浅析ERP在油田物资供应中的深入应用

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  摘 要:随着现代社会向全球化、现代化的方向发展,石油行业面临着生存和发展的转折,这对石油企业的管理提出了新的挑战,科学全面的ERP系统在石油企业中的运用,是提高企业核心竞争力的有效途径,本文主要探究ERP系统在油田物资供应中的应用,简要探讨如何强化运用ERP,并针对ERP系统在运行中所遇到的问题提出一些建议,使其在油田物资供应中发挥最大价值。
  关键词:ERP系统;油田;物资供应;
  文章编号:1674-3520(2015)-03-00-02
  在经济全球化的现状下,石油企业要依据市场变化改善自身管理方式,ERP系统,即企业资源计划,是一款能够将物资、人力、财务集合一体进行集成管理的企业管理软件,这种新的管理模式贯彻了现代化社会的先进管理理念,迎合市场变化,是一种将企业的三大命脉——物资、资金、信息进行一体化管理的系统,而且也在此基础上具备计划决策、管理控制、业绩测评等功能。自2001年中国石化提倡企业运用ERP系统物资供应模块以来,已有许多企业成功运行,大大促进了物资供应标准业务流程的应用,实现企业各部门之间业务集成和资源共享,减少失误,提高企业工作效率。现代石油企业需要这样一套全面的ERP系统来进行集成管理,运用先进技术设备和科学管理理念,来迎合竞争激烈的市场。
  一、运用ERP系统物资供应模块应遵循的原则
  第一,中国石化党组织提出首先要以规范科学的态度对待ERP系统的运用,以合理操作、强化控制、收益最大化为目标来推进ERP系统及其物资供应模块,从而为企业的控制管理、采购工作等提供支持。这是运用ERP物资供应模块首先要遵循的原则。
  第二,要正确认识ERP系统在企业管理中的作用,如加强和保障基础工作、激发保供降本功能、加强企业管理规范性等。认识到ERP系统的重大功用以后,企业应当将深化ERP系统的应用作为企业发展的重点,运用先进的领导组织指导ERP系统的运作,将其作为规范企业管理的落脚点。
  第三,依据市场需求、自身发展需求运用ERP系统,把激发保供降本功能、加强企业管理控制作为运用ERP系统的出发点;在运用ERP物资供应系统时,要将控制管理、提高企业工作效率、提高企业物资供应主动性作为出发点,根据企业的实际情况,合理运用。
  第四,要整体规划推进,实现总部和企业两个层面的ERP系统物资供应模块与设备、计划等模块的合理集成运用,并依照物资供应业务之间的关系合理优化业务流程。从企业的实际状况出发,如企业机制设置、管理能力等,执行现阶段的工作计划,除此之外,还要制定合理的发展方案。
  第五,注重应用过程中凸显出来的问题,实现规范操作,加强对应用的管理控制,尽可能提供最真实、最完整、最及时的数据,实现资源共享。
  二、ERP系统运行的现状及问题解决措施
  通过对国内石油行业的观察,石油企业在管理方面存在的问题具有一定的规律,以下就以A油田企业为例,探究我国油田企业ERP系统运行的现状,并对其中存在的问题进行简单分析。
  (一)以A油田企业为例分析ERP系统运行现状
  A油田企业是该省油田的支柱企业,承担着采购、存储、商品配送、服务等各项工作,是该省物资采购供应的龙头单位,把握该省油田行业的命脉,因此,必然处于该省油田采购供应业务流程的源头位置。从该省的油田物资采购供应环节来分析,A油田的主要业务流程比较复杂,必须得到政府权力部门的审核,各部门用料要先递交需求计划并向该省物资管理部门申请,申请通过后将计划转送到物资供应总公司,由总公司根据需求计划进行物资发放,最后,总公司要对用料单位进行销售考察,并清点财务,与之前递交的需求计划进行对比,整个过程必须谨慎操作,A油田企業在整个流程中体现出了ERP系统的物资、销售、财务几个模块,A油田企业ERP系统运行两年来,大大提高了该企业的工作效率,总公司ERP项目包含于A油田企业ERP系统之中,将这些繁琐的过程压缩于一体,并降低了总公司和该企业之间用料发放以及后期清点工作的失误,ERP系统的运行,将A油田企业物资采购、物资供应、财务业务集成一体,创建一个共享的信息平台,自此,总公司的物资发放和财务清点等后续工作,以及A油田企业的用料单位职能都在这一平台上得以实现,可以在第一时间收到各部门发出的需求或指令,利用这种先进的技术手段打破了以往效率低下、沟通有障碍的状况,对于A油田企业的物资供应、市场营销、盈利最大化具有重大意义。
