论文部分内容阅读
摘 要：后勤档案管理作为后勤工作的组成部分，是一项非常重要的基础工作，要做好这项基础工作，就必须加强后勤档案的管理，并在新的形势下不断探索新的管理模式和管理方法，从而更好地为学校中心工作服务，也为学校事业的发展服务。
关键词：高校后勤；档案管理
一、高校后勤档案
高校后勤档案是高校档案的重要组成部分，它直接来源于后勤管理、服务、经营等活动，涉及广泛的内容，记载着丰富的信息，不仅是后勤工作重要的信息资源，也是后勤档案建设发展的基础，能为决策者起到参谋和助手的作用，是顺利开展后勤工作的基础，所以它是一项重要的基础性工作。高校后勤档案建设水平的提高对教学、科研及师生生活乃至学校教育事业的发展都有着重要的促进作用，因此要重视并做好这项重要的基础工作，发挥它的重要作用。后勤档案工作业已成为后勤改革必不可少的基础条件之一。高校应重视后勤档案的管理工作。高校后勤档案对高校的管理和发展发挥着重要的作用，针对高校后勤档案管理存在的问题，提出了加强高校后勤档案管理工作的相关对策。
二、后勤档案在后勤改革中的信息价值作用
（1）后勤档案的作用，高校后勤档案记录着后勤活动的全过程，储藏着大量有价值的信息，不仅对高校正常运转起着重要的保障作用，同时也是高校后勤科学管理必不可少的依据。其次，高校在后勤社会化改革中产生的大量档案，如服务协议、承包承租合同、财会档案、资产档案等，不仅是高校维护自身权益的依据，也是提高后勤管理效益的重要保障。
（2）后勤档案管理存在的主要问题。目前，高校后勤档案管理存在的主要问题有： 一是档案收集不够规范，时效滞后，后勤工作人员的档案归档意识不强，档案信息资源数量和质量得不到保证。二是档案工作责任不明确，各类档案分散管理，往往造成档案资料的遗漏、散失、缺档等。三是档案管理方式落后，仍以手工操作为主，计算机档案管理只起到辅助作用，档案的检索效率差。四是不少高校后勤可供开发的档案信息资源已有相当的规模，但缺乏对档案信息资源的开发利用，档案的潜在价值没有转变为现实的价值。
三、高校后勤档案的效用和特点
（1）后勤档案是实现后勤科学管理的重要条件。高校后勤档案真实记录着后勤工作、活动的全过程，因此后勤档案信息不仅能够提供记录，见证学校的发展，而且能为管理者提供正确决策、科学管理的依据，有利于指导各项工作的顺利开展，提高工作质量，增强工作效率，对深入开展后勤工作具有重要的参考价值，为决策者起到参谋和助手的作用，使后勤管理服务水平不断提高，逐步向科学化管理迈进。
（2）后勤档案是后勤顺利开展工作的重要依据。档案是设备、设施管理和维修的重要依据，它能在日常工作中扬长避短、提高工作效率。
（3）后勤档案是实现管理效益的重要依据。后勤档案的价值取决于对其开发利用的程度，注意充分利用，就会产生较大的经济效益。例如：解决学生宿舍超负荷用电问题，可以根据学校的实际情况，安装限电的智能电表，调用历年学生宿舍用电档案，制定相应的限用电数额，超出限电数部分的电费由宿舍的学生交付，学生浪费用电现象就会得到有效控制，私用违章电器的问题也会得到彻底解决，既保护了电路设施、又节省了人力、物力。
四、加强高校后勤档案管理工作的主要措施
（1）提高对后勤档案管理重要性的意识。高校领导的思想观念直接影响到档案管理工作的各个方面，因此加强高校后勤档案工作首先要提高领导者的意识，高校领导要将后勤档案工作纳入到高校整体工作计划中去。针对后勤部门业务涵盖面广的特点，要提高全员档案意识，重视专、兼职档案员的业务培训，以确保后勤档案的完整齐全和档案信息资源利用的质量。
（2）提升后勤档案信息化水平。随着信息技术的发展，档案计算机管理及档案信息数字化已是高校后勤档案管理的必然趋势，推进后勤档案数字化、信息化建设，首先，要加大相关投入，改变目前后勤档案管理主要依靠手工操作的現状，提升档案管理和利用服务的技术手段。实现档案自动化管理，充分发挥档案信息的作用，满足当代科学技术发展的需要。
