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摘 要：详细分析了面向高等工程教育专业认证档案建设的特点是主体性突出、目标针对性强、组成内容丰富、档案体系系统性强、具有周期性，目前存在的问题主要是制度化及执行力度不够、信息化程度不高、归档范围与专业认证标准不一致、归档材料不规范等。在专业认证实践中提出了加强档案管理制度化及执行力度、注重专业认证与档案建设的相互促进、提高档案管理信息化水平及提升档案的利用率、以认证标准来确认归档范围等专业认证档案建设的具体措施。
关键词：工程教育 专业认证 档案建设 《华盛顿协议》
中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）08（b）-0022-02
1 工程教育专业认证及其档案建设的背景
工程教育专业认证是国际通行的工程教育质量保证制度，也是实现工程教育国际互认和工程师资格国际互认的重要基础。我国开展工程教育专业认证的目的在于：构建我国工程教育的质量监控体系，提高工程教育质量；增强工程教育人才培养对产业发展的适应性；促进我国工程教育的国际互认。
我国开展工程教育专业认证遵循以下基本理念：一是强调以学生为本，将学生和用人单位对学校或专业所提供服务的满意度作为认证的重要指标；二是强调以学生为中心，以学生学习产出为导向。对照毕业生核心能力、素质要求，评价专业教育的有效性；三是强调工程教育的基本质量要求，是种合格评价，还要求建立专业持续有效的质量改进机制。
我国的工程教育认证标准以《华盛顿协议》提出的毕业生素质要求为基础，由通用标准和专业补充标准两部分构成。通用标准规定了专业在学生、培养目标、毕业要求、持续改进、课程体系、师资队伍和支持条件7个方面的要求；专业补充标准规定相应专业领域在上述一个或多个方面的特殊要求和补充。
工程教育专业认证的专家考查，需要被认证专业对学生培养符合认证标准体系这一论断通过档案资料进行举证，涉及该专业的培养目标、培养条件、培养过程、培养效果和反馈机制等各环节或部分。因此，工程教育专业认证档案建设包含如下组成部分：（1）专业目标档案建设；（2）质量评价档案建设；（3）课程体系档案建设；（4）师资队伍档案建设；（5）支持条件档案建设；（6）学生发展档案建设；（7）管理制度档案建设。
国内已经进行的工程教育专业认证实践揭示出，面向专业认证的档案建设内容丰富，涵养面广，各档案文件联系紧密且彼此印证。因此，做好工程教育专业认证背景下的档案建设具有极其重要的意义：一方面，档案资料准备得是否完整、充分、科学合理，直接影响被认证专业能否能通过认证；另一方面，建设一个科学系统的档案体系，有助于促进该专业办学的规范化和标准化，有助于提高工作效率，有助于促进工程教育质量提升[1]。
2 工程教育专业认证档案建设特点及存在的问题
2.1 工程教育專业认证档案建设具有以下特点
（1）主体性突出。
专业认证要求建立一套针对被认证专业的完整档案体系。该档案体系包含如下两个层次：一是专业办学实体提供的专业档案，包括专业发展历史沿革及办学思想、办学特色，以及直接面向专业认证指标体系的各类档案文件；二是学校及各职能部门提供的支撑档案，包括学校在工程教育方面的指导思想、理念、政策措施和资源条件等，其中包括学校及各职能部门面向该专业的专门档案[1]。
（2）目标针对性强。
认证专业档案建设的目标是对该专业的学生培养符合认证标准这一论断通过档案进行举证，因此档案建设围绕培养目标的制定、实现和效果这一主线进行档案收集、整理和存档。
（3）档案组成内容丰富。
专业认证的专家考查采取报告审查、座谈、听课，实地考查等多种形式，要求被认证专业提供相关档案文件进行佐证，并要求所有的档案资料都能从不同的方面说明专业培养目标的有效实现，论证人才培养达到认证标准规定的知识、能力、素质要求，使得档案组成内容非常丰富。
