件与档案之间靠“归档”这一关口衔接。这种把文件与档案分别管理的体制造成了一种格局：文书部门只注重文件的现行价值，一切以维护现行价值为核心，按程序进行“归档”，一般极少考虑档案长期保存需要的特殊保护技术，这就可能导致文书部门只把现行利用多的文件归了档，而把有潜在、长远价值的文件丢弃。更为严重的后果是，如果把握不好“归档”的关口，就可能丢失重要的文件，而使日后的档案无法保持其历史联系的完整性。这样，档案再现历史的功能就难以实现，所以，我们应该关注文件与档案的联系，在实践中，更多地把它们看成是有机联系的整体，而不是分裂的部分，从而实现有效管理。
随着办公技术自动化的发展，电子文件大量产生。电子文件也要归档，成为电子档案，所以，文档一体化就成为一种必然趋势，否则就无法发挥计算机“一次输入，多次输出”的优势。要保证档案再现历史的功能，就必须保持它们的历史联系性与原始记录性，由前面所述，这两个特性都是在文件时期确立的，所以，为保证历史联系性，在现行电子文件时期进行归档管理体制的确立就显得尤为重要，这也就是所谓的“前端控制”思想。它要求我们更多地关注文档之间的联系，在实践中，如果将二者硬性区分，将很难开发出合理的文档一体化计算机软件。相反，只有正视二者的联系性与一体性，才能更好地推动电子文件管理系统的发展，保证档案再现历史的基本功能。
6、總结
文件与档案之间，无论从其概念、本质，还是管理实践上都有着千丝万缕的联系，再结合档案学相关理论及其发展历程，至少就管理而言，我们已没有理由忽视二者的同一性，它们是处于不同阶段的同一种事物。
随着档案学学科的逐渐成熟，关于档案学理论问题的探讨也将进一步完善。明确了文件与档案是处于不同阶段的同一种事物，将更有助于我们理解档案学作为一门管理类学科的学科性质；凭证价值和情报参考价值作为档案的基本特征也将得到更加有力的理论支持。
关键词：文件；档案；联系
文件与档案是档案学科的基本构成要素。随着电子文件的逐渐普遍化，档案学理论与实践的进一步发展，关于文件与档案以及它们之间关系的认识与理解越来越被提到一定的高度上来。目前，业界关于文件与档案关系的认识有两种观点：一种认为，文件与档案之间区别大于联系，所以，二者为不同的事物；另一种则认为，文件与档案之间的联系大于区别，二者实际是同一个事物处于不同阶段。
随着档案学学科的不断发展成熟，无论从理论发展还是实践进步的需要，都必须首先明确其基本构成要素一一文件与档案的概念及其相互关系。
1、从我国档案学旧著看文件与档案的关系
关于文件与档案关系的探讨，在我国旧档案学时期早已有之。我国的档案学产生于20世纪30年代，形成背景是当时国民政府提倡的“行政效率运动”，在这个背景下，文书与档案工作改革得以顺利展开。也是在这种背景下，关于文书与档案、文书工作与档案工作关系的探讨，成为一种自然现象与趋势。文书档案连锁法是当时反映文件与档案关系的经典理论，且与现在所提的文档一体化思想有前车后辙之系。文书档案连锁法所遵循的思想即：文书与档案是一体的。这种思想，在当时被档案学人给予广泛的理论论述。当时，主持国民政府内政部政务工作的甘乃光认为：“文书与档案本不能分，档案原为归档之文书，文书即未归档之档案，二而实一者也。”
何鲁成在1938年出版的《档案管理与整理》一书中，关于文书工作与档案工作关系的论述是：“实则文书与档案原属一物，所谓文书，所谓档案，仅以表示同一物之不同过程。收发与管卷，亦不过为同一物之不同阶段之不同处理，收发在传递文书，管卷在管理文书，责任不同，目的不同，而处理物之对象则皆为文书也。”龙兆佛在1940年出版的《档案管理法》中，也解释了两者的关系：“文件由点收、核办、封发过程叫做文书，汇集办结又同属于一宗案情的文件在保管的过程中叫做档案。就时间说，第一过程中叫文书，在第二过程中则叫档案，文书和档案只是表示一样东西的两个过程。再就数量说……文书和档案又是一样东西的不同数量。”新中国时期，殷仲麒在1949年出版的《中国档案管理新论》中也论述了文书与档案的关系：“文书为收进时之公文，档案为归档后之公文，文书与档案原属一物，所谓文书，所谓档案，仅以表示同一物之不同过程，收发与管卷亦不过为同一物各阶段之不同处理，其皆为文书也。”
