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【摘 要】随着经济的快速发展，行政事业单位采购业务管理从粗放型向信息化转变，采购风险管理也要不断优化和提升。其中，采购业务是单位内部风险控制的关键一环，对单位的健康发展起着重要的作用。论文通过对行政事业单位采购业务风险控制措施的梳理，以采购招标执行業务为例，探讨如何完善采购业务风险措施、优化流程、加强风险矩阵的控制。
【Abstract】With the rapid development of economy， the procurement business management of administrative institutions has changed from extensive form to informatization， and the procurement risk management must be continuously optimized and improved. Among them， procurement business is a key link of the internal risk control of the unit， which plays an important role in the healthy development of the unit. Through sorting out the risk control measures of the procurement business of administrative institutions， and taking the procurement bidding execution business as an example， this paper discusses how to perfect the risk measures of the procurement business， optimize the process and strengthen the control of the risk matrix.
【关键词】单位;采购业务;风险控制
【Keywords】unit; procurement business; risk control
【中图分类号】F810.6 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2021）10-0128-03
1 引言
财政部2012年发布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，2018年11月，中央全面深化改革委员会第五次会议明确指出：政府采购制度要“加快形成采购主体职责清晰、交易规则科学高效、监管机制健全、政策功能完备、法律制度完善、技术支撑先进的现代政府采购制度”[1]。然而，行政事业单位目前未形成完整的内部控制体系，也很少有关采购业务内部控制方面的研究。
2 行政事业单位采购业务风险控制存在的问题
2.1 采购流程过程中对用户行为缺乏研究
大部分单位招标采购过程中多以节点流管理，编标书、发公告成为了与用户交流的平台，在管理过程中侧重于对主管部门和审计的检查，对用户体验和专业性指导不足。例如，实际工作中，行政事业单位的采购类型多样性、专业性强以及个性化需求多，项目负责人往往在非专业技术条件下，按照既定的模板填写需求，在完成一系列“规定动作”后，却没有达到用户所需，甚至因沟通未到位，导致项目被耽搁。同时，用户对事业单位政府采购的规定认识不足，特别是对部门所需集中采购项目与政府要求的采购品目不清晰，原因也是采购部门与用户沟通过程中缺乏相关研究。
2.2 采购管理信息化程序不高
目前，各单位采购业务管理都有一套专门的采购管理系统，虽然系统已运行，但在合同数据管理过程中，缺乏电子化合同，合同文本中的数据未实现动态化管理，过于依赖项目负责人对合同期限的管理，不能实现合同到期预警提醒，造成合同过期都未进入招标程序，影响整个采购项目的开展，存在风险，同时也增添了各单位内部控制的风险。在采购信息未实现完全共享时，某些采购价格受到有意或无意的“保护”，让部门间共同的采购品目信息没有得到共享，使得采购价格的差异性较大，更使得投入与服务的经济效益未匹配。
2.3 采购管理缺乏风险评估机制
对各单位采购管理的风险控制，缺乏评估机制，在实际操作过程中，多凭经验进行管理，一味强调事业单位的采购限额，标准化和一致性不足，从而缺乏对关键环节的风险防范。在内部控制中，事业单位定期会从财务管理的角度对单位的各经济业务进行审计和评估，然而未有针对采购管理的评估，单位内部的有效性也未进行自我评价，各业务部门不受单位评估的要求自然也会开展自我评价，单位的审计部门的再监督机制是缺失的，对采购管理也是缺乏量化标准，部分工作的开展只是流于形式，未真正实现对采购业务的持续性、合理性以及价值性的专项审计。
