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摘要：互联网信息技术的发展，促进了各个行业的发展，每个行业都将现代化的技术水平应用到了自身的发展中，实现了现代化、智能化、数字化的发展。人事档案数字化建设是社会发展的必然趋势，虽然目前各单位已经取得了一定的效果，但是还是存在一些问题，很容易出现档案信息泄漏的现象。因此，在进行人事档案数字化建设的过程中，需要对档案信息进行严格的管理和控制，保证人事信息的安全性。
关键词：人事档案；数字化；安全保密控制
一、档案数字化建设原则
1、文档一体化原则
要想进行档案的数字化建设，首先要对人事档案进行统一化、一体化的管理。每个单位的工作情况都是存在差异的，人事档案管理人员根据实际情况来加强人事档案的数字化建设，并与部门中的其他管理模式相结合，让人事档案管理部门的管理水平得到提升，将数字化建设与自动化建设结合，使二者相互促进，相互协调，以此实现人事档案的科学化、规范化管理。
2、电子文件与纸质文件并存原则
传统的人事档案管理方式是对纸质方案进行收集、整理和存放，这种人事档案管理方法在长时间的使用或者存放的过程中，很容易出现磨损或者损坏的现象，这对人事档案的实际应用效果有着严重的影响。电子档案在应用的过程中就不会存在破损的现象，但是电子档案的基于互联网平台使用的，网络环境的安全性比较差，人事档案在录入或者保存的过程中很容易受到病毒的入侵，导致档案信息泄漏或者丢失，不能保证档案资料的安全性。想要实现人事档案的数字化建设，需要同时使用纸质文档和电子文档进行档案资料的存储，这样才可以保证人事档案的安全性和完整性。
3、安全保密体系原则
人事档案在管理的过程中，保证人事资料的安全性，避免出现信息泄露的现象是每种档案管理模式都应该遵守的原则。人事档案信息中包含的信息资料比较多，如果不能保证信息的安全性，会对单位产生严重的影响。在进行人事档案数字化建设的过程中，对档案信息的安全管理是非常有必要的，相关单位需要档案管理人员进行严格的要求，并且也要加强对工作人员安全保密技术的培训，使其在工作的过程中，可以对人事档案进行规范化的操作和管理，保证整个过程的安全。
二、人事档案数字化的基本过程
1、扫描前整理
在扫描人事档案前，对人事档案进行适当整理，确保人事档案数字化质量。根据档案著录规则，规范人事档案的目录。对不规范、错误的材料名称、页号、页数等进行修定。拆除影响扫描工作的装订物，剔除无关或重复的文件，修复破损的档案，压平折皱不平的档案，填写数字化过程交接登记表。
2、扫描
采取适合人事档案规格的扫描仪进行扫描。页面中有照片、印章、红头等的档案可采用彩色模式进行扫描。分辨率一般大于或等于 100dpi，如文字密集、偏小、清晰度差可提高分辨率。填写转换过程交接登记表，核对所有档案材料的页数与整理时填写的页数是否一样，不同的应写明具体处理方法和原因。扫描完成后，应按人事档案保管要求重新装订。装订时，不得改变其排列顺序，保证人事档案安全、无遗漏。
3、图像处理
检查图像清晰度、偏斜度、失真度等。对不符合要求的图像，需重新处理。由于操作不当，如扫描图像不完整、不能清晰识别的应重新扫描，漏扫的应补扫插人图像，排列顺序与原档案不同的需及时调整，纠偏处理偏斜的圖像，旋转还原方向不正确的图像。
4、图像存储
一般可采用 JPEG 格式存储图像，在保证图像清晰情况下尽量缩小存储容量。图像文件的名称要与纸质人事档案的档案号相同，多页文件按档案号建立文件夹。
5、目录建库
根据档案著录规则进行著录，建立人事档案目录数据库。检查核对目录数据库，对不符合要求的数据进行修定。
6、数据挂接
质检合格后，汇总、检查图像文件和目录数据库的页数、名称、总数是否一致。建立一一对应关系，使用软件，使目录数据与相关图像快速批量挂接。记录、核对关联后文件的页数与人事档案整理、扫描时的页数是否一致，对不一致的应写明原因和处理办法。
7、数据备份
验收合格数据需及时备份。应采用多样化备份载体从而保证数据安全。备份数据也应检验能否打开、是否准确、完整等。做好备份标签，以便查找管理。填写人事档案数字化备份管理登记表。
