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【摘要】本文圍绕企业人事档案管理的作用、存在问题以及提高管理的措施，希望能够对企业的人事档案管理提供一些借鉴和参考。
【关键词】企业；人事档案；作用；问题；措施
中图分类号：C29文献标识码： A
一、前言
人事档案是反应个人成长历史的依据，更是人力资源管理和开发的依据，科学管理并应用人事档案对于人力资源的开展和利用起到积极的推动作用。
二、企业人事档案管理的概念
所谓人事档案是指在企业的人事活动过程中逐渐形成的，通过记录企业员工的个人、家庭等信息以及工作信息等内容，来反映企业员工的成长经历、品德以及工作表现等，并以个人为单位进行保存，以方便后续的查询。人事档案管理的主要作用是管理、开发和利用人事档案中包含的信息和内容。
三、人事档案管理工作对人力资源管理工作所起到的积极促进作用
1、有利于企业人力资源的合理配置
所谓的合理配置和有效流动，就是要把合适的人放在合适的岗位上，合理地分配工作任务，并根据履职情况予以职级晋升或调整。员工的性格、兴趣和专业具有独特性，有的适合从事研究工作，有的适合从事销售工作，而还有人擅长组织策划、以管理见长。合理配置人力资源有利于企业发展。为此要充分利用人事档案，掌握员工的有关信息，对不同员工在企业内部进行合理配置。因人治事，把特点差异的人才放在适合的岗位，充分发挥人才的特长，依据履职情况和考核绩效，促进单位之间、部门之间、专业之间、岗位之间人才合理有序地流动，为企业的发展迅速、合理地配置人力资源。
2、有利于发现人才和挖掘人才潜能
人是企业管理中最积极的因素，一切事业和工作必须要由人来做。树立“以人为本”理念，就是要尊重人、培养人、使用人，充分调动人的积极因素，为企业发展所用。在管理工作中，进一步发现和挖掘人的才能，使得员工各尽其才，需要通过岗位表现、品性记录、专业能力、工作业绩等方面情况进行甄别和判定，从作出合理地选择。实践证明，人事档案是正确挑选、培养使用人才的重要依据。
3、有利于人力资源需求的科学化和规范化
人事档案是人力资源的“数据库”和“资料库”。企业根据各项工作实际以及今后发展潜能，而制定并实施人力资源需求规划。知己知彼、百战不殆。科学分析企业内部人力资源状况，是否满足于当前工作需要，是否适应管理变革、产业调整、战略转型的要求。不以人事档案为依据的人力资源规划一定具有片面性和盲目性，也是不科学规范的。人事档案可以让管理者更加明确人力资源的倾向，使人力资源管理更具合理，推动企业持续健康发展。
四、企业人事档案管理存在的问题
1、管理方法落后，阻碍人力资源的开发利用
目前，企业对人事档案的要求越来越高，科学化的人力资源管理对于企业的发展显得尤为重要。人事档案管理的传统模式已经影响到了档案的可靠性，因此，当前的人事档案管理工作尤其需要注重科学化和现代化，不断的建立和完善合理的人事档案管理制度，以满足人事档案管理的严肃性。
2、信息缺乏和信息复制情况降低了事档案的价值
当前，很多企业在人事档案管理中，大都还是使用以往传统的模式。以记录员工的年龄和学历等基本信息，而且编写内容也相对单一。实际上，人事档案应该是详细记录一个人工作经历的真实写照。而且，正是由于档案并没有突出企业员工的个人特性，使得人事档案失去了应有的价值，这严重影响了企业人力资源管理，阻碍了企业的发展进步。
3、档案的失真不利于企业人力资源的合理分配
档案的基本特征是具有真实性和可靠性，如果档案失去其最基本的特征，就没有了利用价值。档案的失真降低了其应有的严肃性。而且，很多企业在人事档案中出现了学历和年龄等随意填写和修改的现象。这些情况的出现不利于人事档案的权威性和严肃性，使得人力资源管理部门不能合理的分配人力资源，进而严重影响了企业的发展。
4、、人事档案信息开发利用程度低，降低了人力资源的效力
由于人事档案具有保密性和权威性，为此对其利用的限制条件和有关规定较多，但在很大程度上忽视了其相对人的权利。当前，在企业中，人事档案利用工作很多处于被动服务状态，等待有关人员进行查阅，而查阅或使用的工作范围也具有相对的特定性。加之，受一些不正确的思想观念影响，致使许多档案用于职称评定、职务晋升等工作。人事档案长期沉睡在档案盒里，不能充分发挥其应有的作用。
五、加强企业人事档案管理的措施
1、强化责任意识
各级企业领导要提高认识，真正把人事档案工作作为人事部门的一项重要基础性工作来抓，高度重视人事档案管理工作，建立与完善适合本部门质量考核体系，制定相应的奖惩制度，激发人事档案工作人员工作积极性和创造性。要加大投入，切实帮助解决人事档案工作中遇到的实际问题，按标准、要求建设好规范化的专门人事档案馆（室），建好配套保护措施，配备必要的电脑、扫描仪、监视器等设备，不断提高档案管理信息化水平。