（3）加强档案信息资源的开发。后勤档案价值的实现主要体现在利用上，档案信息资源利用强调及时、準确、全面、高效，加强后勤档案信息资源的开发利用。首先，要提高档案实体管理的质量，因为没有好的实体管理基础，就不可能有好的档案信息资源开发条件。其次，后勤部门在文件资料的收集和立卷归档时要注重对档案的优化，尽可能扩大档案数据库的容量。
（4）提高档案管理人员的素质。档案工作是一门管理科学，要实行档案的科学化、标准化、规范化管理，档案人员除了具备良好的政治、道德素养外还应有很强的业务素质和能力素质，档案人员必须经过专业培训并具有扎实的业务功底，要有较强的管理能力，能够适应新的发展形势的需要。
（5）制度建设。从加强档案制度建设入手，规范档案整理工作。根据各部门的自身特点以及各类档案形成规律， 制定出一整套科学完善的管理制度，建立健全规章制度是做好后勤档案建设的重要保证，应根据国家的有关规定和后勤部门的实际情况，完善后勤档案管理的规章制度，做到“依法治档”。要有制度、能落实、有检查、有验收。
随着后勤改革的深入，要提高后勤服务质量和服务水平，就要切实做好高校后勤档案工作，提高管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为学校的教学、科研和师生服务， 后勤的档案工作在新的形势下，要不断探索新的管理模式和管理方法，更好地为学校中心工作服务，开创档案工作的新局面。
五、结语
从当前高校后勤档案管理的现状来看，高校后勤档案所发挥的作用还很有限，通过改进后勤档案资料的收集和整理模式，提升档案信息化水平，加强档案信息资源的开发利用，对提高后勤档案管理水平及推动高校后勤的科学发展无疑能起到积极的促进作用。
参考文献：
[1]林端庄.高校后勤社会化与档案管理[J].兰台世界，2007.
[2]陈昌盛.高校后勤社会化思考[J].科技进步与对策，2001.
[3]王景高. 论档案信息资源开发[J].档案学通讯. 2000 .
[4]李欣.当代档案信息资源开发研究[J].档案学通讯. 2003 .
[5]熊光骏.高校应重视后勤档案的管理工作[J].高校后勤研究，1995.
[6] 邓绍兴.档案管理学第三版[M].1995.
作者简介：
席杰：河南南阳县人，工作单位：河南大学；研究方向：档案学在高校管理工作中的应用。
关键词：高校后勤；档案管理
一、高校后勤档案
高校后勤档案是高校档案的重要组成部分，它直接来源于后勤管理、服务、经营等活动，涉及广泛的内容，记载着丰富的信息，不仅是后勤工作重要的信息资源，也是后勤档案建设发展的基础，能为决策者起到参谋和助手的作用，是顺利开展后勤工作的基础，所以它是一项重要的基础性工作。高校后勤档案建设水平的提高对教学、科研及师生生活乃至学校教育事业的发展都有着重要的促进作用，因此要重视并做好这项重要的基础工作，发挥它的重要作用。后勤档案工作业已成为后勤改革必不可少的基础条件之一。高校应重视后勤档案的管理工作。高校后勤档案对高校的管理和发展发挥着重要的作用，针对高校后勤档案管理存在的问题，提出了加强高校后勤档案管理工作的相关对策。
二、后勤档案在后勤改革中的信息价值作用
（1）后勤档案的作用，高校后勤档案记录着后勤活动的全过程，储藏着大量有价值的信息，不仅对高校正常运转起着重要的保障作用，同时也是高校后勤科学管理必不可少的依据。其次，高校在后勤社会化改革中产生的大量档案，如服务协议、承包承租合同、财会档案、资产档案等，不仅是高校维护自身权益的依据，也是提高后勤管理效益的重要保障。
（2）后勤档案管理存在的主要问题。目前，高校后勤档案管理存在的主要问题有： 一是档案收集不够规范，时效滞后，后勤工作人员的档案归档意识不强，档案信息资源数量和质量得不到保证。二是档案工作责任不明确，各类档案分散管理，往往造成档案资料的遗漏、散失、缺档等。三是档案管理方式落后，仍以手工操作为主，计算机档案管理只起到辅助作用，档案的检索效率差。四是不少高校后勤可供开发的档案信息资源已有相当的规模，但缺乏对档案信息资源的开发利用，档案的潜在价值没有转变为现实的价值。
三、高校后勤档案的效用和特点