3 采购业务风险控制的措施
在采购业务风险管控方面，各单位应根据科研和管理等工作实际需要，制订本单位的采购管理规定，并以上级直属部门发布的各类管理规定为依据，严格管理采购业务。采购业务的主要控制措施有建立健全单位采购业务内部管理制度、合理设置单位采购业务管理机构和加强对单位采购业务预算和计划的管理、加强采购业务活动的管理、加强采购项目的验收管理、加强单位采购业务的记录和控制等内容。 3.1 加强采购业务流程的精细化管理及推广
由于事业单位采购业务管理系统上线时间不长，对单位的采购业务流程的管理还未成熟，让单位对用户的需求了解不足，存在采购业务与政府采购品目脱节的情况。为有效解决采购业务流程的流畅性和规范性，可以在采购管理系统平台上推行采购业务的流程的精细化管理，推行采购业务的电子化管理。从采购需求到最后的业务报销，将采购项目和指标所有的信息都在系统中精准反映，让每一笔业务做到采购数据、账务核算相互衔接，同时加强采购业务流程办理的推广服务，让各单位对采购业务流程进行专业指导，从而提升事业单位采购业务管理水平。
3.2 完善采购管理系统，提升信息化技术的应用
为使单位的采购业务与政府采购信息的畅通，尤其是政府采购价格数据与采购管理系统数据、内容等工作紧密衔接，充分发挥采购数据的共享，提升大数据技术手段的优势，将采购业务过程的资产需求、采购、验收、维护以及报废等工作进行整合，采购管理系统从采购到报销，都是通过线上审批模式，业务经办相关人员通过将采购清单上传，验收单、发票报销等与业务相关的流程都实现一键式审批，各级业务主要管理部门和监管部门也是通过采购管理系统全面了解业务进度情况，加快了事业单位采购业务的审批环节，也加快资金的支付进度，从而将采购业务流程进行优化。
财务管理工作质量的提升也是建立在大数据技术的基础上，要将采购管理系统与财务管理系统进行数据对接，为各行业和单位内部控制管理进行自动化的技术支持，充分发挥信息技术手段，对流程的优化，提升信息化技术+财务管理，为事业单位的管理提供精准的基础数据，更为事业单位信息系统的运用提供业务平台。
3.3 加强专项审计监督
事业单位采购业务管理在结合自身的实际情况下，除了明确各岗位采购业务的具体职责外[2]，还要考虑到采购业务审批过程中的采购需求调查，提高采购业务的必要性和规范性，将采购业务进行有序、完整的开展，有效降低采购业务过程中的风险。另外，要使采购业务过程中项目负责人、采购负责人以及审批人员对采购过程中出现的问题进行定期的研究，从而为事业单位采购流程进行优化，为下一步的采购业务评估机制提供基础。
同时，要加强第三专项的审计工作，让采购业务全流程在第三方审计中介中实现全方位的监督管理，提高采购业务流程的规范性，实现内部审计的事中审计，从而推动单位内部审计工作，确保采购业务工作的职权明晰度，根据审计的整改意见，提高采购业务的重点风险节点，强化对风险点的跟踪和控制，例如，采购业务中重点关注采购合同的签订和执行过程，杜绝采购需求与招标文件的不一致，从而降低合同履行的风险。
4 采购业务风险控制示例——采购招标执行流程
为提高采购资金的使用效益，维护公共利益，保护采购当事人的合法权益，促进廉政建设，根据《单位采购管理规定》，从实际业务出发，确定采购招标审批流程[3]。在采购业务流程中，流程风险可能存在：制度不够完善，导致采购资金效率低下，损害公共利益，当事人的合法权益受到损害。招标程序不够完善，导致出现违法行为，损害公共利益，以下从采购招标执行的审批流程以及风险矩阵2个方面优化采购业务流程。
4.1 采购招标执行审批流程描述
采购招标执行审批流程描述，主要从拟定采购文件、公告审核、提交采购申请、项目预算审核、经费审核、签收采购申请、招标程序执行、结果公示、中标公告以及签订合同10项内容进行流程步骤的内容描述，具体内容如表1所示。
4.2 编制采购业务审批流程图
编制采购业务审批流程图是在单位采购业务流程的执行上，使用图形表示执行程序，它将工作过程清楚描述出来，形象直观，操作一目了然（见图1）。
4.3 采购招标执行流程风险矩阵
采购招标执行流程风險矩阵是将采购招标执行过程中的风险事件发生可能性定性为若干级，以严重性为表列，从影响程度、控制措施、控制类型等方面进行控制目标的管理，根据每一个风险等级指数给出相应的控制措施，达到流程风险的节点控制，易掌握，且简洁明了（见表2）。
5 结语
通过上述内容，实现了对采购业务审批流程的构建、风险点的分析以及风险矩阵的编制，在日常事业单位管理工作中就能够依据控制措施有效地控制该项业务的风险。因此，事业单位除了建立健全采购业务制度和相关流程外，更应该重点关注采购业务过程中与各业务需求部门的沟通，实现与政府采购品目的对应，同时也要加强各业务流程审批权限的设置，单位的采购管理系统在运用大数据技术手段的基础上，有效落实采购业务的监督管理制度，从而提升单位的管理水平和服务质量。
【参考文献】
【1】翟俊哲，翟俊民.浅论行政事业单位政府采购控制设计[J].经营管理者，2014（22）：183-183.
