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维护人事档案的真实性，是人事档案工作开展的可靠保证。真实性是人事档案最基本的特性，人事档案内容的真实性直接关系到人事档案的使用价值，关系到组织部门对人才的评价、培养和使用，关系到每个员工的切身利益和政治前途。因此，凡归档的材料必须实事求是、真实可靠。
1.严把材料形成关
通过对人事档案中出现问题较多的材料进行仔细分析，笔者发现其成因多是由于在材料形成时无人把关，或者是把关不严造成的。这既有制度方面的因素，也有管理人员责任心不强的原因。究竟谁应对材料的真实性负有第一责任，谁负有主要责任，出了问题后怎样负责任，这都需要做出明确规定。针对人事档案中出生日期出现问题最多的现状，为保证今后形成的人事档案出生日期的前后一致性，笔者认为应从真正的源头上就开始实施有效的监督管理。我国自1996年1月1日起开始使用由公安部和卫生部统一印制的《出生医学证明》，它是《中华人民共和国母婴保健法》规定的法规性文件，对规范出生人口登记具有重大意义。《出生医学证明》是一个人出生日期最原始、最真实、最有效的证明，具有法律效力。办理新生儿落户手续，《出生医学证明》是唯一依据。凭借《出生医学证明》办理户口、身份证等有效证件，取得唯一的、终身不变的身份证号码，三者理应完全一致。因此，必须严肃户籍管理制度，具体办理落户手续的工作人员对此负有直接责任。建议将《出生医学证明》的复印件放入人事档案，此举既会对少数诚信意识差的个体有一定的约束作用，又能证明出生日期的真实性。
2.严把归档材料审核关
人事档案工作者要切实负起责任，严禁虚假材料进入人事档案。中组部明确规定：凡是归入人事档案的材料，必须是经过组织审查认可的真实材料，必须内容准确、实事求是、手续完备，符合归档要求，这从制度上保证了人事档案的真实性。要维护人事档案的真实性，必须认真做好人事档案材料的鉴别工作。所谓人事档案材料的鉴别是指依照一定的原则与规定，对所收集的人事档案材料进行甄别和价值鉴定，再根据其真伪和价值进行取舍，最后将具有保存价值的材料归入档案，把不应当归档的材料剔出销毁或转送其他部门予以处理的一项业务工作。要做好人事档案材料的鉴别工作，人事档案工作者必须熟悉组织人事工作的各項政策和法规，熟悉人事档案材料的收集范围，熟悉鉴别工作的各项规程。对于收集的杂而乱的人事档案材料进行清理和鉴别，去伪存真，进行取舍，既是维护人事档案材料真实性的必要措施，也是确保人事档案质量的重要环节。人事档案工作者应严把入档材料审核关，本着“取之有据，弃之有理”的鉴别原则，对入档材料进行恰当、合理的审核和取舍，保证人事档案的真实性，杜绝虚假材料。
3.严把“三龄一历”认定关
“三龄一历”即年龄、工龄、党龄和学历，是人事档案的核心内容。开展“三龄一历”人事档案审核、认定工作，对于确保人事档案的质量具有重要意义。
（1）出生日期的认定。人事档案中出生日期前后记载不一致的，根据中组部组通字[1990]24号文件精神，原则上以人事档案材料中本人最先填写的出生日期为依据进行审核确认：或以调查后新收集的早于现有档案材料并可归档的本人所填写材料中的出生日期或原始户口底帐、登记一卡片、出生证等为依据（建国前出生的，以当地解放后的原始户口底帐等记载的出生日期为依据），按程序报批后确认。
（2）参加工作时间的认定。人事档案中参加工作时间前后记载不一致的，以档案中符合政策规定的最早有效材料的记载为依据审核确认，如招工审批表、应征青年入伍登记表、下乡知青登记表；或以调查后新收集的原始有效证明材料，或以可证明工作性质、时间并与档案原始记载相吻合的有效证明材料为依据，按程序报批后确认；大中专毕业生以分配报到的时间为依据。
（3）中共党员入党时间的认定。入党时间的认定应以本人档案中《入党志愿书》上的批准时间为准。在我党历史上，有些时期入党时间从支部党员大会通过之日算起，有些时期入党时间则从党委批准之日算起。因此，认定入党时间可参考中央组织部《党员管理手册》中党龄的计算方法，即1956年9月30日至1969年3月31日及和1982年9月6日至今的入党时间为支部大会接收为预备党员之日（须经上级党委批准），党龄从转正之日算起，预备期为一年。其他时期的入党时间为上级党委批准之日或上级党委批准为预备党员之日。
