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摘 要分析院系教学秘书在高校教学管理工作中的基本职能和作用。做好院系教学秘书工作的关键在于不断提高从业人员的自身素质、总结教学管理中的规律性、发扬优良工作作风、提高综合能力、增强创新意识
关键词教务管理；教学秘书；教学秘书工作
AbsractThis paper analyze the basic responsibilities and functions of departmental teaching secretary in teaching administration of university. To be a good secretary needs increasing their stuff，summarizing the working law ,develop good working style,improving whole abilities, improving innovation consciousness
Key wordsteaching management；teaching secretary；teaching secretary work
中图分类号：G40-058 文献标识码：A
教学管理是高等学校管理的中心内容。教学秘书是教学管理工作的重要组成部分。高校各院系的教学秘书是院长或系主任在教学管理方面的参谋和助手，在院长或系主任、或者分管副院长或者分管副主任直接领导下工作，是教学活动的具体安排和组织者之一，是院系与校教学管理部门沟通情况、交流信息、联系工作的重要桥梁，是教学管理的具体执行者、实施者。其岗位虽小，但责任重大，在教学管理中起着不可替代的作用。因此，教学秘书工作的好坏直接影响影响整个教学质量、教学秩序、教学效果等各个环节。
一、院系教学秘书的基本职责与作用
教务处是学校教学管理的职能部门，各院系是学校的二级管理机构。院系是教学单位，在教务处的领导下进行各项活动。院系教学秘书受教务处、院系领导的双重领导。不仅要当好领导的参谋助手，还要沟通左右、联系内外，其工作繁杂又琐碎。
（一）协助院系领导处理日常教学管理工作
教学秘书工作量大且面广，具体包括执行教学计划，落实学期教学任务及考务工作，教学档案管理、督促毕业班学生完成毕业设计和协助院系领导组织、协调毕业班的论文答辩工作等。在工作中只有抓住其重要环节，才能保证教学工作的井然有序。
1．执行教学计划，落实每学期的教学任务
教学计划是高等学校培养专门人才和组织教学的依据，它体现了国家、用人单位和和高校培养人才模式对教育教学的要求，是开展教学活动的主要依据。教学秘书要协助院系领导制定教学计划、并且严格遵照教学计划要求，协助领导将教学任务下达给教研室。
2．做好考务工作及学生成绩管理
考试是检验教师教学效果和学生学习情况的重要手段。学校从学期初补考，学期中的各类等级考试和资格考试直至学期末的期终考试，考务工作贯穿了整个学期的教学过程。因此做好考务工作对保证考试正常进行显得尤为重要。考试前：①要加强学生考风考纪的教育，审查学生的考试资格，并办理相关的缓考、免考等手续；②协助教务处制订考试安排表、安排考场、准备考场的必需用品、落实监考老师。考试结束后，教师将学生的成绩输入成绩管理系统，教学秘书要认真审核，最后将各班成绩表进行存档、分析。
3．建立科学、准确、齐全的教学档案
学校和院系领导经常要情况，要数字，分析研究教学中的问题，因此教学秘书必须建立起种类多、内容全的信息档案。
（1）教师业务档案
包括教师的个人简历、授课情况登记表、教学科研情况登记表、课程执行情况登记表、学历学位及荣誉证书复印件等材料。
（2）学生学籍档案
包括学生花名册、学籍登记卡、学生技能情况、学术活动记录、成绩登记表、学生成绩汇总表及学生的休学、退学、转学、处分等材料，为表彰优秀学生、选拔学生干部、评定奖学金、毕业推荐等工作提供可靠的依据。
（3）教学业务档案
