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摘 要：数据时代，数据信息的作用越来越重要。会计行业也不例外，通过财务数据分析，不仅能了解公司的业绩和财务状况，还能揭示出企业存在的问题，为公司评估、预测、决策提供依据。做为一名财务人员，Excel作为一种简便的办公软件，有较为强大、智能的数据处理方式，如果合理应用，在系统不支持的情况下，也能满足企业管理需要。本文就Excel在管理会计中的几种具体应用以及存在的局限性进行初步阐述，同时提出了一些改进措施以供参考。
关键词：管理会计；数据；EXCEL
一、Excel在管理会计中的应用领域
（一）数据处理
管理会计对数据的要求具有多样性，所以数据处理起来方法不固定，有些需要建立数据模型。做为财务人员，应该掌握一些简便的数据处理技巧以及财务函数。
常用的基本功能有数据排序、数据筛选、条件格式的应用、分类汇总等。举例来说，日常工作中，我们常需要汇总多张表的信息，如果只用单纯的加法汇总，费时费力，可以采取以下方法。1.模版式表格，可以用【数据】选项卡下的“合并计算”功能，从而实现数据求和、计数、平均值、最大值、最小值等取值。2.如果表格首列信息个数、顺序不一样，合并计算时，勾选上“创建指向源数据的链接”，再定位可视单元格复制粘贴即可。3.不同工作簿工作表合并计算，只需要在合并计算的时候，引用位置选择不同表格的路径就可以。
财务工作中，常用的EXCEL公式有求和SUM、取整ROUND、查找VLOOKUP、逻辑IFERROR，条件查找SUMIFS等函数以及PMT、PV、FV、DB等财务专用函数，再结合分类汇总、数据透视表等工具，可以处理绝大多数的数据。
（二）数据分析和辅助决策
在管理会计中，为了加强企业管理，根据已经整理的数据，可以做一些财务分析工作，如结构、比率、趋势、因素等指标分析以及盈亏平衡、成本性态等分析。此外，Excel具有可以利用分析表画出统计图（柱形图、圆饼图、折线图等）的功能，可以帮助财务人员更加直观清晰地进行企业管理方面的分析。辅助决策也是管理会计中一大重要职能。运用Excel进行辅助决策时有以下几种方法：1.运用计算关系设计、编制模版，比较不同决策方案的优劣。2.使用Excel[工具]栏中的[方案]比较器进行辅助决策。3.使用Excel[工具]栏中的[规划求解]功能进行规划求解从而辅助决策。
（三）预测和编制预算
预测是企业进行决策的前提，Excel的数据分析可以有效地帮助财务人员进行预测方面的工作。进行数据分析时，只需在Excel工作表上输入已有的数据，再选择[工具]中的[模拟分析]项下面的[模拟运算表]，就能在指定输出区域出现预测结果。编制预算是管理会计中常见的用于规划、控制的手段。Excel电子表可以辅助财务人员更方便快捷地进行预算的编制工作，财务人员可以先在Excel上运用计算关系设计好各种预算表的模版并保存，需要预算编制时，只需打开模版文件、输入已有的数据，Excel会自动运用计算关系在指定区域中出现目标数据，有助于完成预算的编制。
二、Excel具有的不足
（一）合理应用受到局限
在现实中许多财务人员对Excel的认识仅仅停留在表面的制作表格上，Excel合理应用受到局限。由于财务软件的应用，目前多数会计人员在需要使用表格处理的时候，都习惯用最简单却费时的方法编辑公式，而Excel强大的处理功能并没有很好利用。
（二）Excel使用效率降低
有效使用的功能较少，财务处理模型不健全，只能处理一些常见业务，降低了使用效率。一方面是由于Excel本身的限制，计算关系与财务公式有限，无法满足大型企业处理管理会计方面的所有需求，因此Excel在某种程度上只能满足中小企业。另一方面是由于许多企业的管理者更关心生产与经营方面的问题，而缺乏对不可或缺的财务会计管理方面的研究，更没有关于时间价值、风险价值、边际成本、预算管理等专业概念，所以导致了企业在管理会计方面对于Excel功能的有效使用不充分，被企业建立、研究的Excel财务处理模型也較少，使得Excel在管理会计方面常常只能用于处理一些常见的业务问题，降低了Excel的使用效率。
