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摘要：大学系级教学秘书有着一般秘书工作的共性，也有着自身工作的个性，由于工作方向，目标的差异，使得系级教学秘书工作在遵循一般秘书职责的基础上联系自身实际、着眼本系发展，因此系级教学秘书要当好参谋、做好帮手，同时还要联系两头，起到桥梁作用。为领导服务，为全体教工、学生服务，达到服务大家的目的，真正地使高校系级教学秘书工作立足本职，开拓创新，开创工作的新局面。
关键词：辅助决策 服务
谈起教学秘书工作，大家头脑中首先的印象便是“忙”。的确，作为最基层的教学管理人员，教学秘书整天应付的都是琐碎而庞杂的服务工作。说起“服务工作”，又不难想到由秘书服务的对象决定其工作性质——辅助性，作为大学校园里的系级秘书，是秘书行业的一分子，有着一般秘书工作的共性，也有着自身工作的个性。由于工作方向、目标的差异，使得系秘书工作在遵循一般秘书职责的基础上还要联系自身实际，着眼本系发展，服务全系教学工作如何做？用一句话概括就是：联系两头，当好参谋，作好帮手，服务大家。
一、联系两头
“联系两头”，指的是上头和下头。“上头”就是领导，全系的核心—也是作为秘书直接服务的对象；“下头”是指全系教工和全体学生。联系两头实质上是充当联系上下的中介，用图示表示，可以是这样的：
之所以称秘书是中介，是因为上司的工作一般是决策性，全局性，统筹性的，作为领导者不可能也没有多余的精力去做方方面面的工作，而这些工作又几乎都是面向广大师生的。有了教学秘书，处理这些具体工作便使得教学秘书与一般师生打交道的机会更加频繁，更加直接，中介作用也就体现得更加具体，教工与学生向系领导反映问题、与领导者的沟通往往也需要教学秘书这一环节。由此，作好联络员、传声筒、反馈器就是教学秘书的一大职责。在我系教学工作中，教学秘书“联系两头”的工作主要体现在系领导的安排布置下，了解教学进程，监督教学工作，并及时向系领导汇报师生表现和自己了解的情况；此外，统计各门课程修读的学生人数和教师各类教学工作及教材的预订，在系领导的关注下，组织、安排好各类考试。凡此种种，琐碎而且具体。总之，联系两头的工作重要并且是要认真对待的。
二、当好参谋
在改革开放的时代，各项工作都处于深刻的变革之中。秘书工作也是如此。无论是工作领域还是工作方式，都产生了重大变化，其中有一个发展趋势，那就是秘书的参谋职能不断强化。立足本职如何创新呢？当好参谋是一条。
做一个好的教学秘书不仅仅要帮助上司处理各种具体事务，而且完全可以在自己力所能及的范围内为上司出谋划策，充当上司的智囊；但又得注意另一个问题:秘书是辅助决策，而不是参与决策。秘书的参谋是科学决策的一个条件，真正的决策权在领导班子手上。如果处理不好的话就会“越位”。
教学秘书的辅助决策往往是收集信息，整理并提供各种资料为领导决策所用。教学秘书可凭借自己深入“一线”的优势当好参谋。体现在可以对本系教改方向，必要时对专业设置，调整提供调查、研究资料和初步意见；随时掌握本系教学动态，可以及时向系领导汇报教学中存在的问题和改进工作的建议等。但当好参谋，仅靠手中掌握的材料就可以吗？当然是不够的。当好参谋对秘书自身素质也提出了要求。
教学秘书工作除了避免被动性，多加主动性之外，加强个人素质尤为重要。也要不断学习，学习别人的经验，学习新东西，新知识，跟上时代的步伐；此外，还要学会同人打交道，懂得工作的技巧；掌握现代办公技术，像电脑、打印、传真等。
三、做好帮手
如果说“当好参谋”是工作的初始阶段，那么“做好帮手”是工作的实施阶段。做好帮手是帮助领导完成各种具体的事项，大到协助系主任做好各教学环节的组织落实工作，小到填报登记表，收发通知书等。可以说，做好帮手是要付出极大耐心和辛苦劳动的，一个称职的教学秘书，除认真负责完成手头上的各项任务之外，还要学会为领导分忧解难。