（4）档案体系系统性强。
工程认证以学生为中心，以培养目标和毕业要求为导向，通过足够的师资队伍和完备的支持条件保证各类课程教学的有效实施并通过完善的内、外部质量控制机制进行持续改进，最终保证学生培养质量满足要求。这一人才培养过程是一个多闭环信息反馈系统，因此，面向专业认证的档案建设必然要把原本松散、孤立的教育教学档案组成一个完整的档案系统，并且要使各档案文件之间相互联系、彼此印证。
（5）档案建设的周期性。
专业认证注重该系统中的反馈及持续改进机制。这就决定了认证档案的周期性。根据中国工程教育认证协会2012年修订的《工程教育认证办法》中认证有效期有3年和6年之分。认证结论为“通过认证，有效期3年”的，学校应每年向相应的专业类认证委员会以及秘书处提交改进报告，汇报改进情况和专业发展情况；认证结论为“通过认证，有效期6年”的，学校应每2年提交改进报告。
2.2 工程教育专业认证档案建设存在的问题
（1）档案管理的制度化与执行力度不够。
目前，由于高校的档案管理一般由专门的档案部门负责，各院系一般只设立兼职档案管理人员。因此，各院系档案管理往往缺乏制度化，即使形成了档案管理制度，执行的力度也有所欠缺。由此带来的影响是，各院系的归档材料较容易出现不符合要求、归档材料不全或归档不及时的现象。
（2）档案管理信息化程度与利用程度不高。
目前，部分高校档案管理仍未引入信息技术手段，仍采取人工、半人工方式，采用纸质归档，查询档案信息只能翻阅纸质档案，容易出错、效率较低。而专业认证材料时间跨度大，种类多，要求档案管理必须具有足够高的信息化程度。同时，高校对档案的利用程度普遍不是很高。这两点与专业认证对档案材料的要求具有一定的差距。 （3）归档范围与专业认证标准不一致。
高校现有档案一般按照《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，把教学、科研、管理等活动中直接形成的对教职员工、学校和社会有保存利用价值的各种文字、图像等不同形式、载体的记录都收集保存起来，具有原始性、单一性[2]。而专业认证档案按照认证指标体系进行整理，原则是便于专家查阅，能证明观点。可见，高校现有档案不等同于工程认证档案，两者形成背景不同、作用不同。并且，有些动态数据必须不断更新，为了保证专业认证材料的系统性和完整性，做到档案与认证标准一致，往往需要在已有档案的基础上进一步整理、充实新的数据和资料。
（4）归档材料规范性不够。
在专业认证实践中发现，专业提交的归档材料存在着规范性不够的问题。以教学档案为例，存在着以下问题：有的项目填写不全，出现空项、漏项；有的或书绘不工整，或文图不清晰；有的标题与内容吻合度不高；有的或以打印代替签字（盖章），或没有填写形成时间；有的错字、别字较多，超出了允许范围；有的同一份档案的书写格式上不一致、前后不统一等。
3 工程教育专业认证档案建设的实践及改进措施
3.1 加强档案管理的制度化及执行力度
档案是记录高校教育教学过程的原始资料，是专业认证的重要依据。因此，为保证专业认证的顺利完成，高校要建立完善的档案管理制度。不仅要向教职员工明确归档内容和归档要求，增强档案意识，还要做好每个阶段的检查工作，对于发现的问题应及时予以解决，确保档案材料的收集、整理、归档，达到标准化、规范化的要求。同时，要加强档案管理制度化的执行力度，对于不按照要求及时归档的部门，应对其进行问责，限期整改。
3.2 注重专业认证与档案建设的相互促进
专业认证根据认证体系，围绕培养目标的制定、实现和效果进行档案收集、整理和存档。因此，注重专业认证与档案建设的相互促进，利用专业认证对档案的审查，提高档案规范化管理水平，使档案更好地为教学、科研和管理服务。
