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[摘 要]在人力资源管理工作中，人事档案信息是其中非常重要的一项环节，在招聘人才、管理企业单位员工过程中发挥着至关重要的作用。随着人事档案信息管理模式的改革变化，人事档案信息在人力资源管理工作中的作用愈发重要。为了提升人事档案信息在人力资源管理中的作用，应努力建设现代化人事档案管理模式，构建电子信息化服务平台，同时确保人事档案信息的真实性、完整性和实时性，加强沟通和信息传达，充分发挥出人事档案信息的作用。
[关键词]人事档案；人力资源；作用
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）39-0335-01
引言
人力资源管理能帮助企业更好地培养人才和吸收人才，还能帮助企业在运营上更好地发展，对企业管理有着重要的意义。人事档案信息可以帮助公司便捷有效地挑选出符合公司岗位需求的人才，也能够准确掌握公司员工变动的实时情况，在人力资源管理中有着不可或缺的作用。但是人事档案信息在实际中往往不能发挥效用，满足不了人力资源管理的要求。
1人力资源管理与人事档案管理
1.1人力资源管理的概念
根据公司战略需求，利用现代化的管理方式，对人力资源进行合理分配，通过招聘以及培训等形式，让员工积极投入工作，深入挖掘员工潜力，为公司发展做出贡献，这一过程称之为人力资源管理。
1.2人事档案管理的概念
将记录了个人经历以及德才表现的人事档案进行收集和整理等一系列过程，称之为人事档案管理。它包括了五项基本内容：材料归档、检查核对、转递、保卫保密以及统计。人事档案管理的目的不仅是保守档案机密，还在于维护档案的完整性，防止材料缺失，以及便于档案材料的使用。
1.3人事档案管理与人力资源管理的关联性
在人力资源管理工作中，人事档案管理与人力资源管理的六大职能密不可分，有效促进着人力资源管理工作的正常进行。企业在招聘录用过程中会收集大量的个人简历，从招聘到录用每一步产生的信息都是建立人事档案所需的资料，初期收集到的简历要经过严格的筛选、鉴别，再通过面试，均合格后才能确定为最终录用人员。企业通过人事档案查看员工的基本信息，了解、分析基本情况，人事档案也是企业员工绩效考核、选拔任用的重要依据。科学地确定每位员工的绩效成绩是确定工资水平、奖励待遇的前提，这关系到员工的工作情绪和生活水平。人事档案与人力资源管理两者相互促进，相互依赖。人事档案是员工个人在文字方面的真实反映，为人力资源管理过程中的招聘、晋升、任用等环节奠定基础，要想科学、有效地制定人力资源计划，发挥参谋助手作用，让领导决策有据可循，就需要查阅员工流动的档案信息。
2人事档案管理在人力资源管理中发挥的作用
人事档案事业是一项崇高的事业，是组织人事工作的重要组成部分，充分发揮档案的作用，对于培养人才、选拔人才、使用人才具有十分重要的作用。特别是通过研究干部人事档案记载的各种信息，可以掌握人才队伍现状，为研究制定人才发展规划和人才政策，提高人才工作宏观管理水平提供信息支持，无论是国家机关还是企业、事业单位信息化的技术水平越来越高，许多数据资源都依靠网络来实现远程存取，网络已成为大家的公告平台。实现档案系统整体功能，是需要运用多学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的庞大系统工程，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
2.1提高企业内外部员工的整体质量
在企业内部，人力资源的招聘工作涉及两个方面，即内部和外部招聘。顾名思义，内部招聘就是从企业的内部选择优秀的员工，而外部招聘就是通过社会招聘或者校园招聘寻找所需人才。然而在内部招聘中，招聘人员往往会出现利用裙带关系进行招聘的现象，而不关注应聘者的专业素质，这就造成了员工素质低下，影响了企业的形象，同时也对企业的内部管理造成了严重的影响。通过对人事档案的管理，能对员工的资料进行系统的分析，更好地安排相关招聘人员，从而保证员工的高质量。另外，在内部招聘中，企业能对员工的基本信息有更充分的了解，从中选拔出更优秀的人才。
2.2利用人事档案信息合理配置人力资源
人事档案信息包括员工的个人基本信息、工作经历、专业技能综合素质评价和工作绩效等全方面反映员工整体情况，是人力资源管理部门配置岗位的重要依据。在进行人力资源选拔和组织安排工作中，按照每个员工的个人能力和综合素养合理调配分工，真正体现人力资源管理的职能效用。对于刚进入公司的新员工，按照人事档案信息所反映出的员工特点，合理制定符合员工发展的培训方案，能够让员工快速发挥出自身优势，确保人才的有序流动，推进提高人力资源管理的水平。
2.3人事档案信息可以为单位重要决策提供参考信息