可见，旧档案学时期经典旧著中，关于文件与档案关系的认识，其思想内涵是集中于认同文书与档案为同一种事物的，且认为文书工作与档案工作是同一事物在不同阶段的不同处理过程。
2、从档案的本质属性看文件与档案的关系
在档案学经典理论中，与档案概念最密切相关的是关于档案本质属性的认识。业界关于档案本质属性的认识有很多种，但长期以来，在档案学的教学与研究中占主导地位的观点是：原始记录性是档案的本质属性。
何谓“原始记录性”?档案具有再现历史的功能，就意味着档案与其所记录的历史活动具有同一性，即档案是历史活动最直接、最原始的记录，所以，档案的形成应根植于特定的历史活动，在活动过程中直接形成。所谓“原始记录性”，即在活动中直接形成，是第一手的资料，在活动之前或之后形成的都不具有原始记录性。而从实际看，在具体的社会活动中直接形成的是文件，文件是社会活动的“伴生物”，是适应人们在社会活动中种种需要而产生的，所以，文件具有原始记录性。《新编档案管理学》在论及原始记录性是档案的本质属性时是这样说的：“从形式上，机关的发文、底稿上有主管者、作者笔迹，有机关的大印，说明它是第一手的原始材料；还有的是当时形象的照片或录像、原声的录音，表现出高度的原始性，事实的确凿性。在内容上，无论是指示、命令、请示、总结报告、通知、通报，都真实地记载着作者和主管者的思想、立场和具体反映着当时活动的历史面貌。”从以上可见，无论从形式上还是内容上来说，档案的原始记录性是在文件时期即已造就的，是文件的属性之一。
档案的本质属性是原始記录性，文件具有原始记录性。我们知道，表现事物外在联系的只是现象，是属性，事物的属性可以是多方面的，如大小、形状、颜色等；但事物的本质属性应该是反映事物内在联系的、本质的，且是唯一的和唯我独有的。比如，人作为一种高级动物，直立行走、有自己的语言、有各种生活习惯等都是人的属性，但唯有会制造和使用工具才是人的本质属性，因为，它是人区别于其他动物的本质所在，是只有人类唯我独有的属性。原始记录性作为档案的本质属性，就应该是档案所独有的，是档案区别于同类文献资料的本质所在。但如前所述，原始记录性也是文件的属性，所以，经典档案学将原始记录性作为档案的本质属性，其内涵的思想是将文件与档案看成同一种事物了。
3、“档案形成规律”中隐含的文件与档案的关系
著名学者档案学家曾三和吴宝康先生，就档案的自然形成规律有过深刻的研究和探讨。档案的自然形成规律，简单说就是：档案是在社会活动中自然形成的。我们知道，“档案的形成是指各种形态的具体档案，从被制作出来，到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程”。所谓的“自然”，即就形成过程而言，不是为形成档案而刻意制作，而是为适应实践的需要，或为处理具体问题，制作出的文件材料，如法律、法规、通知、报告等，还有照片、录像，以及其他各种形式的文件资料，这些文件或资料在具体活动过后现行作用可能会消失，但为了日后查找需要或其他方面的价值(如历史文化价值等)，人们会把它保存起来，经时间上的传递，最后进入档案部门成为档案，这就是档案的自然形成规律。概括起来，可以用“有意、无意地制作 有意地保存”这个公式表示，“有意、无意地制作”就对应了“自然”这个词。但从实践看，这“有意、无意地制作”出来的东西显然是各种形式的文件，文件只有经过“有意地保存”才成为档案。所以，显然，“自然”形成的是文件，作为档案学经典理论之一的“档案自然形成规律”，其内涵思想也是把文件与档案作为同一种事物的。