3.3 提高档案管理信息化水平，提高档案的利用率
为了提高档案管理的效率和利用率，应逐步创造条件，使现有的手工管理过渡到计算机管理，逐步将纸质文件分批向电子文件转移，利用计算机管理和校园网络资源的优势，提高档案工作的信息化水平。另一方面，积极地挖掘现有的档案信息，及时提供给利用者，实现档案信息资源的共享，以便更好地为专业认证工作服务[3]。
3.4 以认证标准来确认归档范围
在工程认证的实践中，根据认证标准要求，确立了归档范围，见表1。
3.5 增强档案材料的规范化
档案管理人员在遴选教学档案时，必须仔细审核材料。例如，毕业设计的存档要求如下检查材料齐全、规范：（1）开题报告，（2）任务书，（3）中期检查表，（4）论文（含外文文献及翻译），（5）答辯资格审查表（成果验收表），（6）指导教师评价表，（7）评阅评语表，（8）成绩表，（9）答辩打分表，（10）过程检查记录。试卷的存档要求具备如下材料：（1）学生答卷，（2）最新课程教学大纲，（3）空白A、B卷，（4）审批表，（5）评分标准（标准答案），（6）成绩表，（7）记分册，（8）试卷分析，（9）考场记录，（10）课程小结。如果不是考试，而是交作业形式，存档要求具备如下材料：（1）记分册，（2）最新课程教学大纲，（3）课程小结，（4）大作业题目，（5）评分标准。
4 结语
高等工程教育专业认证背景下的档案建设，是一个新的课题，并且具有极其重要的意义。认证专业的档案资料准备得是否充分、完整、科学合理，直接影响专业的认证结果。针对目前专业认证档案建设存在的问题，通过专业认证的实践，提出了加强档案管理制度化及执行力度、注重专业认证与档案建设的相互促进、提高档案管理信息化水平及提升档案的利用率，以认证标准来确认归档范围等专业认证档案建设的具体措施。
参考文献
[1]李洪.面向高等工程教育专业认证档案建设的必要性及特点[J].合肥工业大学学报（社会科学版），2013，27（6）：138-140.
[2]赵静竹.高校教学评估与档案建设研究[J].武警学院学报，2014，30（7）：59-61.
[3]余纪珍.关于高校院系档案管理工作的思考[J].教育理论研究，2013（4）：161-162.
关键词：工程教育 专业认证 档案建设 《华盛顿协议》
中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）08（b）-0022-02
1 工程教育专业认证及其档案建设的背景
工程教育专业认证是国际通行的工程教育质量保证制度，也是实现工程教育国际互认和工程师资格国际互认的重要基础。我国开展工程教育专业认证的目的在于：构建我国工程教育的质量监控体系，提高工程教育质量；增强工程教育人才培养对产业发展的适应性；促进我国工程教育的国际互认。
我国开展工程教育专业认证遵循以下基本理念：一是强调以学生为本，将学生和用人单位对学校或专业所提供服务的满意度作为认证的重要指标；二是强调以学生为中心，以学生学习产出为导向。对照毕业生核心能力、素质要求，评价专业教育的有效性；三是强调工程教育的基本质量要求，是种合格评价，还要求建立专业持续有效的质量改进机制。
我国的工程教育认证标准以《华盛顿协议》提出的毕业生素质要求为基础，由通用标准和专业补充标准两部分构成。通用标准规定了专业在学生、培养目标、毕业要求、持续改进、课程体系、师资队伍和支持条件7个方面的要求；专业补充标准规定相应专业领域在上述一个或多个方面的特殊要求和补充。
工程教育专业认证的专家考查，需要被认证专业对学生培养符合认证标准体系这一论断通过档案资料进行举证，涉及该专业的培养目标、培养条件、培养过程、培养效果和反馈机制等各环节或部分。因此，工程教育专业认证档案建设包含如下组成部分：（1）专业目标档案建设；（2）质量评价档案建设；（3）课程体系档案建设；（4）师资队伍档案建设；（5）支持条件档案建设；（6）学生发展档案建设；（7）管理制度档案建设。