一般包括各种教学文件、历年计划总结、工作条例规章汇编、专业建设规划、教学获奖情况、教学改革材料、各专业教学计划、教学大纲、授课计划、任课计划、课程表、考试课程安排表、听课调课记录、实习见习计划总结、毕业论文情况、教材使用情况、师资队伍结构等。
（4）科研档案
历年科研立项情况、历年发表的论文论著统计以及论文论著的获奖情况等。将以上资料根据年限建立总目录和分目录，进行文档归类，充分利用网络优势，将归档的各类档案整理，按照需要和规定，定期或者不定期地向领导和教师提供档案信息，实现档案资源共享。
毕业论文是本科毕业生四年来的学习结晶，从选题、开题、结题到最后的答辩，需要较长时间才能完成，因此教学秘书应根据院系规定的时间督促毕业生的论文完成，协助院系领导组织、协调毕业班的论文答辩工作。
（二）助手参谋的作用
院系教学工作在由学校直接管理转入宏观管理后，各院系要根据自己的专业设置特点，围绕学校中心工作，深入到各院系教学工作的各个环节中去，制定切实可行的具体实施条例和措施，保证学校规章制度、政策条文的落实。由于院系办学和管理的自主权扩大了，也加重了教学秘书的参谋和助手职能，不仅协助院系领导处理院系里的具体事物，还应当协助领导起到参谋作用。要充分发挥“上情下达”作用，准确地领会院系领导的要求，及时地传达给教师和学生。
（三）协调与沟通的作用
教学秘书的形象是教学单位的“窗口”。在工作中，教学秘书要与教务处、学工处、各个职能办公室及其他各院系之间联系，尤其是本院系的教师和学生。在这些关系中要学会有效的沟通和协调。沟通是管理的最为重要的组成部分。只有与人良好的沟通，才能得到他人的理解和支持，才能得到必要的信息，才能获得他人的鼎立相助。在沟通的基础上进行协调。教学秘书一方面要学会借助有效的的沟通手段协调与各部门的关系，以及院系与院系之间的关系，建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系。更为重要的是经常协调本院系教师与学生有关教学的事宜，在协调中，摆正自己的角色位置，做到到位不越位，参与不干预，出谋不决策，处处以集体利益为重，自觉维护领导与本院系的形象和声誉。沟通、协调方方面面的关系，减少、消除不必要的冲突，使大家同心协力、步调一致的完成各项工作。
二、教学秘书要注重自身素质的提高
在新时期，为保证教务工作的顺利开展，提高整个教学的教学管理水平，教学秘书肩负着重要的责任。因此，提高其自身素质有着必然性和重要性。
（一）提高教学秘书的政治思想素质
良好的思想素质是做好管理工作的基本保证。教学秘书必须以马列主义、毛泽东思想为指导，认真学习邓小平理论和三个代表的重要思想，树立正确的人生观和价值观，并与自己的工作实际相结合，坚持学校的社会主义办学方向，贯彻党的教育方针，领会有关文件精神。这是做好教学秘书工作的首要条件。
（二）提高教学秘书的思想品德素质
教学秘书面对繁杂的事物性工作，应具有强烈的事业心和责任感，要有爱岗敬业的精神。在工作中，本着为教师、学生服务的宗旨，不计较个人得失，兢兢业业、踏踏实实地工作。这也是做好教学秘书的关键。
在整个教学队伍中教学秘书往往处于“弱势群体”的地位。首先，工作内容多、广、杂，但由于没有明确而科学的业绩考核依据，工作成绩不易量化，在工资分配、评优评奖、职称晋升等方面中，他们的利益常常是不大被重视，无法与教师相比。因此，教学秘书要具备良好的思想品德素质、高度的责任心和乐于奉献的精神，才能在工作中不怕苦、不怕累，任劳任怨做好每项工作。
（三）营造良好的工作氛围增强协调意识
教学管理工作对于教辅人员来说，不仅仅是服务和协调，更是一门科学和艺术。教学秘书的协调意识体现在工作中要有良好的人际关系，有良好的组织能力和较强的亲和力，要善于营造一个和同事和谐相处、和学生和睦共处的工作环境，为提高教学管理效益创造条件。
三、不断总结教学管理中的规律性
