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摘 要：工程技改科研项目档案是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。它是工程建设、科研技改项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。本文对工程建设档案的管理存在的问题以及有效的管理措施做一些简单的探讨。
关键词：档案管理 科研技改项目 工程建设
近年来，我公司的工程建设、科研技改项目发展迅速，与此同时，也形成了大量的资料即工程档案。工程档案是建设工程项目活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着工程设备、施工过程、安装调试、管线敷设等建设活动，是工程建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，工程建设、科研技改项目档案管理作为工程建设、科研技改项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好工程建设、科研技改项目档案既是工程本身的需要，也是档案管理部门的要求。
一、工程建设、科研技改项目档案资料的内容
1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；工程通知单；项目的方案及初步设计文件资料；规划等审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关招投标合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料。
2.工程建设、科研技改项目设备安装工程施工文件资料。主要包括项目图纸、设计变更、技术要求，工艺设备参数文件及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
3.竣工图等。主要包括项目总体平面竣工图；工艺设备流程竣工图，桥架管线敷设竣工图；设备安装调试竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工程；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水采暖保温工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。
二、工程建设、科研技改项目档案的特点
1.工程建设、科研技改项目档案具有单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性，它是围绕一个独立的工程建设项目，记录着工程建设的全过程，是工程档案最突出、最重要的特点。
2.工程建设、科研技改项目档案具有真实性。工程档案是该项工程实体的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程批准、招投标、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求知工程质量标准，是工程建设、科研技改项目质量监督部门进行竣工验收的重要依据。
3.专业技术性强：它产生于国民经济各领域的工程建设活动中，档案种类繁多、数量大、涉及多专业和多学科，知识面、专业面广。
4.工程建设、科研技改项目档案具有实用性。工程建设、科研技改项目档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。
三、工程建设、科研技改项目档案管理需要解决的问题
1.工程建设、科研技改项目档案材料不完整。档案材料不完整是工程建设、科研技改项目档案存在的主要问题。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，设计变更、工艺流程改进、合同变更等档案材料缺失很多。
2.没有完整的管理措施。从档案管理机构上看，没有设立专门的档案室，工程建设、科研技改项目档案由其他业务员代管或由统计管理人员兼管，形成的档案材料凌亂繁杂。
3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，没有经过专业培训，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。
四、工程建设、科研技改项目档案有效管理的措施
1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对工程建设、科研技改项目档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。
2.建立健全档案管理制度是做好工程建设、科研技改项目档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，在项目建设初期档案管理的有关规定，结合施工实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确主体单位、规划设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。
3.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于工程建设、科研技改项目档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心。
4.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发工程建设、科研技改项目档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、电子文件档案在工程档案中运用。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门的档案管理水平和协调工作能力，方便对档案利用，提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用统一的编号。
5.及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性。
五、结语
当前，进一步实施跨国经营战略，加强项目建设和基础管理已成为大中型企业的远景规划，管理体制必将渐进改进，工程建设、科研技改项目档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴先进工程建设、科研技改项目档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强工程建设、科研技改项目档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结工程建设、科研技改项目档案管理的经验，使工程建设、科研技改项目档案更好地为经济建设和构建和谐社会服务。
参考文献：
[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2001.
[2]刘萌.文书与档案管理[M].电子工业出版社，2010.
[3]徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用[J].工海煤气，2004（5）.
[4]曹兴凤.科技档案管理与利用[M].中国农业科学技术出版社，2009.
[5]蔡立军.《试论档案是文化的载体》[J].火柴工业，2004（4）.
[6]成芳.文书工作与档案管理[M].首都经济贸易大学出版社，2009（8）.
关键词：档案管理 科研技改项目 工程建设
近年来，我公司的工程建设、科研技改项目发展迅速，与此同时，也形成了大量的资料即工程档案。工程档案是建设工程项目活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着工程设备、施工过程、安装调试、管线敷设等建设活动，是工程建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，工程建设、科研技改项目档案管理作为工程建设、科研技改项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好工程建设、科研技改项目档案既是工程本身的需要，也是档案管理部门的要求。
一、工程建设、科研技改项目档案资料的内容
1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；工程通知单；项目的方案及初步设计文件资料；规划等审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关招投标合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料。
2.工程建设、科研技改项目设备安装工程施工文件资料。主要包括项目图纸、设计变更、技术要求，工艺设备参数文件及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
3.竣工图等。主要包括项目总体平面竣工图；工艺设备流程竣工图，桥架管线敷设竣工图；设备安装调试竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工程；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水采暖保温工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。
二、工程建设、科研技改项目档案的特点
1.工程建设、科研技改项目档案具有单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性，它是围绕一个独立的工程建设项目，记录着工程建设的全过程，是工程档案最突出、最重要的特点。
2.工程建设、科研技改项目档案具有真实性。工程档案是该项工程实体的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程批准、招投标、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求知工程质量标准，是工程建设、科研技改项目质量监督部门进行竣工验收的重要依据。
3.专业技术性强：它产生于国民经济各领域的工程建设活动中，档案种类繁多、数量大、涉及多专业和多学科，知识面、专业面广。
4.工程建设、科研技改项目档案具有实用性。工程建设、科研技改项目档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。
三、工程建设、科研技改项目档案管理需要解决的问题
1.工程建设、科研技改项目档案材料不完整。档案材料不完整是工程建设、科研技改项目档案存在的主要问题。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，设计变更、工艺流程改进、合同变更等档案材料缺失很多。
2.没有完整的管理措施。从档案管理机构上看，没有设立专门的档案室，工程建设、科研技改项目档案由其他业务员代管或由统计管理人员兼管，形成的档案材料凌亂繁杂。
3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，没有经过专业培训，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。
四、工程建设、科研技改项目档案有效管理的措施
1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对工程建设、科研技改项目档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。
2.建立健全档案管理制度是做好工程建设、科研技改项目档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，在项目建设初期档案管理的有关规定，结合施工实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确主体单位、规划设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。
3.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于工程建设、科研技改项目档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心。
4.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发工程建设、科研技改项目档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、电子文件档案在工程档案中运用。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门的档案管理水平和协调工作能力，方便对档案利用，提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用统一的编号。
5.及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性。
五、结语
当前，进一步实施跨国经营战略，加强项目建设和基础管理已成为大中型企业的远景规划，管理体制必将渐进改进，工程建设、科研技改项目档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴先进工程建设、科研技改项目档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强工程建设、科研技改项目档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结工程建设、科研技改项目档案管理的经验，使工程建设、科研技改项目档案更好地为经济建设和构建和谐社会服务。
参考文献：
[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2001.
[2]刘萌.文书与档案管理[M].电子工业出版社，2010.
[3]徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用[J].工海煤气，2004（5）.
[4]曹兴凤.科技档案管理与利用[M].中国农业科学技术出版社，2009.
[5]蔡立军.《试论档案是文化的载体》[J].火柴工业，2004（4）.
[6]成芳.文书工作与档案管理[M].首都经济贸易大学出版社，2009（8）.