国内已经进行的工程教育专业认证实践揭示出，面向专业认证的档案建设内容丰富，涵养面广，各档案文件联系紧密且彼此印证。因此，做好工程教育专业认证背景下的档案建设具有极其重要的意义：一方面，档案资料准备得是否完整、充分、科学合理，直接影响被认证专业能否能通过认证；另一方面，建设一个科学系统的档案体系，有助于促进该专业办学的规范化和标准化，有助于提高工作效率，有助于促进工程教育质量提升[1]。
2 工程教育专业认证档案建设特点及存在的问题
2.1 工程教育專业认证档案建设具有以下特点
（1）主体性突出。
专业认证要求建立一套针对被认证专业的完整档案体系。该档案体系包含如下两个层次：一是专业办学实体提供的专业档案，包括专业发展历史沿革及办学思想、办学特色，以及直接面向专业认证指标体系的各类档案文件；二是学校及各职能部门提供的支撑档案，包括学校在工程教育方面的指导思想、理念、政策措施和资源条件等，其中包括学校及各职能部门面向该专业的专门档案[1]。
（2）目标针对性强。
认证专业档案建设的目标是对该专业的学生培养符合认证标准这一论断通过档案进行举证，因此档案建设围绕培养目标的制定、实现和效果这一主线进行档案收集、整理和存档。
（3）档案组成内容丰富。
专业认证的专家考查采取报告审查、座谈、听课，实地考查等多种形式，要求被认证专业提供相关档案文件进行佐证，并要求所有的档案资料都能从不同的方面说明专业培养目标的有效实现，论证人才培养达到认证标准规定的知识、能力、素质要求，使得档案组成内容非常丰富。
（4）档案体系系统性强。
工程认证以学生为中心，以培养目标和毕业要求为导向，通过足够的师资队伍和完备的支持条件保证各类课程教学的有效实施并通过完善的内、外部质量控制机制进行持续改进，最终保证学生培养质量满足要求。这一人才培养过程是一个多闭环信息反馈系统，因此，面向专业认证的档案建设必然要把原本松散、孤立的教育教学档案组成一个完整的档案系统，并且要使各档案文件之间相互联系、彼此印证。
（5）档案建设的周期性。
专业认证注重该系统中的反馈及持续改进机制。这就决定了认证档案的周期性。根据中国工程教育认证协会2012年修订的《工程教育认证办法》中认证有效期有3年和6年之分。认证结论为“通过认证，有效期3年”的，学校应每年向相应的专业类认证委员会以及秘书处提交改进报告，汇报改进情况和专业发展情况；认证结论为“通过认证，有效期6年”的，学校应每2年提交改进报告。
2.2 工程教育专业认证档案建设存在的问题
（1）档案管理的制度化与执行力度不够。
目前，由于高校的档案管理一般由专门的档案部门负责，各院系一般只设立兼职档案管理人员。因此，各院系档案管理往往缺乏制度化，即使形成了档案管理制度，执行的力度也有所欠缺。由此带来的影响是，各院系的归档材料较容易出现不符合要求、归档材料不全或归档不及时的现象。
（2）档案管理信息化程度与利用程度不高。
目前，部分高校档案管理仍未引入信息技术手段，仍采取人工、半人工方式，采用纸质归档，查询档案信息只能翻阅纸质档案，容易出错、效率较低。而专业认证材料时间跨度大，种类多，要求档案管理必须具有足够高的信息化程度。同时，高校对档案的利用程度普遍不是很高。这两点与专业认证对档案材料的要求具有一定的差距。 （3）归档范围与专业认证标准不一致。
高校现有档案一般按照《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，把教学、科研、管理等活动中直接形成的对教职员工、学校和社会有保存利用价值的各种文字、图像等不同形式、载体的记录都收集保存起来，具有原始性、单一性[2]。而专业认证档案按照认证指标体系进行整理，原则是便于专家查阅，能证明观点。可见，高校现有档案不等同于工程认证档案，两者形成背景不同、作用不同。并且，有些动态数据必须不断更新，为了保证专业认证材料的系统性和完整性，做到档案与认证标准一致，往往需要在已有档案的基础上进一步整理、充实新的数据和资料。
