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摘要:在大数据时代,信息技术在我们的工作生活中的作用越来越重要,档案管理工作与信息技术之间的融合也越来越密切,基本实现了信息化。为了提高档案管理信息化的水平,我们要提高档案管理人员的素质,完善档案管理机制,重视档案数字化管理,促进档案管理行业的发展。本文主要分析了大数据时代背景下对档案管理工作的机遇和挑战,并提出了在大数据时代下推进档案管理的发展策略。
关键词:大数据时代;档案管理;机遇
在当前大数据时代的背景下,信息化成为了档案管理的新的标志,对于档案管理有着极为重要的作用。因此,我们在进行档案管理时,要充分发挥信息技术的作用,提高信息技术在档案管理中的利用率。档案管理人员将信息、文件录入大数据系统,利用系统的自动分类功能,可以减轻工作人员的工作量,提高工作的效率。但大数据对于档案管理来说既是机遇又是挑战,我们要抓住科技发展中的机遇,战胜面对的挑战,不断推动大数据时代档案管理的发展。
一、大数据下档案管理的机遇与挑战
信息技术的迅猛发展对传统的档案管理模式产生了巨大的冲击,要求更新档案管理模式,发挥大数据的优势。大数据对档案管理的影响既是机遇又是挑战,我们要抓住发展中的机遇,战胜发展中产生的巨大挑战。
大数据的发展改变了工作人员对于档案管理的思维和管理方式,呈现出了新的档案管理模式。现阶段,档案大多数都是以电子版的方式进行保存,实体档案的形式已经越来越少了。我们通常把电子档案传到大数据平台,通过系统进行自动分类,并在大量的数据中挖掘有价值的信息,可以很快地完成工作任务,提高了工作的效率和水平。大数据下的数据分析不断推动档案管理的发展,为档案管理工作提供了更多的发展机会。
当然,大数据对于档案管理来说是一把双刃剑,我们需要面对很多的挑战。首先,我们需要调整对档案资源的管理。随着档案管理信息化的发展,档案资源逐渐由实体档案向数字化的形式转变,传统的资源管理方式已经不能够满足大数据信息资源的管理需求[1]。因此,我们需要不断对内容庞大、类型复杂的信息资源进行合理的分析,挖掘出真正有价值的信息。第二,随着科学技术的广泛应用,网络安全问题越来越严峻,对于档案的安全也产生了一定的威胁。很多保密档案都会涉及国家、政府或者公司的机密,这些信息资源一旦被泄露,会造成无法预估的损失。我们要加强档案管理的安全管理,防止网络病毒及黑客的攻击,尽最大可能保证档案的机密性。第三,由于科学技术与档案管理融合越来越密切,数据库的信息资源也越来越多,因此对于科学技术的要求也越来越高。很多档案管理的软件都没有统一的标志,使得各个系统内的信息资源无法进行交换,加大了管理的难度,不利于档案的管理。
二、大数据时代下档案管理工作的策略
(一)转变思维方式
在大数据发展的背景下,档案管理人员应该要更新自己的思想观念,转变自身的思维方式,顺应时代发展的潮流,利用大数据技术进行档案管理工作[4]。档案管理人员要主动发挥大数据的优势,利用大数据的思想进行档案管理。我们要充分挖掘档案中的数据,不断搜集信息资源,并提高自身的收集、分析数据的能力。我们还要建立新的档案管理模式,开拓自己的思维,不断完善信息化档案管理模式的发展。
(二)提高管理人员素质
有些档案管理人员的专业技能不强,不利于档案信息化的发展。因此,我们要加强档案管理人员的素养,提高他们对档案管理专业知识的掌握能力。首先,我们要营造良好的工作氛围,改变档案管理人员的消极的工作态度,并对工作人员进行严格的考核,调动工作人员的工作热情。第二,政府或公司要对档案管理人员进行专业技能的培训,定期开展专业知识的培训讲座,提高他们档案管理的专业能力。第三,我们要培养复合型的档案管理人才,让他们了解更多的其他领域的知识,增强他们的法律意识和信息技术能力,形成专业能力更强的档案管理团队。
(三)創新服务理念