（三）查询和计算的速度会明显下降
Excel在数据量处理方面较为有限。当Excel的数据量过大时，它的查询和计算的速度会明显下降。Excel是一个电子表格软件，而不是一个数据库程序。数据库程序在数据处理和数据储存方面花了较大功夫，而Excel只能进行对企业来说十分有限的数据处理。比如03版本提供的是65536×256个单元格，即当你要导入的数据超过65536行或者256列时，就会出现“文件未完全加载”的提示信息。因此，当使用Excel时，要牢记它并不是一个数据库程序，当Excel中数据处理信息量过大时，它的查询和计算的速度会明显下降。而当一个企业的财务人员要处理管理会计方面的业务时，数据量极有可能过大使Excel无法承载甚至奔溃、面临文件丢失无法找回的风险，这种风险为企业带来的损失巨大。
（四）容易泄露数据
Excel安全性有限，实现数据共享的同时也会更容易泄露数据。一方面是Excel虽然能限制用户访问和修改，但无法对用户的身份角色进行管理，更无法对数据的重要级别设置访问权限。因此，企业财务数据会面临着被黑客或者竞争对手侵入并盗取的风险，甚至可能出现内部人员处理数据时由于操作失误导致的数据丢失或损坏。上述任何一种情况发生，对于企业的损失将是巨大、无法弥补的。另一方面是由于Excel具有较为广泛的流通性，使得其在数据保护方面力不从心。而一些专业的财务软件能够对每一位操作人员进行操作口令的验证，并设置较高的访问权限，这使得专业的财务软件相较于Excel具有更大更明显的优势，而Excel在数据安全方面的劣势也暴露了出来。 三、改进措施
（一）对财务人员进行相应的培训
对财务人员进行相应的培训，使其不断更新完善自身的知识体系，提高个人业务素质。一方面，企业可以邀请高业务素质人才对相关财务人员进行关于Excel方面相应的培训，使员工更快速高效地学习并掌握到Excel中复杂公式与模版的使用和制作，激励员工从学习中不断更新完善自身的知识结构，提高业务素质和专业素养。另一方面企业可以促进规范化的工作，促进工作高效有序地完成，提高工作效率和对Excel的利用率，不断完善企业管理会计电算化体系，使Excel更好地服务于企业管理会计方面。
（二）完善财务处理模型的功能
建立财务处理Excel模型，完善其功能，使其更适应企业的数据处理。企业中的管理会计工作往往要求相关人员快速准确地完成对财务数据的处理分析，因此企业一方面可以根据自身的需要对已有公式或已建立公式进行细微的调整，使其更符合企业的财务需要；另一方面，建立新的、与时俱进的财务公式和计算关系也是有必要的。
（三）压缩处理文件
为解决Excel数据处理量不大的问题，可以在表格式或模板设计好后，将表格分类单张保存，使文件变小。针对Excel无法进行大量数据处理分析的问题，可以在工作表设计建立好之后，将表格分类整理单张移动保存到指定文件中，即在一定程度上解决了Excel数据处理量不大的问题，若能有效管理，也能使工作表的查找和使用更加方便，提高管理会计方面的工作效率。
（四）增加保护功能
对Excel使用一些保护功能，提高报表安全性。针对Excel安全性有限的问题，可通过一些保护功能实现最大程度上的保护。对于工作表的保护，可以采用[工具]栏中的[审阅]选项，选择[保护工作表]，起到一个保护工作表本身的功能，然而，這并不能真正实现保护数据的功能。也可以选择隐藏计算公式或将计算公式从工作表中移除以起到对财务计算关系和模版的保护的作用，这在一定程度上也保护了数据。对于工作簿的保护，采用[工具]栏中的[审阅]，选择[保护工作簿]，来对工作簿进行加密、进行结构和窗口的保护，结构保护即为不能对工作簿进行移动、删除、修改、隐藏、重命名等，窗口保护即为每一次打开工作簿都会自动锁定其位置和形式。
参考文献：
[1]赵建华.Excel在财务中的应用.北京：中国商业出版社，2013.