教学秘书的主要职责是协助院系领导做好日常教学工作。工作虽然繁杂，却有规律可循。如新学期开始主要做好以下工作：安排补考、整理好上学期的教学档案、给老师发放课程表及教学日历、给老师调课。学期中要协助院系领导做好期中教学质量检查，组织各教研室教学负责人、班主任及有经验的老教师召开各种座谈会，通过组织听课以及书面调查等方式，了解情况，采集数据，分析综合，给予客观的评价，让教师明确努力方向，以保证教学工作沿着正确的轨道前进。学期末是教学工作最繁忙的阶段。主要做好以下工作：要根据教学计划编制下学期的任课计划，然后排课；组织教师预定下学期的教材；组织安排期末考试；准确计算教师年度工作量等。
四、六种作风，并行发展
教学秘书工作忙杂、工作量过重、工作压力大，很容易忙中出错，杂中出乱。因此，他们必须具备稳、准、严、细、实、热的六种工作作风。“稳”就是稳妥稳当、有条不紊、忙而不乱；“准”就是准确领会领导意图、准确把握基本情况；“严”就是对工作高标准严要求，精益求精，一丝不苟；“细”就是用心、细心、专心确保工作不出差错；“实”就是求真务实，办实事，求实效，少说多干；“热”就是工作要主动、热情，全心全意为师生服务。
五、努力提高综合能力增强创新意识
教学秘书的创新意识，就是要创造性地贯彻教育方针和领导意图，既尊重教育教学的客观规律，又能突破条条框框，在看似呆板的工作中寻求新的突破，突现出新的活力。这就要求首先要克服因循守旧，墨守陈规，按老套办事的习惯性心理，主动高效地为学生、教师和领导提供各类教学信息；其次要有超前意识，对工作早考虑、早研究、早动手，变被动性的工作为主动，努力在被动中争取主动，促使课程安排的优化，教学管理的规范化、制度化、科学化；因此，只有不断提高自身的综合能力，不断增强自己的创新意识，教学秘书才能在日常教学管理中真正做到高效率和高质量的统一。
参考文献
[1] 王德琴.浅议高校院系教学秘书工作[J].长治学院学报，2008，25（3）：88-90.
[2] 陈晓虹.高校系教学秘书工作探讨[J].福建教育学院学报，2004，（10）：92-94.
[3] 王云.规范高校教学秘书管理工作的探索与实践[J].石油教育，2008（2）：76-78.
[4] 彭建云.浅谈高校系部教学秘书工作[J].连云港化工高等专科学校学报，2001，14（2）：65-66.
作者简介：
黄 辉男（1976-），籍贯：湖南衡阳，讲师，硕士。
关键词教务管理；教学秘书；教学秘书工作
AbsractThis paper analyze the basic responsibilities and functions of departmental teaching secretary in teaching administration of university. To be a good secretary needs increasing their stuff，summarizing the working law ,develop good working style,improving whole abilities, improving innovation consciousness
Key wordsteaching management；teaching secretary；teaching secretary work
中图分类号：G40-058 文献标识码：A
教学管理是高等学校管理的中心内容。教学秘书是教学管理工作的重要组成部分。高校各院系的教学秘书是院长或系主任在教学管理方面的参谋和助手，在院长或系主任、或者分管副院长或者分管副主任直接领导下工作，是教学活动的具体安排和组织者之一，是院系与校教学管理部门沟通情况、交流信息、联系工作的重要桥梁，是教学管理的具体执行者、实施者。其岗位虽小，但责任重大，在教学管理中起着不可替代的作用。因此，教学秘书工作的好坏直接影响影响整个教学质量、教学秩序、教学效果等各个环节。
一、院系教学秘书的基本职责与作用
教务处是学校教学管理的职能部门，各院系是学校的二级管理机构。院系是教学单位，在教务处的领导下进行各项活动。院系教学秘书受教务处、院系领导的双重领导。不仅要当好领导的参谋助手，还要沟通左右、联系内外，其工作繁杂又琐碎。