2、规范常规管理，确保有序运行
认真贯彻落实人事档案管理制度及规定，建立健全存档资料交接工作手续，同时配套落实强有力的专业措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，提高人事档案工作质量和整体水平。要完善档案材料的鉴别工作，防止不真实材料入档，避免错漏，实现档案材料的真实性、完整性、连续性。企业档案工作要为企业人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有前瞻性、参考性的人事档案信息，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心，更好地为企业各项事业的发展做贡献。
3、树立服务意识
人事档案工作人员必须树立全心全意为人事工作服务的思想，端正服务态度，时时处处为利用者着想，认真负责地做好人事档案利用工作，坚持主动、保密、及时、准确的原则，为组织人事工作提供优质服务，在服务中实现自我人生价值。
4、加强队伍建设
企业的人事档案管理人员应该具有过硬的业务技能和合理的知识结构体系，应该不断学习和了解国家人事制度改革的文件，及时掌握党的方针政策。熟悉相关的人事管理工作业务，熟练掌握工作流程和现代化的管理技术，不断提高人事档案队伍的整体素质，以适应新形势下企业组织人事工作及其他各项工作的需要。
5、推行信息化，增强硬件建设
数字化、网络化是未来信息化利用发展的方向，数字化、网络化也为人事档案信息的综合提供了物质实现条件基础，有利于人事档案的综合性开发。人事档案应通过数字化和网络化改革，加入现代化管理手段，将信息技术和成熟的档案管理软件运用到人事档案管理工作中，实现企业人事档案信息的有效融合、综合管理和利用，推动人力资源管理迈上新的台阶。
六、结束语
综上所述，随着科技水平的快速发展，人事档案信息化管理已经成为必由之路。企业要积极转变思想，与时俱进，利用科技手段科学管理人事档案，充分发挥人事档案的重要性，促进企业的长远发展。
参考文献
[1]李瑞东.浅析如何提升人事档案管理效能[J].华章，2012，15（45）：89
[2]谷文静.浅谈我国信息时代人事档案管理趋势[J].中国科技纵横，2013,56（24）：36
[3]陈燕.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用探讨[J].现代经济信息,2013，15（16）：45
【关键词】企业；人事档案；作用；问题；措施
中图分类号：C29文献标识码： A
一、前言
人事档案是反应个人成长历史的依据，更是人力资源管理和开发的依据，科学管理并应用人事档案对于人力资源的开展和利用起到积极的推动作用。
二、企业人事档案管理的概念
所谓人事档案是指在企业的人事活动过程中逐渐形成的，通过记录企业员工的个人、家庭等信息以及工作信息等内容，来反映企业员工的成长经历、品德以及工作表现等，并以个人为单位进行保存，以方便后续的查询。人事档案管理的主要作用是管理、开发和利用人事档案中包含的信息和内容。
三、人事档案管理工作对人力资源管理工作所起到的积极促进作用
1、有利于企业人力资源的合理配置
所谓的合理配置和有效流动，就是要把合适的人放在合适的岗位上，合理地分配工作任务，并根据履职情况予以职级晋升或调整。员工的性格、兴趣和专业具有独特性，有的适合从事研究工作，有的适合从事销售工作，而还有人擅长组织策划、以管理见长。合理配置人力资源有利于企业发展。为此要充分利用人事档案，掌握员工的有关信息，对不同员工在企业内部进行合理配置。因人治事，把特点差异的人才放在适合的岗位，充分发挥人才的特长，依据履职情况和考核绩效，促进单位之间、部门之间、专业之间、岗位之间人才合理有序地流动，为企业的发展迅速、合理地配置人力资源。
2、有利于发现人才和挖掘人才潜能
人是企业管理中最积极的因素，一切事业和工作必须要由人来做。树立“以人为本”理念，就是要尊重人、培养人、使用人，充分调动人的积极因素，为企业发展所用。在管理工作中，进一步发现和挖掘人的才能，使得员工各尽其才，需要通过岗位表现、品性记录、专业能力、工作业绩等方面情况进行甄别和判定，从作出合理地选择。实践证明，人事档案是正确挑选、培养使用人才的重要依据。
3、有利于人力资源需求的科学化和规范化
人事档案是人力资源的“数据库”和“资料库”。企业根据各项工作实际以及今后发展潜能，而制定并实施人力资源需求规划。知己知彼、百战不殆。科学分析企业内部人力资源状况，是否满足于当前工作需要，是否适应管理变革、产业调整、战略转型的要求。不以人事档案为依据的人力资源规划一定具有片面性和盲目性，也是不科学规范的。人事档案可以让管理者更加明确人力资源的倾向，使人力资源管理更具合理，推动企业持续健康发展。