说到分忧解难，这是在处理棘手问题时常常会遇到的。一个好的教学秘书既要有责任心，更应有随机应变的能力。碰到领导与教工或学生有矛盾或正面冲突时，秘书应以全局为重，不要轻易表现出倾向哪一方，应以公平为依据，谨慎斡旋；应以化解矛盾，消除分歧为宗旨，需要够维护上司权威时，应帮助其树立威信；当为教工或学生着想时，应尽力说通上司，在解决矛盾中，两种策略应该是双管齐下，一并使用。又如在接待来访中，无论来客是本系师生，还是外部人员，都应该会机智处理应付。领导的工作也是很繁忙的，系主任除了办公，通常也有自己代的课，在办公时间不断为来访人员打扰，势必影响工作；秘书此时要适当为领导“挡驾”，在应付无理来访时，秘书更是要沉着冷静，尽量拖延时间，转移话题，机智地为领导解围。
作好领导的帮手，实际工作中上述事情还是占少数，大多数的事务是琐碎而庞杂的日常工作。像要安排课程、办理选修课、预定教材、联系老师、实习、课程设计、实验教学、学生毕业论文，还有教工津贴和学生补助的发放，自编教材的审订，会议记录、文件处理及档案管理，校系活动的安排、组织等。每一件事都是需要耐心和认真对待的。
四、服务大家
“服务大家”从眼前出发讲，就是服务全系师生；从长远出发讲，就是服务整个学校，但关键还是服务自己所在系的师生。我们知道，教学秘书是直接为系领导人或负责人提供服务的，直接对上面负责的，为什么还是“服务大家”呢？这是因为：上级的工作是为全体教工学生服务的，你所辅助的上级的工作间接地也服务了所有人。所以说，教学秘书工作具有多层次的服务对象。我国党政机关的秘书部门，历来坚持“三服务”的宗旨，即为领导机关服务，为各部门服务，为人民服务。由此可见，服务大家并不是无道理的。
教学秘书工作具有收录整理、录入打印、信息传送、会务服务、事务管理等多种服务手段。现代科技的发展是秘书工作手段不断开拓与创新，将为其工作开辟更为广阔的服务领地，提高服务的质量。
系教学秘书在当好参谋，做好帮手的过程中，要以本职工作为核心，这是为领导提供服务的基础；有所创新则是更高要求，这是提高服务质量的条件。当好参谋，要创新，强调一个“主动性”；做好帮手，有创新，则强调工作手段。当然参谋也好，帮手也罢，主动性与工作手段都不能缺少，在这里的论述，只是强调各有侧重而已。
“联系两头”，除了关注上头，还要关注下头，并作好连接上下两头的枢纽工作。与系里的师生打交道，直接为他们服务的工作也是不少的。像排课、调课、核算教师工作量及教学津贴，学生补助的发放，都是直接具体的“为人民服务”的事情。这些事情看似微小，但要做好却是一项极富耐心和仔细入微的工作。
用心去服务大家，才能真正体现这一职业的特殊魅力，才会让人觉得秘书工作也是伟大、神圣、受人尊敬的，才不致让人觉得秘书是可有可无的。教学秘书工作的属性最终落脚点还是在服务性上，服务本系，服务全院，服务国家，服务社会。
作为教学秘书，要更好地服务教学工作还得时刻牢记一条准则，所有工作都必须以它为向导，那就是“立足本职，开拓创新”。其实，这简单的八个字可应用于一切工作领域，但真正落实起来并非易事。工作中时刻牢记这八个字，就是要避免自己安于现状，因为教学秘书工作不象有些工作充满风险性、挑战性，要使秘书工作做得突出，干的出色，必须不断给自己加压力，自己为自己创造挑战，惟独这样才能使自己不断向更高层次迈进。
在当今信息化时代，通讯手段的先进，办公自动化日益的深入，工作要求也更具体、更高。因此，对教学秘书的要求也就越来越高。虽然系级秘书职业并未走到改革前沿，但随着改革的不断深化，必将波及到我们的身上，与其现在坐等，还不如早作准备，顺应发展趋势。
参考文献：
[1] 任群.[中国秘书学].重庆:重庆出版社，2001.
