浅谈档案的管理与保护措施

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  摘要:在科技高速发展的今天,人们的生活工作都己经步入信息化的热潮,档案的使用和保存材质,也由以往的纸质形式向电子形式转变,简洁、方便等优点使电子形式的档案逐渐普遍起来,我国对于电子档案的使用和管理方面起步比较晚,目前很多企业或者单位对于档案的管理和保存方式多存在着纸质和电子档案相结合的模式,因此纸质档案的管理和保护工作仍然十分重要,对于电子档案的管理和保护工作,还有待探索。
  关键字:档案;管理;保护
  引言:配电网的工程管理中会产生各种各样的实时数据,内容量比较丰富,数据规模比较庞大,是电网生产运作的第一手资料,信息资源比较珍贵和重要,因此资料的录入和档案的管理和保护工作是十分重要的。本文对我国目前档案管理和保护工作中存在的不足进行简述,并对如何更好的管理和保护档案提出自己的看法。
  一、档案管理和保护工作中的不足
  1.档案保护意识薄弱。在档案管理和保护的过程中,经常会发生档案受损或者丢失的现象,这是由于对于档案的保护意识不足造成的。档案工作人员缺乏对于档案的的保护意识,有些档案工作人员在整理、收集、利用档案的实际的工作中,并未尽到保护档案的义务和职责,导致有些档案的损坏或者丢失,这种玩忽职守的行为对于档案管理工作造成了很大不良影响,甚至会带来无法估量的损失。随着网络信息技术在档案中的广泛应用,电子档案的使用越来越普及,如果这种档案在利用时损坏或者丢失,将会很难修复,而且产生的不良影响比较大。还有一些档案有着很高的历史文化价值,是我国文化的传承和延续,必须竭尽全力避免它们流失或者消逝。因此,提高每个档案管理工作人员的档案管理保护意识,意识到档案保护的重要性,认真、谨慎的对于档案管理中的每道工序是十分必要的,每位档案工作者都应该意识到自己对于保护档案应有的职责。
  2.档案保护的规章制度不健全。我国虽然针对档案保护颁布了《档案法》,但是其中的法律法规存在一定的模糊性和普遍性、局限性,缺乏一定的系统性。同时,由于我国的地域跨度比较大,存在着经济发展不平衡的现象的现象,各区域、单位的档案管理工作具体内容有所不同,造成一些法规制度的实际操作性不强。因此,我们在档案管理工作的过程中,应该不断的借鉴国外先进的管理和保护经验,采取一些弥现行补法律法规不足的措施,使我国的档案管理工作日渐趋于科学化、合理化,具有精准的操作依据,切实得到保护。
  3.我国的档案管理保护技术相对比较落后。同国外一些先进国家相比较,虽然,我国对档案管理和保护技术的研究起步比较早,某些手法和技术也比较成熟,但是新的环境背景下,已有的档案管理保护技术确实无法满足新的档案,例如电子档案的需求。以传统档案为载体的保护技术急需进行改进。我国目前的档案库房的现代化技术含量比较低,新型档案载体的保护技术,计算机病毒监控、数据库修复等技术有待提高,以及档案管理的手段和精准度相对落后,这对于档案的长期保存有许多的弊端。
  二、档案的管理与保护措施
  1.增强档案工作人员的保护意识。档案管理和保护的第一道屏障就是档案管理人员,他们是档案保护工作的首要执行者,对于档案管理工作的展开有着举足轻重的作用。因此,我们应该加强档案工作人员的保护意识和保护技术方面的培训,提高他们的业务操作水平和使用新技术保护档案的能力。一定要让档案工作人员意识到自己工作的重要性,并且在实际的工作中,谨慎细致的做好每一道保护档案的工序,在已有的技术条件下,积极地履行自己的义务和职责,最大可能的保护好档案,从而有效的实现档案管理保护工作。
  2.加强档案保护法律建设和监督。我国目前档案保护的工作不到位的重要原因就是对档案保护的规章制度不健全,在档案保护工作中无标准可依。我国虽然已经颁布了《档案法》以及其他一些保护档案的法律法规,但是对于档案保护中的具体事宜,规范并不明确,仍旧缺乏一个完善的档案保护体系。我们应该加强对不同区域、部门的档案保护工作的调查研究,在遵循《档案法》的大框架下,逐步完善,并且制定科学的、合理的、具有操作性的、更加细致的保护档案的措施。与此同时,档案的管理机构还应该对个单位档案管理工作进行有效监督,加强对档案管理的执法力度,对于档案信息的开发利用工作进行积极地展开,提高档案利用的价值,使管理阶层意识到档案保护的重要性,在财力、物力等方面获取有关部门对档案管理工作的支持。
  3.规范使用档案材料。负责档案管理的有关单位或者部门在选择档案稿纸的时候一定要注意纸张的质量,不能随便拿什么材质的纸张就用,在字迹材料的选择上,应该挑选碳素墨水、印泥等耐久性比较强的材质。一般的文档原稿或许是手工书写的材质,但是一些对于电子文档则需要录入。一般电子档案的保护措施,最好采用激光类的打印设备,还应该注意保存档案设施的质量,对于长期保存文档的设施,应该给以定期检测和维修。档案储存的潜在风险是容易受到一些病毒的入侵导致文件受损或者被篡改等,因此,对于电子档案的保护,有关部门应该加强档案管理工作方面的纪律法规建设,确保档案使用人员都能够合理的、科学的使用档案,并且严格遵守档案使用的准则,以避免档案在使用过程中受到损坏,有失安全。
  4.应该加强档案储存空间的管理。目前,我国对于档案的保护比较重视,除了颁布一系列的例如《档案法》之类的法律法规外,对于档案管理的改革措施也推出了不少,档案的立卷改革不仅减少了档案整理的环节,同时也减轻了档案管理工作人员的负担。档案文件在经过归类后进入档案库房或者档案室的时候,对档案的管理工作就是档案保护的一个比较重要的环节。档案室或者档案库房的选择应该符合“六防”的标准:1)储存档案的空间环境必须干净、整洁,并对对室内的气温、湿度进行定时检测,温度保持在14℃~20℃为宜,湿度最好保持在50℃~65℃的范围内;2)对于一些置放纸质档案的夹层空间,应该放一些防蛀的物品,例如樟脑丸等杀虫药,以防止文件遭受虫蛀而受损;3)档案储存室或者档案储存库房的窗户应该尽量设置的比较少,或者尽量少开窗,尤其是东西方向的窗户尽量少开,而且应该在窗户的玻璃上采取一些防止紫外线的措施,例如给窗户安装毛玻璃、带有颜色的玻璃或者配置一些防止紫外线的窗帘,避免或者减少紫外线对档案的破坏;4)对于档案室或者档案库房里的光源的选择,应该以含紫外线比例比较小的人工光源为主,最好都使用白炽灯照亮,避免使用日光灯或者自然光源,日光灯对于纸质档案存在着一定的损伤;5)档案储存室应该密封管理,避免有害气体或者灰尘对文档的侵蚀,工作人员在进出档案室的时候最好换上拖鞋,对于档案的管理和保护,我们应该谨慎对待,最大限度的延长档案的使用寿命。
  总结:
  综上所述,虽然档案的管理档和保护工作并不能直接产生一些看得见的生产建设成果,但是做好了案管理保护工作,可以保护好我们祖先遗留下的精神文化财富,加以利用,用来指导我们的经济文化建设,创造新的劳动成果,也可以把我们这一代人的凝聚着聪明才智的档案资料留给后世,造福我们的子孙后代,把人类文明和精神资源财富世代相传。
  参考文献
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