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问：用Excel进行大量数据录入时难免会出错，而检查录入错误更是一件不容易的事情。请问，有没有什么办法可以帮我解决这个难题？
答：正确地录入数据是保证统计工作有效进行的前提条件。要确保数据录入正确，除小心谨慎外，还要掌握一些必要的技巧。
1．限定“数据有效性”，确保录入数据在范围内
一般情况下，在一个表格结构中，相同字段的数据总是在一定范围内，比如“姓名”字段为文本数据类型，其长度为2～4个汉字；学生“考试成绩”字段为整数或小数，其范围介于0～150之间。根据这一特点，可以在录入数据之前，设置表行或表列数据的录入允许值范围（表头除外）。在规定范围内的数据能顺利录入，超出范围的数据系统会发出拒绝录入的警告，这样就大大降低了数据录入的错误率。具体操作过程是：执行“数据”→“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡。在控制数据录入范围的“有效性条件”本文框的“允许值”下拉列表中，按照需求，选择合适的数值类型，填写最小值、最大值即可。
2.利用“替换”功能，消除文字录入中误输入的空格
在录入文字时，往往由于各种原因，会在所输入的一组文字的中间或前、后产生空格，有时靠肉眼无法复核错误，尤其是在空格出现在文字前或后，单元格格式又分别设置在“靠右”或“靠左”对齐时。这种隐含的错误会直接导致Excel运算结果的错误。其纠错办法是：执行“编辑”→“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入一个空格，在“替换为”文本框中不做任何输入，单击“全部替换”。整个工作表中错误录入的所有空格全部消除。
3.通过“圈释无效数据”，查找录入错误
提前进行了数据有效性设置，但在区域内粘贴了其他区域的数据，或区域内运用了公式计算时，也有可能产生错误。其解决办法如下：执行“工具”→“公式审核”→“显示‘公式审核’工具栏”命令，在Excel窗口中添加“公式审核”工具。单击工具栏上的“圈释无效数据”按钮，则超范围数据被一一圈释出来。
（作者：吕维智河北黄骅市第三中学）
答：Excel XP版本的电子表格具备语音功能，它能够在输入数据或进行数据核对时，读出输入的数据，从而减少输入错误的几率。
第一步，安装“从文本到语言”转换程序。具体方法如下：打开Microsoft Office安装程序，选中“添加或删除功能”，单击“下一步”，在“要安装的功能”对话框中，点击“Microsoft Excel for Windows”一项前的“ ”，选择“从文本到语言”选项中的“从本机运行”，再单击“更新”即可。
第二步，添加“从文本到语言”工具栏。具体方法是：选中“工具”菜单中的“自定义”，在“自定义”对话框中的“命令”中选择“工具”，从左侧的“类别”中选择“工具”，再从右面的“命令”中选中“显示‘文本到语言’工具栏”，将其拖放到“工具”菜单中。
第三步，从“工具”菜单中，单击“显示‘文本到语言’工具栏”。在出现的工具栏中，从左到右的五个按钮分别就是：“朗读单元格”、“停止朗读”、“按行”、“按列”和“按回车键开始朗读”。其中“按回车键开始朗读”的作用是每输入一个数据就朗读一个数据。若想取消此功能，只需再单击一次即可。其他四个按钮的功能很简单，这里不再赘述。
第四步，在电脑的“控制面板”中，找到并单击“语音”图标，在对话框的“语音选择”选项中选择所需的语言即可。“Microsoft Sam”是英语，遇到英语单词按字母逐个读出；“Microsoft Simplified Chinese”是汉语。两者不能兼用。另外，还可以根据需要改变朗读时的语音速度。
（作者：李艳春山东昌邑双台初中）
答：正确地录入数据是保证统计工作有效进行的前提条件。要确保数据录入正确，除小心谨慎外，还要掌握一些必要的技巧。
1．限定“数据有效性”，确保录入数据在范围内
一般情况下，在一个表格结构中，相同字段的数据总是在一定范围内，比如“姓名”字段为文本数据类型，其长度为2～4个汉字；学生“考试成绩”字段为整数或小数，其范围介于0～150之间。根据这一特点，可以在录入数据之前，设置表行或表列数据的录入允许值范围（表头除外）。在规定范围内的数据能顺利录入，超出范围的数据系统会发出拒绝录入的警告，这样就大大降低了数据录入的错误率。具体操作过程是：执行“数据”→“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡。在控制数据录入范围的“有效性条件”本文框的“允许值”下拉列表中，按照需求，选择合适的数值类型，填写最小值、最大值即可。
2.利用“替换”功能，消除文字录入中误输入的空格
在录入文字时，往往由于各种原因，会在所输入的一组文字的中间或前、后产生空格，有时靠肉眼无法复核错误，尤其是在空格出现在文字前或后，单元格格式又分别设置在“靠右”或“靠左”对齐时。这种隐含的错误会直接导致Excel运算结果的错误。其纠错办法是：执行“编辑”→“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入一个空格，在“替换为”文本框中不做任何输入，单击“全部替换”。整个工作表中错误录入的所有空格全部消除。
3.通过“圈释无效数据”，查找录入错误
提前进行了数据有效性设置，但在区域内粘贴了其他区域的数据，或区域内运用了公式计算时，也有可能产生错误。其解决办法如下：执行“工具”→“公式审核”→“显示‘公式审核’工具栏”命令，在Excel窗口中添加“公式审核”工具。单击工具栏上的“圈释无效数据”按钮，则超范围数据被一一圈释出来。
（作者：吕维智河北黄骅市第三中学）
答：Excel XP版本的电子表格具备语音功能，它能够在输入数据或进行数据核对时，读出输入的数据，从而减少输入错误的几率。
第一步，安装“从文本到语言”转换程序。具体方法如下：打开Microsoft Office安装程序，选中“添加或删除功能”，单击“下一步”，在“要安装的功能”对话框中，点击“Microsoft Excel for Windows”一项前的“ ”，选择“从文本到语言”选项中的“从本机运行”，再单击“更新”即可。
第二步，添加“从文本到语言”工具栏。具体方法是：选中“工具”菜单中的“自定义”，在“自定义”对话框中的“命令”中选择“工具”，从左侧的“类别”中选择“工具”，再从右面的“命令”中选中“显示‘文本到语言’工具栏”，将其拖放到“工具”菜单中。
第三步，从“工具”菜单中，单击“显示‘文本到语言’工具栏”。在出现的工具栏中，从左到右的五个按钮分别就是：“朗读单元格”、“停止朗读”、“按行”、“按列”和“按回车键开始朗读”。其中“按回车键开始朗读”的作用是每输入一个数据就朗读一个数据。若想取消此功能，只需再单击一次即可。其他四个按钮的功能很简单，这里不再赘述。
第四步，在电脑的“控制面板”中，找到并单击“语音”图标，在对话框的“语音选择”选项中选择所需的语言即可。“Microsoft Sam”是英语，遇到英语单词按字母逐个读出；“Microsoft Simplified Chinese”是汉语。两者不能兼用。另外，还可以根据需要改变朗读时的语音速度。
（作者：李艳春山东昌邑双台初中）