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【摘 要】 随着供电企业的发展，供电企业的档案管理逐步规范和完善，具体表现在构建了系统的档案管理体制，也颁布了企业档案管理标准，工作中并严格按照档案管理制度标准贯彻执行。拥有了较为专业化的档案团队，在企业管理、城乡电网建设、农网升级工程等领域提供了大量的档案作为原始参考资料，体现了档案管理工作的价值。
【关键词】 供电企业；档案管理；数字化初探
供电企业的档案种类繁多，从档案实体类型和档案管理的方法方式上，较之以前有很大变化。体现出一系列新特点，如来源多样化、载体数字化、处理专业化、应用及时化等。档案二元结构，要求我们在对开展管理工作时，需要把握好档案实体管理和档案信息管理两个方面。
一、档案数字化的定义
档案管理是研究档案管理工作基本原理、原则、技术和方法的一门理论性与实践性很强的应用学科，是档案学中建立最早、历史最长、发展最成熟的一个分支。在现代档案管理中，其原始依据性、可靠性、实用性等特征更加突出和明显，具有不可替代的作用。随着社会的发展，以前的劳动密集型管理慢慢转向自动化、程序化管理，因此数字化档案管理已经显得越来越重要。
档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、聲音及其它各种方式和载体的文件。档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个结构有序的档案信息库，可为我们及时提供利用，实现资源共享。
二、档案数字化的工作内容
1、优化配置各种资源。我们的档案数字化建设需要投入，特别是建设初期软硬件配置投入较大，建成后也还需要一定的运行成本。地方档案馆在具备一定档案数字化条件的基础上，要按照成本效益最大化理论，根据不同的情况，进行档案专业人员和数字化技工人员、计算机和扫描设备的合理搭配，优化档案数字化的各种资源配置，提高档案数字化建设的投入产出比，构建档案数字化投入小产出大的新模式。
2、建立文件级目录数据库。我们要满足一般检索和管理的需要，就得建好档案文件级目录数据库。另外，档案的统计单位主要是立卷的卷，而档案的最小单位是文件的件，以件为单位的底数不清是普遍存在的问题。
3、适时建立专题数据库。我们要满足特殊检索需要，适时建立档案专题数据库。馆藏档案仅靠文件级目录数据库是不可能解决全部检索问题的。随着客观需要的变化，对某一专题档案有集中利用的需求是经常发生的，突击建立专题数据库，满足社会需求，是档案馆与时俱进的突破口，也是充分发挥档案作用的最佳时机。
4、优先建立全文数据库。我们要满足信息检索的需要，建立档案全文数据库。按照国家档案局提出的重点的、利用频繁的档案首先实现全文数字化的要求，在网络中、在文件级目录的基础上同步进行档案存毁、开放、数字化鉴定与筛选，进而形成与文件级目录一一对应的全文数据库，并确保数字化档案的真实、准确。
三、供电企业档案信息化建设存在的问题
目前，根据调研了解情况了解到，供电企业档案信息化，现处于半自动化阶段（部分计算机完成，部分人工完成）向自动化过渡阶段。从之前的计算机辅助立卷，单一目录检索，实体档案保存--档案数据的收集、加工处理档案系统一体化管理、机读档案检索和档案信息输出的过渡。但是，一些深层次的问题逐步浮现，与实际工作矛盾也已经显现出来。
1、档案数字化程度不够。在档案信息化基础建设方面，档案数字化程度不够，对信息系统产生的大量存量数据，没有实施统一管理的中长期安排，管理层颁布标准不统一，不时出现朝令夕改现象，造成信息化工作的重复建设。缺乏数据整体标准，形成“档案信息孤岛”，而有用信息得不到管理。企业档案信息化的现实，一面是信息资源的大量浪费，另一面是信息系统的重复构建和“信息匮乏”；档案信息管理系统不时更换，往往是一个系统里的档案数字化、数据基础著录标引工作还没有完成，又有新的系统投入使用，造成了极大的资源浪费。
2、档案管理的被动化。在档案利用需求方面，供电企业现有档案管理方式模式仍旧处于被动的地位，被动的提供利用、被动的推进改革。有的档案部门或者档案人员已经有所意识，而往往针对于现实条件显得力不从心。相对封闭的管理范围，淡薄的服务意识，有限的服务能力。使得企业档案工作者整天围着计算机系统，成为了一个信息录入者，总是被动接收、被动服务，无法满足利用需求，没有精力放到档案编研开发利用工作中，档案编研的困窘局面并无根本性改变。