在大数据时代的背景下,档案管理人员应该对数据库内的档案资源进行整合及分析,制定适合自己公司或政府发展的计划或策略[3]。首先,工作人员要改变自己传统的档案管理理念,不断扩展对档案资源的定位,提高对资源管理的归档意识。档案管理员要定期对档案资源进行归档,不断分析有价值的信息资源,避免对公司产生不良的影响。第二,档案管理人员应该创新服务理念,将传统被动的合作方式转为主动寻求合作,进一步实现数据库内档案资源的共享,促进档案管理行业的发展。最后,我们要加强工作人员的创新能力,让他们能够在大数据时代更好地抓住发展机遇,赢得胜利。
(四)加强安全管理
在大数据的背景下,信息技术在我们工作生活中运用越来越广泛,网络技术的开放性也使得档案安全的风险不断变大。因此,档案管理人员要提高自身的安全防范意识,根据自己所在政府或公司的档案管理的实际情况,制定出科学的安全管理机制[2]。我们要保证机制的严密性以及约束力,加强对工作人员的约束管理,避免信息泄露、丢失,以及工作人员的失误。在进行档案管理时,应该增加身份认证这一环节,防止有心人士盗取档案数据。并且我们可以设置单独登录的系统,防止出现异地登录的情况。同时,在进行档案管理时,管理人员必须对数据进行加密,设置一定的访问权限,并对所有文件进行及时的备份,防止文件损坏。
结语
大数据时代对档案资源的管理有着重大的影响。在档案管理发展过程中,我们要抓住机遇,勇敢地迎接挑战,不断完善档案管理的机制,加强对档案管理人员的管理,真正发挥出大数据对于档案管理发展的作用。我们要增强对于档案管理人员的培训,增强他们的服务意识,建立大数据档案信息资源平台,进一步实现资源共享,推动档案管理行业的有序发展。
参考文献:
[1]邓决. 大数据时代的运政档案管理思考[C]. 《智能城市》杂志社、美中期刊学术交流协会.2016智能城市与信息化建设国际学术交流研讨会论文集I.《智能城市》杂志社、美中期刊学术交流协会:旭日华夏(北京)国际科学技术研究院,2016:277.
[2]邹涛,赵柏林.大数据时代社保档案管理电子化的思考[J].山东人力资源和社会保障,2017(04):22-23.
[3]陈伟华.大数据时代事业单位档案管理工作的创新思考[J].城建档案,2019(06):74-75.
[4]王金英.大数据时代企业强化档案工作的思考[J].企业改革与管理,2019(02):18-19.
作者简介:
王迈,石家庄市社会保险中心。
关键词:大数据时代;档案管理;机遇
在当前大数据时代的背景下,信息化成为了档案管理的新的标志,对于档案管理有着极为重要的作用。因此,我们在进行档案管理时,要充分发挥信息技术的作用,提高信息技术在档案管理中的利用率。档案管理人员将信息、文件录入大数据系统,利用系统的自动分类功能,可以减轻工作人员的工作量,提高工作的效率。但大数据对于档案管理来说既是机遇又是挑战,我们要抓住科技发展中的机遇,战胜面对的挑战,不断推动大数据时代档案管理的发展。
一、大数据下档案管理的机遇与挑战
信息技术的迅猛发展对传统的档案管理模式产生了巨大的冲击,要求更新档案管理模式,发挥大数据的优势。大数据对档案管理的影响既是机遇又是挑战,我们要抓住发展中的机遇,战胜发展中产生的巨大挑战。
大数据的发展改变了工作人员对于档案管理的思维和管理方式,呈现出了新的档案管理模式。现阶段,档案大多数都是以电子版的方式进行保存,实体档案的形式已经越来越少了。我们通常把电子档案传到大数据平台,通过系统进行自动分类,并在大量的数据中挖掘有价值的信息,可以很快地完成工作任务,提高了工作的效率和水平。大数据下的数据分析不断推动档案管理的发展,为档案管理工作提供了更多的发展机会。
当然,大数据对于档案管理来说是一把双刃剑,我们需要面对很多的挑战。首先,我们需要调整对档案资源的管理。随着档案管理信息化的发展,档案资源逐渐由实体档案向数字化的形式转变,传统的资源管理方式已经不能够满足大数据信息资源的管理需求[1]。因此,我们需要不断对内容庞大、类型复杂的信息资源进行合理的分析,挖掘出真正有价值的信息。第二,随着科学技术的广泛应用,网络安全问题越来越严峻,对于档案的安全也产生了一定的威胁。很多保密档案都会涉及国家、政府或者公司的机密,这些信息资源一旦被泄露,会造成无法预估的损失。我们要加强档案管理的安全管理,防止网络病毒及黑客的攻击,尽最大可能保证档案的机密性。第三,由于科学技术与档案管理融合越来越密切,数据库的信息资源也越来越多,因此对于科学技术的要求也越来越高。很多档案管理的软件都没有统一的标志,使得各个系统内的信息资源无法进行交换,加大了管理的难度,不利于档案的管理。