（一）协助院系领导处理日常教学管理工作
教学秘书工作量大且面广，具体包括执行教学计划，落实学期教学任务及考务工作，教学档案管理、督促毕业班学生完成毕业设计和协助院系领导组织、协调毕业班的论文答辩工作等。在工作中只有抓住其重要环节，才能保证教学工作的井然有序。
1．执行教学计划，落实每学期的教学任务
教学计划是高等学校培养专门人才和组织教学的依据，它体现了国家、用人单位和和高校培养人才模式对教育教学的要求，是开展教学活动的主要依据。教学秘书要协助院系领导制定教学计划、并且严格遵照教学计划要求，协助领导将教学任务下达给教研室。
2．做好考务工作及学生成绩管理
考试是检验教师教学效果和学生学习情况的重要手段。学校从学期初补考，学期中的各类等级考试和资格考试直至学期末的期终考试，考务工作贯穿了整个学期的教学过程。因此做好考务工作对保证考试正常进行显得尤为重要。考试前：①要加强学生考风考纪的教育，审查学生的考试资格，并办理相关的缓考、免考等手续；②协助教务处制订考试安排表、安排考场、准备考场的必需用品、落实监考老师。考试结束后，教师将学生的成绩输入成绩管理系统，教学秘书要认真审核，最后将各班成绩表进行存档、分析。
3．建立科学、准确、齐全的教学档案
学校和院系领导经常要情况，要数字，分析研究教学中的问题，因此教学秘书必须建立起种类多、内容全的信息档案。
（1）教师业务档案
包括教师的个人简历、授课情况登记表、教学科研情况登记表、课程执行情况登记表、学历学位及荣誉证书复印件等材料。
（2）学生学籍档案
包括学生花名册、学籍登记卡、学生技能情况、学术活动记录、成绩登记表、学生成绩汇总表及学生的休学、退学、转学、处分等材料，为表彰优秀学生、选拔学生干部、评定奖学金、毕业推荐等工作提供可靠的依据。
（3）教学业务档案
一般包括各种教学文件、历年计划总结、工作条例规章汇编、专业建设规划、教学获奖情况、教学改革材料、各专业教学计划、教学大纲、授课计划、任课计划、课程表、考试课程安排表、听课调课记录、实习见习计划总结、毕业论文情况、教材使用情况、师资队伍结构等。
（4）科研档案
历年科研立项情况、历年发表的论文论著统计以及论文论著的获奖情况等。将以上资料根据年限建立总目录和分目录，进行文档归类，充分利用网络优势，将归档的各类档案整理，按照需要和规定，定期或者不定期地向领导和教师提供档案信息，实现档案资源共享。
毕业论文是本科毕业生四年来的学习结晶，从选题、开题、结题到最后的答辩，需要较长时间才能完成，因此教学秘书应根据院系规定的时间督促毕业生的论文完成，协助院系领导组织、协调毕业班的论文答辩工作。
（二）助手参谋的作用
院系教学工作在由学校直接管理转入宏观管理后，各院系要根据自己的专业设置特点，围绕学校中心工作，深入到各院系教学工作的各个环节中去，制定切实可行的具体实施条例和措施，保证学校规章制度、政策条文的落实。由于院系办学和管理的自主权扩大了，也加重了教学秘书的参谋和助手职能，不仅协助院系领导处理院系里的具体事物，还应当协助领导起到参谋作用。要充分发挥“上情下达”作用，准确地领会院系领导的要求，及时地传达给教师和学生。
（三）协调与沟通的作用
教学秘书的形象是教学单位的“窗口”。在工作中，教学秘书要与教务处、学工处、各个职能办公室及其他各院系之间联系，尤其是本院系的教师和学生。在这些关系中要学会有效的沟通和协调。沟通是管理的最为重要的组成部分。只有与人良好的沟通，才能得到他人的理解和支持，才能得到必要的信息，才能获得他人的鼎立相助。在沟通的基础上进行协调。教学秘书一方面要学会借助有效的的沟通手段协调与各部门的关系，以及院系与院系之间的关系，建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系。更为重要的是经常协调本院系教师与学生有关教学的事宜，在协调中，摆正自己的角色位置，做到到位不越位，参与不干预，出谋不决策，处处以集体利益为重，自觉维护领导与本院系的形象和声誉。沟通、协调方方面面的关系，减少、消除不必要的冲突，使大家同心协力、步调一致的完成各项工作。