【2】李静.医院采购业务风险与控制措施研究[J].中国管理信息化，2021，24（08）：41-42.
【3】张志军.对《政府采购法》修订草案的十五条建议[J].中国招标，2021（03）：36-41.
【Abstract】With the rapid development of economy， the procurement business management of administrative institutions has changed from extensive form to informatization， and the procurement risk management must be continuously optimized and improved. Among them， procurement business is a key link of the internal risk control of the unit， which plays an important role in the healthy development of the unit. Through sorting out the risk control measures of the procurement business of administrative institutions， and taking the procurement bidding execution business as an example， this paper discusses how to perfect the risk measures of the procurement business， optimize the process and strengthen the control of the risk matrix.
【关键词】单位;采购业务;风险控制
【Keywords】unit; procurement business; risk control
【中图分类号】F810.6 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2021）10-0128-03
1 引言
财政部2012年发布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，2018年11月，中央全面深化改革委员会第五次会议明确指出：政府采购制度要“加快形成采购主体职责清晰、交易规则科学高效、监管机制健全、政策功能完备、法律制度完善、技术支撑先进的现代政府采购制度”[1]。然而，行政事业单位目前未形成完整的内部控制体系，也很少有关采购业务内部控制方面的研究。
2 行政事业单位采购业务风险控制存在的问题
2.1 采购流程过程中对用户行为缺乏研究
大部分单位招标采购过程中多以节点流管理，编标书、发公告成为了与用户交流的平台，在管理过程中侧重于对主管部门和审计的检查，对用户体验和专业性指导不足。例如，实际工作中，行政事业单位的采购类型多样性、专业性强以及个性化需求多，项目负责人往往在非专业技术条件下，按照既定的模板填写需求，在完成一系列“规定动作”后，却没有达到用户所需，甚至因沟通未到位，导致项目被耽搁。同时，用户对事业单位政府采购的规定认识不足，特别是对部门所需集中采购项目与政府要求的采购品目不清晰，原因也是采购部门与用户沟通过程中缺乏相关研究。
2.2 采购管理信息化程序不高
目前，各单位采购业务管理都有一套专门的采购管理系统，虽然系统已运行，但在合同数据管理过程中，缺乏电子化合同，合同文本中的数据未实现动态化管理，过于依赖项目负责人对合同期限的管理，不能实现合同到期预警提醒，造成合同过期都未进入招标程序，影响整个采购项目的开展，存在风险，同时也增添了各单位内部控制的风险。在采购信息未实现完全共享时，某些采购价格受到有意或无意的“保护”，让部门间共同的采购品目信息没有得到共享，使得采购价格的差异性较大，更使得投入与服务的经济效益未匹配。
2.3 采购管理缺乏风险评估机制
对各单位采购管理的风险控制，缺乏评估机制，在实际操作过程中，多凭经验进行管理，一味强调事业单位的采购限额，标准化和一致性不足，从而缺乏对关键环节的风险防范。在内部控制中，事业单位定期会从财务管理的角度对单位的各经济业务进行审计和评估，然而未有针对采购管理的评估，单位内部的有效性也未进行自我评价，各业务部门不受单位评估的要求自然也会开展自我评价，单位的审计部门的再监督机制是缺失的，对采购管理也是缺乏量化标准，部分工作的开展只是流于形式，未真正实现对采购业务的持续性、合理性以及价值性的专项审计。
3 采购业务风险控制的措施