（1）后勤档案是实现后勤科学管理的重要条件。高校后勤档案真实记录着后勤工作、活动的全过程，因此后勤档案信息不仅能够提供记录，见证学校的发展，而且能为管理者提供正确决策、科学管理的依据，有利于指导各项工作的顺利开展，提高工作质量，增强工作效率，对深入开展后勤工作具有重要的参考价值，为决策者起到参谋和助手的作用，使后勤管理服务水平不断提高，逐步向科学化管理迈进。
（2）后勤档案是后勤顺利开展工作的重要依据。档案是设备、设施管理和维修的重要依据，它能在日常工作中扬长避短、提高工作效率。
（3）后勤档案是实现管理效益的重要依据。后勤档案的价值取决于对其开发利用的程度，注意充分利用，就会产生较大的经济效益。例如：解决学生宿舍超负荷用电问题，可以根据学校的实际情况，安装限电的智能电表，调用历年学生宿舍用电档案，制定相应的限用电数额，超出限电数部分的电费由宿舍的学生交付，学生浪费用电现象就会得到有效控制，私用违章电器的问题也会得到彻底解决，既保护了电路设施、又节省了人力、物力。
四、加强高校后勤档案管理工作的主要措施
（1）提高对后勤档案管理重要性的意识。高校领导的思想观念直接影响到档案管理工作的各个方面，因此加强高校后勤档案工作首先要提高领导者的意识，高校领导要将后勤档案工作纳入到高校整体工作计划中去。针对后勤部门业务涵盖面广的特点，要提高全员档案意识，重视专、兼职档案员的业务培训，以确保后勤档案的完整齐全和档案信息资源利用的质量。
（2）提升后勤档案信息化水平。随着信息技术的发展，档案计算机管理及档案信息数字化已是高校后勤档案管理的必然趋势，推进后勤档案数字化、信息化建设，首先，要加大相关投入，改变目前后勤档案管理主要依靠手工操作的現状，提升档案管理和利用服务的技术手段。实现档案自动化管理，充分发挥档案信息的作用，满足当代科学技术发展的需要。
（3）加强档案信息资源的开发。后勤档案价值的实现主要体现在利用上，档案信息资源利用强调及时、準确、全面、高效，加强后勤档案信息资源的开发利用。首先，要提高档案实体管理的质量，因为没有好的实体管理基础，就不可能有好的档案信息资源开发条件。其次，后勤部门在文件资料的收集和立卷归档时要注重对档案的优化，尽可能扩大档案数据库的容量。
（4）提高档案管理人员的素质。档案工作是一门管理科学，要实行档案的科学化、标准化、规范化管理，档案人员除了具备良好的政治、道德素养外还应有很强的业务素质和能力素质，档案人员必须经过专业培训并具有扎实的业务功底，要有较强的管理能力，能够适应新的发展形势的需要。
（5）制度建设。从加强档案制度建设入手，规范档案整理工作。根据各部门的自身特点以及各类档案形成规律， 制定出一整套科学完善的管理制度，建立健全规章制度是做好后勤档案建设的重要保证，应根据国家的有关规定和后勤部门的实际情况，完善后勤档案管理的规章制度，做到“依法治档”。要有制度、能落实、有检查、有验收。
随着后勤改革的深入，要提高后勤服务质量和服务水平，就要切实做好高校后勤档案工作，提高管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为学校的教学、科研和师生服务， 后勤的档案工作在新的形势下，要不断探索新的管理模式和管理方法，更好地为学校中心工作服务，开创档案工作的新局面。
五、结语
从当前高校后勤档案管理的现状来看，高校后勤档案所发挥的作用还很有限，通过改进后勤档案资料的收集和整理模式，提升档案信息化水平，加强档案信息资源的开发利用，对提高后勤档案管理水平及推动高校后勤的科学发展无疑能起到积极的促进作用。
参考文献：
[1]林端庄.高校后勤社会化与档案管理[J].兰台世界，2007.
[2]陈昌盛.高校后勤社会化思考[J].科技进步与对策，2001.
[3]王景高. 论档案信息资源开发[J].档案学通讯. 2000 .
[4]李欣.当代档案信息资源开发研究[J].档案学通讯. 2003 .
[5]熊光骏.高校应重视后勤档案的管理工作[J].高校后勤研究，1995.
[6] 邓绍兴.档案管理学第三版[M].1995.
作者简介：
席杰：河南南阳县人，工作单位：河南大学；研究方向：档案学在高校管理工作中的应用。