3、技术设备落后。在档案信息检索能力方面，部门供电局拥有自己的档案服务网站，检索能力不断提升。同时，档案管理人员信息化业务素质也不高，过于依赖档案管理系统开发人员，而计算机公司相关人员并没有档案管理基本知识和管理操作水平。受此限制，一部分资源的全文检索目前难以实现。
四、供电企业如何做好档案数字化管理
要想在电力企业中做好档案数字化管理工作，应当要求电力企业单位负责人重视档案数字化建设，这是档案数字化管理模式在电力企业得以实施运用的前提。电力企业实现档案数字化管理是一个长期的过程，必须要电力企业单位负责人重视档案数字化建设，为实现电力企业档案数字化建设创造条件，这样才能使档案数字化建设能够在电力企业中得以有效的实施[1]。
1、重视企业档案管理团队建设。作为电力企业的负责人，要想加快企业档案数字化建设，首先应当重视企业档案管理团队建设，即配备专业的档案管理人员，提高企业档案管理水平，加强企业档案管理。其次，电力企业单位负责人应当注意协调各个部门之间关系，促使各个部门协助档案部门进行各项管理工作。除了应当配备专业的档案管理人员外，电力企业单位负责人还应当注意协调档案部门与各个部门之间的关系，要求各个部门支持档案部门的工作，加快企业实现档案管理数字化的步伐[2]。
2、建立电力企业档案数据管理库。除了电力企业的单位负责人应当重视档案数字化建设外，还应当建立电力企业档案数据管理库，这也是加快电力企业实现档案数字化管理重要的一步。应当建立电力企业档案目录数据库。要想建立电力企业档案数据库，应当建立电力企业档案目录数据库，将电力企业中档案类别，档案分号，档案名称等登入电脑中，建立一整套完整的电力企业档案目录数据库[3]。
3、提高员工档案数字化管理意识。提高电力企业全体员工的档案数字化管理意识，也是十分重要的，是十分重要的。只有电力企业管理人员有了这个意识，电力企业中其他的员工才能够参照这个标准要求自己，提高自我的档案数字化管理意识；作为电力企业中的员工，应当提升自我要求，提高自己档案数字化管理的意识。
总之，档案工作要充分利用档案信息化带来的转变契机，变革管理方式、模式、工作思路。不论是从观念认识上还是实际工作环境中，伴随着档案意识地不断提高，档案服务能力不断拓展，使档案工作更加深入企业工作核心，为供电企业信息资源建设、发展战略提供决策支持。
参考文献：
[1]袁江娥.浅谈企业档案管理工作现状及对策[J].现代企业.2000（11）：112-113
[2]王岚.《企业档案工作规范》的贯彻与实施要求[J].机电兵船档案.2010（06）：67-68.
[3]范春英.全省国有企业档案工作会议召开[J].山西档案.2005（03）：123.
【关键词】 供电企业；档案管理；数字化初探
供电企业的档案种类繁多，从档案实体类型和档案管理的方法方式上，较之以前有很大变化。体现出一系列新特点，如来源多样化、载体数字化、处理专业化、应用及时化等。档案二元结构，要求我们在对开展管理工作时，需要把握好档案实体管理和档案信息管理两个方面。
一、档案数字化的定义
档案管理是研究档案管理工作基本原理、原则、技术和方法的一门理论性与实践性很强的应用学科，是档案学中建立最早、历史最长、发展最成熟的一个分支。在现代档案管理中，其原始依据性、可靠性、实用性等特征更加突出和明显，具有不可替代的作用。随着社会的发展，以前的劳动密集型管理慢慢转向自动化、程序化管理，因此数字化档案管理已经显得越来越重要。
档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、聲音及其它各种方式和载体的文件。档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个结构有序的档案信息库，可为我们及时提供利用，实现资源共享。
二、档案数字化的工作内容
1、优化配置各种资源。我们的档案数字化建设需要投入，特别是建设初期软硬件配置投入较大，建成后也还需要一定的运行成本。地方档案馆在具备一定档案数字化条件的基础上，要按照成本效益最大化理论，根据不同的情况，进行档案专业人员和数字化技工人员、计算机和扫描设备的合理搭配，优化档案数字化的各种资源配置，提高档案数字化建设的投入产出比，构建档案数字化投入小产出大的新模式。
2、建立文件级目录数据库。我们要满足一般检索和管理的需要，就得建好档案文件级目录数据库。另外，档案的统计单位主要是立卷的卷，而档案的最小单位是文件的件，以件为单位的底数不清是普遍存在的问题。
3、适时建立专题数据库。我们要满足特殊检索需要，适时建立档案专题数据库。馆藏档案仅靠文件级目录数据库是不可能解决全部检索问题的。随着客观需要的变化，对某一专题档案有集中利用的需求是经常发生的，突击建立专题数据库，满足社会需求，是档案馆与时俱进的突破口，也是充分发挥档案作用的最佳时机。