四、企业人事档案管理存在的问题
1、管理方法落后，阻碍人力资源的开发利用
目前，企业对人事档案的要求越来越高，科学化的人力资源管理对于企业的发展显得尤为重要。人事档案管理的传统模式已经影响到了档案的可靠性，因此，当前的人事档案管理工作尤其需要注重科学化和现代化，不断的建立和完善合理的人事档案管理制度，以满足人事档案管理的严肃性。
2、信息缺乏和信息复制情况降低了事档案的价值
当前，很多企业在人事档案管理中，大都还是使用以往传统的模式。以记录员工的年龄和学历等基本信息，而且编写内容也相对单一。实际上，人事档案应该是详细记录一个人工作经历的真实写照。而且，正是由于档案并没有突出企业员工的个人特性，使得人事档案失去了应有的价值，这严重影响了企业人力资源管理，阻碍了企业的发展进步。
3、档案的失真不利于企业人力资源的合理分配
档案的基本特征是具有真实性和可靠性，如果档案失去其最基本的特征，就没有了利用价值。档案的失真降低了其应有的严肃性。而且，很多企业在人事档案中出现了学历和年龄等随意填写和修改的现象。这些情况的出现不利于人事档案的权威性和严肃性，使得人力资源管理部门不能合理的分配人力资源，进而严重影响了企业的发展。
4、、人事档案信息开发利用程度低，降低了人力资源的效力
由于人事档案具有保密性和权威性，为此对其利用的限制条件和有关规定较多，但在很大程度上忽视了其相对人的权利。当前，在企业中，人事档案利用工作很多处于被动服务状态，等待有关人员进行查阅，而查阅或使用的工作范围也具有相对的特定性。加之，受一些不正确的思想观念影响，致使许多档案用于职称评定、职务晋升等工作。人事档案长期沉睡在档案盒里，不能充分发挥其应有的作用。
五、加强企业人事档案管理的措施
1、强化责任意识
各级企业领导要提高认识，真正把人事档案工作作为人事部门的一项重要基础性工作来抓，高度重视人事档案管理工作，建立与完善适合本部门质量考核体系，制定相应的奖惩制度，激发人事档案工作人员工作积极性和创造性。要加大投入，切实帮助解决人事档案工作中遇到的实际问题，按标准、要求建设好规范化的专门人事档案馆（室），建好配套保护措施，配备必要的电脑、扫描仪、监视器等设备，不断提高档案管理信息化水平。
2、规范常规管理，确保有序运行
认真贯彻落实人事档案管理制度及规定，建立健全存档资料交接工作手续，同时配套落实强有力的专业措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，提高人事档案工作质量和整体水平。要完善档案材料的鉴别工作，防止不真实材料入档，避免错漏，实现档案材料的真实性、完整性、连续性。企业档案工作要为企业人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有前瞻性、参考性的人事档案信息，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心，更好地为企业各项事业的发展做贡献。
3、树立服务意识
人事档案工作人员必须树立全心全意为人事工作服务的思想，端正服务态度，时时处处为利用者着想，认真负责地做好人事档案利用工作，坚持主动、保密、及时、准确的原则，为组织人事工作提供优质服务，在服务中实现自我人生价值。
4、加强队伍建设
企业的人事档案管理人员应该具有过硬的业务技能和合理的知识结构体系，应该不断学习和了解国家人事制度改革的文件，及时掌握党的方针政策。熟悉相关的人事管理工作业务，熟练掌握工作流程和现代化的管理技术，不断提高人事档案队伍的整体素质，以适应新形势下企业组织人事工作及其他各项工作的需要。
5、推行信息化，增强硬件建设
数字化、网络化是未来信息化利用发展的方向，数字化、网络化也为人事档案信息的综合提供了物质实现条件基础，有利于人事档案的综合性开发。人事档案应通过数字化和网络化改革，加入现代化管理手段，将信息技术和成熟的档案管理软件运用到人事档案管理工作中，实现企业人事档案信息的有效融合、综合管理和利用，推动人力资源管理迈上新的台阶。
六、结束语
综上所述，随着科技水平的快速发展，人事档案信息化管理已经成为必由之路。企业要积极转变思想，与时俱进，利用科技手段科学管理人事档案，充分发挥人事档案的重要性，促进企业的长远发展。
参考文献
[1]李瑞东.浅析如何提升人事档案管理效能[J].华章，2012，15（45）：89
[2]谷文静.浅谈我国信息时代人事档案管理趋势[J].中国科技纵横，2013,56（24）：36
[3]陈燕.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用探讨[J].现代经济信息,2013，15（16）：45