二、教学秘书要注重自身素质的提高
在新时期，为保证教务工作的顺利开展，提高整个教学的教学管理水平，教学秘书肩负着重要的责任。因此，提高其自身素质有着必然性和重要性。
（一）提高教学秘书的政治思想素质
良好的思想素质是做好管理工作的基本保证。教学秘书必须以马列主义、毛泽东思想为指导，认真学习邓小平理论和三个代表的重要思想，树立正确的人生观和价值观，并与自己的工作实际相结合，坚持学校的社会主义办学方向，贯彻党的教育方针，领会有关文件精神。这是做好教学秘书工作的首要条件。
（二）提高教学秘书的思想品德素质
教学秘书面对繁杂的事物性工作，应具有强烈的事业心和责任感，要有爱岗敬业的精神。在工作中，本着为教师、学生服务的宗旨，不计较个人得失，兢兢业业、踏踏实实地工作。这也是做好教学秘书的关键。
在整个教学队伍中教学秘书往往处于“弱势群体”的地位。首先，工作内容多、广、杂，但由于没有明确而科学的业绩考核依据，工作成绩不易量化，在工资分配、评优评奖、职称晋升等方面中，他们的利益常常是不大被重视，无法与教师相比。因此，教学秘书要具备良好的思想品德素质、高度的责任心和乐于奉献的精神，才能在工作中不怕苦、不怕累，任劳任怨做好每项工作。
（三）营造良好的工作氛围增强协调意识
教学管理工作对于教辅人员来说，不仅仅是服务和协调，更是一门科学和艺术。教学秘书的协调意识体现在工作中要有良好的人际关系，有良好的组织能力和较强的亲和力，要善于营造一个和同事和谐相处、和学生和睦共处的工作环境，为提高教学管理效益创造条件。
三、不断总结教学管理中的规律性
教学秘书的主要职责是协助院系领导做好日常教学工作。工作虽然繁杂，却有规律可循。如新学期开始主要做好以下工作：安排补考、整理好上学期的教学档案、给老师发放课程表及教学日历、给老师调课。学期中要协助院系领导做好期中教学质量检查，组织各教研室教学负责人、班主任及有经验的老教师召开各种座谈会，通过组织听课以及书面调查等方式，了解情况，采集数据，分析综合，给予客观的评价，让教师明确努力方向，以保证教学工作沿着正确的轨道前进。学期末是教学工作最繁忙的阶段。主要做好以下工作：要根据教学计划编制下学期的任课计划，然后排课；组织教师预定下学期的教材；组织安排期末考试；准确计算教师年度工作量等。
四、六种作风，并行发展
教学秘书工作忙杂、工作量过重、工作压力大，很容易忙中出错，杂中出乱。因此，他们必须具备稳、准、严、细、实、热的六种工作作风。“稳”就是稳妥稳当、有条不紊、忙而不乱；“准”就是准确领会领导意图、准确把握基本情况；“严”就是对工作高标准严要求，精益求精，一丝不苟；“细”就是用心、细心、专心确保工作不出差错；“实”就是求真务实，办实事，求实效，少说多干；“热”就是工作要主动、热情，全心全意为师生服务。
五、努力提高综合能力增强创新意识
教学秘书的创新意识，就是要创造性地贯彻教育方针和领导意图，既尊重教育教学的客观规律，又能突破条条框框，在看似呆板的工作中寻求新的突破，突现出新的活力。这就要求首先要克服因循守旧，墨守陈规，按老套办事的习惯性心理，主动高效地为学生、教师和领导提供各类教学信息；其次要有超前意识，对工作早考虑、早研究、早动手，变被动性的工作为主动，努力在被动中争取主动，促使课程安排的优化，教学管理的规范化、制度化、科学化；因此，只有不断提高自身的综合能力，不断增强自己的创新意识，教学秘书才能在日常教学管理中真正做到高效率和高质量的统一。
参考文献
[1] 王德琴.浅议高校院系教学秘书工作[J].长治学院学报，2008，25（3）：88-90.
[2] 陈晓虹.高校系教学秘书工作探讨[J].福建教育学院学报，2004，（10）：92-94.
[3] 王云.规范高校教学秘书管理工作的探索与实践[J].石油教育，2008（2）：76-78.
[4] 彭建云.浅谈高校系部教学秘书工作[J].连云港化工高等专科学校学报，2001，14（2）：65-66.
作者简介：
黄 辉男（1976-），籍贯：湖南衡阳，讲师，硕士。