论文部分内容阅读
【内容摘要】
档案管理工作是税务部门的一项重要工作。伴随着互联网络的发展和应用普及，信息服务逐渐从初级服务向专业化方向演化，从现场服务向网络服务转化，档案信息化建设面临良好的发展环境和机遇，档案管理信息化建设已经成为税收管理工作必须面对的新课题，也是必须解决的一个现实问题。笔者从事办公室文档工作多年，就税务部门当前档案管理存在的主要问题及档案管理信息化管理做了一些思考。
【关键词】
税务 档案管理 信息化 思考
中图分类号：K206文献标识码： A
【正文】
一、基层地税机关档案管理工作现状
（一）岗位荣誉感不强。在基层地税机关中，作为综合档案室的管理员，百分之六十以上都是四十五岁以上的老同志。这部分人，对档案管理工作的热情不是很高，普遍认为自己是因为年龄大而被安排在档案管理员这个岗位上，属于单位可有可无的人。同时，由于档案管理与生俱来的枯燥、不易出成绩等特点，导致档案管理员工作成就感不高，岗位荣誉感不强。
（二）队伍建设待优化。基层地税机关档案管理工作中，档案管理专业出身的管理员可谓凤毛麟角，几乎可以忽略不计，占据档案管理员队伍绝大数的，都是半路出家的“杂牌军”。由于缺乏专业的档案管理知识，导致税务档案的收集、整理存在着“三性”：随意性、跟风性和错误性。
（三）库房面积过于小。受制于现有的办公条件和现行的基建管理制度，基层地税机关的综合档案室面积普遍不大，在税务档案越来越多的今天，已呈不够用态势。以高安市地税局为例，该局设有档案库房一间，面积小，藏件多，库房即爆满。
（四）档案管理未统一。就基层地税机关而言，税务档案收集管理普遍存在分散、各自为政现象，缺乏统一性。如税务部门在日常工作中产生的各种文书、会计、基建、声像、基建等档案，一般是由办公室负责收集、整理，统一归档管理，而对于别的股室的资料则分别各自行收集、整理，归档保管，这使得税务档案管理工作缺乏统一性。
二、当前税务部门档案管理存在的主要问题
（一）档案管理主观认识不够
对档案信息资源重“藏”轻“用”，对档案利用产生的经济效益和社会效益缺乏广泛的宣传，对档案和档案信息化建设工作认识不到位，在档案人员配备及软硬件配置上未做长期考虑。档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
（二）档案管理制度不健全
归档制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时，文件材料收集归档不齐全；各种文件材料混装在一起，条理不清晰。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全，有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。档案管理人员责任心不强，文件资料堆积如山，整理不及时；档案资料收集不全，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借机在档案资料上私自篡改，严重损害了税务部门档案的真实性和利用价值。
（三）档案管理基础设施简陋
近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。基础设施配备简陋，硬件跟不上。运用计算机及网络技术管理档案的部门较少，基本上还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。反映税收征管实际的税收征管档案资料只停留在纸质资料，不利于档案综合研究和应用。对反映税收征管实际的各种录音、录像、照片等形象化记录材料和技术档案保管上，未形成统一标准。
（四）档案管理人员业务素质不高
目前部分基层单位档案管理人员不到位，没有专职档案管理人员；档案管理人员没有经过专业知识培训，基层业务知识欠缺，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，部分档案管理员素质低，不能熟练掌握档案现代化管理技术，无法实现档案信息化管理。
三、促进税务部门档案管理信息化管理的建议
档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。加强税务档案工作，是税务部门一项重要的基础性工作，对促进税收征管、优化纳税服务、提升队伍素质，推动税务事业又好又快发展有着十分重大的意义。针对当前档案管理存在的问题。为此，笔者认为档案信息化管理工作应采取以下对策和建议。
（一）提高档案管理认识，实现档案高效开发利用
充分认识档案工作对促进税务事业发展的重要作用，切实增强做好税务部门档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务，领导的重视是做好档案工作的重要保证。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进税务部门档案管理工作，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备，管理体制科学，基础设施健全，信息化技术普及，服务功能齐全的现代化税务档案管理体系。实现档案高效化开发利用。档案的开发利用是档案工作的重要组成部分，是档案保管的出发点和落脚点。围绕税务部门中心工作，立足税务档案工作实际，要不断进行加工、提炼，形成有效价值的编研资料等汇编材料，通过有效的开发和提供利用，更好地服务税务事业发展。