二、大数据时代下档案管理工作的策略
(一)转变思维方式
在大数据发展的背景下,档案管理人员应该要更新自己的思想观念,转变自身的思维方式,顺应时代发展的潮流,利用大数据技术进行档案管理工作[4]。档案管理人员要主动发挥大数据的优势,利用大数据的思想进行档案管理。我们要充分挖掘档案中的数据,不断搜集信息资源,并提高自身的收集、分析数据的能力。我们还要建立新的档案管理模式,开拓自己的思维,不断完善信息化档案管理模式的发展。
(二)提高管理人员素质
有些档案管理人员的专业技能不强,不利于档案信息化的发展。因此,我们要加强档案管理人员的素养,提高他们对档案管理专业知识的掌握能力。首先,我们要营造良好的工作氛围,改变档案管理人员的消极的工作态度,并对工作人员进行严格的考核,调动工作人员的工作热情。第二,政府或公司要对档案管理人员进行专业技能的培训,定期开展专业知识的培训讲座,提高他们档案管理的专业能力。第三,我们要培养复合型的档案管理人才,让他们了解更多的其他领域的知识,增强他们的法律意识和信息技术能力,形成专业能力更强的档案管理团队。
(三)創新服务理念
在大数据时代的背景下,档案管理人员应该对数据库内的档案资源进行整合及分析,制定适合自己公司或政府发展的计划或策略[3]。首先,工作人员要改变自己传统的档案管理理念,不断扩展对档案资源的定位,提高对资源管理的归档意识。档案管理员要定期对档案资源进行归档,不断分析有价值的信息资源,避免对公司产生不良的影响。第二,档案管理人员应该创新服务理念,将传统被动的合作方式转为主动寻求合作,进一步实现数据库内档案资源的共享,促进档案管理行业的发展。最后,我们要加强工作人员的创新能力,让他们能够在大数据时代更好地抓住发展机遇,赢得胜利。
(四)加强安全管理
在大数据的背景下,信息技术在我们工作生活中运用越来越广泛,网络技术的开放性也使得档案安全的风险不断变大。因此,档案管理人员要提高自身的安全防范意识,根据自己所在政府或公司的档案管理的实际情况,制定出科学的安全管理机制[2]。我们要保证机制的严密性以及约束力,加强对工作人员的约束管理,避免信息泄露、丢失,以及工作人员的失误。在进行档案管理时,应该增加身份认证这一环节,防止有心人士盗取档案数据。并且我们可以设置单独登录的系统,防止出现异地登录的情况。同时,在进行档案管理时,管理人员必须对数据进行加密,设置一定的访问权限,并对所有文件进行及时的备份,防止文件损坏。
结语
大数据时代对档案资源的管理有着重大的影响。在档案管理发展过程中,我们要抓住机遇,勇敢地迎接挑战,不断完善档案管理的机制,加强对档案管理人员的管理,真正发挥出大数据对于档案管理发展的作用。我们要增强对于档案管理人员的培训,增强他们的服务意识,建立大数据档案信息资源平台,进一步实现资源共享,推动档案管理行业的有序发展。
参考文献:
[1]邓决. 大数据时代的运政档案管理思考[C]. 《智能城市》杂志社、美中期刊学术交流协会.2016智能城市与信息化建设国际学术交流研讨会论文集I.《智能城市》杂志社、美中期刊学术交流协会:旭日华夏(北京)国际科学技术研究院,2016:277.
[2]邹涛,赵柏林.大数据时代社保档案管理电子化的思考[J].山东人力资源和社会保障,2017(04):22-23.
[3]陈伟华.大数据时代事业单位档案管理工作的创新思考[J].城建档案,2019(06):74-75.
[4]王金英.大数据时代企业强化档案工作的思考[J].企业改革与管理,2019(02):18-19.
作者简介:
王迈,石家庄市社会保险中心。