人事档案信息中员工绩效考核等信息的记录，是考察和对比不同员工工作效果的重要参考依据，与公司内部的薪资待遇、福利保障和绩效考核有密切的联系。人事档案信息对于员工的职位调整、薪资调整和福利奖惩等重要决策都是主要的参考信息，人力资源管理部门做好人事档案信息的记录工作能够确保这些参考信息的公平公正性，对凝聚公司员工凝聚力和团结性有直接作用。
2.4有利于员工更好地进行职业生涯规划。
人事档案不但反映了员工的调动情况，还记录了员工离职情况以及接受的教育水平程度，此外，还有员工的专业特长、职务及职称、薪酬情况和在工作中的表现情况。公司的管理者可以通过人事档案中的各项信息，制定一个适合员工发展的职业规划，如一个市场营销人员，在公司从事销售工作3年，工作期间表现良好，是公司的销售业绩冠军，平时的工作中表现积极，与同事相处的也很好，那么公司就可以将他以销售部门经理为下一阶段的目标进行培养。
2.5帮助企业更有针对性的实施培训
对员工的培训工作是一项很重要的任务，公司要对每个员工有充分的了解，对员工进行针对性的培训，只有这样才能达到预期的培训效果。通过人事档案管理，公司可以知道员工的年龄，还有员工所接受的教育程度，对于年龄较小的员工，公司可以进行员工知识培训，让新员工能更好的了解工作内容；对于年长的员工，由于他们不太能接受这种培训，公司可以采用健康培训的方式，调动员工的积极性，让他们能更好地投入到工作中。
2.6有助于人力资源管理需求预测科学化和规范化
近年来，学界对人事档案的管理主要是研究人事档案管理问题与策略、人力资源需求。影响人力资源需求的主要因素是由组织内部决定的，真实可靠的人事档案对于分析组织内部的人力资源状况能不能适应组织的发展需求，制定科学的人力资源计划有着极其重要的作用，没有根据人事档案而建立的人力资源需求预测肯定是徒劳无功的。因此，人事档案管理对人力资源的预测更科学、规范，有利于制定合理的管理规划。
结束语
人事档案能够为用人单位提供较为完整地人才信息，方便领导作出用人决策，更好的发挥人力资源的作用。人事档案管理工作的好坏，会直接的影响到用人单位的工作效率，直接影响到每个人的切身利益。只有管理好人事档案，发挥档案的最佳作用，充分挖掘人力资源的潜力，才能最大程度上保证整个单位的正常运行。
参考文献
[1]周静.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用[J].企业改革与管理. 2017（15）.
[2]张杰军.人事档案管理在企业人力资源管理中的重要性[J].管理观察. 2017（35）.
[3]伍伟.如何发挥人事档案管理在人力资源管理中的作用[J].人力资源管理. 2017（12）.
[关键词]人事档案；人力资源；作用
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）39-0335-01
引言
人力资源管理能帮助企业更好地培养人才和吸收人才，还能帮助企业在运营上更好地发展，对企业管理有着重要的意义。人事档案信息可以帮助公司便捷有效地挑选出符合公司岗位需求的人才，也能够准确掌握公司员工变动的实时情况，在人力资源管理中有着不可或缺的作用。但是人事档案信息在实际中往往不能发挥效用，满足不了人力资源管理的要求。
1人力资源管理与人事档案管理
1.1人力资源管理的概念
根据公司战略需求，利用现代化的管理方式，对人力资源进行合理分配，通过招聘以及培训等形式，让员工积极投入工作，深入挖掘员工潜力，为公司发展做出贡献，这一过程称之为人力资源管理。
1.2人事档案管理的概念
将记录了个人经历以及德才表现的人事档案进行收集和整理等一系列过程，称之为人事档案管理。它包括了五项基本内容：材料归档、检查核对、转递、保卫保密以及统计。人事档案管理的目的不仅是保守档案机密，还在于维护档案的完整性，防止材料缺失，以及便于档案材料的使用。
1.3人事档案管理与人力资源管理的关联性
在人力资源管理工作中，人事档案管理与人力资源管理的六大职能密不可分，有效促进着人力资源管理工作的正常进行。企业在招聘录用过程中会收集大量的个人简历，从招聘到录用每一步产生的信息都是建立人事档案所需的资料，初期收集到的简历要经过严格的筛选、鉴别，再通过面试，均合格后才能确定为最终录用人员。企业通过人事档案查看员工的基本信息，了解、分析基本情况，人事档案也是企业员工绩效考核、选拔任用的重要依据。科学地确定每位员工的绩效成绩是确定工资水平、奖励待遇的前提，这关系到员工的工作情绪和生活水平。人事档案与人力资源管理两者相互促进，相互依赖。人事档案是员工个人在文字方面的真实反映，为人力资源管理过程中的招聘、晋升、任用等环节奠定基础，要想科学、有效地制定人力资源计划，发挥参谋助手作用，让领导决策有据可循，就需要查阅员工流动的档案信息。