（二）规范税务档案管理机制，强化工作责任
建立科学的税务档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键，随着技術的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与税务工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展税务档案工作者继续教育的关键和保证。建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。
（三）发挥计算机优势，实现税务档案管理现代化
利用现代化技术整理档案。加强计算机在档案管理中的运用，系统地完成档案的收录、登记、归类、检索、打印、汇集统计等工作，使纸质资料与电子目录相结合。建立电子管理档案后纸质资料应根据电子资料的分类要求进行整理归档，如果想进一步查看实际的纸质资料，可通过电子档案目录后面的档案类目号，直接查找原始档案，提高档案的使用价值。基于电子数据保存风险较大，定期对数据进行异地备份，确保数据不丢失；同时，备有纸质档案备份，以确保有关数据的安全。
（四）实行档案专业化管理，加强基础设施建设
加强档案管理人员的基础知识教育及档案专业教育。建立“一户式”涉税信息传递和共享技术平台，加强档案室硬件配备，不仅要有专用档案密集架装具、灭火器、温湿度计等“常规武器”，计算机、刻录机、移动硬盘、空调、加湿器等也尽量一应俱全，还有防蛀、防潮、防霉等药剂，坚持定期进行安全检查，发现问题及时处理。编制档案检索工具，共编制案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录、人物卡片等工具索引。将收集到的档案信息重新组合，进行深加工，编制成全宗介绍、历年文件汇编、组织机构沿革、大事记、人事任免、历年荣誉、基础数字、案例编研、利用效果等汇编资料，以确保利用档案的各种需要，使档案的潜在作用得到升华；运用计算机进行检索，确保调档迅速准确，提高了管理的效率；建立各类档案统计台账，如借阅登记簿、档案利用效果登记簿、档案移交登记簿、档案库房检查记录、档案数量统计台账、档案收进、移出登记表等，做到台账清晰规范。
【参考文献】
1、税收信息化建设与税收征管档案管理的思考 马永良 《税务信息化论文集》 2010、6、8
2、关于税务信息化建设的几点思考 李军 中国税务网工作2011、8、29
3、我国企事业单位档案管理的信息化建设研究 尹艳梅 《城市建设理论研究》2011年12期
档案管理工作是税务部门的一项重要工作。伴随着互联网络的发展和应用普及，信息服务逐渐从初级服务向专业化方向演化，从现场服务向网络服务转化，档案信息化建设面临良好的发展环境和机遇，档案管理信息化建设已经成为税收管理工作必须面对的新课题，也是必须解决的一个现实问题。笔者从事办公室文档工作多年，就税务部门当前档案管理存在的主要问题及档案管理信息化管理做了一些思考。
【关键词】
税务 档案管理 信息化 思考
中图分类号：K206文献标识码： A
【正文】
一、基层地税机关档案管理工作现状
（一）岗位荣誉感不强。在基层地税机关中，作为综合档案室的管理员，百分之六十以上都是四十五岁以上的老同志。这部分人，对档案管理工作的热情不是很高，普遍认为自己是因为年龄大而被安排在档案管理员这个岗位上，属于单位可有可无的人。同时，由于档案管理与生俱来的枯燥、不易出成绩等特点，导致档案管理员工作成就感不高，岗位荣誉感不强。
（二）队伍建设待优化。基层地税机关档案管理工作中，档案管理专业出身的管理员可谓凤毛麟角，几乎可以忽略不计，占据档案管理员队伍绝大数的，都是半路出家的“杂牌军”。由于缺乏专业的档案管理知识，导致税务档案的收集、整理存在着“三性”：随意性、跟风性和错误性。
（三）库房面积过于小。受制于现有的办公条件和现行的基建管理制度，基层地税机关的综合档案室面积普遍不大，在税务档案越来越多的今天，已呈不够用态势。以高安市地税局为例，该局设有档案库房一间，面积小，藏件多，库房即爆满。
（四）档案管理未统一。就基层地税机关而言，税务档案收集管理普遍存在分散、各自为政现象，缺乏统一性。如税务部门在日常工作中产生的各种文书、会计、基建、声像、基建等档案，一般是由办公室负责收集、整理，统一归档管理，而对于别的股室的资料则分别各自行收集、整理，归档保管，这使得税务档案管理工作缺乏统一性。
二、当前税务部门档案管理存在的主要问题
（一）档案管理主观认识不够
对档案信息资源重“藏”轻“用”，对档案利用产生的经济效益和社会效益缺乏广泛的宣传，对档案和档案信息化建设工作认识不到位，在档案人员配备及软硬件配置上未做长期考虑。档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
（二）档案管理制度不健全