三、安全保密控制
1、数字化成果管理存在安全隐患
在进行人事档案的数字化建设后，档案资料的种类和来源增加，一份档案资料的存在形式比较多，很容易出现信息泄露的现象。在人事档案的数字化建设中，不光要进行电子档案的管理，还要进行纸质档案的整理，增加了工作人员的工作强度。同时，人事档案资料在进行电子文件的存储时，很容易被复制或者拷贝，增加了信息泄露的风险。
2、加强制度建设确保数字化信息安全保密
建立完善的制度体系，用制度约束管理者，建立严谨的工作流程，减小泄密风险。加强数字化过程中各个环节安全保密机制，建立完整、规范的登录、账户管理、登记、整理、汇总、交接、利用信息等管理制度；对信息系统、设备采取身份认证、安全审计、访问控制等安全保密技术，保证人事档案原件与人事档案数字化信息的完整、安全和可长期利用。人事档案数字化单位要与实施人事档案数字化的工作相关人员或委托实施数字化工作的档案服务机构签订保密协议，明确保密责任和义务。
3、为人事档案数字化信息安全提供技术保障
随着科学技术的发展，高新设备技术越来越多，软件、设备的安全性逐步提升，能有效阻挡外界攻击，保证信息安全。加大对设备、软件的投入，能使人事档案信息管理及时更新，使人事档案数字化过程和管理更加高效、稳定、安全。人事档案数字化信息安全保密技术保障包括：防火墙技术、加密技术、操作系统安全内核技术、数字签名技术等。加密技术是人事档案数字化信息最直接安全的方法。对人事档案数字化信息加密的方式有很多，在传输过程中可用“非对称密钥”进行加密，包括用于发送电子档案信息的公开密钥和接收保密信息的私钥。第三方很难对“非对称密钥”加密的文档信息解码，便于电子人事档案安全传输。
结语：
档案数字化管理是一项重要的工作，在现代社会，信息技术以及互联网技术越来越发达，档案馆的信息资源也越来越丰富，为了减轻档案管理人员的工作量，必须采用先进的数字化技术，提高档案管理的质量与效率。档案数字化管理的过程中，要保证档案信息的安全性，做好保密控制，这样才能为使用者提供更好的服务，才能充分档案数字化管理的重要意义，实现安全的档案资源共享。
参考文献：
[1] 张莹. 档案数字化的质量和安全保密控制[J]. 数字化用户，2014，20（10）.
[2] 徐佳. 档案数字化的质量和安全保密控制[J]. 赤子（上中旬），2015（9）：175-175.
关键词：人事档案；数字化；安全保密控制
一、档案数字化建设原则
1、文档一体化原则
要想进行档案的数字化建设，首先要对人事档案进行统一化、一体化的管理。每个单位的工作情况都是存在差异的，人事档案管理人员根据实际情况来加强人事档案的数字化建设，并与部门中的其他管理模式相结合，让人事档案管理部门的管理水平得到提升，将数字化建设与自动化建设结合，使二者相互促进，相互协调，以此实现人事档案的科学化、规范化管理。
2、电子文件与纸质文件并存原则
传统的人事档案管理方式是对纸质方案进行收集、整理和存放，这种人事档案管理方法在长时间的使用或者存放的过程中，很容易出现磨损或者损坏的现象，这对人事档案的实际应用效果有着严重的影响。电子档案在应用的过程中就不会存在破损的现象，但是电子档案的基于互联网平台使用的，网络环境的安全性比较差，人事档案在录入或者保存的过程中很容易受到病毒的入侵，导致档案信息泄漏或者丢失，不能保证档案资料的安全性。想要实现人事档案的数字化建设，需要同时使用纸质文档和电子文档进行档案资料的存储，这样才可以保证人事档案的安全性和完整性。
3、安全保密体系原则
人事档案在管理的过程中，保证人事资料的安全性，避免出现信息泄露的现象是每种档案管理模式都应该遵守的原则。人事档案信息中包含的信息资料比较多，如果不能保证信息的安全性，会对单位产生严重的影响。在进行人事档案数字化建设的过程中，对档案信息的安全管理是非常有必要的，相关单位需要档案管理人员进行严格的要求，并且也要加强对工作人员安全保密技术的培训，使其在工作的过程中，可以对人事档案进行规范化的操作和管理，保证整个过程的安全。
二、人事档案数字化的基本过程
1、扫描前整理