2人事档案管理在人力资源管理中发挥的作用
人事档案事业是一项崇高的事业，是组织人事工作的重要组成部分，充分发揮档案的作用，对于培养人才、选拔人才、使用人才具有十分重要的作用。特别是通过研究干部人事档案记载的各种信息，可以掌握人才队伍现状，为研究制定人才发展规划和人才政策，提高人才工作宏观管理水平提供信息支持，无论是国家机关还是企业、事业单位信息化的技术水平越来越高，许多数据资源都依靠网络来实现远程存取，网络已成为大家的公告平台。实现档案系统整体功能，是需要运用多学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的庞大系统工程，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
2.1提高企业内外部员工的整体质量
在企业内部，人力资源的招聘工作涉及两个方面，即内部和外部招聘。顾名思义，内部招聘就是从企业的内部选择优秀的员工，而外部招聘就是通过社会招聘或者校园招聘寻找所需人才。然而在内部招聘中，招聘人员往往会出现利用裙带关系进行招聘的现象，而不关注应聘者的专业素质，这就造成了员工素质低下，影响了企业的形象，同时也对企业的内部管理造成了严重的影响。通过对人事档案的管理，能对员工的资料进行系统的分析，更好地安排相关招聘人员，从而保证员工的高质量。另外，在内部招聘中，企业能对员工的基本信息有更充分的了解，从中选拔出更优秀的人才。
2.2利用人事档案信息合理配置人力资源
人事档案信息包括员工的个人基本信息、工作经历、专业技能综合素质评价和工作绩效等全方面反映员工整体情况，是人力资源管理部门配置岗位的重要依据。在进行人力资源选拔和组织安排工作中，按照每个员工的个人能力和综合素养合理调配分工，真正体现人力资源管理的职能效用。对于刚进入公司的新员工，按照人事档案信息所反映出的员工特点，合理制定符合员工发展的培训方案，能够让员工快速发挥出自身优势，确保人才的有序流动，推进提高人力资源管理的水平。
2.3人事档案信息可以为单位重要决策提供参考信息
人事档案信息中员工绩效考核等信息的记录，是考察和对比不同员工工作效果的重要参考依据，与公司内部的薪资待遇、福利保障和绩效考核有密切的联系。人事档案信息对于员工的职位调整、薪资调整和福利奖惩等重要决策都是主要的参考信息，人力资源管理部门做好人事档案信息的记录工作能够确保这些参考信息的公平公正性，对凝聚公司员工凝聚力和团结性有直接作用。
2.4有利于员工更好地进行职业生涯规划。
人事档案不但反映了员工的调动情况，还记录了员工离职情况以及接受的教育水平程度，此外，还有员工的专业特长、职务及职称、薪酬情况和在工作中的表现情况。公司的管理者可以通过人事档案中的各项信息，制定一个适合员工发展的职业规划，如一个市场营销人员，在公司从事销售工作3年，工作期间表现良好，是公司的销售业绩冠军，平时的工作中表现积极，与同事相处的也很好，那么公司就可以将他以销售部门经理为下一阶段的目标进行培养。
2.5帮助企业更有针对性的实施培训
对员工的培训工作是一项很重要的任务，公司要对每个员工有充分的了解，对员工进行针对性的培训，只有这样才能达到预期的培训效果。通过人事档案管理，公司可以知道员工的年龄，还有员工所接受的教育程度，对于年龄较小的员工，公司可以进行员工知识培训，让新员工能更好的了解工作内容；对于年长的员工，由于他们不太能接受这种培训，公司可以采用健康培训的方式，调动员工的积极性，让他们能更好地投入到工作中。
2.6有助于人力资源管理需求预测科学化和规范化
近年来，学界对人事档案的管理主要是研究人事档案管理问题与策略、人力资源需求。影响人力资源需求的主要因素是由组织内部决定的，真实可靠的人事档案对于分析组织内部的人力资源状况能不能适应组织的发展需求，制定科学的人力资源计划有着极其重要的作用，没有根据人事档案而建立的人力资源需求预测肯定是徒劳无功的。因此，人事档案管理对人力资源的预测更科学、规范，有利于制定合理的管理规划。
结束语
人事档案能够为用人单位提供较为完整地人才信息，方便领导作出用人决策，更好的发挥人力资源的作用。人事档案管理工作的好坏，会直接的影响到用人单位的工作效率，直接影响到每个人的切身利益。只有管理好人事档案，发挥档案的最佳作用，充分挖掘人力资源的潜力，才能最大程度上保证整个单位的正常运行。
参考文献
[1]周静.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用[J].企业改革与管理. 2017（15）.
[2]张杰军.人事档案管理在企业人力资源管理中的重要性[J].管理观察. 2017（35）.
[3]伍伟.如何发挥人事档案管理在人力资源管理中的作用[J].人力资源管理. 2017（12）.