[2] 刘熙瑞.[现代管理学基础].北京:高等教育出版社，1997.
[3] 甘文.[维护领导关系智慧].北京:当代中国出版社，2001.
[4] 饶士奇，曾诚[.秘书学概况].武汉:湖北科学技术出版社，1997.
关键词：辅助决策 服务
谈起教学秘书工作，大家头脑中首先的印象便是“忙”。的确，作为最基层的教学管理人员，教学秘书整天应付的都是琐碎而庞杂的服务工作。说起“服务工作”，又不难想到由秘书服务的对象决定其工作性质——辅助性，作为大学校园里的系级秘书，是秘书行业的一分子，有着一般秘书工作的共性，也有着自身工作的个性。由于工作方向、目标的差异，使得系秘书工作在遵循一般秘书职责的基础上还要联系自身实际，着眼本系发展，服务全系教学工作如何做？用一句话概括就是：联系两头，当好参谋，作好帮手，服务大家。
一、联系两头
“联系两头”，指的是上头和下头。“上头”就是领导，全系的核心—也是作为秘书直接服务的对象；“下头”是指全系教工和全体学生。联系两头实质上是充当联系上下的中介，用图示表示，可以是这样的：
之所以称秘书是中介，是因为上司的工作一般是决策性，全局性，统筹性的，作为领导者不可能也没有多余的精力去做方方面面的工作，而这些工作又几乎都是面向广大师生的。有了教学秘书，处理这些具体工作便使得教学秘书与一般师生打交道的机会更加频繁，更加直接，中介作用也就体现得更加具体，教工与学生向系领导反映问题、与领导者的沟通往往也需要教学秘书这一环节。由此，作好联络员、传声筒、反馈器就是教学秘书的一大职责。在我系教学工作中，教学秘书“联系两头”的工作主要体现在系领导的安排布置下，了解教学进程，监督教学工作，并及时向系领导汇报师生表现和自己了解的情况；此外，统计各门课程修读的学生人数和教师各类教学工作及教材的预订，在系领导的关注下，组织、安排好各类考试。凡此种种，琐碎而且具体。总之，联系两头的工作重要并且是要认真对待的。
二、当好参谋
在改革开放的时代，各项工作都处于深刻的变革之中。秘书工作也是如此。无论是工作领域还是工作方式，都产生了重大变化，其中有一个发展趋势，那就是秘书的参谋职能不断强化。立足本职如何创新呢？当好参谋是一条。
做一个好的教学秘书不仅仅要帮助上司处理各种具体事务，而且完全可以在自己力所能及的范围内为上司出谋划策，充当上司的智囊；但又得注意另一个问题:秘书是辅助决策，而不是参与决策。秘书的参谋是科学决策的一个条件，真正的决策权在领导班子手上。如果处理不好的话就会“越位”。
教学秘书的辅助决策往往是收集信息，整理并提供各种资料为领导决策所用。教学秘书可凭借自己深入“一线”的优势当好参谋。体现在可以对本系教改方向，必要时对专业设置，调整提供调查、研究资料和初步意见；随时掌握本系教学动态，可以及时向系领导汇报教学中存在的问题和改进工作的建议等。但当好参谋，仅靠手中掌握的材料就可以吗？当然是不够的。当好参谋对秘书自身素质也提出了要求。
教学秘书工作除了避免被动性，多加主动性之外，加强个人素质尤为重要。也要不断学习，学习别人的经验，学习新东西，新知识，跟上时代的步伐；此外，还要学会同人打交道，懂得工作的技巧；掌握现代办公技术，像电脑、打印、传真等。
三、做好帮手
如果说“当好参谋”是工作的初始阶段，那么“做好帮手”是工作的实施阶段。做好帮手是帮助领导完成各种具体的事项，大到协助系主任做好各教学环节的组织落实工作，小到填报登记表，收发通知书等。可以说，做好帮手是要付出极大耐心和辛苦劳动的，一个称职的教学秘书，除认真负责完成手头上的各项任务之外，还要学会为领导分忧解难。