在扫描人事档案前，对人事档案进行适当整理，确保人事档案数字化质量。根据档案著录规则，规范人事档案的目录。对不规范、错误的材料名称、页号、页数等进行修定。拆除影响扫描工作的装订物，剔除无关或重复的文件，修复破损的档案，压平折皱不平的档案，填写数字化过程交接登记表。
2、扫描
采取适合人事档案规格的扫描仪进行扫描。页面中有照片、印章、红头等的档案可采用彩色模式进行扫描。分辨率一般大于或等于 100dpi，如文字密集、偏小、清晰度差可提高分辨率。填写转换过程交接登记表，核对所有档案材料的页数与整理时填写的页数是否一样，不同的应写明具体处理方法和原因。扫描完成后，应按人事档案保管要求重新装订。装订时，不得改变其排列顺序，保证人事档案安全、无遗漏。
3、图像处理
检查图像清晰度、偏斜度、失真度等。对不符合要求的图像，需重新处理。由于操作不当，如扫描图像不完整、不能清晰识别的应重新扫描，漏扫的应补扫插人图像，排列顺序与原档案不同的需及时调整，纠偏处理偏斜的圖像，旋转还原方向不正确的图像。
4、图像存储
一般可采用 JPEG 格式存储图像，在保证图像清晰情况下尽量缩小存储容量。图像文件的名称要与纸质人事档案的档案号相同，多页文件按档案号建立文件夹。
5、目录建库
根据档案著录规则进行著录，建立人事档案目录数据库。检查核对目录数据库，对不符合要求的数据进行修定。
6、数据挂接
质检合格后，汇总、检查图像文件和目录数据库的页数、名称、总数是否一致。建立一一对应关系，使用软件，使目录数据与相关图像快速批量挂接。记录、核对关联后文件的页数与人事档案整理、扫描时的页数是否一致，对不一致的应写明原因和处理办法。
7、数据备份
验收合格数据需及时备份。应采用多样化备份载体从而保证数据安全。备份数据也应检验能否打开、是否准确、完整等。做好备份标签，以便查找管理。填写人事档案数字化备份管理登记表。
三、安全保密控制
1、数字化成果管理存在安全隐患
在进行人事档案的数字化建设后，档案资料的种类和来源增加，一份档案资料的存在形式比较多，很容易出现信息泄露的现象。在人事档案的数字化建设中，不光要进行电子档案的管理，还要进行纸质档案的整理，增加了工作人员的工作强度。同时，人事档案资料在进行电子文件的存储时，很容易被复制或者拷贝，增加了信息泄露的风险。
2、加强制度建设确保数字化信息安全保密
建立完善的制度体系，用制度约束管理者，建立严谨的工作流程，减小泄密风险。加强数字化过程中各个环节安全保密机制，建立完整、规范的登录、账户管理、登记、整理、汇总、交接、利用信息等管理制度；对信息系统、设备采取身份认证、安全审计、访问控制等安全保密技术，保证人事档案原件与人事档案数字化信息的完整、安全和可长期利用。人事档案数字化单位要与实施人事档案数字化的工作相关人员或委托实施数字化工作的档案服务机构签订保密协议，明确保密责任和义务。
3、为人事档案数字化信息安全提供技术保障
随着科学技术的发展，高新设备技术越来越多，软件、设备的安全性逐步提升，能有效阻挡外界攻击，保证信息安全。加大对设备、软件的投入，能使人事档案信息管理及时更新，使人事档案数字化过程和管理更加高效、稳定、安全。人事档案数字化信息安全保密技术保障包括：防火墙技术、加密技术、操作系统安全内核技术、数字签名技术等。加密技术是人事档案数字化信息最直接安全的方法。对人事档案数字化信息加密的方式有很多，在传输过程中可用“非对称密钥”进行加密，包括用于发送电子档案信息的公开密钥和接收保密信息的私钥。第三方很难对“非对称密钥”加密的文档信息解码，便于电子人事档案安全传输。
结语：
档案数字化管理是一项重要的工作，在现代社会，信息技术以及互联网技术越来越发达，档案馆的信息资源也越来越丰富，为了减轻档案管理人员的工作量，必须采用先进的数字化技术，提高档案管理的质量与效率。档案数字化管理的过程中，要保证档案信息的安全性，做好保密控制，这样才能为使用者提供更好的服务，才能充分档案数字化管理的重要意义，实现安全的档案资源共享。
参考文献：
[1] 张莹. 档案数字化的质量和安全保密控制[J]. 数字化用户，2014，20（10）.
[2] 徐佳. 档案数字化的质量和安全保密控制[J]. 赤子（上中旬），2015（9）：175-175.