4、优先建立全文数据库。我们要满足信息检索的需要，建立档案全文数据库。按照国家档案局提出的重点的、利用频繁的档案首先实现全文数字化的要求，在网络中、在文件级目录的基础上同步进行档案存毁、开放、数字化鉴定与筛选，进而形成与文件级目录一一对应的全文数据库，并确保数字化档案的真实、准确。
三、供电企业档案信息化建设存在的问题
目前，根据调研了解情况了解到，供电企业档案信息化，现处于半自动化阶段（部分计算机完成，部分人工完成）向自动化过渡阶段。从之前的计算机辅助立卷，单一目录检索，实体档案保存--档案数据的收集、加工处理档案系统一体化管理、机读档案检索和档案信息输出的过渡。但是，一些深层次的问题逐步浮现，与实际工作矛盾也已经显现出来。
1、档案数字化程度不够。在档案信息化基础建设方面，档案数字化程度不够，对信息系统产生的大量存量数据，没有实施统一管理的中长期安排，管理层颁布标准不统一，不时出现朝令夕改现象，造成信息化工作的重复建设。缺乏数据整体标准，形成“档案信息孤岛”，而有用信息得不到管理。企业档案信息化的现实，一面是信息资源的大量浪费，另一面是信息系统的重复构建和“信息匮乏”；档案信息管理系统不时更换，往往是一个系统里的档案数字化、数据基础著录标引工作还没有完成，又有新的系统投入使用，造成了极大的资源浪费。
2、档案管理的被动化。在档案利用需求方面，供电企业现有档案管理方式模式仍旧处于被动的地位，被动的提供利用、被动的推进改革。有的档案部门或者档案人员已经有所意识，而往往针对于现实条件显得力不从心。相对封闭的管理范围，淡薄的服务意识，有限的服务能力。使得企业档案工作者整天围着计算机系统，成为了一个信息录入者，总是被动接收、被动服务，无法满足利用需求，没有精力放到档案编研开发利用工作中，档案编研的困窘局面并无根本性改变。
3、技术设备落后。在档案信息检索能力方面，部门供电局拥有自己的档案服务网站，检索能力不断提升。同时，档案管理人员信息化业务素质也不高，过于依赖档案管理系统开发人员，而计算机公司相关人员并没有档案管理基本知识和管理操作水平。受此限制，一部分资源的全文检索目前难以实现。
四、供电企业如何做好档案数字化管理
要想在电力企业中做好档案数字化管理工作，应当要求电力企业单位负责人重视档案数字化建设，这是档案数字化管理模式在电力企业得以实施运用的前提。电力企业实现档案数字化管理是一个长期的过程，必须要电力企业单位负责人重视档案数字化建设，为实现电力企业档案数字化建设创造条件，这样才能使档案数字化建设能够在电力企业中得以有效的实施[1]。
1、重视企业档案管理团队建设。作为电力企业的负责人，要想加快企业档案数字化建设，首先应当重视企业档案管理团队建设，即配备专业的档案管理人员，提高企业档案管理水平，加强企业档案管理。其次，电力企业单位负责人应当注意协调各个部门之间关系，促使各个部门协助档案部门进行各项管理工作。除了应当配备专业的档案管理人员外，电力企业单位负责人还应当注意协调档案部门与各个部门之间的关系，要求各个部门支持档案部门的工作，加快企业实现档案管理数字化的步伐[2]。
2、建立电力企业档案数据管理库。除了电力企业的单位负责人应当重视档案数字化建设外，还应当建立电力企业档案数据管理库，这也是加快电力企业实现档案数字化管理重要的一步。应当建立电力企业档案目录数据库。要想建立电力企业档案数据库，应当建立电力企业档案目录数据库，将电力企业中档案类别，档案分号，档案名称等登入电脑中，建立一整套完整的电力企业档案目录数据库[3]。
3、提高员工档案数字化管理意识。提高电力企业全体员工的档案数字化管理意识，也是十分重要的，是十分重要的。只有电力企业管理人员有了这个意识，电力企业中其他的员工才能够参照这个标准要求自己，提高自我的档案数字化管理意识；作为电力企业中的员工，应当提升自我要求，提高自己档案数字化管理的意识。
总之，档案工作要充分利用档案信息化带来的转变契机，变革管理方式、模式、工作思路。不论是从观念认识上还是实际工作环境中，伴随着档案意识地不断提高，档案服务能力不断拓展，使档案工作更加深入企业工作核心，为供电企业信息资源建设、发展战略提供决策支持。
参考文献：
[1]袁江娥.浅谈企业档案管理工作现状及对策[J].现代企业.2000（11）：112-113
[2]王岚.《企业档案工作规范》的贯彻与实施要求[J].机电兵船档案.2010（06）：67-68.
[3]范春英.全省国有企业档案工作会议召开[J].山西档案.2005（03）：123.