（4）学历、学位的认定。学历是指一个人最后也是最高层次的一段学习经历，以经教育行政部门批准、实施学历教育、有国家认可的文凭颁发权力的学校及其他教育机构所颁发的学历证书为凭证。学位是标志被授予者的受教育程度和学术水平达到规定标准的学术称号。认定学历、学位，首先要审查其学校是否具备办学资格，其次必须要有各种学历、学位相应的入学考试成绩、考生登记表、学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表（鉴定表）、毕业证书；外语水平或学科综合水平考试、论文答辩评审、授予学位的决定、学位证书、体检表、报到通知单等，进行相互印证。考生登记表、入学考试成绩可以鉴别入学渠道是否真实、规范；学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表（鉴定表）、论文答辩评审、授予学位的决定等学籍材料是否齐全、完整，是否有教务部门及毕业学校等相关部门的公章，如果符合上述条件，即可认定学历、学位。因历史原因（如文化大革命）造成个人人事档案中无学籍材料的，需查验本人毕业证书原件，同时，由组织人事部门向其毕业院校索要相关证明材料，核实无误后方可认定。在军队院校取得的学历、学位，按照国家教委、总参谋部、总政治部联合下发的《关于中国人民解放军院校学历证书实行统一制作和管理的通知》等文件认定。在军队成人教育和干部教育中毕业的学员，凡由中央军委批准，按照总部下达的招生计划参加地方或军队统考，符合招生政策规定被录取且取得学籍，经军队院校培训合格取得学历证书的，核定其学籍材料和毕业证书后方可认定。在国外攻读正规课程所获大学专科以上学历、学位证书和经批准的中外合作办学项目颁发的国外学历、学位证书的认定，可由教育部留学服务中心国际合作处进行评估认定，出具学历、学位证明。在各级党校获得的学历，应以人事档案中的党校报考登记表、学历证明、毕业鉴定表、成绩表等材料予以认定。
1.严把材料形成关
通过对人事档案中出现问题较多的材料进行仔细分析，笔者发现其成因多是由于在材料形成时无人把关，或者是把关不严造成的。这既有制度方面的因素，也有管理人员责任心不强的原因。究竟谁应对材料的真实性负有第一责任，谁负有主要责任，出了问题后怎样负责任，这都需要做出明确规定。针对人事档案中出生日期出现问题最多的现状，为保证今后形成的人事档案出生日期的前后一致性，笔者认为应从真正的源头上就开始实施有效的监督管理。我国自1996年1月1日起开始使用由公安部和卫生部统一印制的《出生医学证明》，它是《中华人民共和国母婴保健法》规定的法规性文件，对规范出生人口登记具有重大意义。《出生医学证明》是一个人出生日期最原始、最真实、最有效的证明，具有法律效力。办理新生儿落户手续，《出生医学证明》是唯一依据。凭借《出生医学证明》办理户口、身份证等有效证件，取得唯一的、终身不变的身份证号码，三者理应完全一致。因此，必须严肃户籍管理制度，具体办理落户手续的工作人员对此负有直接责任。建议将《出生医学证明》的复印件放入人事档案，此举既会对少数诚信意识差的个体有一定的约束作用，又能证明出生日期的真实性。
2.严把归档材料审核关
人事档案工作者要切实负起责任，严禁虚假材料进入人事档案。中组部明确规定：凡是归入人事档案的材料，必须是经过组织审查认可的真实材料，必须内容准确、实事求是、手续完备，符合归档要求，这从制度上保证了人事档案的真实性。要维护人事档案的真实性，必须认真做好人事档案材料的鉴别工作。所谓人事档案材料的鉴别是指依照一定的原则与规定，对所收集的人事档案材料进行甄别和价值鉴定，再根据其真伪和价值进行取舍，最后将具有保存价值的材料归入档案，把不应当归档的材料剔出销毁或转送其他部门予以处理的一项业务工作。要做好人事档案材料的鉴别工作，人事档案工作者必须熟悉组织人事工作的各項政策和法规，熟悉人事档案材料的收集范围，熟悉鉴别工作的各项规程。对于收集的杂而乱的人事档案材料进行清理和鉴别，去伪存真，进行取舍，既是维护人事档案材料真实性的必要措施，也是确保人事档案质量的重要环节。人事档案工作者应严把入档材料审核关，本着“取之有据，弃之有理”的鉴别原则，对入档材料进行恰当、合理的审核和取舍，保证人事档案的真实性，杜绝虚假材料。