  (二)A油田企业ERP系统物资供应模块的运用
  1、打造专职团队主管ERP系统物资供应模块。A油田企业物资供应总公司处于ERP系统运行的中心地位,受到企业的高度重视,企业为此成立一个专职部门,由这个专职部门承担ERP的运行工作,并派出一位公司高管担任负责人,企业业务高管参与运行的全部环节,监管整个流程,并做好流程优化工作,并抽取企业信息部业务能力较强的员工加入该专职部门,打造出一个较高水平的团队专管物资供应模块,这是深化ERP系统在物资供应中的运用的前提。
  2、加强ERP系统的控制功能在整个供应系统中的运用。有了专业团队,其次是依据实际状况制定一个完整的实施目标,这是ERP系统运行的基础,也是检验ERP系统运行成效的前提。首先是分析A油田企业工程项目计划,明确该企业的具体实施安排,在此基础上制定ERP系统运行的实施计划,计划要按步骤划分,最后要分析市场、分析处于同一竞争力企业的缺陷,对计划以及各环节的分划进行相应的调整,并在ERP系统运行过程中,对物资需求计划、销售环节等主导程序进行管理控制,让ERP系统实现于企业整个物资供应和管理的各个环节。
  3、健全体制,规避风险。ERP系统在油田企业中的运用使企业实现了一体化管理,但并不是说企业的所有部门业务都适用于该系统,适用于ERP系统的业务则会越来越依赖于该系统,ERP系统的运用打乱了原有的管理、控制体系,这样就导致企业出现业务运作危机,而且,就A油田企业而言,在ERP项目实施时,该企业还未建立一个完整的内控系统,为确保ERP系统的运行,降低企业风险,首先要对ERP系统进行调整,使其适应A油田的发展现状,探究如何协调各项业务的工作,分析在ERP系统运行的条件下,企业各项业务各自的需求和发展目标,并结合现在各业务的进展状况,对其进行分工处理,建立一套合理完整的管理制度,针对各个业务的负责人员建立责任制度,分析业务风险点,严格控制ERP系统中的业务,对其运行的全部流程进行监控,并对其余业务进行合理调整和控制,规避风险点,在ERP系统控制下不断完善物资供应环节的工作,建立健全业务体制,有效地使企业在充分享用ERP带来的效益的前提下,为企业的运行提供制度保障。   4、物资供应公司严格履行具体职责。针对A油田企业来说,其物资供应公司担任重要职责,可将其分为两个部分——系统业务功能实现和优化业务流程,这两个部分是在ERP系统运行条件下对总公司业务的准确分配,其中系统业务功能实现包括三个方面——系统详细测试、单元测试以及集成测试,这三个部分都是在ERP项目实施的条件下运行的;优化业务流程又包括两个部分——业务现状分析和目标设计。在细化的所有部分当中,业务现状分析和目标设计是ERP项目运行的前提,其中在业务现状分析的工作中是否合理科学地梳理了企业业务流程,将直接关系到ERP系统项目运行的成效。目标设计是优化企业业务流程的前提准备,由目标设计最终决定在ERP系统中的具体实现方式。
  进行业务现状分析和目标设计,能够有效提高企业的采购管理工作效率,在这两个阶段,最主要的任务是梳理出物资采购环节管理中存在的问题,如管理方式或流程上的问题,再利用系统实施手段进行优化。对物资采购流程进行梳理是深化企业ERP系统物资供应模块的关键,将一些主要流程集中于一条供应链中,这可以大大提升梳理工作效率。在A油田企业中,以业务现状分析阶段为例,共梳理出物资采购计划流程、合同管理流程等20多个企业采购业务流程,在目标设计阶段,共优化了包括需求计划处理流程在内的20多个业务流程,通过对这些流程进行梳理,存在的问题也更加明晰,降低了业务操作工作中存在的主观性失误,保障业务流程的规范性,再结合ERP系统的特点,对之前的供应链进行整体梳理优化,使各项业务流程在ERP系统的条件下得到最终实现。