归档制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时，文件材料收集归档不齐全；各种文件材料混装在一起，条理不清晰。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全，有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。档案管理人员责任心不强，文件资料堆积如山，整理不及时；档案资料收集不全，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借机在档案资料上私自篡改，严重损害了税务部门档案的真实性和利用价值。
（三）档案管理基础设施简陋
近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。基础设施配备简陋，硬件跟不上。运用计算机及网络技术管理档案的部门较少，基本上还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。反映税收征管实际的税收征管档案资料只停留在纸质资料，不利于档案综合研究和应用。对反映税收征管实际的各种录音、录像、照片等形象化记录材料和技术档案保管上，未形成统一标准。
（四）档案管理人员业务素质不高
目前部分基层单位档案管理人员不到位，没有专职档案管理人员；档案管理人员没有经过专业知识培训，基层业务知识欠缺，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，部分档案管理员素质低，不能熟练掌握档案现代化管理技术，无法实现档案信息化管理。
三、促进税务部门档案管理信息化管理的建议
档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。加强税务档案工作，是税务部门一项重要的基础性工作，对促进税收征管、优化纳税服务、提升队伍素质，推动税务事业又好又快发展有着十分重大的意义。针对当前档案管理存在的问题。为此，笔者认为档案信息化管理工作应采取以下对策和建议。
（一）提高档案管理认识，实现档案高效开发利用
充分认识档案工作对促进税务事业发展的重要作用，切实增强做好税务部门档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务，领导的重视是做好档案工作的重要保证。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进税务部门档案管理工作，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备，管理体制科学，基础设施健全，信息化技术普及，服务功能齐全的现代化税务档案管理体系。实现档案高效化开发利用。档案的开发利用是档案工作的重要组成部分，是档案保管的出发点和落脚点。围绕税务部门中心工作，立足税务档案工作实际，要不断进行加工、提炼，形成有效价值的编研资料等汇编材料，通过有效的开发和提供利用，更好地服务税务事业发展。
（二）规范税务档案管理机制，强化工作责任
建立科学的税务档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键，随着技術的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与税务工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展税务档案工作者继续教育的关键和保证。建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。
（三）发挥计算机优势，实现税务档案管理现代化
利用现代化技术整理档案。加强计算机在档案管理中的运用，系统地完成档案的收录、登记、归类、检索、打印、汇集统计等工作，使纸质资料与电子目录相结合。建立电子管理档案后纸质资料应根据电子资料的分类要求进行整理归档，如果想进一步查看实际的纸质资料，可通过电子档案目录后面的档案类目号，直接查找原始档案，提高档案的使用价值。基于电子数据保存风险较大，定期对数据进行异地备份，确保数据不丢失；同时，备有纸质档案备份，以确保有关数据的安全。
（四）实行档案专业化管理，加强基础设施建设
加强档案管理人员的基础知识教育及档案专业教育。建立“一户式”涉税信息传递和共享技术平台，加强档案室硬件配备，不仅要有专用档案密集架装具、灭火器、温湿度计等“常规武器”，计算机、刻录机、移动硬盘、空调、加湿器等也尽量一应俱全，还有防蛀、防潮、防霉等药剂，坚持定期进行安全检查，发现问题及时处理。编制档案检索工具，共编制案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录、人物卡片等工具索引。将收集到的档案信息重新组合，进行深加工，编制成全宗介绍、历年文件汇编、组织机构沿革、大事记、人事任免、历年荣誉、基础数字、案例编研、利用效果等汇编资料，以确保利用档案的各种需要，使档案的潜在作用得到升华；运用计算机进行检索，确保调档迅速准确，提高了管理的效率；建立各类档案统计台账，如借阅登记簿、档案利用效果登记簿、档案移交登记簿、档案库房检查记录、档案数量统计台账、档案收进、移出登记表等，做到台账清晰规范。
【参考文献】
1、税收信息化建设与税收征管档案管理的思考 马永良 《税务信息化论文集》 2010、6、8
2、关于税务信息化建设的几点思考 李军 中国税务网工作2011、8、29
3、我国企事业单位档案管理的信息化建设研究 尹艳梅 《城市建设理论研究》2011年12期