说到分忧解难，这是在处理棘手问题时常常会遇到的。一个好的教学秘书既要有责任心，更应有随机应变的能力。碰到领导与教工或学生有矛盾或正面冲突时，秘书应以全局为重，不要轻易表现出倾向哪一方，应以公平为依据，谨慎斡旋；应以化解矛盾，消除分歧为宗旨，需要够维护上司权威时，应帮助其树立威信；当为教工或学生着想时，应尽力说通上司，在解决矛盾中，两种策略应该是双管齐下，一并使用。又如在接待来访中，无论来客是本系师生，还是外部人员，都应该会机智处理应付。领导的工作也是很繁忙的，系主任除了办公，通常也有自己代的课，在办公时间不断为来访人员打扰，势必影响工作；秘书此时要适当为领导“挡驾”，在应付无理来访时，秘书更是要沉着冷静，尽量拖延时间，转移话题，机智地为领导解围。
作好领导的帮手，实际工作中上述事情还是占少数，大多数的事务是琐碎而庞杂的日常工作。像要安排课程、办理选修课、预定教材、联系老师、实习、课程设计、实验教学、学生毕业论文，还有教工津贴和学生补助的发放，自编教材的审订，会议记录、文件处理及档案管理，校系活动的安排、组织等。每一件事都是需要耐心和认真对待的。
四、服务大家
“服务大家”从眼前出发讲，就是服务全系师生；从长远出发讲，就是服务整个学校，但关键还是服务自己所在系的师生。我们知道，教学秘书是直接为系领导人或负责人提供服务的，直接对上面负责的，为什么还是“服务大家”呢？这是因为：上级的工作是为全体教工学生服务的，你所辅助的上级的工作间接地也服务了所有人。所以说，教学秘书工作具有多层次的服务对象。我国党政机关的秘书部门，历来坚持“三服务”的宗旨，即为领导机关服务，为各部门服务，为人民服务。由此可见，服务大家并不是无道理的。
教学秘书工作具有收录整理、录入打印、信息传送、会务服务、事务管理等多种服务手段。现代科技的发展是秘书工作手段不断开拓与创新，将为其工作开辟更为广阔的服务领地，提高服务的质量。
系教学秘书在当好参谋，做好帮手的过程中，要以本职工作为核心，这是为领导提供服务的基础；有所创新则是更高要求，这是提高服务质量的条件。当好参谋，要创新，强调一个“主动性”；做好帮手，有创新，则强调工作手段。当然参谋也好，帮手也罢，主动性与工作手段都不能缺少，在这里的论述，只是强调各有侧重而已。
“联系两头”，除了关注上头，还要关注下头，并作好连接上下两头的枢纽工作。与系里的师生打交道，直接为他们服务的工作也是不少的。像排课、调课、核算教师工作量及教学津贴，学生补助的发放，都是直接具体的“为人民服务”的事情。这些事情看似微小，但要做好却是一项极富耐心和仔细入微的工作。
用心去服务大家，才能真正体现这一职业的特殊魅力，才会让人觉得秘书工作也是伟大、神圣、受人尊敬的，才不致让人觉得秘书是可有可无的。教学秘书工作的属性最终落脚点还是在服务性上，服务本系，服务全院，服务国家，服务社会。
作为教学秘书，要更好地服务教学工作还得时刻牢记一条准则，所有工作都必须以它为向导，那就是“立足本职，开拓创新”。其实，这简单的八个字可应用于一切工作领域，但真正落实起来并非易事。工作中时刻牢记这八个字，就是要避免自己安于现状，因为教学秘书工作不象有些工作充满风险性、挑战性，要使秘书工作做得突出，干的出色，必须不断给自己加压力，自己为自己创造挑战，惟独这样才能使自己不断向更高层次迈进。
在当今信息化时代，通讯手段的先进，办公自动化日益的深入，工作要求也更具体、更高。因此，对教学秘书的要求也就越来越高。虽然系级秘书职业并未走到改革前沿，但随着改革的不断深化，必将波及到我们的身上，与其现在坐等，还不如早作准备，顺应发展趋势。
参考文献：
[1] 任群.[中国秘书学].重庆:重庆出版社，2001.
[2] 刘熙瑞.[现代管理学基础].北京:高等教育出版社，1997.
[3] 甘文.[维护领导关系智慧].北京:当代中国出版社，2001.
[4] 饶士奇，曾诚[.秘书学概况].武汉:湖北科学技术出版社，1997.