3.严把“三龄一历”认定关
“三龄一历”即年龄、工龄、党龄和学历，是人事档案的核心内容。开展“三龄一历”人事档案审核、认定工作，对于确保人事档案的质量具有重要意义。
（1）出生日期的认定。人事档案中出生日期前后记载不一致的，根据中组部组通字[1990]24号文件精神，原则上以人事档案材料中本人最先填写的出生日期为依据进行审核确认：或以调查后新收集的早于现有档案材料并可归档的本人所填写材料中的出生日期或原始户口底帐、登记一卡片、出生证等为依据（建国前出生的，以当地解放后的原始户口底帐等记载的出生日期为依据），按程序报批后确认。
（2）参加工作时间的认定。人事档案中参加工作时间前后记载不一致的，以档案中符合政策规定的最早有效材料的记载为依据审核确认，如招工审批表、应征青年入伍登记表、下乡知青登记表；或以调查后新收集的原始有效证明材料，或以可证明工作性质、时间并与档案原始记载相吻合的有效证明材料为依据，按程序报批后确认；大中专毕业生以分配报到的时间为依据。
（3）中共党员入党时间的认定。入党时间的认定应以本人档案中《入党志愿书》上的批准时间为准。在我党历史上，有些时期入党时间从支部党员大会通过之日算起，有些时期入党时间则从党委批准之日算起。因此，认定入党时间可参考中央组织部《党员管理手册》中党龄的计算方法，即1956年9月30日至1969年3月31日及和1982年9月6日至今的入党时间为支部大会接收为预备党员之日（须经上级党委批准），党龄从转正之日算起，预备期为一年。其他时期的入党时间为上级党委批准之日或上级党委批准为预备党员之日。
（4）学历、学位的认定。学历是指一个人最后也是最高层次的一段学习经历，以经教育行政部门批准、实施学历教育、有国家认可的文凭颁发权力的学校及其他教育机构所颁发的学历证书为凭证。学位是标志被授予者的受教育程度和学术水平达到规定标准的学术称号。认定学历、学位，首先要审查其学校是否具备办学资格，其次必须要有各种学历、学位相应的入学考试成绩、考生登记表、学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表（鉴定表）、毕业证书；外语水平或学科综合水平考试、论文答辩评审、授予学位的决定、学位证书、体检表、报到通知单等，进行相互印证。考生登记表、入学考试成绩可以鉴别入学渠道是否真实、规范；学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表（鉴定表）、论文答辩评审、授予学位的决定等学籍材料是否齐全、完整，是否有教务部门及毕业学校等相关部门的公章，如果符合上述条件，即可认定学历、学位。因历史原因（如文化大革命）造成个人人事档案中无学籍材料的，需查验本人毕业证书原件，同时，由组织人事部门向其毕业院校索要相关证明材料，核实无误后方可认定。在军队院校取得的学历、学位，按照国家教委、总参谋部、总政治部联合下发的《关于中国人民解放军院校学历证书实行统一制作和管理的通知》等文件认定。在军队成人教育和干部教育中毕业的学员，凡由中央军委批准，按照总部下达的招生计划参加地方或军队统考，符合招生政策规定被录取且取得学籍，经军队院校培训合格取得学历证书的，核定其学籍材料和毕业证书后方可认定。在国外攻读正规课程所获大学专科以上学历、学位证书和经批准的中外合作办学项目颁发的国外学历、学位证书的认定，可由教育部留学服务中心国际合作处进行评估认定，出具学历、学位证明。在各级党校获得的学历，应以人事档案中的党校报考登记表、学历证明、毕业鉴定表、成绩表等材料予以认定。