[2]罗晓琳，魏艳.Excel从新手到高手.中国青年出版社， 2014.
作者简介：
杨慧，中国石油北京销售分公司。
关键词：管理会计；数据；EXCEL
一、Excel在管理会计中的应用领域
（一）数据处理
管理会计对数据的要求具有多样性，所以数据处理起来方法不固定，有些需要建立数据模型。做为财务人员，应该掌握一些简便的数据处理技巧以及财务函数。
常用的基本功能有数据排序、数据筛选、条件格式的应用、分类汇总等。举例来说，日常工作中，我们常需要汇总多张表的信息，如果只用单纯的加法汇总，费时费力，可以采取以下方法。1.模版式表格，可以用【数据】选项卡下的“合并计算”功能，从而实现数据求和、计数、平均值、最大值、最小值等取值。2.如果表格首列信息个数、顺序不一样，合并计算时，勾选上“创建指向源数据的链接”，再定位可视单元格复制粘贴即可。3.不同工作簿工作表合并计算，只需要在合并计算的时候，引用位置选择不同表格的路径就可以。
财务工作中，常用的EXCEL公式有求和SUM、取整ROUND、查找VLOOKUP、逻辑IFERROR，条件查找SUMIFS等函数以及PMT、PV、FV、DB等财务专用函数，再结合分类汇总、数据透视表等工具，可以处理绝大多数的数据。
（二）数据分析和辅助决策
在管理会计中，为了加强企业管理，根据已经整理的数据，可以做一些财务分析工作，如结构、比率、趋势、因素等指标分析以及盈亏平衡、成本性态等分析。此外，Excel具有可以利用分析表画出统计图（柱形图、圆饼图、折线图等）的功能，可以帮助财务人员更加直观清晰地进行企业管理方面的分析。辅助决策也是管理会计中一大重要职能。运用Excel进行辅助决策时有以下几种方法：1.运用计算关系设计、编制模版，比较不同决策方案的优劣。2.使用Excel[工具]栏中的[方案]比较器进行辅助决策。3.使用Excel[工具]栏中的[规划求解]功能进行规划求解从而辅助决策。
（三）预测和编制预算
预测是企业进行决策的前提，Excel的数据分析可以有效地帮助财务人员进行预测方面的工作。进行数据分析时，只需在Excel工作表上输入已有的数据，再选择[工具]中的[模拟分析]项下面的[模拟运算表]，就能在指定输出区域出现预测结果。编制预算是管理会计中常见的用于规划、控制的手段。Excel电子表可以辅助财务人员更方便快捷地进行预算的编制工作，财务人员可以先在Excel上运用计算关系设计好各种预算表的模版并保存，需要预算编制时，只需打开模版文件、输入已有的数据，Excel会自动运用计算关系在指定区域中出现目标数据，有助于完成预算的编制。
二、Excel具有的不足
（一）合理应用受到局限
在现实中许多财务人员对Excel的认识仅仅停留在表面的制作表格上，Excel合理应用受到局限。由于财务软件的应用，目前多数会计人员在需要使用表格处理的时候，都习惯用最简单却费时的方法编辑公式，而Excel强大的处理功能并没有很好利用。
（二）Excel使用效率降低
有效使用的功能较少，财务处理模型不健全，只能处理一些常见业务，降低了使用效率。一方面是由于Excel本身的限制，计算关系与财务公式有限，无法满足大型企业处理管理会计方面的所有需求，因此Excel在某种程度上只能满足中小企业。另一方面是由于许多企业的管理者更关心生产与经营方面的问题，而缺乏对不可或缺的财务会计管理方面的研究，更没有关于时间价值、风险价值、边际成本、预算管理等专业概念，所以导致了企业在管理会计方面对于Excel功能的有效使用不充分，被企业建立、研究的Excel财务处理模型也較少，使得Excel在管理会计方面常常只能用于处理一些常见的业务问题，降低了Excel的使用效率。
（三）查询和计算的速度会明显下降