  在系统业务功能实现这一环节,通过对A油田企业进行实际检验分析发现,ERP系统中的某些程序并不是能够完全贴合所有的业务需求,企业业务是企业运行的根本,因此就需要对ERP系统进行相应的调整,增加了一些新程序以满足业务需求,调整后出现很大改观,对于企业内部的同类型库存物资,可以依据采购合同中的具体规定进行分批管理,使物资从供应到采购,再到用料形成了一条管理链,不仅节省工作时间,而且为售后服务提供了方便。
  通过对ERP系统在A油田企业中运行的状况进行分析,在合同管理程序上,ERP系统主要强调业务管理要以业务流程为主,而对于物资的采购则只是以采购订单的方式体现出来,并只作为资源配置的方式,但是在合同审核工作上存在很多缺陷。在A油田企业中,合同管理并不隶属于ERP系统,而是交给一个专门的合同管理系统,但是A油田企业每年业务量十分庞大,处理合同管理问题是一项繁杂的工作,如果一份合同要分别递交到两个系统进行处理,就会加重工作负担,而且也容易出差错,效率低下,因此这种方案并不适用。而且那套专门的合同管理系统并未对物资类器材的编码进行详细的设定,并不能满足物资采购管理工作高效率、高精准的要求。最终,A油田企业物资供应公司决定将合同管理归并于ERP系统,专门在ERP系统中开发了合同管理程序,并制定了一套严格的管理规定,将合同管理这项复杂的工作进行集中式管理,大大提升了工作效率,并降低了工作失误。
  三、如何深化ERP系统在油田物资供应中的应用
  (一)保障应用的规范性,以及数据的精确性
  要想深化ERP系统在油田物资供应中的运用,就必须要保障已有系统或功能的规范性,主要工作有:第一,由项目管理模块和设备管理模块承担项目需求计划和检维修需求计划的创建,其余的需求计划则只需人工录入系统即可。对于一些已超过期限的需求计划要及时进行处理,系统自行录入的需求计划要交由相关模块处理,其余的要交由物资应用部门处理;第二,把物资需求分析以及物资采购等工作全部交由系統处理,在必要时可人工手动输入;第三,关于ERP系统中采购流程中的信息,包括评价等都要先转到电子商务网站当中,然后下载询比价信息,最后再由总部直采调拨单到ERP系统,这样完成整套流程操作,提升效率。第四,系统对于采购申请要进行处理,至少要进行一级审批,如果超过期限未执行完毕,就必须进行核销;第五,发货和收货都要严格按照依据进行,如有些材料需求紧急,要在一定期限内要补充上必须的步骤。
  (二)打破传统物资采购模式,加强供应商考评、协议采购等功能
  供应商评估功能是一种反馈能力,能够让企业对于获得的成效有清晰的把握,中国石化总部大力提倡油田企业深化应用供应商评估功能,首先企业要选择一些实力较强的供应商合作,在合同实现以后,需要该供应商从物品、效率、服务等几个方面进行评价,然后要对评价结果进行审核,审核通过以后要及时上传至电子商务网站,可以让总部尽快获得信息。为保障采购业务的实现,要打破传统模式,使其向管理型转变,收集ERP系统提供的详细信息,加强控制,对以往每次的物资采购价格进行分析,形成一个完整的物资采购机制。
  (三)做好信息共享工作,加强对信息的利用
  对企业的物资供应业务进行全方位的监控。首先要加强设备和材料管理,把握耗损规律,保障采购和耗损数额的准确性,并加强对需求计划中提及的信息进行跟踪监控。
  四、结语
  ERP系统在油田企业中的运用,不仅提升了企业各部门工作的效率,建立了一条科学迅捷的管理链,而且为企业各部门工作提供了大量高价值的信息,其中的物资供应模块将油田企业的物资采购工作进行集中管理,对于油田企业实现现代化管理,增加投入与产出比有重大意义。但是,也不能忽视ERP系统的局限性,它仅仅是一个管理系统,企业不能将所有的管理交给一个管理工具,ERP系统要配合企业先进的管理机制才能发挥成效。要迎合市场,增加企业工作效率,就要在建立一个适合自身发展的管理模式的基础上,不断深化运用ERP系统。
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