在采购业务风险管控方面，各单位应根据科研和管理等工作实际需要，制订本单位的采购管理规定，并以上级直属部门发布的各类管理规定为依据，严格管理采购业务。采购业务的主要控制措施有建立健全单位采购业务内部管理制度、合理设置单位采购业务管理机构和加强对单位采购业务预算和计划的管理、加强采购业务活动的管理、加强采购项目的验收管理、加强单位采购业务的记录和控制等内容。 3.1 加强采购业务流程的精细化管理及推广
由于事业单位采购业务管理系统上线时间不长，对单位的采购业务流程的管理还未成熟，让单位对用户的需求了解不足，存在采购业务与政府采购品目脱节的情况。为有效解决采购业务流程的流畅性和规范性，可以在采购管理系统平台上推行采购业务的流程的精细化管理，推行采购业务的电子化管理。从采购需求到最后的业务报销，将采购项目和指标所有的信息都在系统中精准反映，让每一笔业务做到采购数据、账务核算相互衔接，同时加强采购业务流程办理的推广服务，让各单位对采购业务流程进行专业指导，从而提升事业单位采购业务管理水平。
3.2 完善采购管理系统，提升信息化技术的应用
为使单位的采购业务与政府采购信息的畅通，尤其是政府采购价格数据与采购管理系统数据、内容等工作紧密衔接，充分发挥采购数据的共享，提升大数据技术手段的优势，将采购业务过程的资产需求、采购、验收、维护以及报废等工作进行整合，采购管理系统从采购到报销，都是通过线上审批模式，业务经办相关人员通过将采购清单上传，验收单、发票报销等与业务相关的流程都实现一键式审批，各级业务主要管理部门和监管部门也是通过采购管理系统全面了解业务进度情况，加快了事业单位采购业务的审批环节，也加快资金的支付进度，从而将采购业务流程进行优化。
财务管理工作质量的提升也是建立在大数据技术的基础上，要将采购管理系统与财务管理系统进行数据对接，为各行业和单位内部控制管理进行自动化的技术支持，充分发挥信息技术手段，对流程的优化，提升信息化技术+财务管理，为事业单位的管理提供精准的基础数据，更为事业单位信息系统的运用提供业务平台。
3.3 加强专项审计监督
事业单位采购业务管理在结合自身的实际情况下，除了明确各岗位采购业务的具体职责外[2]，还要考虑到采购业务审批过程中的采购需求调查，提高采购业务的必要性和规范性，将采购业务进行有序、完整的开展，有效降低采购业务过程中的风险。另外，要使采购业务过程中项目负责人、采购负责人以及审批人员对采购过程中出现的问题进行定期的研究，从而为事业单位采购流程进行优化，为下一步的采购业务评估机制提供基础。
同时，要加强第三专项的审计工作，让采购业务全流程在第三方审计中介中实现全方位的监督管理，提高采购业务流程的规范性，实现内部审计的事中审计，从而推动单位内部审计工作，确保采购业务工作的职权明晰度，根据审计的整改意见，提高采购业务的重点风险节点，强化对风险点的跟踪和控制，例如，采购业务中重点关注采购合同的签订和执行过程，杜绝采购需求与招标文件的不一致，从而降低合同履行的风险。
4 采购业务风险控制示例——采购招标执行流程
为提高采购资金的使用效益，维护公共利益，保护采购当事人的合法权益，促进廉政建设，根据《单位采购管理规定》，从实际业务出发，确定采购招标审批流程[3]。在采购业务流程中，流程风险可能存在：制度不够完善，导致采购资金效率低下，损害公共利益，当事人的合法权益受到损害。招标程序不够完善，导致出现违法行为，损害公共利益，以下从采购招标执行的审批流程以及风险矩阵2个方面优化采购业务流程。
4.1 采购招标执行审批流程描述
采购招标执行审批流程描述，主要从拟定采购文件、公告审核、提交采购申请、项目预算审核、经费审核、签收采购申请、招标程序执行、结果公示、中标公告以及签订合同10项内容进行流程步骤的内容描述，具体内容如表1所示。
4.2 编制采购业务审批流程图
编制采购业务审批流程图是在单位采购业务流程的执行上，使用图形表示执行程序，它将工作过程清楚描述出来，形象直观，操作一目了然（见图1）。
4.3 采购招标执行流程风险矩阵
采购招标执行流程风險矩阵是将采购招标执行过程中的风险事件发生可能性定性为若干级，以严重性为表列，从影响程度、控制措施、控制类型等方面进行控制目标的管理，根据每一个风险等级指数给出相应的控制措施，达到流程风险的节点控制，易掌握，且简洁明了（见表2）。
5 结语
通过上述内容，实现了对采购业务审批流程的构建、风险点的分析以及风险矩阵的编制，在日常事业单位管理工作中就能够依据控制措施有效地控制该项业务的风险。因此，事业单位除了建立健全采购业务制度和相关流程外，更应该重点关注采购业务过程中与各业务需求部门的沟通，实现与政府采购品目的对应，同时也要加强各业务流程审批权限的设置，单位的采购管理系统在运用大数据技术手段的基础上，有效落实采购业务的监督管理制度，从而提升单位的管理水平和服务质量。
【参考文献】
【1】翟俊哲，翟俊民.浅论行政事业单位政府采购控制设计[J].经营管理者，2014（22）：183-183.
【2】李静.医院采购业务风险与控制措施研究[J].中国管理信息化，2021，24（08）：41-42.
【3】张志军.对《政府采购法》修订草案的十五条建议[J].中国招标，2021（03）：36-41.