4、国内外档案理论的发展越来越趋于文件与档案的联系
国内外的档案理论，从事由原则、来源原则，到文件生命周期理论与文件连续体理论，都越来越认同文件与档案的一体性。档案理论是关于档案管理活动的方法、原则等的抽象与总结。纵观国内外档案理论的发展历程，可以用路线图直观地表示出来：事由原则——来源原则——文件生命周期理论一一文件连续体理论。 如果说，最初的事由原则以及后来一直占主流的来源原则，都只是注重档案及其全宗的划分的话，那么，后面的文件生命周期理论与文件连续体理论与之相比，则几乎是完全模糊了文件与档案的界限，把档案融入整个文件的生命发展过程中。文件生命周期理论认为，文件从产生到成为档案再到消亡是一个完整的运动过程，且对这一过程进行了阶段划分。文件连续体理论也强调文件整个生命过程的连续性。在电子文件时代，文件生命周期理论和文件连续体理论越发显现出它们的生命力。全程思想和前端控制思想都表明，一方面，必须从档案管理的角度，在电子文件管理中进行有效的前端控制，另一方面，对电子文件的有效控制不能只停留在系统设计阶段，还应包括整个形成和维护阶段，即要全程控制。可见，正视文件与档案的联系性与一体性，并把它们看成是同一事物处于不同阶段，是符合现代档案理论的发展规律的。
5、从实践角度，硬性割裂文件与档案的联系不利于保持历史联系性
根据我国传统的档案管理体制，文件由文书部门管理，其上级是中央办公厅；档案由档案部门管理，其上级是国家档案局。文件一般在文书部门产生，并发挥其现行作用，当现行价值结束后，文书部门通过“归档”移交给档案部门，发挥其档案作用，即文件与档案之间靠“归档”这一关口衔接。这种把文件与档案分别管理的体制造成了一种格局：文书部门只注重文件的现行价值，一切以维护现行价值为核心，按程序进行“归档”，一般极少考虑档案长期保存需要的特殊保护技术，这就可能导致文书部门只把现行利用多的文件归了档，而把有潜在、长远价值的文件丢弃。更为严重的后果是，如果把握不好“归档”的关口，就可能丢失重要的文件，而使日后的档案无法保持其历史联系的完整性。这样，档案再现历史的功能就难以实现，所以，我们应该关注文件与档案的联系，在实践中，更多地把它们看成是有机联系的整体，而不是分裂的部分，从而实现有效管理。
随着办公技术自动化的发展，电子文件大量产生。电子文件也要归档，成为电子档案，所以，文档一体化就成为一种必然趋势，否则就无法发挥计算机“一次输入，多次输出”的优势。要保证档案再现历史的功能，就必须保持它们的历史联系性与原始记录性，由前面所述，这两个特性都是在文件时期确立的，所以，为保证历史联系性，在现行电子文件时期进行归档管理体制的确立就显得尤为重要，这也就是所谓的“前端控制”思想。它要求我们更多地关注文档之间的联系，在实践中，如果将二者硬性区分，将很难开发出合理的文档一体化计算机软件。相反，只有正视二者的联系性与一体性，才能更好地推动电子文件管理系统的发展，保证档案再现历史的基本功能。
6、總结
文件与档案之间，无论从其概念、本质，还是管理实践上都有着千丝万缕的联系，再结合档案学相关理论及其发展历程，至少就管理而言，我们已没有理由忽视二者的同一性，它们是处于不同阶段的同一种事物。
随着档案学学科的逐渐成熟，关于档案学理论问题的探讨也将进一步完善。明确了文件与档案是处于不同阶段的同一种事物，将更有助于我们理解档案学作为一门管理类学科的学科性质；凭证价值和情报参考价值作为档案的基本特征也将得到更加有力的理论支持。