（4）归档材料规范性不够。
在专业认证实践中发现，专业提交的归档材料存在着规范性不够的问题。以教学档案为例，存在着以下问题：有的项目填写不全，出现空项、漏项；有的或书绘不工整，或文图不清晰；有的标题与内容吻合度不高；有的或以打印代替签字（盖章），或没有填写形成时间；有的错字、别字较多，超出了允许范围；有的同一份档案的书写格式上不一致、前后不统一等。
3 工程教育专业认证档案建设的实践及改进措施
3.1 加强档案管理的制度化及执行力度
档案是记录高校教育教学过程的原始资料，是专业认证的重要依据。因此，为保证专业认证的顺利完成，高校要建立完善的档案管理制度。不仅要向教职员工明确归档内容和归档要求，增强档案意识，还要做好每个阶段的检查工作，对于发现的问题应及时予以解决，确保档案材料的收集、整理、归档，达到标准化、规范化的要求。同时，要加强档案管理制度化的执行力度，对于不按照要求及时归档的部门，应对其进行问责，限期整改。
3.2 注重专业认证与档案建设的相互促进
专业认证根据认证体系，围绕培养目标的制定、实现和效果进行档案收集、整理和存档。因此，注重专业认证与档案建设的相互促进，利用专业认证对档案的审查，提高档案规范化管理水平，使档案更好地为教学、科研和管理服务。
3.3 提高档案管理信息化水平，提高档案的利用率
为了提高档案管理的效率和利用率，应逐步创造条件，使现有的手工管理过渡到计算机管理，逐步将纸质文件分批向电子文件转移，利用计算机管理和校园网络资源的优势，提高档案工作的信息化水平。另一方面，积极地挖掘现有的档案信息，及时提供给利用者，实现档案信息资源的共享，以便更好地为专业认证工作服务[3]。
3.4 以认证标准来确认归档范围
在工程认证的实践中，根据认证标准要求，确立了归档范围，见表1。
3.5 增强档案材料的规范化
档案管理人员在遴选教学档案时，必须仔细审核材料。例如，毕业设计的存档要求如下检查材料齐全、规范：（1）开题报告，（2）任务书，（3）中期检查表，（4）论文（含外文文献及翻译），（5）答辯资格审查表（成果验收表），（6）指导教师评价表，（7）评阅评语表，（8）成绩表，（9）答辩打分表，（10）过程检查记录。试卷的存档要求具备如下材料：（1）学生答卷，（2）最新课程教学大纲，（3）空白A、B卷，（4）审批表，（5）评分标准（标准答案），（6）成绩表，（7）记分册，（8）试卷分析，（9）考场记录，（10）课程小结。如果不是考试，而是交作业形式，存档要求具备如下材料：（1）记分册，（2）最新课程教学大纲，（3）课程小结，（4）大作业题目，（5）评分标准。
4 结语
高等工程教育专业认证背景下的档案建设，是一个新的课题，并且具有极其重要的意义。认证专业的档案资料准备得是否充分、完整、科学合理，直接影响专业的认证结果。针对目前专业认证档案建设存在的问题，通过专业认证的实践，提出了加强档案管理制度化及执行力度、注重专业认证与档案建设的相互促进、提高档案管理信息化水平及提升档案的利用率，以认证标准来确认归档范围等专业认证档案建设的具体措施。
参考文献
[1]李洪.面向高等工程教育专业认证档案建设的必要性及特点[J].合肥工业大学学报（社会科学版），2013，27（6）：138-140.
[2]赵静竹.高校教学评估与档案建设研究[J].武警学院学报，2014，30（7）：59-61.
[3]余纪珍.关于高校院系档案管理工作的思考[J].教育理论研究，2013（4）：161-162.