Excel在数据量处理方面较为有限。当Excel的数据量过大时，它的查询和计算的速度会明显下降。Excel是一个电子表格软件，而不是一个数据库程序。数据库程序在数据处理和数据储存方面花了较大功夫，而Excel只能进行对企业来说十分有限的数据处理。比如03版本提供的是65536×256个单元格，即当你要导入的数据超过65536行或者256列时，就会出现“文件未完全加载”的提示信息。因此，当使用Excel时，要牢记它并不是一个数据库程序，当Excel中数据处理信息量过大时，它的查询和计算的速度会明显下降。而当一个企业的财务人员要处理管理会计方面的业务时，数据量极有可能过大使Excel无法承载甚至奔溃、面临文件丢失无法找回的风险，这种风险为企业带来的损失巨大。
（四）容易泄露数据
Excel安全性有限，实现数据共享的同时也会更容易泄露数据。一方面是Excel虽然能限制用户访问和修改，但无法对用户的身份角色进行管理，更无法对数据的重要级别设置访问权限。因此，企业财务数据会面临着被黑客或者竞争对手侵入并盗取的风险，甚至可能出现内部人员处理数据时由于操作失误导致的数据丢失或损坏。上述任何一种情况发生，对于企业的损失将是巨大、无法弥补的。另一方面是由于Excel具有较为广泛的流通性，使得其在数据保护方面力不从心。而一些专业的财务软件能够对每一位操作人员进行操作口令的验证，并设置较高的访问权限，这使得专业的财务软件相较于Excel具有更大更明显的优势，而Excel在数据安全方面的劣势也暴露了出来。 三、改进措施
（一）对财务人员进行相应的培训
对财务人员进行相应的培训，使其不断更新完善自身的知识体系，提高个人业务素质。一方面，企业可以邀请高业务素质人才对相关财务人员进行关于Excel方面相应的培训，使员工更快速高效地学习并掌握到Excel中复杂公式与模版的使用和制作，激励员工从学习中不断更新完善自身的知识结构，提高业务素质和专业素养。另一方面企业可以促进规范化的工作，促进工作高效有序地完成，提高工作效率和对Excel的利用率，不断完善企业管理会计电算化体系，使Excel更好地服务于企业管理会计方面。
（二）完善财务处理模型的功能
建立财务处理Excel模型，完善其功能，使其更适应企业的数据处理。企业中的管理会计工作往往要求相关人员快速准确地完成对财务数据的处理分析，因此企业一方面可以根据自身的需要对已有公式或已建立公式进行细微的调整，使其更符合企业的财务需要；另一方面，建立新的、与时俱进的财务公式和计算关系也是有必要的。
（三）压缩处理文件
为解决Excel数据处理量不大的问题，可以在表格式或模板设计好后，将表格分类单张保存，使文件变小。针对Excel无法进行大量数据处理分析的问题，可以在工作表设计建立好之后，将表格分类整理单张移动保存到指定文件中，即在一定程度上解决了Excel数据处理量不大的问题，若能有效管理，也能使工作表的查找和使用更加方便，提高管理会计方面的工作效率。
（四）增加保护功能
对Excel使用一些保护功能，提高报表安全性。针对Excel安全性有限的问题，可通过一些保护功能实现最大程度上的保护。对于工作表的保护，可以采用[工具]栏中的[审阅]选项，选择[保护工作表]，起到一个保护工作表本身的功能，然而，這并不能真正实现保护数据的功能。也可以选择隐藏计算公式或将计算公式从工作表中移除以起到对财务计算关系和模版的保护的作用，这在一定程度上也保护了数据。对于工作簿的保护，采用[工具]栏中的[审阅]，选择[保护工作簿]，来对工作簿进行加密、进行结构和窗口的保护，结构保护即为不能对工作簿进行移动、删除、修改、隐藏、重命名等，窗口保护即为每一次打开工作簿都会自动锁定其位置和形式。
参考文献：
[1]赵建华.Excel在财务中的应用.北京：中国商业出版社，2013.
[2]罗晓琳，魏艳.Excel从新手到高手.中国青年出版社， 2014.
作者简介：
杨慧，中国石油北京销售分公司。